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Cómo capturar en GTD

Cómo capturar en GTD

En el post de la semana pasada vimos que capturar era el primero de los cinco pasos que propone GTD para conseguir sensación de control. Hoy avanzaremos en ese paso y veremos cómo capturar en GTD.

Capturar es el primer paso para liberarte del estrés y poder construir un sistema que permita liberar a tu mente de la pesada e ineficiente tarea de tener que recordar todo lo que tienes que hacer y todo sobre lo que tienes que decidir.

Existen dos modos fundamentales de cómo capturar en GTD: la captura «automática» y la captura «manual».

La principal diferencia entre ambos tipos está en si eres tú quien desencadena la acción de capturar (captura manual) o, si por el contrario, tu no intervienes de forma directa en el proceso (captura automática).

Cómo capturar en GTD: la captura automática

Constantemente, de forma automática, se están capturando cosas en nuestro entorno. Y lo hacen sin que tú hagas nada.

Esas cosas, por sí solas, van a parar a tus contenedores y bandejas de entrada.

Algunos ejemplos podrían ser correos electrónicos, mensajes que te envían y publican en redes sociales, cartas en tu buzón de correo, notas y documentos que te dejan en la mesa de la oficina, propaganda, mensajes en tu buzón de voz, llamadas perdidas,… Una buena diversidad de elementos de los que, en ocasiones, no somos conscientes.

Sobre todas estas cosas, más adelante, tendrás que pensar y decidir qué harás con ellas.

Cómo capturar en GTD: la captura manual

Por otra parte, hay muchas cosas que tendrás que capturar tú.

Será todo aquello que capte tu atención en algún momento o, por ejemplo, cosas que te lleven dando vueltas en la cabeza desde hace tiempo: ideas, ocurrencias, preocupaciones, olvidos, información,…

En este caso, es cuando tienes que poner en práctica la captura manual usando los medios que tengas a tu alcance. Tendrás que sacar eso de tu cabeza y ponerlo en algún sitio para decidir qué hacer con ello más adelante.

En GTD®, Capturar consiste en recopilar todo aquello que llama tu atención en contenedores externos de confianza que vacías regularmente.

Como con cualquier hábito, al inicio tendrás que hacerlo de forma consciente y, antes de lo que piensas, habrás conseguido empezar a capturar sin esfuerzo.

Herramientas de captura

Existen diversos tipos de herramientas que te ayudarán a la hora de capturar. Recuerda que tienes que poder capturar cualquier cosa en el momento en el que necesites hacerlo.

Ya sea en tu oficina, en una reunión con un cliente o un proveedor, en casa viendo la televisión, leyendo un libro, en el parque con tus hijos, dando un paseo con tu pareja, haciendo deporte o de charla con amigos,….

Siempre que necesites capturar algo, tendrás que tener a mano una herramienta para hacerlo. Es importante que lo tengas en cuenta para cuando te plantees cómo capturar en GTD.

Utilizar unas herramientas u otras dependerá de varios factores como tus gustos personales, situaciones en las que estés o la naturaleza física de lo que capturas (papeles, ideas, imágenes,…). En realidad, lo único importante es que tus herramientas te ayunden a capturar con el menor esfuerzo siempre que sea necesario.

Veamos algunos ejemplos de herramientas que te pueden ayudar a desarrollar el hábito de capturar:

  • Aplicación de notas de tu teléfono
  • Libreta o cuaderno
  • Tener una pizarra (en tu despacho, pegada en la nevera,… )
  • Aplicaciones de correo para enviarte emails, tanto personales como profesionales
  • Asistentes de voz del teléfono móvil, como Ok Google o Siri
  • Aplicaciones de mensajería (Whatsapp, Telegram,…) para enviarte mensajes
  • Bandeja para documentos en tu mesa de trabajo
  • Bandejas en diferentes puntos de tu casa
  • Billetera o cartera, donde guardas tickets, notas,…
  • Bolso o bandolera
  • Bolsillos de una mochila, maletín,…
  • Post-its, tanto en el trabajo como en diferentes lugares de tu casa
  • Grabadora de voz del móvil
  • Aplicaciones informáticas en el ordenador para notas como Evernote, Onenote, Word,…

Estos son algunos ejemplos, pero puede haber muchos más.

