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El email como excusa

Todo se pretende comunicar, pedir o informar por ese maldito gran invento.

Casi todo el mundo recela de él, quejándose de lo mucho que reciben pero agradeciendo, en silencio, el poder usarlo sin límites.

Tomó el control de las organizaciones hace años. Se fue introduciendo poco a poco, siendo aceptado por todo el mundo. Su facilidad de uso y la inmediatez de los resultados que aportaba cambió, para bien, la forma de trabajar. Y eso le dio el poder.

Un poder difícil de arrebatar a día de hoy. Muchos de sus más silenciosos y fervientes usuarios son también sus más públicos detractores. Incongruencias de la vida.

Creyendo erróneamente que el exceso de trabajo y el estrés es consecuencia suya, se busca el truco fácil o el “tip” de oferta para acabar con él, reducirlo al mínimo y mantenerlo, al menos, bajo control. Sin saber qué significa eso exactamente.

Pero lo cierto es que el email nunca ha sido, ni será, el problema de la falta de efectividad en las organizacionesPor mucho que interese que así sea. Una manera más de echar balones fuera sobre la responsabilidad de las personas de hacer lo correcto de manera efectiva.

Porque el verdadero problema es desconocer qué comportamientos y estrategias seguir para desenvolverse de manera efectiva en la realidad que se vive en las organizaciones… y esforzarse en ponerlas en práctica.

El cambio que ya ha llegado

Hace varias décadas, en pleno siglo XX, la práctica totalidad del trabajo se concentraba entorno a fábricas. Lugares donde los horarios estaban prefijados gracias a la previsibilidad del trabajo que se llevaba a cabo. Trabajos definidos donde la mayoría de las personas ejecutaban metódica y repetidamente su actividad. Actividades definidas previamente por unas pocas personas encargadas de pensar qué y cómo hacer las cosas. Todo gracias a un entorno previsible donde era posible, y muy productivo, organizarse de esa manera.

Era la época del trabajo industrial, un trabajo donde la mano del hombre era el recurso que se necesitaba (además de la maquinaria) para hacer avanzar la sociedad y la economía. Si pensaban bien unos pocos, era suficiente. El resto de personas, simplemente debían ejecutar. Este paradigma, como sabes, ha quedado en el pasado.

En la actualidad, esa mano del hombre que antes era imprescindible empieza a ser reemplazada por una mano más barata, más precisa y más productiva. La mano de obra robotizada. Y es sólo el principio.

Además, la responsabilidad de pensar en hacer bien las cosas correctas ya no puede quedar en manos de unos pocos. En pleno siglo XXI, es poco inteligente desaprovechar el talento de las personas. Por otro lado, éstas también deberían querer dejar a atrás ese cómodo rol de «hacer lo que me digan». A todo se aprende si hay disposición para ello.

El periodo de transición, desde ese mundo industrial y manual hacia la actual sociedad del conocimiento y sus nuevos profesionales, ya ha pasado. Sí, ha pasado. No es que esté pasando, es que ya hemos dejado atrás hace tiempo esas características del mundo laboral industrial.

Conviene remarcarlo porque, para algunos, no parece evidente. Aún quedan muchas organizaciones que se consideran innovadoras, modernas, reinventadas en la sociedad del conocimiento, …, pero en las que el antiguo ADN de épocas pasadas prevalece y rige el día a día.

Son organizaciones donde aún no se ha tomado consciencia de la necesidad de:

  • dejar definir el trabajo de la personas, porque son ellas mismas, con el conocimiento y la experiencia que acumulan quienes mejor saben y pueden hacerlo
  • permitir espacios para que las personas se responsabilicen de su trabajo y puedan pensar, usar el conocimiento para conseguir resultados
  • olvidarse de establecer horarios y lugares para realizar el trabajo, porque el trabajo, en muchos casos, ya puede hacerse desde cualquier momento y cualquier lugar
  • reducir, e incluso eliminar, estructuras jerárquicas que monopolicen la responsabilidad y dificulten el desarrollo de los profesionales, porque son ellos los que han de ser responsables ejecutando su trabajo con maestría y propósito
  • poner a las personas en el centro de la organización, pero de verdad y con hechos, no con titulares
  • despreocuparse por tratar de retener el talento y ocuparse de atraerlo, disfrutarlo, hacerlo crecer y, si llega el momento, dejarles ir y renovar el ciclo.

