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Efectividad personal: ¿Cuestión de superpoderes?

La gente que se preocupa sobre su productividad y efectividad personal parecen, a ojos de otros, diferentes. Destacan en sus entornos. Generan intrigas. Provocan suspicacias. Incluso, en ocasiones, despiertan ciertas envidias.

Parece que estas personas tienen superpoderes. Capacidades paranormales que les hacen comportarse como se comportan. ¿Tendrán la suerte de haber nacido con ellas?. Así cualquiera, claro…

Se acuerdan de todas las cosas. Tienen la costumbre de apuntarlo todo. Deben tener mala memoria. O, a lo mejor, es que no quieren usarla. El caso es que no se les pasa ni una, salvo que ellos decidan dejarla pasar.

Dedican tiempo a pensar. Sí, a pensar. Dedican el tiempo que haga falta. Parece importante. Les debe ir bien porque tienen muy claras las cosas que tienen que hacer… y también lo que no van a hacer.

Luego, escriben todas esas cosas en listas. Ni muchas ni pocas, simplemente las necesarias. Lo hacen así para tener todo bien organizado y saber dónde buscar lo que necesitan. Está bien pensado, la verdad…

Trabajan sobre lo que tienen anotado en esas listas buena parte de su tiempo y, cuando tachan algo de sus listas, su cara refleja una satisfacción digna de retratar.

Sí, también les surgen imprevistos. Pero, sinceramente, se les ve poco ahí. Será que sus jefes, sus clientes, sus colaboradores, su negocio,…, son una balsa de aceite. Debe ser eso. Seguro.

Por cierto, definen y escriben lo que tienen que hacer con un detalle que cualquiera que supiese leer sabría lo que hay que hacer. Es como si les gustase evitar pensar en lo mismo más de una vez. En el fondo, hay cierta vaguería en su forma de actuar.

Revisan al menos una vez a la semana todas sus listas, todo lo que tienen anotado,…, todo su sistema. Tiene sentido porque ningún sistema es fiable si no se revisa lo suficiente. Parece que saben lo que hacen.

Utilizan palabras como capturar, aclarar, organizar, revisar y hacer. Se refieren a ellas como hábitos sencillos de desarrollar al alcance de cualquiera. Habría que empezar a considerarlo, si cualquiera puede hacerlo…

Eligen qué hacer en función de con quién están, dónde están y qué tienen a mano. Eso les ayuda a elegir mejor qué hacer en cada momento. Claro, teniendo todo en esas listas eso parece fácil. Para colmo, tienen en cuenta sus niveles de energía y el tiempo disponible para afinar aún más la elección.

Su sensación de control sobre todo lo que tienen que hacer es completa. Trabajan con enfoque en las cosas y se han olvidado del estrés que provoca el no saber qué asunto va a explotar. Suena tan bien…

Al tener su mente más liberada de preocupaciones, recordatorios y cosas para hacer, afirman que tienen más y mejores ideas. Es posible que sea porque el cerebro está diseñado para eso y no para recordarnos qué tenemos que hacer. Entender cómo funciona nuestra mente parece que ayuda a relacionarnos mejor con nuestro entorno.

Hablan de que han recuperado su vida e, incluso, alguno tiene la osadía de iniciar nuevos proyectos que tenías pendientes. ¿Podrán hacer más cosas… y mejor?

Si lo piensas bien, todo lo anterior está muy lejos de ser algo parecido a superpoderes. Realmente son hábitos y competencias que se pueden aprender y desarrollar si se tiene interés, y necesidad, en cambiar y mejorar.

Porque lo cierto es que la gente que se preocupa por su productividad y efectividad personal no parecen diferentes. Son diferentes. Al menos de cómo fueron antes que empezase todo. Visto lo visto, merece la pena probarlo.

Qué puedes hacer para transformar las cosas con GTD

Imagen indicando la mejor elección

GTD es  una metodología bastante sencilla de adoptar y sobre la cual creo que hay demasiados mitos. Un ejemplo de esa sencillez es que en GTD puedes realizar únicamente 6 acciones con las cosas con las que tienes que relacionarte. Esto es relevante porque te permite limitar las opciones de decisión que podrías tomar con respecto a algo, lo que facilita las cosas. Realmente, esas acciones no son otra cosa que posibles decisiones que puedes tomar con respecto a algo cuando estás definiendo la forma en que te vas a relacionar con ello.

Las posibles decisiones que puedes tomar, expresadas en forma verbo de acción son:
  1. Eliminar
  2. Archivar
  3. Incubar
  4. Delegar
  5. Hacer
  6. Aplazar
Como usuario de GTD, una vez hayas aplicado el flujo de trabajo habrás tenido que realizar una de estas acciones con lo que hayas procesado. En algún momento habrás tenido que tomar la decisión de:
  1. Eliminarlo si has considerado que no va a servirte para nada ni puede serte útil en el futuro
  2. Archivarlo si ahora mismo no te es útil pero crees que puede serlo en un futuro y, además, no necesitas revisarlo con periodicidad
  3. Incubarlo si no vas a hacer nada con ello en este momento pero quieres revisarlo en el corto, medio o largo plazo
  4. Delegarlo en el caso de otra persona pueda o tenga que responsabilizarse o hacer algo con ello
  5. Hacerlo si vas a tardar menos tiempo en realizar lo tengas que hacer con ello que en organizarlo dentro de tu sistema de listas.
  6. Aplazarlo porque te va a llevar más tiempo hacerlo que incluirlo y organizarlo en tu sistema de listas
GTD es una metodología para tomar decisiones orientadas a resultados y disponer de 6 alternativas de decisión sobre los elementos con los que te relacionas te ayuda a ser eficiente en un entorno donde todo cada vez es más cambiante, difuso e impreciso. En tu caso, ¿cómo tomas decisiones que te ayuden a ser más eficiente?. ¿Qué te parece la propuesta que ofrece GTD en ese sentido?