Archivo de la etiqueta: productividad centrada en personas

#efectividad2017: Mis compañeros creen que tengo superpoderes

 

En el post de hoy, publico la cuarta de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando en 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy tengo la satisfacción de entrevistar a David Jodra, responsable del Área de Proyectos de Tyntec, emprendedor y con más de 13 años de experiencia en el sector de las tecnologías de la información.

Conozco a David desde hace tiempo, cuando coincidimos en “épocas profesionales pasadas”, y me siempre me llamó la atención su proactividad para conseguir resultados, su nivel de compromiso, las ganas de aprender y la búsqueda permanente del equilibrio entre las diferentes áreas de su vida.  

En esta entrevista, David nos cuenta cómo conoció la metodología GTD®, su experiencia de aprendizaje y como la efectividad personal ha pasado a formar parte de su vida. Espero que la disfrutes tanto como yo.

David, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Después de 5 años trabajando como ingeniero, en 2009 me encontré en una posición de manager en la que el número de tareas se multiplicó exponencialmente y mi anterior sistema de organización iba a explotar. Debía hacer algo, si no el estrés acabaría conmigo.

Pasé horas investigando por Internet, hasta que encontré algo que se llamaba GTD®, que me convenció.

Lo iba haciendo a mi manera hasta que hasta que mi amigo David Sánchez me habló del libro de David Allen y me introdujo de lleno en el mundo de la efectividad personal. Y, a partir de este momento, GTD® se convirtió en una pieza imprescindible de mi vida, tanto personal como profesional.

¿Cómo fueron tus ‘primeros días’ al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Inicialmente, GTD® era para mi un simple sistema de listas, un “apoyo”. Era muy útil, pero me decía a mi mismo que nunca iba a pasar mucho tiempo solo actualizando mi sistema de organización.

Pese a ello, inconscientemente cada día dedicaba más tiempo a la gestión de GTD®, hasta darme cuenta de que era una inversión: el trabajo productivo era cada vez más rápido y efectivo. No era solo un sistema de listas, era mucho más: me permitía ser 100% productivo en cualquier contexto.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

No solamente me “caí del vagón” varias veces, sino que en algunos casos hasta me pasó el tren por encima.

Cuando no era constante en mi sistema de organización, perdía su utilidad, y llegué a abandonar el sistema durante meses. Luego el estrés regresaba y me ponía a correr hasta atrapar nuevamente el tren.  

La parte positiva es que cada caída vino acompañada por una mejora del sistema, cambiando los puntos débiles que me impedían ser constante por otros más óptimos.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

En 2014 tomamos la decisión de mudarnos la familia entera de Madrid a Alemania, con dos niños muy pequeños (1 y 3 años). Aparte de empezar en un trabajo nuevo, debía reconstruir mi vida familiar: guardería para los niños, encontrar vivienda, acostumbrarme a un idioma y una cultura distintos…

El nivel de exigencia de lo que tenía por delante era muy alto, por lo que decidí pegarme al 100% a mi GTD®, para que la mente no me bloqueara ante la complejidad. Aunque GTD® no haga milagros, mejoró la efectividad, redujo el stress y me dio grandes resultados en este proceso.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

Me ha enseñado a pensar de forma más ágil. Cuando tengo un proyecto largo y complejo – personal o profesional –  solo necesito desglosar la siguiente tarea y en cuanto tengo un rato libre ejecutarla sin interferencias, lo que se traduce en mayor efectividad.

Esta actitud genera una sensación de seguridad y confianza que reduce el estrés tanto en mi mismo como en la gente que me rodea.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Hay los que me ven como un “friki” y los que demuestran interés y curiosidad. No me suelo encontrar medias tintas. Por suerte, los segundos suelen ser más que los primeros 🙂

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Tras unos años de utilizar GTD®, quise mejorar mi sistema de organización añadiendo las perspectivas de las que habla David Allen en su libro. Cómo había muy poca documentación al respecto, me puse a hacerlo a mi manera, intentado desglosar los propósitos de la vida: ¿para qué estoy en este mundo?

