Archivo de la etiqueta: implantar

4 conceptos clave para trabajar con menos estrés

 Debido al desconocimiento, existe el mito de que usar GTD® es difícil. Como ya escribí, para aprender GTD lo único que necesitas es este pequeño equipaje. Nada más.

No voy a entrar en detalle aquí de lo mucho que nos gusta, a todos, obtener grandes resultados sin esfuerzo. Ni me voy a referir a la absurda esperanza con la que la gente busca resultados diferentes haciendo lo mismo que hacían hasta ahora. Ya decía Einstein que eso tenía cierto punto de locura.

Llevo usando GTD más de 5 años y quería compartir contigo cuatro ideas clave que puedes aprender para sentirte mejor haciendo mejor las cosas que haces, decidiendo bien qué no haces, cumpliendo con tus obligaciones, disfrutando de más tiempo para hacer cosas que te apetezcan,… En definitiva, qué puedes hacer para trabajar mejor y vivir mejor.

Esas ideas clave no son mías, sino que son las síntesis de los principales conceptos que recoge David Allen en GTD®, y se reducen a:

  • Clave 1: libera tu mente usando un sistema fiable. La mente está para lo que está. La evolución no nos ha dotado de cerebro para mantenerlo ocupado con recordatorios de obligaciones, tareas por hacer, compromisos que cumplir,… Con GTD® consigues usar un sistema que contendrá todo sobre lo que tendrás que tomar una decisión o sobre lo que ya la has tomado, de manera que tu cabeza estará libre para hacer lo que mejor saber hacer, pensar, sin preocuparte de que se te escapen u olviden cosas.
  • Clave 2: transforma lo desconocido en conocido. Lo desconocido nos produce estrés. Por tanto, para liberarnos de ese estrés sólo tendríamos que hacer que lo que nos resulte desconocido en un momento dado, pase a ser conocido. Esto, que parece sencillo, trivial y evidente, no lo es tanto en la práctica. Saber qué son las cosas con las que nos relacionamos o tenemos que interactuar, ser conscientes de las consecuencias de nuestras decisiones, saber si tenemos que hacer algo con ello o no,…, son aspectos relacionados con esa transformación. GTD® nos ayuda en todo ese proceso.
  • Clave 3: organízate, pero no de cualquier manera. Ni tampoco como a ti te parezca mejor. Huye del “es que yo lo hago así…”. Cuando me dicen eso, no puedo evitar pensar (sin malicia 😉 ): “claro, y te va muy bien, ¿verdad?”. GTD® propone una manera de organización eficiente, agrupando las cosas por su naturaleza en función del significado que tienen en realidad, y no del que tú crees o quieres que tenga. No es complejo, es simplemente diferente.
  • Clave 4: proactividad y revisión. En lugar de ir de fuego en fuego, de emergencia en emergencia, ¿no sería mejor poder anticiparte a las cosas?. Frente a la reactividad poco eficiente de reaccionar ante emergencias constantemente, GTD® propone la proactividad de que revises metodológicamente tu sistema para evitar sorpresas desagradables y reducir considerablemente el número de esas emergencias a las que te tienes que enfrentar.

Como ves, son sólo cuatro macro-conceptos clave. Nada más.

Si has leído hasta aquí, te voy a pedir, si me lo permites, un favor. Te pido que reflexiones por un momento lo siguiente: si tuvieses tu mente despejada gracias a usar un sistema fiable y siempre disponible donde estuviesen perfectamente organizados todos tus compromisos, proyectos y acciones, de manera que no se te escapase nada y tuvieses consciencia de las consecuencias de hacer unas cosas y no hacer otras, ¿crees que vivirías mejor y con menos estrés?

Es más, ¿crees que si usases en tu día a día algunos de estos cuatro conceptos tu manera de trabajar se vería beneficiada de alguna manera?

La realidad es que usar GTD es fácil, ya que se reduce a trabajar según estos conceptos que hemos visto: cuatro conceptos clave para trabajar con menos estrés. ¿Quieres empezar a conseguirlo?

Qué necesitas para aprender GTD

MochilaHe reflexionado sobre tres aspectos fundamentales que deberías considerar si te estás planteando embarcarte en la aventura personal que supone usar GTD®. Seguramente, otros usuarios podrán exponerte otros aspectos en función de su experiencia personal. Estos son los míos y ahí van.

1. Tener la inquietud o necesidad de usar GTD

Primero, debes tener la inquietud o necesidad suficiente como para invertir tiempo y esfuerzo en el aprendizaje.

Me refiero a una inquietud o necesidad real de cambiar lo qué haces ahora y cómo lo haces por algún motivo. Ese motivo puede ser consecuencia de estar viviendo una situación negativa (estrés, ansiedad, …) o positiva (evolución personal, adelantarte a posibles situaciones complejas -proactividad-, inquietud de aprendizaje,…).

