Archivo de la etiqueta: productividad centrada en personas

Trabajo del conocimiento: adiós a la disciplina

Profesionales del conocimiento: Adiós disciplina

Resulta evidente que la autogestión es una competencia a desarrollar en los entornos complejos y en los tiempos líquidos que vivimos. Ya no podemos depender de otras personas para tomar nuestras decisiones y asumir responsabilidades. Reflexionando sobre qué puede ayudar a las personas a desarrollar una autogestión efectiva, he llegado a la conclusión de que hay un factor relevante para llegar a ese nivel óptimo de autogestión: la autodisciplina.

La disciplina y la autodisciplina son dos conceptos que pueden parecer lo mismo pero que realmente son diferentes. La disciplina es algo que se impone de manera externa a la persona. Por ejemplo, en el ejército se impone un régimen disciplinario por razones evidentes ya que acometer una orden de la jerarquía (factor externo) no puede quedar al criterio de quien la recibe. La autodisciplina, sin embargo, es algo que corresponde con un factor interno de la persona, quien se autoimpone algo porque quiere sin ningún control externo. Por ejemplo, proponerse y cumplir levantarse a una hora determinada corresponde a un factor interno de autodisciplina ya que la persona es la única responsable de hacerlo.

Confundir disciplina y autodisciplina puede tener un impacto negativo en la efectividad y desempeño de las personas.  En la actualidad, las organizaciones que fomentan la disciplina se posicionan en escenarios de mando y control altamente ineficientes. Estas organizaciones siguen funcionando en un modelo en el que unos pocos piensan (managers) y el resto de las personas ejecutan disciplinariamente (sin pensar). Esta situación hace que las personas no sean todo lo eficaces y eficientes que podrían ser, dejen de motivarse para pensar,  no aporten ideas y, en definitiva, no puedan alcanzar todo su potencial como profesionales del conocimiento. La disciplina es cosa del pasado.

En el trabajo tradicional, un buen profesional debía ser una persona disciplinada. Esto significa que ejecutaba las órdenes y los procedimientos que se le indicaban, con poca o nula opción para pensar sobre el trabajo que hacía. Por ejemplo, la gente tenía que levantarse pronto para arar el campo, tenía que llegar a una hora concreta a la cadena de montaje o tenía que seguir unas directrices concretas de manufactura. No cabía otra posibilidad que la de ser disciplinado y seguir lo que otros indicaban que había que hacer para ser considerado un buen profesional.

Sin embargo, en la actualidad las reglas del juego son diferentes para los profesionales del conocimiento, su efectividad y desempeño. El profesional del conocimiento ha de pensar y definir su trabajo, tomar decisiones eligiendo qué hacer y qué no hacer y responsabilizarse de las consecuencias de esas decisiones. Además, ha de ser capaz de gestionarse a sí mismo sin depender ni buscar excusas en el entorno (jefe, clientes, compañeros, familia,…).

Por todo ello, es necesario que el profesional del conocimiento sea consciente del papel que juega la autodisciplina en su trabajo y en su efectividad. Ya no puede permitirse una actitud pasiva, por muy disciplinada que sea, pues estará poniendo en riesgo su propia supervivencia profesional. Cuando hablamos de ser más efectivos y mejorar la efectividad, la autodisciplina juega un papel imprescindible. De hecho, sin autodisciplina es imposible llegar a unos niveles óptimos de efectividad. Porque no te confundas, para ser una persona más efectiva tienes que dejar a un lado la disciplina y comenzar a trabajar tu autodisciplina. Ten en cuenta que tu trabajo es tu responsabilidad.

Perder el control

extintor apagando el fuego de las letras estrésNo siempre puedes tener el control de todo. Aunque conozcas y uses metodologías de productividad y efectividad personal, siempre estarás expuesto a perder el control sobre las cosas que tienes que hacer.

Te guste o no, en tu vida se producirán situaciones imprevistas de mayor o menor trascendencia. Puede ser en el ámbito personal o profesional. Da igual. Algunas serán situaciones que podías haber previsto. Otras, por mucho que hubieses querido, hubiese sido imposible de prever. También da igual.