El hábito de priorizar o incluso descartar las tareas de acuerdo a los propósitos que me he definido en la vida me llevó a otro nivel de productividad: se redujeron enormemente los proyectos empezados y no acabados, ya que todo proyecto y sus tareas deben pasar por el filtro de si realmente están alineados con mis propósitos.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Muchas veces mis compañeros creen que tengo superpoderes, no se me olvida nada y ejecuto las tareas de forma muy rápida.

Cuando les cuentas el “secreto” de los superpoderes, suelen interesarse por cómo funciona realmente GTD®. Incluso en mi trabajo me pidieron si les podía hacer una clase de GTD® para todo el departamento, que también querían aprenderlo. Aprender estos hábitos de efectividad personal son muchos años de voluntad y práctica, aunque la clave es despertar esta curiosidad para empezar.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

Un hábito muy importante para mí es apuntar cualquier tarea que me venga a la cabeza, en cualquier momento y en cualquier lugar. Es un “outsourcing” de pensamientos que me permite una efectividad y concentración mucho más alta, evitando que estos pensamientos vuelvan 528 veces a mi cabeza. Viene una vez, lo capturo y se va hasta que le toque ser procesado. Y para esta captura suelo utilizar mi móvil. Socialmente esto se ve como “este está siempre mirando whatsapp” aunque realmente se trate de lo contrario, un gran hábito productivo 😉

El cambio que ya ha llegado

Hace varias décadas, en pleno siglo XX, la práctica totalidad del trabajo se concentraba entorno a fábricas. Lugares donde los horarios estaban prefijados gracias a la previsibilidad del trabajo que se llevaba a cabo. Trabajos definidos donde la mayoría de las personas ejecutaban metódica y repetidamente su actividad. Actividades definidas previamente por unas pocas personas encargadas de pensar qué y cómo hacer las cosas. Todo gracias a un entorno previsible donde era posible, y muy productivo, organizarse de esa manera.

Era la época del trabajo industrial, un trabajo donde la mano del hombre era el recurso que se necesitaba (además de la maquinaria) para hacer avanzar la sociedad y la economía. Si pensaban bien unos pocos, era suficiente. El resto de personas, simplemente debían ejecutar. Este paradigma, como sabes, ha quedado en el pasado.

En la actualidad, esa mano del hombre que antes era imprescindible empieza a ser reemplazada por una mano más barata, más precisa y más productiva. La mano de obra robotizada. Y es sólo el principio.

Además, la responsabilidad de pensar en hacer bien las cosas correctas ya no puede quedar en manos de unos pocos. En pleno siglo XXI, es poco inteligente desaprovechar el talento de las personas. Por otro lado, éstas también deberían querer dejar a atrás ese cómodo rol de «hacer lo que me digan». A todo se aprende si hay disposición para ello.

El periodo de transición, desde ese mundo industrial y manual hacia la actual sociedad del conocimiento y sus nuevos profesionales, ya ha pasado. Sí, ha pasado. No es que esté pasando, es que ya hemos dejado atrás hace tiempo esas características del mundo laboral industrial.

Conviene remarcarlo porque, para algunos, no parece evidente. Aún quedan muchas organizaciones que se consideran innovadoras, modernas, reinventadas en la sociedad del conocimiento, …, pero en las que el antiguo ADN de épocas pasadas prevalece y rige el día a día.