En mi caso, fue una mezcla de inquietud por evolucionar personalmente, proactividad y como herramienta de mejora profesional… y en todo me ha ayudado.

2. Paciencia… y fuerza de voluntad

El segundo aprendizaje que puedo compartir contigo es que buenas dosis de paciencia y fuerza de voluntad te van a ser muy necesarias. Las caídas del vagón van a ser una constante, al menos en los primeros meses.

Si, has leído bien: primeros meses. Porque no es un aprendizaje rápido. Por eso necesitarás paciencia y fuerza de voluntad.

Paciencia para combatir las ganas de llegar demasiado rápido, y mal, al final. Fuerza de voluntad para instaurar los hábitos que, poco a poco, irás aprendiendo. Si buscas soluciones rápidas, GTD no es para ti.

Tienes que evaluar si prefieres ¿soluciones? rápidas o soluciones sostenibles.

3. ¿Dónde aprender?

Y por último, necesitas fuentes de información de calidad que te ayuden en el aprendizaje. Yo aquí me voy a limitar a compartir contigo las fuentes de información básicas y orientadas a un autoaprendizaje de la metodología. Son las que yo mismo he usado en mayor o menor medida:

Conclusión

Lo que necesitas para aprender GTD no es nada que no esté a tu alcance. Solo necesitas inquietud, paciencia y fuerza de voluntad. Información sobre GTD tienes mucha y muy buena. Seguramente más de la que podrás consumir.

Y si aún así consideras que te vendría bien una mano amiga… ya sabes donde puedes encontrarla. 😉

 

 

¿Por qué es ineficiente usar una (única) lista de tareas?

Quemando papelPocas cosas hay tan inútiles como la que intentar mantenerse organizado y enfocado con una lista única de tareas. Si tienes pocas cosas que hacer es posible que llevarlas anotadas en una única lista te sea útil,  pero si ese número de cosas por hacer toma un volumen considerable entonces la lista se convierte más en un enemigo contra tu eficiencia que otra cosa.

Para ser eficiente debes seleccionar bien que es lo qué tienes que hacer primero, qué es lo que tienes que hacer después y qué tienes que dejar sin hacer. Si tienes una única lista con, por ejemplo 30 ó 40 cosas que has anotado para hacer, ¿cómo eligirías por dónde empezar?. Una opción sería empezar secuencialmente por el primer elemento, lo cual sería válido si todos los elementos tuviesen la misma naturaleza y relevancia. Esto, si eres un profesional del conocimiento, es muy poco probable que ocurra. Otra opción podría ser empezar por aquellos elementos que más te apeteciera hacer o que te resulten más sencillos de terminar. Esta opción, además de ser un criterio altamente ineficiente, te supondría tener que ir revisando siempre toda tu lista para saber qué hacer. Y revisar muchas veces de manera repetitiva 30, 40 ó 50 elementos no parece que sea muy eficiente.

De manera objetiva, el uso de una lista única de tareas ofrece tres problemas principales:

  • tiene un número elevado de elementos que revisar sistemáticamente para decidir cuál hacer
  • los criterios de elección de por dónde empezar no existen o son ineficientes: el único criterio común objetivo que tienen los elementos de esa lista es que has decidido que tienes que hacer algo con ellos, lo cual no es suficiente para tomar buenas decisiones sobre por dónde debes o puedes empezar
  • se produce un “tótum revolútum” de los elementos de la lista al mezclar acciones de naturaleza diversa que, lejos de ayudarte en la concentración, puede hacer que te genere distracciones

Mucha gente aún pretende estar organizador y controlar todo lo que tiene que hacer con este tipo de herramientas. Si de verdad quieres mejorar el control de las cosas en tu día a día, decidir mejor que haces y saber qué no haces. Si de verdad quieres ser más eficiente y hacer lo que tienes que haces cuando puedas realmente hacerlo y no cuando te gustaría. Si quieres conseguir eso no deberías usar una lista única de tareas. En lugar de ello, tal y como se plantea en GTD, agrupa tus acciones por contexto y verás como mejoras tu eficiencia significativamente.

Hábitos y método: los aliados de la eficiencia en el siglo XXI

Tomando impulso gracias a los hábitos

En el post de la semana pasada, escribía sobre lo que según mi experiencia aportan verdaderamente a la mejora de la productividad el uso de herramientas y de los  trucos productivos. No es que no valgan para nada, no es eso. Sin embargo, en mi caso no hubo un salto cualitativo ni cuantitativo de mejora significativa en mi organización, eficiencia ni de reducción de estrés. Empecé a conseguir todo esto cuando, reconozco que al principio sin ser consciente de ello, desarrolle ciertos hábitos productivos apoyados en la metodología de productividad personal Getting Things Done, de David Allen.

