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La primera herramienta para usar GTD®

Bloques de madera de juguete colocados en escalera

Algunas personas que toman contacto por primera vez con GTD® pueden sentirse un poco abrumadas por los conceptos, la propia dinámica de la metodología y, sobretodo, porque viendo el potencial que tiene, quieren ponerla en marcha de manera inmediata. Es algo normal.

Buscando respuesta a esa inmediatez por querer usar el sistema cuanto antes, a veces se cae en el error de buscar la solución en una aplicación, un software o una herramienta, que haga funcionar GTD® por nosotros. Ya sabes que eso es imposible y, en lugar de una ayuda, será una dificultad añadida y un problema para que desarrolles los hábitos que te harán ser una persona más productiva.

La inquietud por encontrar la mejor herramienta es algo habitual. Sin embargo, la búsqueda debe ser un proceso gradual y, desde luego, no debe llevarse a cabo en los primeros momentos de contacto y aprendizaje de la metodología. Al principio, es necesario centrarse en aprender y desarrollar los hábitos.

Pero, ¿con qué herramienta se puede o se recomienda comenzar?. Si partimos del hecho de que lo importante es centrarse en los hábitos, al principio es recomendable comenzar con la herramienta que ya uses, o alguna que ya conozcas, si es que te estás organizando de alguna manera. ¿Utilizas Outlook, Gmail o Evernote?¿Te organizas en una hoja Excel o en hojas en Word que subes a Dropbox?. ¿Sigues anotando en una agenda o en un cuaderno?. Bien, cualquier de ellas te vale. Si ya la estás usando, no busques más. Sólo necesitas algo que te permita escribir, usar listas de elementos y que puedas llevar contigo en todo momento.

A medida que vayas avanzando y consolidando hábitos, siempre que lo consideres interesante, podrás evaluar y probar nuevas herramientas que te apoyen en el uso de GTD®. Para cuando llegue ese momento, mi colega y amigo Jesús Serrano está realizando un exhaustivo análisis del grado de adecuación de diferentes herramientas para implementar GTD®. Pero insisto, cada cosa a su tiempo.
GTD® es una metodología sencilla y potente que se basa en principios sencillos y hábitos al alcance de cualquier persona. Su utilidad dependerá exclusivamente de cómo aprendas e interiorices esos hábitos. Por ello, si quieres comenzar con buen pie, dedica tu atención a su aprendizaje y despreocúpate por la herramienta con la que vas a gestionar tu sistema.

Herramientas y trucos: insuficientes para mejorar tu eficiencia

Foto de un icerbeg donde se diferencia la parte superior de la parte inferior, mucho más voluminosaSi ya te has preocupado por tu productividad y quieres es empezar a ser más eficiente, tienes varias opciones por las que puedes comenzar. Algunas de ellas te serán más fáciles de adoptar y te proporcionarán ciertos resultados aunque sean discretos. Otras te requerirán más esfuerzo, aunque los resultados serán mucho más evidentes y sostenibles.

Concretamente, cuando alguien se preocupa por ser más eficiente y organizado tiene cuatro vías, no excluyentes entre sí, para mejorar:

  1. Emplear mejores herramientas
  2. Usar trucos
  3. Desarrollar hábitos productivos
  4. Adoptar metodologías de eficiencia personal (como por ejemplo GTD)

En este post vamos a ver que aportan las dos primeras y dejaremos las dos últimas para un post posterior.

La productividad no está en la herramienta

Las herramientas han tenido, y siguen teniendo, un papel fundamental en la evolución de la sociedad y el trabajo. En el mundo empresarial continúan teniendo un papel importante a la hora de buscar e implantar soluciones que ayuden a la mejora de la eficiencia personal y organizativa. Sin embargo, en el trabajo del conocimiento no son la solución definitiva.

Son muchas las organizaciones que gastan enormes sumas de dinero en la implantación de complejos y modernos sistemas de soporte al negocio buscando ser más eficientes. En un buen número de casos, me atrevo a afirmar que los resultados son tan discretos como decepcionantes.

A nivel personal, la mayoría de la gente (a mi también me pasó) que se interesa por organizarse con más eficacia busca, como si no hubiese un mañana, la herramienta o aplicación software que le solucione la vida. La consecuencia es que se pierde mucho tiempo, y  a veces dinero, en probar y probar cuando ni siquiera sabes lo que necesitas.

Porque puedes usar listas, gestores de tareas, gestores de recordatorios, libretas, tablets, smartphones, …, pero en el trabajo del conocimiento no es significativo, generalmente, el potencial de mejora que te pueden aportar, por sí solas,  con respecto a los hábitos o metodologías basadas en hábitos. Conozco personas que comienzan a interesarse por un método como GTD y lo primero que suelen preguntar es por la mejor herramienta para implantarla cuando la mayoria ni siquiera ha leído nada sobre la metodología. Como dice Jeroen Sangers, la mejor herramienta que puedes usar seguramente es la que ya estás usando.

Los trucos: solución parcial y cortoplacista

La búsqueda y el uso de trucos es de las primeras cosas por las cuales las personas comienzan a obsesionarse, generalmente con el enfoque equivocado de obtener resultados rápidos con poco esfuerzo. Si buscas en Internet “trucos productivos” o “trucos para gestión del tiempo” encontrarás un buen numero de resultados e información.

Los trucos productivos están muy bien y personalmente no tengo nada en contra de ellos, pero en mi experiencia son insuficientes y el ratio resultados/implantación es muy bajo. Me refiero a resultados significativos como, por ejemplo, vaciar tu bandeja de correo sistemáticamente, conseguir que no se te olvide nada, conocer en todo momento el estado de todos tus proyectos, … Es decir, algo que sustancialmente sea diferente a lo que obtenías antes y que aporte un salto cuantitativo y cualitativo en tu vida.

Por otro lado, los trucos son interpretaciones subjetivas de determinadas formas de actuar y, por tanto, lo que funciona a una persona puede que no te funcione a ti. Sus circunstancias, objetivos y necesidades pueden ser tan diferentes que aunque apliques con rigurosidad sus trucos a ti no te den un resultado similar.

Gracias a los trucos podrás ir salvando determinadas situaciones, pero me temo que no conseguirías un cambio importante y significativo sostenible en el tiempo. Por tanto, mi recomendación es que no inviertas mucho tiempo en buscar y replicar trucos que les funcionan a otros porque unas veces te servirán pero otras muchas no.

Realmente, la verdadera mejora de la eficiencia para las personas que desarrollamos nuestra actividad como trabajadores del conocimiento la vamos a encontrar en el desarrollo de hábitos productivos y en el uso de metodologías adaptadas a esta realidad en la que trabajamos y vivimos. Porque mientras sigas usando únicamente trucos y herramientas, te seguirás moviendo sobre la superficial e ineficiente punta del iceberg que es la mejora de tu productividad.