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Aclarar en #GTD: pensar y tomar decisiones

Persona mirando hacia su cerebro que se ve, simbolizando que hay que utilizarlo

Pensar y tomar decisiones son características principales que definen a los profesionales del conocimiento. Funciones imprescindibles para determinar la verdadera aportación de valor de tu trabajo y que influyen directamente sobre tu efectividad personal.

Como profesional del conocimiento, debes definir la tarea que vas a hacer. Algo que Peter Drucker ya decía cuando hablaba de las diferencias entre el trabajo manual y el trabajo del conocimiento: “en el «trabajo manual» la tarea es evidente mientras que en el «trabajo del conocimiento» hay que definirla”.

Como ya sabes, GTD® es el nuevo estándar en productividad personal. Una metodología que ayuda a mejorar la efectividad de los profesionales del conocimiento. Profesionales como tú.

GTD® propone nuevos hábitos y una manera diferente de trabajar adaptada a las necesidades actuales. Uno de esos hábitos principales es el de «aclarar» todas las cosas que previamente has capturado porque han llamado tu atención.

Definir tu tarea

Para Peter Drucker, la productividad del trabajador del conocimiento exige que hagamos la pregunta «¿Cuál es la tarea?». El objetivo de esta pregunta es definir cuál es el trabajo que debes hacer y, para definirlo, es imprescindible pensar y decidir.

En «Organízate con eficacia», David Allen dice que antes de organizar algo que está incompleto debes capturarlo y aclararlo. Una vez hecho esto, ya puedes organizar las acciones que habrás de hacer basándote en las decisiones has tomado.

Por tanto, antes de poder organizar tus asuntos tienes que aclararlos. El hábito de «aclarar» en GTD® consiste en:

  • Preguntarte qué es cada uno de los elementos capturados, para transformarlos en algo que tiene significado para ti
  • Decidir qué vas a hacer con cada uno de esos elementos. Algunos requerirán acción y otros no.
  • Para aquellos elementos sobre los que hayas decidido qué vas a hacer algo, pensar cuál es la siguiente acción que te va a permitir avanzar y, si tiene sentido, cuál es el resultado deseado que deseas alcanzar en ese asunto
  • Continuar este proceso con todos los elementos de la bandeja de entrada, hasta vaciarla

Resumen

Cuando hayas completado el paso de aclarar, habrás vaciado tus bandejas de entrada, pensando sobre las cosas que había en ellas, dotándolas de significado y tomando decisiones al respecto.

Tendrás un conocimiento absoluto sobre qué tienes que hacer y qué no tienes que hacer, lo que te ayudará en el proceso de conseguir sensación de control y poder trabajar con enfoque.

 

Deja de que tu bandeja de email se llene

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Sí, deja que tu bandeja de email se llene. No me he vuelto loco, aunque tendría razones para poder hacerlo. Me imagino vuestras incrédulas caras y puedo suponer lo que estará pasando por esas cabecitas productivas. Cosas, por ejemplo, como:

  • “Perdona. Tú, que llevas más de 6 años usando GTD®, ¿vas y me dices eso ahora?”
  • “¿Precisamente uno de los objetivos de GTD® no era tener las bandejas de entrada vacías?”
  • “¿Después de que he desarrollado e interiorizado el hábito de procesar de manera productiva mi email, ahora ya no tengo que hacerlo?”
  • “¿Es la nueva moda productiva cool?. ¿Dejar que el email reviente?”
  • “Voy a dejar de leer este post, que éste no sabe de lo que escribe…”

Antes de irte, espera un momento. Todo esto viene al hilo de una conversación con un amigo. Me comentaba que había días en los que era imposible dejar vacía la bandeja de email. Y cuando lo conseguía, rápidamente volvía a llenarse. Nunca conseguía dejar la bandeja vacía. ¿Nunca?. Nos montamos unas películas con nuestras creencias que no veas.