Hábitos productivos: calentando motores

Un hábito no es más que un comportamiento repetitivo e inconsciente. Cuando hablamos de eficiencia personal en el trabajo del conocimiento, el hábito juega un papel fundamental. Sin embargo debemos ser conscientes de que tenemos hábitos  buenos, que debemos desarrollar y potenciar, pero también malos hábitos de los cuales es importante deshacerse y desaprender.

De manera más específica, un hábito productivo es esa conducta o comportamiento repetitivo e inconsciente que te ayuda a conseguir tus resultados de manera eficiente. En mi caso, algunos de los hábitos productivos que he desarrollado con el tiempo son:

  • no leer el mail a primera hora de la mañana, o al menos no ser lo primero que hago al ponerme a trabajar.
  • no atender el teléfono mientras estoy concentrado en terminar una acción concreta
  • apuntar en algún lugar todo lo que llama mi atención o sobre lo que tengo que actuar posteriormente
  • revisar periódicamente esos lugares donde anoto las cosas
  • organizar mi trabajo en función de lo que necesito para hacerlo, ya sean circunstancias, lugar, personas, herramientas, …
  • no clasificar u organizar el mail en carpetas
  • centrarme en hacer una sola cosa cada vez
  • trabajar sobre varias listas de acciones muy bien definidas
  • etc…

Recuerda que, cuando hablamos de implantar hábitos productivos también hay que desterrar los hábitos improductivos. De esta manera, comenzarás a notar resultados verdaderamente significativos.

Si quieres algunos otros ejemplos de hábitos productivos, te recomiendo este post de Jero Sánchez que escribió hace algún un tiempo pero que sigue siendo perfectamente válido y, sobretodo, muy útil.

Despliega todo tu potencial: usando metodologías basadas en hábitos productivos

Es evidente que cuantos más hábitos productivos desarrolles más eficiente serás. Sin embargo, el simple desarrollo de hábitos productivos (y, no te olvides, la eliminación de los improductivos) no es suficiente para poder desplegar todo tu potencial de eficiencia en el trabajo del conocimiento. Para poder hacerlo, es muy útil contar con “algo” que ayude a saber qué hábitos debes desarrollar, cómo debes desarrollarlos y en qué secuencia los debes usar para que el rendimiento sea el óptimo. Es decir, será necesario saber qué método has de usar para obtener la máxima eficiencia de los hábitos productivos.

Por ejemplo, GTD es precisamente una metodología de productividad personal basada en hábitos. En GTD, David Allen recoge los principales hábitos que un trabajador del conocimiento debe desarrollar para enfrentarse a su día a día de manera eficiente, y además cómo y en qué orden han de ejecutarse. Usar de manera aislada alguno de los hábitos de GTD te ayudará a mejorar, pero esa mejoría no será nada en comparación con el hecho de usarlos todos de manera global y conjunta. De hecho la diferencia entre usar GTD y no usar GTD está ahí, en usar todos los hábitos tal y como se plantean en la metodología o en usar un subconjunto de ellos.

Las metodologías basadas en hábitos productivos intentan replicar, de alguna manera, la aportación en términos de eficiencia de los procesos productivos de las cadenas de producción al trabajo del conocimiento. En el trabajo del conocimiento, la obtención de resultados también tiene “secuencias” en las cuales se puede optimizar el empleo de recursos (fundamentalmente la atención) y para ello es importante disponer de una metodología que ayude a la ejecución eficiente de esas secuencias. Por ejemplo, es más eficiente, si dispones de un ordenador, que realices todas las tareas que tengas que realizar con él, aunque pertenezcan a diferentes proyectos, que el ir saltando entre diferentes acciones de un mismo proyecto que debas realizar con distintas herramientas o en lugares diferentes, porque puede que en ese momento no dispongas de ellas o no estés en el lugar adecuado.

En mi experiencia, para poder mejorar la eficiencia en el trabajo del conocimiento es importante ser consciente de que el desarrollo de hábitos y metodologías basadas en hábitos productivos es lo que verdaderamente te puede ayudar. Es cierto que te llevará más tiempo y esfuerzo emprender ese camino que el de la búsqueda de la herramienta perfecta y los trucos de “corto alcance”, pero también es cierto que los resultados serán mucho más evidentes y satisfactorios.

Mis hábitos productivos con GTD: Delegar con la lista “A la espera”

Imagen de una mosca

Como os comentaba en este post, GTD es una metodología centrada en el desarrollo de buenos hábitos productivos que de verdad funcionan y que para sacarle todo el partido es necesario usar todos esos hábitos de manera completa y global. Por completa, me refiero a que cada hábito lo tienes que ejecutar de principio a fin. Y por global, me refiero a que hay que desarrollar todos ellos.

