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Porqué lo llamas urgente cuando quieres decir compromiso

Logo con la palabra UrgenteEste es el último post de la serie de tres entradas que tenía previsto escribir sobre el papel que juega el concepto de compromiso y su gestión cuando hablamos de productividad y eficacia personal. En el primero de ellos vimos como era necesario aprender a manejar de manera eficaz los compromisos que adquirimos consciente o inconscientemente, con nosotros y con nuestro entorno. En el segundo post, hablábamos sobre cómo debemos proceder para ejecutar esos compromisos de manera eficaz y vimos que no era, en el fondo, tan complicado. En este tercer post, que reconozco no tenía previsto escribir hasta que recordé una conversación que mantuve hace un tiempo con Antonio José Masía, vamos a destrozar el mito de las prioridades.

Para la mayoría de las personas el día a día sigue marcado y guiado por lo urgente y por lo prioritario. Gestionar en función de lo urgente o prioritario es un despropósito que solo puede añadir complejidad, estrés y frustración en la consecución de tus objetivos porque, generalmente, vas a estar haciendo las cosas urgentes y prioritarias de otros y para otros.

La prioridad es un concepto claramente subjetivo, de manera que lo que puede ser urgente para unos no lo sea para otros y, en consecuencia, se genera una disonancia entre las diferentes partes que intervienen en el proceso de relación productiva que sólo puede solucionarse con el establecimiento de una “ejecución mandatoria”, impuesta desde los niveles superiores de la jerarquía organizacional con la frustración que ello genera para las diferentes partes.

Siempre que la relación con alguien se base, casi exclusivamente, en lo prioritario y urgente de sus acciones o peticiones, podemos identificar las siguientes líneas de mejora en su manera de proceder:

  • falta de perspectiva, a corto y a largo plazo.
  • ausencia de empatía o entendimiento del espacio productivo de la otra parte
  • diferencia o carencia de expectativas concretas de resultado
  • dejadez en la actuación, por diversas razones como falta de motivación, interés,…

Es cierto que en ocasiones las cosas surgen y ya está. No tengo nada que decir ante eso y en cierto modo es necesario que también haya espacio para ello, pero ese tipo de situaciones son comprensibles cuando son puntuales y no cuando son la norma. Si, en una organización, lo prioritario y urgente es la tónica general, puede ser una síntoma de que la organización está enferma y habría que ir al origen de las causas. Si, como persona, sientes que todo lo que haces es prioritario o urgente, o que tu vida personal o profesional se rige por esos parámetros, es hora de que empieces a escuchar con atención metodologías de productividad personal que puedan ayudarte a conocer que existen otras alternativas.

Lo que realmente te debería mover en la ejecución de tus actividades y acciones, así como en la consecución de tus proyectos y objetivos, es el compromiso que adquieres con las cosas. Por ejemplo, recibes la llamada de un cliente reclamándote con urgencia una valoración económica para un servicio. Suponemos que no es la primera vez que ocurre, de hecho es lo habitual, y como siempre te genera la duda de qué hacer. Entendiendo que la urgencia para tu cliente exista y sea real (recuerda que no deja de ser subjetiva) tienes, básicamente, tres decisiones posibles a tomar:

  1. No atiendes la “urgencia” y no haces nada
  2. Dejas lo que está haciendo y te pones a atender esa petición “urgente”
  3. Lo anotas para pensar después que quieres o que tienes que hacer con ello

Aunque no lo creas, cualquier decisión que vayas a tomar no lo vas a hacer en función de la urgencia o de la prioridad transmitida (lo que el cliente te dice), sino en función del compromiso que tienes o quieres adquirir con la situación. Si, por ejemplo, estás comprometido con algo como conseguir un buen nivel de satisfacción con tus clientes porque eso un área de responsabildad en tu trabajo, seguramente selecciones la segunda opción. Si tu cliente no te importa lo más mínimo, optarás por descartar su petición. O puede que no sea un cliente clave para ti y optes por aplazar la decisión de lo que vas a hacer.

