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No uses una lista única de tareas

No uses una lista única de tareas

No tiene ningún sentido utilizar cosas que no te funcionan para mejorar tu efectividad personal. Un ejemplo de estas cosas que no funcionan es la lista única de tareas.

Muchas personas usan una única lista de tareas como medio para organizar su trabajo. La mayoría de estas personas ya son conscientes de que esa única lista de tareas es inútil para poder organizarse de manera efectiva, pero lo siguen haciendo  porque no conocen otra cosa.

Usar una lista única para organizar el trabajo es una pérdida de tiempo. Puede que en el caso de tener muy pocas cosas por hacer, una lista única pueda ser de utilidad. Sin embargo, cuando ese volumen de cosas es considerable y crece sin parar, utilizar una lista única es un despropósito para trabajar de manera efectiva.

Emplear una lista única de tareas para organizar un número elevado de cosas por hacer presenta serios inconvenientes. Al ser una lista única, todos los elementos que tienes en ella están mezclados. Tendrás elementos que serán acciones, proyectos, ideas, datos, cosas que has pedido a otras personas… Esta mezcla es algo que impactará negativamente en tu efectividad, porque te va a obligar a tener que pensar qué es cada elemento cada vez que revises la lista. Como dice mi colega José Miguel Bolívar, a nuestro cerebro no le gustan las mezclas y, dado que como profesionales del conocimiento nuestro cerebro es nuestra principal herramienta de trabajo, no sería muy inteligente ponerle las cosas difíciles.

Como ya sabes, para poder ser una persona eficaz debes elegir bien qué es lo que haces y qué es lo que no haces, y para poder elegir bien debes tener claras cuáles son las opciones que tienes para elegir. Si tu lista única de acciones tiene muchos elementos, deberás revisarla desde el principio hasta el fin para poder saber qué elemento, de entre todos,  vas a escoger para ponerte a trabajar. ¡Hacer esa revisión constantemente es agotador e ineficiente, ya que la tienes que hacer cada vez que vayas a elegir algo de la lista para hacer!

Muchas personas pretenden mejorar su efectividad y trabajar mejor usando un sistema basado en una lista única. Cuando conocen metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, que basan la organización del trabajo en varias listas, su primera impresión es que son sistemas complejos. Sin embargo, es una sensación que desaparece en cuanto entienden que la complejidad de un sistema no te lo da el número de elementos que lo componen, sino lo ineficiente que resulta usarlo.

Para mejorar la organización de tu trabajo y ser una persona más efectiva deberías olvidarte de usar una lista única de tareas. En próximos post profundizaremos en cómo podemos sustituir este sistema ineficiente por otro sistema más efectivo y que te ayudará a trabajar mejor. Cuento contigo.

Perder el control

extintor apagando el fuego de las letras estrésNo siempre puedes tener el control de todo. Aunque conozcas y uses metodologías de productividad y efectividad personal, siempre estarás expuesto a perder el control sobre las cosas que tienes que hacer.

Te guste o no, en tu vida se producirán situaciones imprevistas de mayor o menor trascendencia. Puede ser en el ámbito personal o profesional. Da igual. Algunas serán situaciones que podías haber previsto. Otras, por mucho que hubieses querido, hubiese sido imposible de prever. También da igual.

El descontrol forma parte de tu vida porque forma parte de la vida. En sí mismo, no es malo siempre que sea un descontrol controlado. Porque, al igual que puedes dar carrete a un pez que ha mordido el anzuelo, también tu descontrol puede tomarse un poco de espacio en tu vida. Pero sólo si eres consciente de ello y si le puedes acotar ese espacio.

Para permitirte momentos de descontrol debes partir de una situación de control y, además, tener la capacidad de volver a recuperar el control perdido cuando tú quieras. Y esto es lo que nos ocurre a las personas que usamos GTD.

Con GTD, sabes que tienes el control sobre todos los compromisos que has adquirido, tanto contigo como con otras personas. Sabes en qué consiste todo lo que tienes que hacer. Sin embargo, ello no te evitará la realidad de tener que afrontar aspectos imprevistos que provoquen que ese control se vaya degradando. Es algo completamente natural y a lo que hay que adaptarse.

