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Cómo sentir tu trabajo bajo control con GTD®

Grupo de personas sorprendidas alrededor de una esfera de luz sobre una mesa

Enfrentarse a lo desconocido es uno de los mayores factores que contribuyen al estrés. Por ello es tan importante sentir tu trabajo bajo control.

La incertidumbre, la duda y, en definitiva, desconocer el significado y lo que tenemos que hacer dispara mecanismos relacionados con el miedo en nuestro cerebro.

Posiblemente se trate de un miedo poco consciente, pero tan real que nuestro cerebro comienza a activar el mecanismo del estrés para ayudarnos a «sobrevivir» a esa situación.

Lo cierto es que los cambios constantes, la rapidez con la que se producen, el exceso de información, las urgencias,…, dan lugar a situaciones donde lo desconocido aparece cada vez con mayor frecuencia en el día a día de la gente y, también, de las organizaciones. Y, como consecuencia, aparece un estrés sostenido y permanente.

Por sí mismas, esas situaciones de forma aislada no contribuirían a generar una situación indeseable ni preocupante. Pero la coincidencia de muchas de ellas sí lo hacen, provocando una sensación de descontrol en la que no sabes qué te vas a encontrar a la vuelta de la esquina. Y eso no le gusta nada a nuestro cerebro.

¿Qué es la sensación de control?

En el lado opuesto a ese tipo de situaciones está la sensación de control.

La sensación de control es esa sensación donde sientes que tú dominas la situación en lugar de ser ella la que te domina.

Alcanzas la sensación de control cuando consigues saber qué es todo lo que tienes que hacer y cuales son todos tus frentes abiertos. Cuando tienes un conocimiento y dominio absoluto sobre las responsabilidades, obligaciones y compromisos que has adquirido.

Precisamente, ese conocimiento de todo lo que tienes que hacer es lo que consigue que desaparezca el estrés que provoca tener la situación descontrolada.

Cinco pasos para sentir tu trabajo bajo control con GTD®

Para conseguir control sobre tu trabajo, GTD® propone cinco pasos sencillos.

Una vez interiorizas estos cinco pasos y los conviertes en hábitos, consigues vivir de manera constante con esa sensación de control. Veamos cuales son y en qué consisten:

  • Capturar: poner en contenedores de confianza, que vacías regularmente, todas aquellas cosas que captan tu atención  
  • Aclarar: vaciar completamente y de manera regular los contenedores anteriores, identificando el significado de cada una de las cosas que contienen y decidiendo qué hacer o qué no hacer con ellas
  • Organizar: poner la información y los recordatorios sobre qué hacer en los lugares adecuados para poder verlos cuando tenga sentido
  • Reflexionar: revisar regularmente todo nuestro sistema de organización para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global
  • Ejecutar: llevar a cabo con confianza lo que elegimos hacer en cada momento

Conseguir aplicar estos cinco pasos de manera sistemática y regular, te reportará interesantes beneficios en tu día a día:

  • Aprovecharás mejor tu potencial y tus recursos (tiempo, energía,…)
  • Disfrutarás de claridad para poder decidir y elegir de forma adecuada qué hacer
  • Mejorarás la gestión de tus proyectos y tus áreas de responsabilidad
  • Ganarás en tus relaciones con las personas de tu entorno (equipo, familia, amigos, clientes,…)
  • Conseguirás mayor equilibrio entre las diferentes áreas de tu vida
  • Reducirás increíblemente tu nivel de estrés

Conclusión

Uno de los principales factores de generación de estrés es la sensación de tener descontrolados tus asuntos y responsabilidades.

Cuando consigues dominar la situación en lugar de que ella te domine, consigues alcanzar lo que en GTD® se denomina «sensación de control».

GTD® propone cinco pasos para sentir tu trabajo bajo control de forma proactiva y habitual: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. Son cinco hábitos sencillos, muchos de los cuales la mayoría de las personas ya hace, y que GTD® propone hacer de otra manera diferente.

Si tienes la sensación de que tu trabajo te controla a ti, ya sabes qué es lo que puedes hacer para cambiar la situación y sentir tu trabajo bajo control.

GTD: Autenticidad extrema frente a ignorancia extrema

GTD® es una metodología que ayuda a mejorar la efectividad personal mediante una serie de hábitos sencillos al alcance de cualquier persona.

En ocasiones, aparece cierto debate sobre qué y cuándo estás usando GTD® y cuándo no.

Pero la cuestión es muy sencilla: cuando desarrollas todos los hábitos de GTD® es cuando puedes decir que estás usando GTD®.