Son organizaciones donde aún no se ha tomado consciencia de la necesidad de:

  • dejar definir el trabajo de la personas, porque son ellas mismas, con el conocimiento y la experiencia que acumulan quienes mejor saben y pueden hacerlo
  • permitir espacios para que las personas se responsabilicen de su trabajo y puedan pensar, usar el conocimiento para conseguir resultados
  • olvidarse de establecer horarios y lugares para realizar el trabajo, porque el trabajo, en muchos casos, ya puede hacerse desde cualquier momento y cualquier lugar
  • reducir, e incluso eliminar, estructuras jerárquicas que monopolicen la responsabilidad y dificulten el desarrollo de los profesionales, porque son ellos los que han de ser responsables ejecutando su trabajo con maestría y propósito
  • poner a las personas en el centro de la organización, pero de verdad y con hechos, no con titulares
  • despreocuparse por tratar de retener el talento y ocuparse de atraerlo, disfrutarlo, hacerlo crecer y, si llega el momento, dejarles ir y renovar el ciclo.

Afortunadamente, cada vez más personas con diferentes niveles de responsabilidad en las organizaciones, son conscientes de que es necesario hacer las cosas de manera diferente para conseguir resultados distintos.

Son personas que entienden que, en el fondo, una organización tendrá el nivel que puedan alcanzar las personas que la forman y que, para ello, deben dar a estas personas los recursos necesarios para alcanzar su mayor potencial.

Personas que entienden que es necesario aprender nuevas formas de trabajar en estos entornos donde falta tiempo para tanta información, todo es urgente y las cosas cambian demasiado deprisa.

Personas que asumen la responsabilidad y el compromiso de ayudar a sus organizaciones a mejorar su competitividad, y que saben que un factor clave para ello pasa por mejorar la efectividad de las personas.

Y en esta situación, comprenden que ayudar a las personas a ser más efectivas pasa por afrontar procesos de cambio centrados en ellas. Procesos que les ayuden a desaprender aquello que ha dejado de funcionar y de aprender nuevas formas de trabajar. Porque, recuerda, el cambio ya ha llegado.

Adaptación

La historia evolutiva ha demostrado que sobreviven aquellos que mejor se adaptan. No aquellos que son más fuertes ni más inteligentes. Ni siquiera, en tiempos actuales, aquellos que tienen la asombrosa capacidad de practicar un presentismo vacío de extraordinaria apariencia.

Sin embargo, sobrevivir, a día de hoy, es insuficiente. La adaptación es imprescindible en los entornos cambiantes. Sin ella no hay supervivencia. Sin supervivencia no hay vida. Sin vida no hay oportunidades. Y sin oportunidades hay pocas opciones de felicidad.

La realidad es que vivimos en un entorno más cambiante que nunca, más complejo de lo que imaginas y tan ambiguo como experimentas cada día. Y eso, probablemente, va a seguir así durante el resto de tu vida. Si no lo has hecho ya, sería mejor que lo fueses aceptando.

Por mucho que intentes modelar el futuro a tus circunstancias, tu entorno va a seguir igual de cambiante, complejo y ambiguo. Te seguirán llegando oportunidades, problemas y situaciones inesperadas en cualquier momento. Si pones todo tu empeño en planificar con detalle y esmero tu actividad, la realidad te pondrá en tu sitio. Y no te va a gustar.

La planificación está sobrevalorada y la adaptación infraconocida. Las únicas planificaciones reales son las que se acaban incumpliendo. ¿Cuantas veces te has planificado lo que vas a hacer en tu día?. ¿Cuantas veces lo has cumplido tal y como lo habías planificado?. ¿Cuantas veces has tenido que rehacer tu planificación?. ¿Cuanto tiempo, energía, desmotivación y enfado te ha supuesto?. Sin duda, demasiado…

En esta realidad que vivimos, huir de la rigidez de la planificación diaria te aportará libertad para elegir qué hacer en función de lo que puedas hacer en cada momento, y no en función de lo que te gustaría o deberías. Puedes gestionar tu trabajo sin planificar de forma tradicional, sin derrochar recursos propios y ajenos que sólo consigan desmotivarte. Puedes gestionar todo lo que te llega con claridad, con enfoque, con perspectiva y sin estrés. ¿Te imaginas?