En cualquier caso, lo que te mueve a la decisión sobre que acción vas a emprender no es la urgencia o prioridad, sino tu compromiso hacia la situación que lo origina o de la que forma parte. Por ello, deberías dejar de pensar y tomar decisiones en función de lo urgente o prioritario para tomar mayor consciencia de la naturaleza de los compromisos que adquieres y actuar en consecuencia. Deberías preguntarte porque lo llamamos “urgente” cuando queremos, en verdad, decir “compromiso”.

 

No necesitamos más tiempo

Varios relojesLa mayoría de la gente sigue pensando que para hacer todas las cosas que tiene que hacer, ya sean en el ámbito personal o profesional, lo único que necesitaría es tiempo y en general, la respuesta habitual es “tener más tiempo”. Antes de seguir leyendo, trata de responder a las siguientes preguntas en un breve ejercicio de reflexión:

  • ¿Qué necesitarías para alcanzar tus objetivos?
  • ¿Qué necesitarías para reducir tu nivel de estrés o ansiedad?
  • ¿Qué necesitarías para sentirte a gusto con lo que haces?
  • ¿Qué necesitarías para mejorar, día a día, en aquello que haces?  ¿Y en aquello que te gustaría hacer?

Estoy seguro, y por favor escribe en la parte de comentarios si he acertado o no, de que ninguno (o casi ningun) habéis llegado a la conclusión de que la respuesta a ninguna de ellas es “más tiempo”. Y si ha sido así, deberías de volver a reflexionar sobre ello, porque:

  • No necesitas más tiempo para alcanzar tus objetivos. Necesitas definirlos bien, reflexionar sobre ellos, visualizarlos cómo serían una vez conseguidos,…
  • No necesitas más  tiempo para reducir tu nivel de estrés o tu nivel de ansiedad. Hay mucha gente con mucho tiempo a su disposición con elevados niveles de ambas cosas.
  • No necesitas más tiempo para sentirte bien con lo que haces. Necesitas haber reflexionado sobre lo que haces, posiblemente sobre tu propósito, sobre lo que te gusta, sobre como haces las cosas,…, pero no necesitas más tiempo.
  • Tampoco necesitas más  tiempo para plantearte acciones de mejora en tu día a día. Necesitas identificar qué haces, cómo lo haces, para qué lo haces y definir qué quieres conseguir de manera que sepas si has conseguido esa mejora o no.

 

Seguimos creyendo que si tuviésemos más tiempo, conseguiríamos más cosas o haríamos más cosas. Realmente, el tiempo no se puede gestionar (te animo a que leas la definición de la palabra gestión y comprendas porque no se puede aplicar al concepto  tiempo). No puedes tener más o menos tiempo del que ya tienes ya que todos tenemos el mismo tiempo (24 horas al día) y por muy bien que creas que puedes  gestionarlo nunca podrías llegar a tener 25 horas, ni 23 horas en el caso de que lo hicieses mal (hace tiempo que trabajaba en desarrollar una maquina para viajar en el tiempo, pero me pareció más eficaz trabajar en mi productividad personal ;-)).

Sin embargo, lo que si podemos hacer es  gestionar lo que hacemos con el tiempo que disponemos. Puedes gestionar para qué utilizas tu tiempo (resultados), qué haces (acciones) y cómo las haces (proceso). Pero no puedes gestionar el tiempo ya que es una simple variable más, una circunstancia que puede condicionarte pero sobre la que no tienes decisión ni posibilidad de influir y por tanto no lo puedes gestionar.  Es por ello que en el trabajo del conocimiento  no tiene sentido hablar de “gestión del tiempo”, sino más bien de “gestión de la atención”. Si no lo ves, trata de responderte a la siguiente pregunta: ¿qué puedo hacer para tener más tiempo?. Realmente no podemos hacer nada. La anterior es una pregunta muy habitual que nos seguimos haciendo, generalmente cuando sentimos que no llegamos a realizar todo lo que queremos hacer.  Pero es una pregunta con trampa y tenemos tendencia a engañarnos a nosotros mismos para desentendernos de nuestras responsabilidades.