Si sólo desarrollas algunos de los hábitos de GTD®, estarás usando parcialmente aspectos de GTD®, pero no GTD®.

Y puede que con eso te sea suficiente. Poner en práctica algunos de los principios de GTD® ya aporta beneficios significativos. Imagínate practicar todos….

Hay gente que interpreta que desarrollar los hábitos de GTD® es usar «GTD® extremo». Te propongo unas reflexiones sobre ello:

  • Si prestas tus servicios como profesional, ¿esperas que te los remuneren de forma «extrema» o te conformarías con sólo una parte?
  • Cuando contratas y pagas por un servicio, ¿esperas que te lo proporcionen de forma «extrema» o te valdría con recibir solo una parte de lo que has pagado?
  • Si alguien llega a un compromiso contigo, ¿esperas que lo cumpla de forma «extrema» o te conformas con algo distinto de lo acordado?
  • ¿Algo es «extremo» simplemente por «ser lo que es»?

GTD® es lo menos parecido a algo «extremo». Se trata de una metodología sencilla, potente y adaptable.  Desarrollar sus hábitos, practicados tal y como se indica en la metodología, es lo que garantiza poder trabajar sin estrés,  mantener la sensación de control sobre todos tus frentes abiertos y enfocarte en lo más relevante.

Otra cosa es que no quieras, no sepas o no seas capaz de poner en marcha GTD®.  También es posible que no te compense el esfuerzo o que carezcas del compromiso para ello, y que decidas utilizar solo alguno de los hábitos que propone GTD®. Probablemente también te resulte útil, pero es importante tener claro que «estás usando algunos hábitos de GTD®» y que «NO estás usando GTD®».

Lo que sí me parece de una ignorancia extrema es obstinarse en no aprender. A día de hoy, GTD® es lo suficientemente popular y está lo suficientemente explicado como para que cualquier persona con un mínimo de interés pueda comprender fácilmente qué conjunto de hábitos forman GTD® y qué son sucedáneos o adaptaciones de GTD®. Empeñarse en confundir «auténtico» con «extremo», llamar a las cosas lo que no son o, peor aún, descalificar algo simplemente porque no lo entendemos o no hemos podido o sabido adoptarlo, solo sirve para evidenciar nuestra incapacidad para aprender.

Actualmente, GTD® es la mejor metodología de organización personal para muchas personas. Por supuesto, hay otras alternativas muy válidas, y  cada persona puede organizarse como quiera. Lo que sí me parece importante es llamar a las cosas por su nombre y reconocer el mérito de los que se atreven a ir más lejos.

Porque si hay algo extremo, y peligroso, es la ignorancia.

No uses una lista única de tareas

No uses una lista única de tareas

No tiene ningún sentido utilizar cosas que no te funcionan para mejorar tu efectividad personal. Un ejemplo de estas cosas que no funcionan es la lista única de tareas.

Muchas personas usan una única lista de tareas como medio para organizar su trabajo. La mayoría de estas personas ya son conscientes de que esa única lista de tareas es inútil para poder organizarse de manera efectiva, pero lo siguen haciendo  porque no conocen otra cosa.

Usar una lista única para organizar el trabajo es una pérdida de tiempo. Puede que en el caso de tener muy pocas cosas por hacer, una lista única pueda ser de utilidad. Sin embargo, cuando ese volumen de cosas es considerable y crece sin parar, utilizar una lista única es un despropósito para trabajar de manera efectiva.

Emplear una lista única de tareas para organizar un número elevado de cosas por hacer presenta serios inconvenientes. Al ser una lista única, todos los elementos que tienes en ella están mezclados. Tendrás elementos que serán acciones, proyectos, ideas, datos, cosas que has pedido a otras personas… Esta mezcla es algo que impactará negativamente en tu efectividad, porque te va a obligar a tener que pensar qué es cada elemento cada vez que revises la lista. Como dice mi colega José Miguel Bolívar, a nuestro cerebro no le gustan las mezclas y, dado que como profesionales del conocimiento nuestro cerebro es nuestra principal herramienta de trabajo, no sería muy inteligente ponerle las cosas difíciles.

Como ya sabes, para poder ser una persona eficaz debes elegir bien qué es lo que haces y qué es lo que no haces, y para poder elegir bien debes tener claras cuáles son las opciones que tienes para elegir. Si tu lista única de acciones tiene muchos elementos, deberás revisarla desde el principio hasta el fin para poder saber qué elemento, de entre todos,  vas a escoger para ponerte a trabajar. ¡Hacer esa revisión constantemente es agotador e ineficiente, ya que la tienes que hacer cada vez que vayas a elegir algo de la lista para hacer!