Afortunadamente, cada vez más personas con diferentes niveles de responsabilidad en las organizaciones, son conscientes de que es necesario hacer las cosas de manera diferente para conseguir resultados distintos.

Son personas que entienden que, en el fondo, una organización tendrá el nivel que puedan alcanzar las personas que la forman y que, para ello, deben dar a estas personas los recursos necesarios para alcanzar su mayor potencial.

Personas que entienden que es necesario aprender nuevas formas de trabajar en estos entornos donde falta tiempo para tanta información, todo es urgente y las cosas cambian demasiado deprisa.

Personas que asumen la responsabilidad y el compromiso de ayudar a sus organizaciones a mejorar su competitividad, y que saben que un factor clave para ello pasa por mejorar la efectividad de las personas.

Y en esta situación, comprenden que ayudar a las personas a ser más efectivas pasa por afrontar procesos de cambio centrados en ellas. Procesos que les ayuden a desaprender aquello que ha dejado de funcionar y de aprender nuevas formas de trabajar. Porque, recuerda, el cambio ya ha llegado.

Trabajo del conocimiento: adiós a la disciplina

Profesionales del conocimiento: Adiós disciplina

Resulta evidente que la autogestión es una competencia a desarrollar en los entornos complejos y en los tiempos líquidos que vivimos. Ya no podemos depender de otras personas para tomar nuestras decisiones y asumir responsabilidades. Reflexionando sobre qué puede ayudar a las personas a desarrollar una autogestión efectiva, he llegado a la conclusión de que hay un factor relevante para llegar a ese nivel óptimo de autogestión: la autodisciplina.

La disciplina y la autodisciplina son dos conceptos que pueden parecer lo mismo pero que realmente son diferentes. La disciplina es algo que se impone de manera externa a la persona. Por ejemplo, en el ejército se impone un régimen disciplinario por razones evidentes ya que acometer una orden de la jerarquía (factor externo) no puede quedar al criterio de quien la recibe. La autodisciplina, sin embargo, es algo que corresponde con un factor interno de la persona, quien se autoimpone algo porque quiere sin ningún control externo. Por ejemplo, proponerse y cumplir levantarse a una hora determinada corresponde a un factor interno de autodisciplina ya que la persona es la única responsable de hacerlo.

Confundir disciplina y autodisciplina puede tener un impacto negativo en la efectividad y desempeño de las personas.  En la actualidad, las organizaciones que fomentan la disciplina se posicionan en escenarios de mando y control altamente ineficientes. Estas organizaciones siguen funcionando en un modelo en el que unos pocos piensan (managers) y el resto de las personas ejecutan disciplinariamente (sin pensar). Esta situación hace que las personas no sean todo lo eficaces y eficientes que podrían ser, dejen de motivarse para pensar,  no aporten ideas y, en definitiva, no puedan alcanzar todo su potencial como profesionales del conocimiento. La disciplina es cosa del pasado.

En el trabajo tradicional, un buen profesional debía ser una persona disciplinada. Esto significa que ejecutaba las órdenes y los procedimientos que se le indicaban, con poca o nula opción para pensar sobre el trabajo que hacía. Por ejemplo, la gente tenía que levantarse pronto para arar el campo, tenía que llegar a una hora concreta a la cadena de montaje o tenía que seguir unas directrices concretas de manufactura. No cabía otra posibilidad que la de ser disciplinado y seguir lo que otros indicaban que había que hacer para ser considerado un buen profesional.