Tu vida y tu trabajo, lo creas o no, exige adaptación frente a los cambios. GTD® te ayuda a trabajar de manera eficiente según tus circunstancias y a adaptarte a una realidad que seguirá siendo como es durante mucho tiempo.

Porque algo distinto tendrás que hacer en algún momento… si quieres resultados diferentes.

Efectividad personal: gestiona tus distracciones sin usar trucos

Efectividad Personal- gestiona tus distracciones sin trucosLas distracciones son uno de los principales factores que afectan negativamente a la efectividad de las personas.

Sin embargo, a las distracciones les ocurre como al estrés: por sí mismas no son negativas. Si tu mente se distrae con una nueva idea, no es algo malo. Si te llaman por teléfono para ofrecerte una nueva oportunidad de negocio, no es algo malo. O si un compañero se acerca para informarte de una noticia relevante para el departamento, tampoco es malo. El problema surge cuando las distracciones controlan tu actividad en lugar de ser tú quien controla a tus distracciones.

Cada vez hay más fuentes potenciales de distracción. Cuando en los talleres de mejora de la efectividad que facilitamos preguntamos a los asistentes sobre si pueden centrarse en su trabajo, la práctica totalidad responden negativamente al sentirse abrumadas por las constantes distracciones o interrupciones que sufren provocadas por algún factor externo como los compañeros, las llamadas, las notificaciones en el móvil,… También hay personas  que reconocen distraerse con pensamientos, ideas o cosas que simplemente recuerdan y que les vienen a la cabeza mientras trabajan. En cualquier caso la conclusión es evidente: las personas se distraen demasiado como para poder hacer su trabajo de forma efectiva.

Pero ni las distracciones, ni su naturaleza, ni su volumen son el problema. La verdadera cuestión a resolver está en cómo las personas gestionan esas distracciones. Lejos de lo que algunos profesionales de la productividad personal defienden, las distracciones no son ladrones de tiempo. El único ladrón de tiempo que existe realmente eres tú, lo cual es genial porque si tú formas parte del problema también serás parte de la solución.

Hay que convivir con las distracciones, están aquí y seguirán por mucho tiempo. Puedes elegir entre convivir con ellas de manera efectiva desarrollando buenos hábitos o, sería otra opción, tratar de aplicar algunos trucos que les funcionan a algunas personas. Con respecto a los trucos, en mi opinión eso de encerrarse en una habitación para que no me “molesten”, o levantarse a las 5:00 de la mañana para que nada me distraiga o poner el móvil boca a abajo para que no distraigan las llamadas (si me llaman del colegio por algún problema grave con los niños, ¿cómo me entero?),… no me parecen soluciones que puedan ser válidas para cualquier persona y tienen una marcada componente subjetiva. Sinceramente creo que son soluciones con cimientos de barro que hacen más mal que bien.

Para gestionar y convivir de manera efectiva con las distracciones tienes que desarrollar determinados hábitos, siendo uno de los imprescindibles el hábito de capturar. Al capturar una distracción (algo que ha captado tu atención en un momento dado), le estarás dedicando la atención mínima necesaria para poder anotarla en alguna de tus bandejas de entrada. Cuando hayas hecho esto (en capturar una distracción interna puedes tardar entre 3 y 8 segundos) podrás volver a centrarte y dedicar tu atención en lo que estabas haciendo, reduciendo al mínimo el impacto negativo en la eficiencia de tu trabajo que podía causarte esa distracción.

Porque ya que no puedes evitar las distracciones (y no puedes aunque te pretendas aislar del mundo), lo mejor es que aprendas a relacionarte con ellas correctamente para que no te distraigan de tu trabajo y afecten a tu efectividad. Gestiona tus distracciones de manera efectiva: detéctalas, sé consciente de ellas, captúralas y, más adelante, piensa y decide qué hacer con ellas. Esta manera de trabajar te funcionará en cualquier situación, independientemente de dónde estés, con quién estés y de lo que estés haciendo. Porque para gestionar de manera efectiva tus distracciones no necesitas trucos.

