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Acaba con los insectos de tu email

Por fin lo has conseguido. Intuyes que esa pequeña sensación de liberación que sientes sólo durará segundos. Eso que crees que te has quitado de encima, volverá. Más que intuir, lo sabes. Lo que has hecho, no es lo tendrías que haber hecho.

En lugar de pensar detenidamente qué es eso que te había llegado, de definir bien qué hacer y qué tenía que pasar para darlo por terminado, simplemente has reaccionado. Lo has querido poner en el tejado de alguien con la errónea sensación de que, así, era una cosa más que habías terminado.

Una reacción instintiva, primaria y, en cierto modo, alineada con una parte ancestral de nuestra evolución… como querer quitarse un insecto que molesta. Un insecto que, por más que le espantes una y otra vez, siempre acaba volviendo… más cabreado, más molesto, más insistente.

Entre todo tu trabajo hay multitud de esos insectos. En tu bandeja de email, especialmente. Son esas cosas que llegan, poco claras, parecen poca cosa, te molestan y con las que crees que no tienes que hacer nada. Si las ignoras o si te las quitas de encima sin pensar, persisten y vuelven con más peligro potencial.

Además, parece que unas llaman a otras. La bola se va haciendo más grande. Rápidamente tu bandeja se va llenado de todos esos insectos. Todo un enjambre.

Tratas de espantarlos, respondiendo rápido y sin pensar. Quieres quitártelos de encima para que no te molesten. Cuanto antes mejor, para poderte centrar en otras cosas. Pero, haciendo eso, sabes que esos insectos volverán. Y aún así lo haces, con la esperanza de que la persona a quien se lo envías te resuelva la papeleta y haga tu trabajo.

Grave error. Porque al tratar ese asunto así, siempre vuelve. Y cuando lo hace, te cabreas, te distrae y gastas energía, otra vez, con ese maldito insecto. Te cansa. Te agota.

Llega un momento, después de varios días de frustración y de comprobar que estás en un ciclo sin fin, en el que decides acabar con la situación de una vez. En lugar de reaccionar quitándotelo de encima, te paras a pensar y decidir qué vas a hacer. Vaya sorpresa…

Te lleva menos tiempo y esfuerzo de lo que creías, y tras vencer la pereza inicial, ya sabes qué es lo que hay que hacer. Entiendes qué tiene que pasar para que ese insecto se vaya y no vuelva. Ha sido tan fácil que te sorprende. Te vuelves a cabrear, pero esta vez por no haber hecho antes lo que tenías que haber hecho: pensar. Decides hacerlo con el resto, uno a uno. Sin prisa.

Ya sabes que una de las claves de tu trabajo está en pensar sobre las cosas. Incluso con esos insectos. Es cierto que no tienes costumbre de hacerlo, pero se puede conseguir. Te enseñaron, y aprendiste, a reaccionar poniendo los asuntos en el tejado de otra persona lo antes posible. No  importaba si hacías lo correcto y/o lo necesario. Daba igual. Reaccionar rápido, pensar poco y devolver cuantas más cosas mejor. Pero sabes que tu trabajo es mucho más que eso. De hecho, tiene poco que ver con eso.

La próxima vez que aparezca un insecto en tu email, en lugar de reaccionar ya sabes lo que tienes que hacer. Piensa y decide, sin prisa, qué hacer con ello y cómo hacer para que, una vez se vaya, no vuelva. La solución siempre es más sencilla y te llevará menos esfuerzo que pasarte el día tratando de espantarlos… inútilmente.

Cómo saber si algo requiere acción (I)

Child thinking

Uno de los mayores problemas para la efectividad personal es el voluntarismo. Querer hacer muchas cosas o tener la creencia de que debes hacer todo lo que te llega es un torpedo directo, que tú mismo te disparas, a la línea de flotación de tu efectividad personal.

Entiendo perfectamente la intención positiva del voluntarismo por hacer muchas cosas, y lo hago porque lo he sufrido durante mucho tiempo. Pero lejos de ser algo positivo, no es otra cosa que un grave error con consecuencias negativas en forma de estrés, frustración por no llegar a todo, sensación de descontrol, incumplimiento de compromisos, …

Una de las cosas que me ayudó a dejar de lado el voluntarismo por hacer muchas cosas fue aprender a distinguir realmente qué cosas requerían acción inmediata y qué cosas no requerían acción inmediata. Como usuario de GTD®, no conseguía sentirme completamente cómodo a la hora de responder a la pregunta “¿es accionable?” que plantea David Allen en el diagrama del flujo de trabajo a la hora de procesar. Sentía que me faltaban criterios para poder tomar un decisión correcta en el 100% de los casos.

No fue hasta que, en una conversación, José Miguel Bolívar me habló de los tres criterios que me podrían ayudar a identificar de la manera más objetiva posible si lo que estaba procesando requería acción o no requería acción. Me gustaría compartir contigo estos tres criterios, los cuales vienen descritos en detalle en el libro de José Miguel “Productividad personal – Aprende a libertarte del estrés con GTD®”, por si te fuesen de utilidad a ti también.

Primer criterio: ¿Tiene fecha objetiva o relación con fecha objetiva?

Como ya vimos, una fecha objetiva es una fecha que nos viene impuesta, bien sea por una persona o por el entorno. Es, en definitiva, una fecha que no nos hemos puesto nosotros.

Si una cosa tiene fecha objetiva o relación directa con una fecha objetiva, y puedes hacer ya algo con ello, entonces la respuesta a la pregunta “¿requiere acción?” es “sí”. La razón de ello es simple: existe el riesgo de llegar tarde a esa fecha.

Independientemente de lo cercana o lejana que esté esa fecha, si una cosa tiene fecha objetiva o relación con fecha objetiva, la decisión correcta y efectiva es hacer algo con ello. Muchas personas comienzan a trabajar en cosas que tienen fecha objetiva cuando dicha fecha esta ya muy cerca. Al actuar así, dejan pasar un tiempo muy valioso para haber realizado tranquilamente un trabajo que, posiblemente, tendrán que hacer con mayor presión, estrés y con riesgo de no terminar en plazo.

Te propongo que reflexiones sobre las situaciones que expongo a continuación y te plantees si requerirían acción inmediata o no. Puedes hacerlo siguiendo tus criterios actuales (si los tienes) y también aplicando el criterio de fecha objetiva para comparar resultados:

  • Entregar la declaración de hacienda
  • Presentar los resultados contables antes de final mes
  • Preparar el disfraz de tu hijo para su fiesta de cumpleaños
  • Comprar las entradas del concierto
  • Asistir a la reunión mensual de departamento

Utilizar el criterio de fecha objetiva es tan sencillo y evidente como potente de cara a mejorar tu efectividad personal. Si decides ponerlo en práctica comprobarás como nunca llegarás tarde a ninguno de tus compromisos y disfrutarás de una agradable sensación al saber que tienes controlado todo aquello con riesgo de llegar tarde.

En un próximo post veremos cuales son los otros dos criterios para poder decidir, objetivamente, si lo que estás procesando requiere o no requiere acción.