Por si no lo sabías, tu trabajo no consiste en el leer el email. De la misma manera, ser una persona productiva tampoco consiste en vaciar la bandeja de email… y mantenerla vacía. De hecho, vaciar la bandeja de email es muy fácil: seleccionas todos los emails, le das a «Eliminar» o «Borrar» y ya la has vaciado. Objetivo cumplido, ¿verdad?. Va a ser que no.

Tú sabes que no se trata de eso. Si queremos mejorar nuestra productividad personal ganando confianza y tranquilidad en lo que hacemos, tenemos que procesar los emails de nuestra bandeja de entrada (y en general, las cosas de cualquier bandeja de entrada). Es cierto, que hay que procesar todos los emails que tengamos en la bandeja y que, al terminar, la dejaremos vacía.

Pero vaciar la bandeja es una consecuencia, no un objetivo. Cuando se da esa situación de tener la bandeja de email vacía, sentimos esa sensación de control sobre todo y todos. Incluso te imagino mirando humildemente por encima del hombro  y con el pecho hinchado como un pavo a tus compañeros. Una mirada presumida de quien sabe que tiene algo que los demás no tienen. De quien sabe que ha conseguido algo que lo demás creen imposible. Sí. Tu bandeja de entrada es la única que, probablemente, esté vacía en ese momento en toda la oficina. Reprimes las ganas de gritarlo en voz alta y mostrar tu pantalla en blanco a todos.

Pero esa euforia puede desaparecer rápidamente. Has metido un gol en el minuto 89 y te han empatado en el 91. Sí, me pongo metafórico porque ahora en casa hay dos nuevas aficiones: el fútbol y los Pokémon. No os voy a desvelar cuál es la mía. Pero volvamos al tema que me distraigo. La cuestión es que, al poco tiempo de tener tu bandeja impoluta y vacía, vuelven a entrar emails.  Y de qué manera, ¿verdad?. Menos mal que no has dicho nada antes a tus compañeros.

¿Qué haces ahora?. ¿Sigues procesando todo lo que entre hasta volver a dejar la bandeja vacía?. ¿Te enfrentas a ese tsunami constante de emails?. Es posible que aparezcan dudas de para qué procesar, para qué pensar y decidir. Al final, volvemos a estar igual. Como el hamster en la rueda. La bandeja deja de estar en blanco para llenarse de nuevos correos que te susurran “abremé y leemé”. Como le cantaban las sirenas a Ulises en su regreso hacia Ítaca. Bueno, parecido.

No te preocupes. Resiste y deja de que tu bandeja se llene. Sí. Es lo que os decía antes intencionadamente. Deja que se llene porque tu trabajo no es vaciar el email. Tu trabajo consiste en aportar valor en lo que haces, y el valor lo aportas pensando, decidiendo y haciendo bien lo que tienes que hacer.

Si ya has procesado tu email, cierra tu bandeja. Seguro que tienes muchas acciones en tus contextos que puedes hacer y tachar. Ponte con ello y avanza.

Y mientras deja que la bandeja de email se llene porque tú, que sabes y usas GTD®, sabes que tienes todo lo que necesitas para volver a dejarla vacía cuando quieras. Eres tú, con GTD®, quien mantiene tu email bajo control. Así que deja de preocuparte y deja que la bandeja de email se llene.

Y entonces llegó ella

Niño sorprendido

Sigilosa. Oculta entre el resto de temas.

Inesperada. Desconocida. Alarmantemente sobrecogedora cuando llegas.

Tremenda en tu forma y preocupante en tu efecto. ¿Qué me traes?. ¿Quién te creado?. ¿Cómo has aparecido?. ¿Para que vienes y te apareces de esta manera?

Tengo que buscar al culpable. Siempre lo hay. Cuando lo encuentre, tomaremos medidas porque no se pueden soltar tus cadenas sin esperar consecuencias. Pero antes, tengo que atenderte. No te puedo dejar desamparada. Sola. Desbocada.