Trabaja sin estrés empezando antes

Trabaja sin estrés empezando antesMuchas personas dejan las cosas para el último momento. A pesar de saber que deben conseguir un resultado o hacer algo antes de una fecha límite objetiva, es como si esa fecha no fuese con ellos hasta que se acerca peligrosamente.

No es necesario esperar a que se acerque la fecha límite de algo para ponerte a trabajar en ello. De hecho, si lo haces estarás cometiendo una torpeza perfectamente evitable que te ocasionará más problemas que ventajas.

¿El plazo para entregar los papeles de la matrícula de tu hijo para el curso que viene termina dentro de 3 semanas?. ¿Por qué no te pones ya con ello?.

¿Tienes que entregar un presupuesto a un cliente antes del día 10 del mes que viene?.  ¿Por qué no te pones ya con ello?

¿Por qué esperas a que se acerque el 30 de junio para presentar la declaración de hacienda?. ¿Por qué no te pones ya con ello?

¿Qué es lo que lleva a las personas a llegar a esa situación extrema de llegar tan apuradas y con tanto estrés a una fecha límite?. La respuesta es simple: piensan que es demasiado pronto para empezar a trabajar en ello.

Estarás cometiendo un grave error si realmente piensas y te crees eso. No lo digo porque te quede mucho o poco tiempo hasta la fecha en cuestión. El problema no es el tiempo. El problema real es que estás subestimando la realidad ya que crees que, según se acerque la fecha límite, podrás ponerte a trabajar en ello sin distracciones. ¡Cómo nos gusta jugar a ser adivinos!

Lo que suele ocurrir en estas situaciones es que vas dejando pasar el tiempo y cuando ya estás cerca de esa fecha tienes por todo por hacer aún. Además, comienzan a surgir imprevistos que te dificultan o impiden dedicar atención a lo que tenías que hacer antes de esa fecha que ahora es muy cercana: te surge un nuevo proyecto muy importante que debes atender, sufres un problema de salud o, simplemente, coincide casualmente con momento en la que se produce el cambio de sistema informático de tu empresa. En definitiva, te surgen situaciones que no tenías previstas. Ahora toca correr… y sufrir.

¿Por qué esperar para ponerte ya a trabajar en algo que tiene una fecha límite objetiva?. ¿Qué ganas esperando?. ¿Tranquilidad?. ¿Dinero?. ¿Amor?. ¿Esperanza de que no se tenga que hacer?. Ilusiones. Lo único que puedes conseguir es estrés y una posibilidad real de no llegar en plazo.

Tú lo sabes, yo lo sé y todo el mundo lo sabe. Entonces, ¿porque las personas siguen apurando sus compromisos con una fecha límite objetiva?. La respuesta es sencilla: anteponen cosas que no tienen relación con una fecha objetiva a las cosas que sí tienen relación con una fecha objetiva. Y la razón de ello es debido a que siguen basando sus decisiones para elegir qué hacer en creencias y criterios subjetivos (hacer lo creen más importante, más urgente, lo que más gusta, lo que más apetece, …) en lugar de basarse en criterios objetivos (tienes un fecha límite objetiva para hacer algo).

Si tienes que hacer algo con una fecha límite objetiva ponte a trabajar en ello ya mismo. Aunque tengas como límite una fecha que consideres muy lejana. Si puedes hacer algo ya, ponte con ello.  Porque no vas a ganar nada, salvo estrés, dejándolo para más tarde. Si quieres trabajar sin estrés y con efectividad, tienes que ponerte a trabajar cuando debes y no cuando a ti te apetezca. Si quieres trabajar sin estrés y conseguir resultados, empieza a trabajar antes.