Sin embargo, en la actualidad las reglas del juego son diferentes para los profesionales del conocimiento, su efectividad y desempeño. El profesional del conocimiento ha de pensar y definir su trabajo, tomar decisiones eligiendo qué hacer y qué no hacer y responsabilizarse de las consecuencias de esas decisiones. Además, ha de ser capaz de gestionarse a sí mismo sin depender ni buscar excusas en el entorno (jefe, clientes, compañeros, familia,…).

Por todo ello, es necesario que el profesional del conocimiento sea consciente del papel que juega la autodisciplina en su trabajo y en su efectividad. Ya no puede permitirse una actitud pasiva, por muy disciplinada que sea, pues estará poniendo en riesgo su propia supervivencia profesional. Cuando hablamos de ser más efectivos y mejorar la efectividad, la autodisciplina juega un papel imprescindible. De hecho, sin autodisciplina es imposible llegar a unos niveles óptimos de efectividad. Porque no te confundas, para ser una persona más efectiva tienes que dejar a un lado la disciplina y comenzar a trabajar tu autodisciplina. Ten en cuenta que tu trabajo es tu responsabilidad.

Las organizaciones no entienden

Las organizaciones no entiendenLas organizaciones no entienden, a estas alturas, cómo ser verdaderamente productivas. Continúan dando palos de ciego, aferrándose a las últimas modas y tendencias para ser más eficientes sabiendo que no resolverán sus problemas.

Las organizaciones no entienden que las cosas no están cambiado, sino que ya han cambiado. Que el futuro para el que se quieren preparar, no es futuro sino presente. Que, si aún no han empezado a moverse, ya van tarde.

Las organizaciones no entienden que los procesos y la tecnología son importantes para su productividad, pero que hay algo más relevante y que tiene un impacto fundamental: la efectividad de las personas.

Las organizaciones no entienden que el management ha cambiado, que la gestión y la dirección de personas debe hacerse de una manera muy diferente a cómo se hacía antes.

Las organizaciones  no entienden que hay que implementar estructuras que fomenten la responsabilidad de las personas, porque sólo así podrán desarrollar la autonomía y la autogestión que es necesaria en el trabajo del conocimiento.

Las organizaciones no entienden que las personas han de comprometerse de manera genuina con su trabajo porque sólo mediante el verdadero compromiso se alcanzan resultados. Además la organización no podrá nunca gestionar ese compromiso porque comprometerse, o no, es algo que únicamente incumbe a las personas.

Las organizaciones no entienden que por mucho que busquen captar y retener el talento, que por mucho que implanten estrategias de comunicación 2.0 o por mucho que sigan definiendo al líder perfecto, que no existe, primero han de saber y entender qué es el trabajo del conocimiento.

Las organizaciones no entienden que el valor del trabajo de las personas no depende del número de horas que están presentes en la oficina, sino de su capacidad para aprender, pensar y tomar decisiones. En definitiva, de cómo apliquen su conocimiento para obtener resultados independientemente de dónde lo hagan.

Las organizaciones no entienden que las personas necesitan nuevas competencias para afrontar una nueva realidad. Las soluciones del pasado son inútiles en el presente.

Las organizaciones no entienden que han de innovar, ser valientes y aproximarse a lo desconocido, porque lo desconocido puede ser sinónimo de oportunidad. Se trata, en definitiva de entender qué hay que cambiar y cómo cambiarlo.

Las organizaciones no entienden que para ser productivas, necesitan que las personas que trabajan en ellas sean efectivas y sean felices. Porque las personas, en el trabajo del conocimiento, no necesitan productividad sino efectividad.

Y, al final de todo, me pregunto, ¿qué podemos hacer para que las organizaciones lo entiendan?.