Tengo que darte el cariño que mereces y que algún incompetente, probablemente de forma inconsciente, no te dio en su momento. Por eso estás aquí, querida Urgencia.

Yo me ocuparé de ti. Porque he aprendido a tratarte. He aprendido a capturarte, a aclararte, a organizar lo que me traes para luego revisarlo y hacerlo.

De hecho, si lo hubiese hecho en su momento, no te habría conocido. Ahora me acuerdo de dónde saliste, querida Urgencia. Ya no tengo que buscar más. Yo soy tu creador. Ya no tengo que buscar excusas fuera.

Hace unas semanas, venías escondida en aquel email que no procesé bien. En su momento lo dejé pasar, creyendo que me acordaría de lo que tendría que hacer. Pero no fue así, y desde entonces, te fuiste gestando poco a poco sin yo ser consciente.

Maldita sea. Si hubiera procesado bien aquel inofensivo email. Quién sabe si lo habría incubado, quién sabe si lo habría eliminado, quién sabe si lo hubiese trasformado en un proyecto con sus clarificadoras y ejecutabes siguientes acciones,… quién sabe. Probablemente  no te habría conocido.

Pero no lo hice. Me fie de tu aliada, querida Urgencia. Me fie de mi memoria. Maldita memoria que me impide mantenerte a raya porque es limitada y selectiva. Memoria subjetiva y emocional. Sí, tu aliada, querida Urgencia.

Da igual lo que dejé de hacer. Ya da igual. Me queda el daño colateral y los aprendizajes. Ahora sé que tengo que procesar correctamente todos mis asuntos para evitar invocarte, aunque sea de manera inconsciente,  y que vuelvas a aparecer. Ahora sé, también, que mi memoria no es una buena influencia para ti, porque te da esperanzas para que vuelvas.

Sé que será inevitable que en algún momento vuelvas a aparecer, porque es tu naturaleza. Pero, al menos, yo no te crearé de nuevo. Porque, no te ofendas, prefiero verte muy de vez en cuando a que seas mi constante compañera de viaje.

Conozco lo que tengo que hacer para tenerte lejos de mi. A partir de ahora, querida Urgencia, serás de otro.

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Cómo saber si algo requiere acción (I)

Child thinking

Uno de los mayores problemas para la efectividad personal es el voluntarismo. Querer hacer muchas cosas o tener la creencia de que debes hacer todo lo que te llega es un torpedo directo, que tú mismo te disparas, a la línea de flotación de tu efectividad personal.

Entiendo perfectamente la intención positiva del voluntarismo por hacer muchas cosas, y lo hago porque lo he sufrido durante mucho tiempo. Pero lejos de ser algo positivo, no es otra cosa que un grave error con consecuencias negativas en forma de estrés, frustración por no llegar a todo, sensación de descontrol, incumplimiento de compromisos, …

Una de las cosas que me ayudó a dejar de lado el voluntarismo por hacer muchas cosas fue aprender a distinguir realmente qué cosas requerían acción inmediata y qué cosas no requerían acción inmediata. Como usuario de GTD®, no conseguía sentirme completamente cómodo a la hora de responder a la pregunta “¿es accionable?” que plantea David Allen en el diagrama del flujo de trabajo a la hora de procesar. Sentía que me faltaban criterios para poder tomar un decisión correcta en el 100% de los casos.

No fue hasta que, en una conversación, José Miguel Bolívar me habló de los tres criterios que me podrían ayudar a identificar de la manera más objetiva posible si lo que estaba procesando requería acción o no requería acción. Me gustaría compartir contigo estos tres criterios, los cuales vienen descritos en detalle en el libro de José Miguel “Productividad personal – Aprende a libertarte del estrés con GTD®”, por si te fuesen de utilidad a ti también.

Primer criterio: ¿Tiene fecha objetiva o relación con fecha objetiva?

Como ya vimos, una fecha objetiva es una fecha que nos viene impuesta, bien sea por una persona o por el entorno. Es, en definitiva, una fecha que no nos hemos puesto nosotros.