Aprender y desarrollar los hábitos que subyacen en GTD tiene  aspectos muy positivos. Por un lado te permite mantener bajo control todos tus compromisos en un inventario actualizado y completo. Por otro lado, te permite volver a recuperar ese control en el caso de que se haya degradado o, incluso, perdido.

Y es esa rápida capacidad de recuperación del control perdido que aporta GTD, la que te permite vivir con tranquilidad y sin estrés ciertos momentos de descontrol que, si o si, vas a vivir. Porque sabes, en todo momento, qué es lo que tienes que hacer para volver a tomar las riendas.

 

Te quejas

Soy estúpido

Te quejas de todos los correos que te entran al minuto. A la hora. Al día. Sin duda a la gente le pagan por escribir mails.

Te quejas de todas las interrupciones que sufres. Maldices el momento en el que a algún iluminado de tu empresa le dio por implantar los espacios abiertos. Pobre. Seguro que lo hizo con intención positiva.

Te quejas de no poder avanzar en los proyectos importantes. Así no puedes cumplir con tus objetivos. Que no te vengan luego con milongas.

Te quejas de estar apagando fuegos todo el día. De emergencia en emergencia. ¿Es que nadie sabe hacer bien su trabajo?

Te quejas de tu jefe. Y del jefe de tu jefe. Así hasta el infinito. Parece que regalan los puestos de responsabilidad.

Te quejas de tus clientes. De sus exigencias. De sus infidelidades. Tú, que lo das todo por ellos pero que estás sólo ante ellos. Nadie en la empresa te ayuda ni comprende.

Te quejas de no tener tiempo para ti. Así no hay quien viva. Ni un momento para ti. Ni para tu pareja. Ni para esas pequeñas personitas que ves de vez en cuando correteando por casa y te señalan con dedo acusador cuando llegas pronto a casa, preguntándose quién eres.

Te quejas de tus olvidos. Cuando faltas a un compromiso. A tu palabra. Además, no es culpa tuya… ¡con todo lo que tienes que hacer!. Si los demás hiciesen mejor las cosas.

Te quejas, en definitiva, porque la situación te ha superado.

Pero, ¿has probado a hacer algo diferente a quejarte?. ¿Qué podrías hacer que dependa sólo de ti?.

Opciones tienes. A por ello… si quieres.

 

 

4 conceptos clave para trabajar con menos estrés

 Debido al desconocimiento, existe el mito de que usar GTD® es difícil. Como ya escribí, para aprender GTD lo único que necesitas es este pequeño equipaje. Nada más.

No voy a entrar en detalle aquí de lo mucho que nos gusta, a todos, obtener grandes resultados sin esfuerzo. Ni me voy a referir a la absurda esperanza con la que la gente busca resultados diferentes haciendo lo mismo que hacían hasta ahora. Ya decía Einstein que eso tenía cierto punto de locura.

Llevo usando GTD más de 5 años y quería compartir contigo cuatro ideas clave que puedes aprender para sentirte mejor haciendo mejor las cosas que haces, decidiendo bien qué no haces, cumpliendo con tus obligaciones, disfrutando de más tiempo para hacer cosas que te apetezcan,… En definitiva, qué puedes hacer para trabajar mejor y vivir mejor.

Esas ideas clave no son mías, sino que son las síntesis de los principales conceptos que recoge David Allen en GTD®, y se reducen a:

  • Clave 1: libera tu mente usando un sistema fiable. La mente está para lo que está. La evolución no nos ha dotado de cerebro para mantenerlo ocupado con recordatorios de obligaciones, tareas por hacer, compromisos que cumplir,… Con GTD® consigues usar un sistema que contendrá todo sobre lo que tendrás que tomar una decisión o sobre lo que ya la has tomado, de manera que tu cabeza estará libre para hacer lo que mejor saber hacer, pensar, sin preocuparte de que se te escapen u olviden cosas.
  • Clave 2: transforma lo desconocido en conocido. Lo desconocido nos produce estrés. Por tanto, para liberarnos de ese estrés sólo tendríamos que hacer que lo que nos resulte desconocido en un momento dado, pase a ser conocido. Esto, que parece sencillo, trivial y evidente, no lo es tanto en la práctica. Saber qué son las cosas con las que nos relacionamos o tenemos que interactuar, ser conscientes de las consecuencias de nuestras decisiones, saber si tenemos que hacer algo con ello o no,…, son aspectos relacionados con esa transformación. GTD® nos ayuda en todo ese proceso.
  • Clave 3: organízate, pero no de cualquier manera. Ni tampoco como a ti te parezca mejor. Huye del “es que yo lo hago así…”. Cuando me dicen eso, no puedo evitar pensar (sin malicia 😉 ): “claro, y te va muy bien, ¿verdad?”. GTD® propone una manera de organización eficiente, agrupando las cosas por su naturaleza en función del significado que tienen en realidad, y no del que tú crees o quieres que tenga. No es complejo, es simplemente diferente.
  • Clave 4: proactividad y revisión. En lugar de ir de fuego en fuego, de emergencia en emergencia, ¿no sería mejor poder anticiparte a las cosas?. Frente a la reactividad poco eficiente de reaccionar ante emergencias constantemente, GTD® propone la proactividad de que revises metodológicamente tu sistema para evitar sorpresas desagradables y reducir considerablemente el número de esas emergencias a las que te tienes que enfrentar.