Recuerda que, uses las que uses, tendrás posteriormente que vaciar todos los contenedores donde acaben esas cosas que captures. Así evitarás los cuellos de botella y podrás aclarar qué significan para ti y qué acciones o resultados quieres conseguir.

¿Cuántas herramientas necesitas para capturar?

El número de herramientas que necesitarás para capturar depende varios factores.

Puedes preferir herramientas digitales (móvil, aplicaciones informáticas,…) o puedes preferir usar herramientas de papel (cuaderno, libretas, post-it).

En cualquier caso, tus preferencias son secundarias ya que lo importante es que uses lo que tengas que usar para capturar cuando lo necesites.

También tienes que tener en cuenta que tendrás que vaciar, regularmente y más adelante, todos los contenedores donde se capturen cosas de forma automática o donde tú captures de forma manual.

Para poder capturar de forma efectiva, tendrás que usar el menor número de herramientas de captura posible pero tendrás que usar todas las necesarias para capturar siempre que tengas que hacerlo.

Tener más herramientas de las necesarias podría complicar el desarrollo de tus hábitos para capturar y, posteriormente, vaciar tus contenedores. Usar menos herramientas podría tener como consecuencia que dejases de capturar cosas que, posiblemente, tendrías que capturar.

Resumen

Hay cosas que se capturan solas, de manera automática, y cosas que tienes que capturar tú de forma manual.

Todo aquello que capte tu atención en algún momento o que tengas en la cabeza tendrás que capturarlo utilizando diversas herramientas de captura.

Hay que usar el menor número de herramientas de captura posible pero todas las necesarias para que puedas capturar cuando debas hacerlo, independientemente de tus gustos o preferencias.

Disponer de las herramientas adecuadas, sin duda, te ayudará a desarrollar el hábito de capturar en GTD.

La primera herramienta para usar GTD®

Bloques de madera de juguete colocados en escalera

Algunas personas que toman contacto por primera vez con GTD® pueden sentirse un poco abrumadas por los conceptos, la propia dinámica de la metodología y, sobretodo, porque viendo el potencial que tiene, quieren ponerla en marcha de manera inmediata. Es algo normal.

Buscando respuesta a esa inmediatez por querer usar el sistema cuanto antes, a veces se cae en el error de buscar la solución en una aplicación, un software o una herramienta, que haga funcionar GTD® por nosotros. Ya sabes que eso es imposible y, en lugar de una ayuda, será una dificultad añadida y un problema para que desarrolles los hábitos que te harán ser una persona más productiva.

La inquietud por encontrar la mejor herramienta es algo habitual. Sin embargo, la búsqueda debe ser un proceso gradual y, desde luego, no debe llevarse a cabo en los primeros momentos de contacto y aprendizaje de la metodología. Al principio, es necesario centrarse en aprender y desarrollar los hábitos.

Pero, ¿con qué herramienta se puede o se recomienda comenzar?. Si partimos del hecho de que lo importante es centrarse en los hábitos, al principio es recomendable comenzar con la herramienta que ya uses, o alguna que ya conozcas, si es que te estás organizando de alguna manera. ¿Utilizas Outlook, Gmail o Evernote?¿Te organizas en una hoja Excel o en hojas en Word que subes a Dropbox?. ¿Sigues anotando en una agenda o en un cuaderno?. Bien, cualquier de ellas te vale. Si ya la estás usando, no busques más. Sólo necesitas algo que te permita escribir, usar listas de elementos y que puedas llevar contigo en todo momento.

A medida que vayas avanzando y consolidando hábitos, siempre que lo consideres interesante, podrás evaluar y probar nuevas herramientas que te apoyen en el uso de GTD®. Para cuando llegue ese momento, mi colega y amigo Jesús Serrano está realizando un exhaustivo análisis del grado de adecuación de diferentes herramientas para implementar GTD®. Pero insisto, cada cosa a su tiempo.
GTD® es una metodología sencilla y potente que se basa en principios sencillos y hábitos al alcance de cualquier persona. Su utilidad dependerá exclusivamente de cómo aprendas e interiorices esos hábitos. Por ello, si quieres comenzar con buen pie, dedica tu atención a su aprendizaje y despreocúpate por la herramienta con la que vas a gestionar tu sistema.