El descontrol forma parte de tu vida porque forma parte de la vida. En sí mismo, no es malo siempre que sea un descontrol controlado. Porque, al igual que puedes dar carrete a un pez que ha mordido el anzuelo, también tu descontrol puede tomarse un poco de espacio en tu vida. Pero sólo si eres consciente de ello y si le puedes acotar ese espacio.

Para permitirte momentos de descontrol debes partir de una situación de control y, además, tener la capacidad de volver a recuperar el control perdido cuando tú quieras. Y esto es lo que nos ocurre a las personas que usamos GTD.

Con GTD, sabes que tienes el control sobre todos los compromisos que has adquirido, tanto contigo como con otras personas. Sabes en qué consiste todo lo que tienes que hacer. Sin embargo, ello no te evitará la realidad de tener que afrontar aspectos imprevistos que provoquen que ese control se vaya degradando. Es algo completamente natural y a lo que hay que adaptarse.

Aprender y desarrollar los hábitos que subyacen en GTD tiene  aspectos muy positivos. Por un lado te permite mantener bajo control todos tus compromisos en un inventario actualizado y completo. Por otro lado, te permite volver a recuperar ese control en el caso de que se haya degradado o, incluso, perdido.

Y es esa rápida capacidad de recuperación del control perdido que aporta GTD, la que te permite vivir con tranquilidad y sin estrés ciertos momentos de descontrol que, si o si, vas a vivir. Porque sabes, en todo momento, qué es lo que tienes que hacer para volver a tomar las riendas.

 

Vivir en la agenda… peligrosamente

Vivir en la agenda peligrosamenteLa agenda o calendario es una de las herramientas que más ha aportado a la organización y la efectividad de las personas en las últimas décadas. Como todo el mundo sabe, la agenda es un lugar físico donde realizas anotaciones sobre los compromisos (reuniones, citas, entregas, acciones,…) que tienes en una hora y/o día en concreto.

Por ejemplo, si tienes una cita en el médico probablemente lo anotarás en tu agenda en el día y hora que te hayan propuesto. De igual manera, si tienes una reunión con un cliente, te guardarás de ponerla en tu calendario para ser consciente de ese compromiso. También, si realizas la declaración de impuestos probablemente tengas anotado en tu agenda, en el último día hábil para hacer la declaración, algo así como: “¡¡Último día para entregar la declaración de impuestos!!”. Como ves, el uso es variado y conocido por todos.

Sin embargo, no deja de sorprenderme el ineficiente uso que muchas personas siguen dando a la agenda. Como decía al principio, en la agenda deberían anotarse los compromisos que tienes que hacer en un día y/o en una hora concreta. Se puede hacer un uso eficiente o un uso ineficiente de la agenda y, como en otros tantos aspectos, tampoco aquí el uso depende de la persona, sino de criterios objetivos ligados a la efectividad.

La diferencia entre usar el calendario de manera eficiente o de manera ineficiente radica en un aspecto fundamental: si la fecha que estamos manejando es objetiva o es subjetiva. Es decir, sólo manejaremos dos opciones. No depende de nada más.

Un fecha subjetiva es una fecha que te pones a ti mismo para hacer algo, mientras que una fecha objetiva es una fecha que no te pones a ti mismo, sino que viene impuesta por el entorno: un cliente, un amigo, un trámite, un proyecto a entregar, un taller para impartir, el horario del colegio de tus hijos… Por ejemplo, el que tú quieras mañana a las 11:00h escribir el resumen ejecutivo para la Junta de Accionistas es hacer uso de una fecha subjetiva (mañana a las 11:00h). De la misma manera, anotarte en tu calendario “realizar llamadas” el  jueves de 15:00h a 16:00h es igual de subjetivo. Me gustaría que reflexionaras sobre estos ejemplos, o sobre alguno similar que se te ocurra o incluso algún caso real que tengas, respondiendo a estas preguntas (si lo compartes en los comentarios, mejor ;-)):

  • ¿Quién o qué te “exige” escribir el informe a las 11:00h o realizar llamadas de 15:00h a 16:00h?
  • ¿Si no haces eso en esa fecha y hora, ya no tendría sentido hacerlo después?
  • ¿No podrías hacer eso antes incluso de las fechas que te pones?