Y entonces, ¿qué podemos hacer? ¿Cómo podemos hacer más de lo que hacemos? ¿Cómo puedo evitar sentirme frustrado ante el número de cosas que tengo que afrontar? ¿Cómo puedo disfrutar de mis aficiones, hobbies, familia,…?. De momento, un primer paso es interiorizar que por mucho que intentemos gestionar mejor nuestro tiempo, no conseguiremos nada con ello porque realmente estaremos intentado hacer algo que no podemos hacer.

 

¿Control y Perspectiva?

Control y Perpectiva con GTDDice David Allen, autor de la metodología GTD,  que los principales ingredientes que necesitamos para conseguir que todo nuestro entorno personal y profesional funcione son el control y  la perspectiva. Si podemos aplicar, de manera eficaz, ambos conceptos a nuestro trabajo y a nuestra vida personal habremos llegado a un estado en el que el margen de mejora será escaso, ya que tendrás  claro que hacer (control) y tendrás claro para qué hacerlo (perspectiva).

Pero, ¿qué es control y qué es perspectiva?. Personalmente, entiendo el término control como el conjunto de hábitos que van a permitir tener orden, confianza, seguridad o tranquilidad. Perspectiva es lo que me da enfoque, orientación  y visión en lo que hago.

Tanto el control como la perspectiva son conceptos que está íntimamente relacionados, y uno de los errores más comunes que se producen en el uso de GTD es centrarse en el desarrollo únicamente de uno de ellos y dejar de lado al otro. La relación entre el control y la perspectiva es tan directo que olvidarnos de uno de ellos provocará un déficit a medio plazo en el otro que afectará a su vez al primero. Por ello, se debe trabajar sobre ambos elementos y de ahí que GTD sea considerado como una metodología holística de productividad personal.

Por ejemplo, si no tienes ordenado y colocada la ropa de tu armario, es posible que no puedas ponerte ese traje para la fiesta de aniversario. O si no tienes la seguridad en que todos los asuntos pendientes con tu cliente están avanzando satisfactoriamente, es posible que no puedas plantearle nuevas vías de colaboración. En ambos ejemplos, tener control te permitirá avanzar en la perspectiva. Personalmente, mi experiencia me dice que tiene efectos más inmediatos trabajar el control, porque te permite posteriormente abordar la perspectiva con mayor tranquilidad, seguridad y libertad. Sin embargo cuando he descuidado el eje de la perspectiva, he llegado a momentos de estancamiento e incluso a plantearme para qué estaba haciendo lo que estaba haciendo.

Tanto para trabajar el control como la perspectiva, GTD nos ofrece diferentes estados o pasos que debemos ir cubriendo secuencialmente. En el eje del control, tenemos 5 etapas, mientras que en el eje de la perspectiva tenemos los llamados 6 horizontes de enfoque. La interdependencia entre ellos es muy fuerte y descuidar alguno hará que el funcionamiento global de tu día a día se resienta.

Personalmente, esta combinación de ejes o enfoques me parece tan potente que he decidido usarla como nombre para este blog. Y es que, ya seas un alto directivo, un comercial estresado, una madre  preocupada, un creativo exitoso, una programadora infatigable o cualquier profesión que te imagines, tener control y perspectiva te ayudará, tanto en el día a día como en tu paseo hacia el futuro, tanto en lo profesional y en lo personal. Como dice Tom Robbins: “si no vas a manejar tu propio barco, no te sorprendas de lo poco adecuado que es el puerto donde estás amarrado”.

Nota: imagen cortesía de Edgar Barany en Flickr