Como ves, son sólo cuatro macro-conceptos clave. Nada más.

Si has leído hasta aquí, te voy a pedir, si me lo permites, un favor. Te pido que reflexiones por un momento lo siguiente: si tuvieses tu mente despejada gracias a usar un sistema fiable y siempre disponible donde estuviesen perfectamente organizados todos tus compromisos, proyectos y acciones, de manera que no se te escapase nada y tuvieses consciencia de las consecuencias de hacer unas cosas y no hacer otras, ¿crees que vivirías mejor y con menos estrés?

Es más, ¿crees que si usases en tu día a día algunos de estos cuatro conceptos tu manera de trabajar se vería beneficiada de alguna manera?

La realidad es que usar GTD es fácil, ya que se reduce a trabajar según estos conceptos que hemos visto: cuatro conceptos clave para trabajar con menos estrés. ¿Quieres empezar a conseguirlo?

Qué necesitas para aprender GTD

MochilaHe reflexionado sobre tres aspectos fundamentales que deberías considerar si te estás planteando embarcarte en la aventura personal que supone usar GTD®. Seguramente, otros usuarios podrán exponerte otros aspectos en función de su experiencia personal. Estos son los míos y ahí van.

1. Tener la inquietud o necesidad de usar GTD

Primero, debes tener la inquietud o necesidad suficiente como para invertir tiempo y esfuerzo en el aprendizaje.

Me refiero a una inquietud o necesidad real de cambiar lo qué haces ahora y cómo lo haces por algún motivo. Ese motivo puede ser consecuencia de estar viviendo una situación negativa (estrés, ansiedad, …) o positiva (evolución personal, adelantarte a posibles situaciones complejas -proactividad-, inquietud de aprendizaje,…).

En mi caso, fue una mezcla de inquietud por evolucionar personalmente, proactividad y como herramienta de mejora profesional… y en todo me ha ayudado.

2. Paciencia… y fuerza de voluntad

El segundo aprendizaje que puedo compartir contigo es que buenas dosis de paciencia y fuerza de voluntad te van a ser muy necesarias. Las caídas del vagón van a ser una constante, al menos en los primeros meses.

Si, has leído bien: primeros meses. Porque no es un aprendizaje rápido. Por eso necesitarás paciencia y fuerza de voluntad.

Paciencia para combatir las ganas de llegar demasiado rápido, y mal, al final. Fuerza de voluntad para instaurar los hábitos que, poco a poco, irás aprendiendo. Si buscas soluciones rápidas, GTD no es para ti.

Tienes que evaluar si prefieres ¿soluciones? rápidas o soluciones sostenibles.

3. ¿Dónde aprender?

Y por último, necesitas fuentes de información de calidad que te ayuden en el aprendizaje. Yo aquí me voy a limitar a compartir contigo las fuentes de información básicas y orientadas a un autoaprendizaje de la metodología. Son las que yo mismo he usado en mayor o menor medida:

Conclusión

Lo que necesitas para aprender GTD no es nada que no esté a tu alcance. Solo necesitas inquietud, paciencia y fuerza de voluntad. Información sobre GTD tienes mucha y muy buena. Seguramente más de la que podrás consumir.

Y si aún así consideras que te vendría bien una mano amiga… ya sabes donde puedes encontrarla. 😉