La realidad es que eres tú el que te impones esas fechas y compromisos, de ahí su carácter subjetivo. Echa un vistazo a tu agenda e identifica cuántas cosas anotas en tu agenda cuya fecha te has puesto tú mismo: tener cumplimentado un hito intermedio de un proyecto, realizar una llamada, leer un artículo, mandar un mail… Seguramente más de las que crees.

El uso de fechas subjetivas en tu calendario para organizar tus acciones te llevará a sobrecargar la agenda con falsos pseudocompromisos contigo mismo que, recurrentemente los irás incumpliendo. Irás moviendo de un lugar a otro de tu calendario las cosas que has apuntado y que no has podido hacer cuando lo tenías planificado, volviendo a tener que pensar cuándo te gustaría hacerlo y organizándolo de nuevo para, muy probablemente, volver a empezar. En definitiva, tú agenda pierde funcionalidad y tu pierdes efectividad.

Las fechas subjetivas podían tener un sentido hace varios años, cuando los cambios y la incertidumbre eran mucho menores de lo que lo son a día de hoy. En esos tiempos, podía tener sentido planificar qué ibas a hacer a lo largo de tu asignado “slots” de tiempo en tu calendario. Al fin y al cabo, era muy probable que al tener más tiempo disponible que trabajo por hacer, pudieses terminar con todo.

Sin embargo, la realidad actual es que la mayoría de la gente desarrolla su actividad en entornos V.U.C.A (volátiles, inciertos, complejos y ambiguos). Esto, unido a la realidad de la evolución que hemos sufrido como trabajadores del conocimiento, hace que el uso de fechas subjetivas sea un problema directo para tu efectividad.

Dejar de trabajar con fechas subjetivas y pasar a utilizar fechas objetivas supondrá una gran mejora en tu efectividad. En otro post profundizaremos sobre las fechas objetivas, qué son y cómo usarlas para ser más efectivos.

Tecnólogos: profesionales del conocimiento a tener en cuenta

Mano escribiendo "Transforma Conocimiento en Acción"El trabajo del conocimiento es aún un gran desconocido para muchos profesionales, desde directivos de grandes compañías y managers hasta emprendedores o empleados. Realmente, ese aspecto no me preocupa en exceso porque tarde o temprano, el trabajo del conocimiento acabará siendo tan conocido y necesario de comprender y abordar como a principios del siglo pasado lo fueron las teorías de Frederick Winslow Taylor sobre la industria del trabajo o, a mediados del mismo, las propuestas de Williams E. Deming sobre la calidad total.

En este post ya escribí sobre las principales características que define Peter Drucker sobre los trabajadores del conocimiento, y en este otro tienes una estupenda reflexión sobre su realidad en la actualidad. Hoy quería escribir sobre un tipo de trabajador del conocimiento concreto: los tecnólogos.

Según Peter Drucker, el tipo de profesional más extendido dentro del trabajo del conocimiento es, precisamente, aquel que compagina dos tipos de actividad: la intelectual y la manual, utilizando su conocimiento para posteriormente realizar una ejecución concreta. A este tipo de profesional, Drucker lo denomina tecnólogo.

Los tecnólogos, en cuanto a su naturaleza y doble vertiente para realizar actividades intelectuales (pensar, decidir, definir,…) y actividades manuales (ejecuciones más o menos repetitivas y aprendidas), son el grupo de profesionales más extendido en la actualidad. Probablemente, tu seas un tecnólogo y no lo sepas. A continuación, detallo algunas de las características de este tipo de profesionales:

  • No existe una proporción fija ni exacta de cada uno de los dos tipos de actividad del tecnólogo. Drucker no define ninguna proporción de actividad intelectual y ni de actividad manual para los tecnólogos, lo cual es lógico pues la misma puede variar en función de la propia profesión. Hay tecnólogos que tienen una mayor proporción de actividad relacionada con el conocimiento que de actividad manual, pero también los hay en el sentido opuesto.
  • Independientemente de la proporción circunstancial de actividad intelectual y de actividad manual del tecnólogo, es la actividad del conocimiento sobre la que pivota el trabajo final del tecnólogo y, por ello, Drucker habla de ellos explícitamente como trabajadores del conocimiento. 
  • La actividad manual del tecnólogo no es algo despreciable. Para los tecnólogos, la actividad manual es la consecuencia posterior a la actividad intelectual que realizan. Si ésta no se realiza adecuadamente, la actividad manual generará outputs de baja calidad. Por ello, aunque la actividad intelectual del tecnólogo sea lo primero que requiere su atención, se debe prestar especial cuidado a que el trabajo manual se realice de forma correcta.
  • Los tecnólogos deben formar y capacitar sus competencias tanto en las actividades intelectuales como en las manuales para lograr una efectividad global óptima en su trabajo. No es suficiente poner foco en potenciar las capacidades intelectuales de pensamiento, aprendizaje, decisión, definición,…, sino también potenciar aquellas capacidades orientadas a conseguir una ejecución correcta.
  • En cuanto a que deben ser considerados como plenos profesionales del conocimiento, el tecnólogo debe definir cuál es su tarea, cuál es su trabajo. Nadie mejor que él puede hacerlo. Del mismo modo, deberá definir qué debe ocurrir para que ese trabajo se considere terminado o conseguido.
  • Para desplegar su potencial, los tecnólogos necesitan responsabilidad para aplicar su conocimiento y maestría en su actividad. No es efectivo supervisar al tecnólogo. En su lugar, los managers deben trabajar para generar las condiciones de contorno adecuadas para que el tecnólogo pueda ejercer su actividad de la manera más efectiva.

Pero, ¿quienes son realmente los tecnólogos?

Como habrás podido deducir, la mayoría de las profesiones actuales podrían encuadrarse dentro de esta categoría profesional. El propio Peter Drucker afirma que cualquier profesión con alta necesidad de conocimiento cualificado para ser desempeñada debe considerarse dentro de esta categoría de tecnólogos. Pero también son tecnólogos aquellos que, sin necesitar un conocimiento altamente cualificado, necesitan conocimiento intrínseco para desarrollar y ejecutar tareas.

Por ejemplo, podríamos hablar de un cirujano que precisa de un elevado conocimiento y formación previa a cualquier intervención y que, una vez en la sala de operaciones, precisa de una destreza manual exquisita para llevar a cabo la operación. Otro ejemplo podría ser el arquitecto que, para poder diseñar los planos de un edificio precisa de destreza manual pero que, previamente, ha de utilizar su conocimiento para establecer correctamente medida, proporciones o calidad de materiales. También un profesional de las ventas debe realizar previamente acciones relacionadas con actividades intelectuales como definir qué debe hacer para poder alcanzar sus objetivos y, en lo que a actividad manual o de ejecución se refiere, ejecutar las acciones de venta hacia el mercado que haya definido.

Pero no sólo las profesiones que necesitan un nivel de conocimiento cualificado elevado son ejemplos de tecnólogos. También lo son aquellas cuya actividad manual es proporcionalmente algo superior en volumen a la actividad que requiere de intelecto en su trabajo. Podríamos estar hablando de perfiles como oficinistas, administrativos, determinados perfiles informáticos, mecánicos de reparación, enfermeros,…

Es importante destacar que la proporción de actividad manual y actividad intelectual de un tecnólogo no determina, en absoluto, su aportación de valor. Está aportación vendrá determinada principalmente por el grado de efectividad con el que ejecute su actividad de conocimiento y la productividad con la que realice su actividad manual.

Para finalizar, es necesario ser consciente de que el reto reside en conseguir la máxima efectividad en la actividad de los tecnólogos, comprender sus necesidades y potenciar su desempeño, pues será el grupo de profesionales que, sin duda, más crecerá en los próximos años.

 

¿Cómo liberar tu mente para ser más efectivo?

Escriba egipcio escribiendo en una tabletaEn el anterior post reflexionaba sobre lo importante que resulta hoy en día tener tu mente despejada de recordatorios, preocupaciones, compromisos y, en definitiva, de cualquier tipo de cosas para poder vivir mejor y ser más efectivo. Este concepto, desarrollado por David Allen, es conocido como tener la “mente como agua” y es el principio básico sobre el que pivota GTD.