Si una cosa tiene fecha objetiva o relación directa con una fecha objetiva, y puedes hacer ya algo con ello, entonces la respuesta a la pregunta “¿requiere acción?” es “sí”. La razón de ello es simple: existe el riesgo de llegar tarde a esa fecha.

Independientemente de lo cercana o lejana que esté esa fecha, si una cosa tiene fecha objetiva o relación con fecha objetiva, la decisión correcta y efectiva es hacer algo con ello. Muchas personas comienzan a trabajar en cosas que tienen fecha objetiva cuando dicha fecha esta ya muy cerca. Al actuar así, dejan pasar un tiempo muy valioso para haber realizado tranquilamente un trabajo que, posiblemente, tendrán que hacer con mayor presión, estrés y con riesgo de no terminar en plazo.

Te propongo que reflexiones sobre las situaciones que expongo a continuación y te plantees si requerirían acción inmediata o no. Puedes hacerlo siguiendo tus criterios actuales (si los tienes) y también aplicando el criterio de fecha objetiva para comparar resultados:

  • Entregar la declaración de hacienda
  • Presentar los resultados contables antes de final mes
  • Preparar el disfraz de tu hijo para su fiesta de cumpleaños
  • Comprar las entradas del concierto
  • Asistir a la reunión mensual de departamento

Utilizar el criterio de fecha objetiva es tan sencillo y evidente como potente de cara a mejorar tu efectividad personal. Si decides ponerlo en práctica comprobarás como nunca llegarás tarde a ninguno de tus compromisos y disfrutarás de una agradable sensación al saber que tienes controlado todo aquello con riesgo de llegar tarde.

En un próximo post veremos cuales son los otros dos criterios para poder decidir, objetivamente, si lo que estás procesando requiere o no requiere acción.

 

Derribando barreras al procesar tu trabajo con GTD

Breaking barriers

 

En el post de la semana pasada, reflexionaba sobre cómo el uso de un lenguaje nebuloso a la hora de especificar y definir tus acciones hacia que tu capacidad para organizarte y ser eficaz se viese afectada negativamente. Veíamos, también, que la principal herramienta con la que contamos para abordar ese proceso de clarificación es tener el hábito de pensar acerca de lo que es aquello sobre lo que queremos hacer algo. Usar un lenguaje detallado, concreto y claro nos ayudaba a afrontar esa acción con más energía, claridad y eficacia, y sobre todo nos ayuda en el proceso de selección de las cosas que hacemos.

En mi experiencia como usuario de GTD, el principal problema al que nos enfrentamos a la hora de tratar de aclarar (transformar en tangible lo intangible, lo indefinido en definido) algo que hayamos recopilado es que no estamos acostumbrados a pensar. Ni más ni menos. Esta afirmación tan categórica es tan cierta como que la responsabilidad de no hacerlo en nuestra y no del entorno en el desarrollamos nuestra actividad. Derivar la responsabilidad de no pensar a esos falsos “ladrones de tiempo” que son las interrupciones, la cantidad de cosas por hacer, la ausencia de tiempo, …, no es más que querer seguir quedándote detrás de la barrera a la hora de afrontar el reto de poner a funcionar tu mente en lo que es realmente buena.

¿Cuáles son algunos de los principales problemas que los usuarios de GTD pueden encontrar a la hora de pensar sobre sus elementos recopilados?. ¿Qué factores o barreras debes identificar, para solucionar, como potenciales problemas cuando afrontes la fase de procesar para transformar tus “cosas” en “acciones”?. Obviando las subjetividades inherentes a cada persona, podemos identificar de manera objetiva las siguientes:

1.) La prisa: motivada por esos equivocados niveles de autoexigencia que muchas veces nos imponemos, querer hacer mucho no es condición necesaria ni suficiente para hacer más, y mucho menos para hacer mejor. En muchos casos, creemos que vaciar una bandeja de entrada es el objetivo de la etapa de procesar, pero realmente el objetivo de la etapa de procesar es vaciar tu bandeja de entrada pensando qué es y qué tienes que hacer con cada uno de sus elementos. Porque mover una cosa indefinida de un sitio (bandeja de entrada) a otro (una lista de acciones) no te aportará ningún valor si la indefinición continúa existiendo. Porque en GTD, procesar es “transformar” las cosas no “cambiar las cosas de sitio”

2.) No tener el hábito de pensar en definir las cosas: cualquier metodología de productividad personal pasa por adquirir una serie de hábitos y GTD no es diferente en eso (aunque si lo es en la naturaleza de los hábitos con respecto a otras metodologías). Desarrollar un hábito conlleva esfuerzo (¡¡un palo!!) y, curiosamente, cuando se habla  de mejorar la organización y eficacia se suelen demandar resultados inmediatos y cualquier cosa que lo impida es utilizado como argumento en contra del funcionamiento real y aplicación de la metodología. Pensar en definir tus cosas es un hábito, y como cualquier hábito al principio has de desarrollar la capacidad consciente de hacerlo.

3.) No saber plantearse las preguntas adecuadas: relacionado con lo que comentaba antes de “no saber pensar”, el no conocer qué tenemos que hacer es motivo de parálisis en la ejecución (y para ser eficaz, tienes que “hacer”). La buena noticia es que a pensar también se aprende, y a pensar en aclarar tus cosas en GTD se aprende de manera sencilla siempre que lo enfoques desde la perspectiva del desarrollo del hábito. Porque pensar no es más que hacerte determinadas preguntas, como por ejemplo:

  • ¿qué significa esto para mí?
  • ¿qué tengo o quiero hacer con ello?
  • ¿qué tiene que ocurrir para que pueda darlo por finalizado?
  • ¿cuál es la próxima acción física que debo realizar y qué o quién necesitaría para hacerlo?

En este punto, es importante desarrollar el hábito de visualizar el resultado que buscamos y lo que tiene que pasar para que eso sobre lo que estamos pensando quede transformado.

4.) No querer plantearse las preguntas adecuadas: una vez que hemos entendido que las prisas no nos ayudan en nuestro proceso de mejorar la organización y eficacia personal, que aceptamos que es posible crear una serie de hábitos para pensar de manera eficaz a definir nuestras acciones y que sabemos cómo hacerlo y qué preguntas utilizar para ello, solo queda “vencernos a nosotros mismos”. Por diversos motivos (pereza, ausencia de interés en afrontar responsabilidades, creencias limitantes, …) en ocasiones evitamos, de manera consciente, pensar en definir nuestras acciones de forma detallada. Ante esto, creo que lo más inteligente que puedes hacer es darte la oportunidad de “probar” la diferencia entre pensar y no pensar en tus cosas, y ver que ocurre en tu día a día en una situación y otra. Si ya sabes lo que es y las consecuencia que tiene “no pensar”, prueba a “pensar” y vive lo que es y las consecuencias que tiene. Luego, tú eliges.

Las barreras a la hora de pensar en el etapa de procesar pueden ser diversas, y todo el mundo en algún momento u otro de la etapa de aprendizaje de GTD se enfrenta con ellas. Para ciertas personas, algunas de las barreras serán más complicadas de solventar que otras, a otros les llevará más tiempo tomar conciencia de ellas y para otros serán incluso invisibles. Pero lo importante es saber identificar cuándo estamos ante una de esas barreras que nos impiden pensar de manera eficaz en definir nuestras acciones, cómo poder solventarlas y cómo continuar con el proceso genuino de GTD, porque de lo contrario estarás construyendo su sistema GTD sobre un castillo de naipes. Recuerda que pensar en GTD es “transformar” lo indefinido e intangible en algo concreto, detallado y “consegible”.

 

PD: vaya mi agradecimiento para  José Miguel BolívarJesús Serrano por sus aportaciones en forma de ideas al post 😉