Herramientas y trucos: insuficientes para mejorar tu eficiencia

Foto de un icerbeg donde se diferencia la parte superior de la parte inferior, mucho más voluminosaSi ya te has preocupado por tu productividad y quieres es empezar a ser más eficiente, tienes varias opciones por las que puedes comenzar. Algunas de ellas te serán más fáciles de adoptar y te proporcionarán ciertos resultados aunque sean discretos. Otras te requerirán más esfuerzo, aunque los resultados serán mucho más evidentes y sostenibles.

Concretamente, cuando alguien se preocupa por ser más eficiente y organizado tiene cuatro vías, no excluyentes entre sí, para mejorar:

  1. Emplear mejores herramientas
  2. Usar trucos
  3. Desarrollar hábitos productivos
  4. Adoptar metodologías de eficiencia personal (como por ejemplo GTD)

En este post vamos a ver que aportan las dos primeras y dejaremos las dos últimas para un post posterior.

La productividad no está en la herramienta

Las herramientas han tenido, y siguen teniendo, un papel fundamental en la evolución de la sociedad y el trabajo. En el mundo empresarial continúan teniendo un papel importante a la hora de buscar e implantar soluciones que ayuden a la mejora de la eficiencia personal y organizativa. Sin embargo, en el trabajo del conocimiento no son la solución definitiva.

Son muchas las organizaciones que gastan enormes sumas de dinero en la implantación de complejos y modernos sistemas de soporte al negocio buscando ser más eficientes. En un buen número de casos, me atrevo a afirmar que los resultados son tan discretos como decepcionantes.

A nivel personal, la mayoría de la gente (a mi también me pasó) que se interesa por organizarse con más eficacia busca, como si no hubiese un mañana, la herramienta o aplicación software que le solucione la vida. La consecuencia es que se pierde mucho tiempo, y  a veces dinero, en probar y probar cuando ni siquiera sabes lo que necesitas.

Porque puedes usar listas, gestores de tareas, gestores de recordatorios, libretas, tablets, smartphones, …, pero en el trabajo del conocimiento no es significativo, generalmente, el potencial de mejora que te pueden aportar, por sí solas,  con respecto a los hábitos o metodologías basadas en hábitos. Conozco personas que comienzan a interesarse por un método como GTD y lo primero que suelen preguntar es por la mejor herramienta para implantarla cuando la mayoria ni siquiera ha leído nada sobre la metodología. Como dice Jeroen Sangers, la mejor herramienta que puedes usar seguramente es la que ya estás usando.

Los trucos: solución parcial y cortoplacista

La búsqueda y el uso de trucos es de las primeras cosas por las cuales las personas comienzan a obsesionarse, generalmente con el enfoque equivocado de obtener resultados rápidos con poco esfuerzo. Si buscas en Internet “trucos productivos” o “trucos para gestión del tiempo” encontrarás un buen numero de resultados e información.

Los trucos productivos están muy bien y personalmente no tengo nada en contra de ellos, pero en mi experiencia son insuficientes y el ratio resultados/implantación es muy bajo. Me refiero a resultados significativos como, por ejemplo, vaciar tu bandeja de correo sistemáticamente, conseguir que no se te olvide nada, conocer en todo momento el estado de todos tus proyectos, … Es decir, algo que sustancialmente sea diferente a lo que obtenías antes y que aporte un salto cuantitativo y cualitativo en tu vida.

Por otro lado, los trucos son interpretaciones subjetivas de determinadas formas de actuar y, por tanto, lo que funciona a una persona puede que no te funcione a ti. Sus circunstancias, objetivos y necesidades pueden ser tan diferentes que aunque apliques con rigurosidad sus trucos a ti no te den un resultado similar.

Gracias a los trucos podrás ir salvando determinadas situaciones, pero me temo que no conseguirías un cambio importante y significativo sostenible en el tiempo. Por tanto, mi recomendación es que no inviertas mucho tiempo en buscar y replicar trucos que les funcionan a otros porque unas veces te servirán pero otras muchas no.

Realmente, la verdadera mejora de la eficiencia para las personas que desarrollamos nuestra actividad como trabajadores del conocimiento la vamos a encontrar en el desarrollo de hábitos productivos y en el uso de metodologías adaptadas a esta realidad en la que trabajamos y vivimos. Porque mientras sigas usando únicamente trucos y herramientas, te seguirás moviendo sobre la superficial e ineficiente punta del iceberg que es la mejora de tu productividad.