Para poder llegar a tener esa “mente como agua” no es necesario un proceso complejo y, con unos pocos hábitos bien aprendidos, es posible hacerlo. Veamos como puedes liberar tu mente para conseguir tener tu cabeza más liberada y sin lastres para poder fluir mejor.

Para poder llegar a tener la “mente como agua” lo primero que debemos hacer es vaciarla. Vaciar cualquier recipiente u objeto es, literalmente, dejarlo sin nada dentro poniendo su contenido en otro sitio. Pues bien, el objetivo que perseguimos nosotros para vaciar nuestra mente es exactamente el mismo: sacar de nuestra cabeza todo lo que tenemos en ella y volcarlo en otro sitio. Este sitio, lo llamaremos a partir de ahora “sistema”.

Pero, ¿cómo puedo sacar todas las cosas que me preocupan o sobre las que tengo que tomar decisiones de mi cabeza?. La respuesta es más sencilla de lo que parece: apuntando esas cosas en tu “sistema”. Me parece interesante como trata José Miguel Bolívar este aspecto en su libro “Productividad Personal – Aprende a libertarte del estrés con GTD” ya que incide sobre un matiz muy importante sobre el modo en que solemos actuar las personas y cómo nos gusta engañarnos, y complicarnos la vida, a nosotros mismos.

Según José Miguel, y mi experiencia personal y de trabajo en los talleres que facilito lo confirma, las personas pueden hacer dos cosas al apuntar algo:

  • pueden apuntar algo en un sistema (por ejemplo, en una libreta) y seguir manteniendo en su cabeza esa cosa. Es decir, realmente lo que se hace en este caso es copiar lo que tiene en su cabeza a un soporte y mantiene la información en ambos sitios: en su cabeza y en el soporte.
  • o bien, pueden apuntar algo en su sistema de soporte (la misma libreta) y dejar de recordarlo en su cabeza. En este caso, lo que se hace en mover el contenido de lo que tiene en su cabeza al soporte donde lo está anotando, quedando la información únicamente en ese soporte.

En tu opinión, ¿cual de las dos opciones es válida para poder llegar a conseguir vaciar tu cabeza?. Evidentemente, la segunda opción es la única que te permitirá, una vez hayas anotado todo lo que tienes en la cabeza, tener tu mente vacía de todo eso que tenías en ella. Y si, además, haces de ello un hábito lograrás mantenerla así siempre.

Sin embargo, apuntar en un sistema (soporte) todo lo que se te pasa por la cabeza moviéndolo de ella hacia el soporte (y no copiándolo) no es suficiente. Es necesario algo más para que no acabes haciéndote trampas a ti mismo y te sigas recordando las cosas: tienes que tener la seguridad de que ese sitio donde apuntas todo es un sitio de garantías, un sitio que puedes revisar y un sitio que es accesible cuando lo necesites. En definitiva, se trata de que ese sitio sea fiable. Si el sitio donde apuntas las cosas no es fiable, ¿te atreverías a borrar lo que apuntas de tu cabeza?. Yo, desde luego, no lo haría porque correría el riesgo de olvidarlo.

Por tanto, lo que tienes que hacer para poder llegar a vaciar tu cabeza, liberarla y llegar a tener la “mente como agua” se reduce a:

  1. Tener un sistema o soporte fiable donde anotes todo. Un sistema de garantías y que puedas revisar cuando lo necesites.
  2. Escribir las cosas que tengas en cualquier momento en tu cabeza a ese sistema fiable.
  3. Eliminar de tu cabeza eso que acabas de escribir. Esto lo puedes hacer si y solo si dispones del sistema fiable y de garantías del paso 1.

Haciendo estas tres cosas conseguirás eliminar las preocupaciones y el estrés que te generas a ti mismo tratando de recordar constantemente todo lo que tienes y te gustaría hacer. Consiguiendo estás tres cosas conseguirás, como dice David Allen, construir una “mente extendida” que contendrá todo eso que tienes y te gustaría hacer, permitiendo a tu mente alcanzar toda su capacidad para pensar, ser creativo y tomar decisiones libre de estrés.