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Contra el vicio de tachar, la virtud de pensar… con GTD

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Está demostrado que lo que nos gusta cuando nos enfrentamos a una lista de tareas o acciones incompletas es comenzar a tachar aquellas que hemos ido completado. En alguna ocasión he escuchado a José Miguel Bolívar decir que “el cerebro es un puñetero al que le encanta tachar cosas pendientes por hacer. Es un yonki del tachado“.

Hacer listas de cosas, tareas, proyectos o acciones pendientes está muy bien. De hecho, es uno de los pilares en los que se basa GTD. El asunto no está en hacer o no hacer esos listados, sino en cómo los haces y cómo los manejas. Porque no es lo mismo ver en tu lista: “confirmar oferta cliente X” que “llamar al cliente X para preguntarle si ha recibido la oferta, su impresión sobre la misma y qué próximas acciones cree que podríamos emprender“. Es habitual caer en el error de pensar que no es necesario definir con tanto detalle lo que vas a anotar porque:

  • Crees que cuando leas lo que has anotado, aunque sea indefinido (“confirmar oferta cliente X”), te acordarás de lo que tenías que hacer
  • Tardas más en escribir el detalle completo de la frase que si únicamente pones algo más “sintentizado”
  • Piensas: “si tengo pocas cosas en mis listas, ¿para que lo voy a definir con tanto detalle?“. O la versión “extendida”: “si tengo un montón de cosas en mis listas, ¡no puedo detallar todo!

Los tres casos anteriores son las habituales justificaciones que se pueden escuchar cuando se cuestiona a las personas sobre la razón por la que usan un “lenguaje nebuloso” a la hora de definir su trabajo. Todas están basadas en falsas creencias subjetivas que inciden directamente sobre los problemas de organización y eficacia de la gran mayoría de las personas en nuestra sociedad actual.

Cuando escribes algo en ese lenguaje nebuloso es porque no tienes claro cuál es el significado de lo que, esa cosa que previamente has anotado, tiene para ti. Por ejemplo, si alguien dice que para él “confirmar oferta cliente X” es algo suficientemente claro, es legítimo cuestionarse esa afirmación al no identificarse por ningún lado:

  • ¿Cuándo va a saber si esa oferta está confirmada o no?
  • ¿Cómo va a saber que es así?
  • ¿Él tiene que confirmar al cliente X o el cliente X confirmarle a él?
  • ¿Para qué quiere confirmarla?
  • …..

Al final se trata de aclarar qué es lo significa eso y anotar detalladamente lo que tiene ser realizado, y para ello debes hacerte determinadas preguntas básicas que te ayuden en el proceso. Es aquí donde suele entrar el segundo de los puntos que veíamos anteriormente: “pero es que así, voy a tardar mucho es escribir lo que tengo que hacer”. Aquí la respuesta es si y no. Es sí, porque es evidente que no tardas los mismo en escribir algo indefinido que algo definido. Pero la diferencia no viene del tiempo de escritura, sino del tiempo que inviertes en pensar qué es esa cosa y qué tienes que escribir para que sea algo detallado, concreto y tachable. La principal diferencia entre algo escrito en lenguaje nebuloso y algo en lenguaje concreto viene de ese proceso de pensar (lo que en GTD se conoce como aclarar o procesar). Y ese proceso de pensar es un “simple” hábito, que como tal se puede entrenar con un poco de constancia. Es posible que al principio puedas tardar unos segundos en aclarar con detalle qué significado tiene para ti lo que tienes delante y qué acción tienes que acometer, pero con la práctica lo llegarás a hacer de manera instintiva y natural, momento en el cual esa preocupación por el tiempo que tardas en escribir algo nebuloso respecto a  algo concreto habrá desaparecido y, además, tendrás elementos 100% tachables en tu lista de acciones.

Y hablando de la lista de acciones nos encontramos con el tercer punto, que está relacionado con el número de elementos de la lista. Si tienes pocos elementos puedes pensar que no es necesario detallar lo que tienes que hacer. En mi experiencia aquí pueden aparecer dos problemas. El primero, relacionado con el número en si mismo ya que si eres una persona que trabajas en proyectos propios o ajenos, tienes familia, aficiones, …, seguro que tienes muchas cosas que quieres o tienes que hacer (en GTD se habla de no diferenciar entre lo profesional y lo personal, pero ya hablaremos de eso en otro momento), pero que nos las tengas apuntadas porque no hayas vaciado tu mente. Moraleja: si tus listas de acciones tienen relativamente pocos elementos igual deberías plantearte si todo lo que tienes que hacer está realmente en esa lista. El segundo asunto relacionado es que si suponemos que todo lo que tienes que hacer está en esa lista, ¿por donde crees que vas a empezar?. ¿Por aquello que lees y no sabes muy bien qué es o por aquello que te dice claramente qué es y lo que tienes que hacer?. Si dejamos al margen los falsos mitos de la importancia y la urgencia, siempre vas a empezar por lo que es más sencillo de ejecutar y de tachar, y para ello tiene que estar lo suficientemente definido.

Definir qué son las cosas, qué significan para ti, qué quieres o tienes que hacer con ellas y, en definitiva, pensar en las cosas es uno de los pasos más diferenciales que aporta GTD en su proceso del flujo de trabajo y el más crítico para obtener una eficiente implementación de la metodología. Si realmente quieres mejorar tu organización y eficacia personal, tienes que empezar por aclarar todo lo que tienes que hacer y dejar claro a tu “yo” del futuro qué tiene que hacer para ir completando y tachando las acciones de sus listas.