Sin embargo, lo bueno de los hábitos de GTD es que puedes usar alguno de ellos sin usarlos todos, empezando a ser más eficiente de lo que eras antes. No estarás usando GTD, pero sería un inicio. No será todo lo que podrías llegar a ser, pero algo es algo.

Cuando comento esto con gente interesada en aprender GTD pero abrumada por la metodología (realmente no es por la metodología, sino por las prisas que tienen en conseguir resultados diferenciales con poco esfuerzo), rápidamente me preguntan por cuales de esos hábitos deben comenzar. La respuesta es simple: por el que te sea más sencillo.

¿Cual es el hábito de GTD más sencillo de adoptar?

Todos y ninguno. Dependerá de cada persona.

Lo que para uno puede ser algo simple de implantar porque, incluso, ya lo esté usando sin ser consciente, para otro puede ser algo que le suponga más dificultad.

Es cierto que GTD tiene hábitos que sólo adquieres cuando has desarrollado otros. Por ejemplo, el hábito de tener tu mente vacía lo adquieres cuando capturas, procesas y organizas de manera regular y sistemática. Es decir, cuando ya tienes los hábitos de capturar, procesar y organizar. Pero no todos son así.

¿Por cual empezaría yo ahora?

La verdad es que no lo sé. Llevo más de 4 años usando la metodología GTD, así que no sabría como volver a empezar si quisiese obtener resultados rápidos con poco esfuerzo. O quizá sí lo sé y directamente no empezaría o empezaría, por el principio. Sin prisa. Con pausa. Carrera de fondo.

De todos modos, para los nerviosos, ansiosos o, simplemente, para los que necesiten achicar agua en su día a día quizás pensaría en poner foco inicialmente en el hábito de usar la lista “A la espera”.

Porqué usar la lista “A la espera” antes que cualquier otro hábito… si tienes prisa

Que quede claro: insisto en que si quieres aprender GTD bien, en el menor tiempo y esfuerzo posible, tienes que empezar por el principio. Despacito pero de manera constante. Pasos de bebé. Cayéndote…. y levantándote. Tenlo en cuenta.

Pero vayamos con la lista “A la Espera”:

  • ¿Cuántas veces te has encontrado con que alguien no te ha enviado algo que necesitas para continuar con tu trabajo?
  • ¿Cuantas veces alguien que se ha comprometido a solucionar una situación no lo ha hecho?
  • ¿Tienes que hacer seguimiento a algo porque el compromiso lo has adquirido tú?
  • ¿Te quejas de que la gente no te envía lo que te tiene que enviar a tiempo… ni en condiciones?

Para solucionar estas situaciones, GTD propone el uso de un hábito sencillo y una herramienta potente. El hábito es delegar y la herramienta es la lista de “A la Espera”.

Si usas ambos, gestionarás de manera eficaz las situaciones en las cuales la gente tiene un compromiso que cumplir contigo. No quiere decir que lo vayan a cumplir. Ni que lo hagan. Ni que te den prioridad. Simplemente tu harás un seguimiento proactivo en lugar de ser víctima. De eso se trata la producitividad para adultos.

Con el uso de la “lista A la Espera” entras en modo “mosca cojonera”. Sí. Es necesario. No te olvides que los demás no usarán GTD y por eso tienes que actuar así. Tú eres fiel a tus compromisos, los demás deben serlo y tú les vas a ayudar a ello… siendo “mosca cojonera”.

Resumiendo

  • Si quieres aprender GTD empieza por el principio y no busques atajos.
  • Si los buscas, sea cual sea la razón, trata de empezar por alguno de los hábitos de GTD que te sea sencillo de implantar para empezar a disfrutar cuanto antes de sus efectos.
  • Cuando hayas adquirido ese hábito, busca otro… si no estás convencido de aprender GTD desde sus orígenes. Pero vete convenciendo.
  • El hábito de delegar es sencillo de desarrollar y con buenos y evidentes resultados en tu día a día: tu harás menos, los demás más 😉
  • Se proactivo en ayudar a los demás a cumplir con sus compromisos hacia ti o relacionados contigo. Aquí no hay víctimas productivas y si las hay, ellas estarán en tu lista “A la Espera”.

En la siguiente entrada os contaré más sobre el hábito de Delegar y la Lista de “A la espera”. Además os contaré como la uso yo, por si os es de utilidad. Espero que sí.

De momento, apuntad en vuestra lista A la espera: “David 1208 – tiene que publicar en su blog el post donde comparte su experiencia en el uso de la lista A la Espera“.

Con esto, ya os doy una pista. 😉