Factores de productividad en el profesional del conocimiento

Brain WorkNadie duda que el trabajo ha día de hoy es diferente a cómo era hace 50 años. Pero también, la naturaleza del trabajo actual es diferente a cómo era hace 10 ó 15 años, ya que en los últimos tiempos se han producido cambios e innovaciones muy relevantes en la sociedad, en la economía y en la tecnología. Es un hecho incuestionable que el trabajo no sólo está cambiando, sino que ya ha cambiado. 

Estos cambios en la naturaleza del trabajo han dado lugar a un nuevo tipo de trabajador: el profesional del conocimiento. En este post reflexionaba sobre las características del trabajo al que debía enfrentarse este nuevo tipo de profesional: falta de evidencia en lo que tiene que hacer, ausencia de una actividad predecible en el tiempo y la necesidad inexorable de tener que dejar cosas sin hacer al tener más trabajo que tiempo para hacerlo.

Pero esas características no sólo afectan al tipo de trabajo al que se tienen que enfrentar los profesionales del conocimiento sino que, además, condicionan su productividad.  Como decía Peter Drucker, los factores que determinaban la productividad del trabajo del conocimiento son completamente diferentes a los factores que determinan la productividad del trabajo tradicional. En concreto, Drucker consideraba los siguientes cinco factores claves en la productividad del profesional del conocimiento:

  1. La definición de la tarea: la productividad del trabajador del conocimiento lleva asociada la necesidad de definir qué es lo que hay que hacer, siendo el propio profesional del conocimiento quien debe hacerlo. Esto es algo que no ocurría en el trabajo tradicional, donde el trabajo a realizar se definía (pensaba) en los niveles superiores y se implantaba en los niveles inferiores de las organizaciones, donde simplemente se ejecutaba.
  2. Necesidad de autogestión: el hecho de que el propio profesional del conocimiento tiene que definir qué trabajo debe hacer, cuál es la tarea concreta y cómo saber que puede darse por finalizada, implica un nivel de autogestión de si mismo que no era necesario en el trabajo tradicional. Por tanto, la productividad del profesional del conocimiento se verá condicionada por la efectividad en la autogestión personal.
  3. Innovación aplicada a la actividad: tanto en su capacidad para ejecutar como en su habilidad para definir adecuadamente su trabajo, los profesionales del conocimiento deben aplicar constantemente planteamientos de análisis, reflexión y mejora. Hay que responder a las necesidades existentes y adelantarse a las futuras. Aunque las cosas hayan cambiado ya, todo va a seguir cambiando y el tren de la innovación personal es un tren al que hay que subirse.
  4. Aprendizaje continuo: un nuevo tipo de trabajo implica necesariamente una nueva forma de trabajar. La capacidad de aprender y compartir conocimiento de los profesionales del conocimiento afectará directamente a su productividad debido a que tendrán que integrar nuevas formas de pensar, decidir y hacer.
  5. Calidad frente a cantidad: en el trabajo del conocimiento es posible hacer menos y obtener más. La calidad del trabajo, que vendrá determinada por la habilidad en la aplicación del conocimiento del profesional a la tarea, es la esencia de la productividad en el trabajo del conocimiento frente a la productividad medida por el volumen y la cantidad en el trabajo tradicional.

Los factores anteriores determinan la productividad del profesional del conocimiento e implican la necesidad de una nueva forma de trabajar. Esa productividad dependerá de la capacidad de los profesionales para aprender y desarrollar las competencias que demanda el trabajo del conocimiento. Una productividad que dependerá más de la propia persona que del entorno, donde la calidad será el elemento diferenciador y en la que residirá el verdadero valor de su trabajo.

Si las organizaciones quieren mejorar su competitividad y su productividad deben orientarse hacia nuevos enfoques acordes a las necesidades reales que se les plantean, abandonar cualquier estado de parálisis hibernación en el que se encuentren y comenzar a entender cuales son los verdaderos factores que determinan la productividad de los profesionales del conocimiento. Sólo así estarán en disposición de cambiar y recuperar el tiempo que ya han perdido.