Muchas personas pretenden mejorar su efectividad y trabajar mejor usando un sistema basado en una lista única. Cuando conocen metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, que basan la organización del trabajo en varias listas, su primera impresión es que son sistemas complejos. Sin embargo, es una sensación que desaparece en cuanto entienden que la complejidad de un sistema no te lo da el número de elementos que lo componen, sino lo ineficiente que resulta usarlo.

Para mejorar la organización de tu trabajo y ser una persona más efectiva deberías olvidarte de usar una lista única de tareas. En próximos post profundizaremos en cómo podemos sustituir este sistema ineficiente por otro sistema más efectivo y que te ayudará a trabajar mejor. Cuento contigo.

Perder el control

extintor apagando el fuego de las letras estrésNo siempre puedes tener el control de todo. Aunque conozcas y uses metodologías de productividad y efectividad personal, siempre estarás expuesto a perder el control sobre las cosas que tienes que hacer.

Te guste o no, en tu vida se producirán situaciones imprevistas de mayor o menor trascendencia. Puede ser en el ámbito personal o profesional. Da igual. Algunas serán situaciones que podías haber previsto. Otras, por mucho que hubieses querido, hubiese sido imposible de prever. También da igual.

El descontrol forma parte de tu vida porque forma parte de la vida. En sí mismo, no es malo siempre que sea un descontrol controlado. Porque, al igual que puedes dar carrete a un pez que ha mordido el anzuelo, también tu descontrol puede tomarse un poco de espacio en tu vida. Pero sólo si eres consciente de ello y si le puedes acotar ese espacio.

Para permitirte momentos de descontrol debes partir de una situación de control y, además, tener la capacidad de volver a recuperar el control perdido cuando tú quieras. Y esto es lo que nos ocurre a las personas que usamos GTD.

Con GTD, sabes que tienes el control sobre todos los compromisos que has adquirido, tanto contigo como con otras personas. Sabes en qué consiste todo lo que tienes que hacer. Sin embargo, ello no te evitará la realidad de tener que afrontar aspectos imprevistos que provoquen que ese control se vaya degradando. Es algo completamente natural y a lo que hay que adaptarse.

Aprender y desarrollar los hábitos que subyacen en GTD tiene  aspectos muy positivos. Por un lado te permite mantener bajo control todos tus compromisos en un inventario actualizado y completo. Por otro lado, te permite volver a recuperar ese control en el caso de que se haya degradado o, incluso, perdido.

Y es esa rápida capacidad de recuperación del control perdido que aporta GTD, la que te permite vivir con tranquilidad y sin estrés ciertos momentos de descontrol que, si o si, vas a vivir. Porque sabes, en todo momento, qué es lo que tienes que hacer para volver a tomar las riendas.

 

Te quejas

Soy estúpido

Te quejas de todos los correos que te entran al minuto. A la hora. Al día. Sin duda a la gente le pagan por escribir mails.

Te quejas de todas las interrupciones que sufres. Maldices el momento en el que a algún iluminado de tu empresa le dio por implantar los espacios abiertos. Pobre. Seguro que lo hizo con intención positiva.

Te quejas de no poder avanzar en los proyectos importantes. Así no puedes cumplir con tus objetivos. Que no te vengan luego con milongas.

Te quejas de estar apagando fuegos todo el día. De emergencia en emergencia. ¿Es que nadie sabe hacer bien su trabajo?

Te quejas de tu jefe. Y del jefe de tu jefe. Así hasta el infinito. Parece que regalan los puestos de responsabilidad.

Te quejas de tus clientes. De sus exigencias. De sus infidelidades. Tú, que lo das todo por ellos pero que estás sólo ante ellos. Nadie en la empresa te ayuda ni comprende.

Te quejas de no tener tiempo para ti. Así no hay quien viva. Ni un momento para ti. Ni para tu pareja. Ni para esas pequeñas personitas que ves de vez en cuando correteando por casa y te señalan con dedo acusador cuando llegas pronto a casa, preguntándose quién eres.

Te quejas de tus olvidos. Cuando faltas a un compromiso. A tu palabra. Además, no es culpa tuya… ¡con todo lo que tienes que hacer!. Si los demás hiciesen mejor las cosas.

Te quejas, en definitiva, porque la situación te ha superado.

Pero, ¿has probado a hacer algo diferente a quejarte?. ¿Qué podrías hacer que dependa sólo de ti?.

Opciones tienes. A por ello… si quieres.