Archivo de la etiqueta: productividad

Cuando haces lo que tienes que hacer

Montañas de interrogaciones

Puede que resulte contradictorio. Y puede que genere incomodidad admitirlo. Pero al fin y al cabo, tus recursos físicos y mentales son limitados.

Ni puedes ni tienes que abarcar todo, aunque pretendas hacerlo. Más aún cuando en ese todo hay una gran cantidad de cosas sin definir. Cosas que ni siquiera sabes lo que son, ni lo que significan para ti y sobre las que tampoco sabes si, de verdad, tienes que hacer algo con ellas. Pero, paradójicamente, sí crees que tienes que hacer algo.

Afortunadamente hay solución para eso. ¿Qué es ese asunto que tienes entre manos?. ¿Qué significa?. ¿Requiere alguna acción por tu parte?. ¿Puede esperar? ¿Lo puede hacer otra persona?. Estás son algunas preguntas que te pueden ayudar a tener criterio a la hora de decidir qué hacer y que dejar sin hacer.

El problema viene si crees que siempre tienes que hacer algo con cada asunto que aparece. No sabes por que lo crees, pero lo crees.

Pero lo cierto es que vas a tener que dejar cosas sin hacer. Sí, has leído bien: vas a tener que dejar cosas sin hacer.

Sé que cuesta escucharlo o leerlo. Sé que cuesta pensar que puede tener sentido. Sé que cuesta ser consciente de que es radicalmente cierto porque sabes que tienes más trabajo que tiempo.

“Sólo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces”. David Allen

Pero es posible dejar de hacer cosas y sentirte bien con ello. Esto ocurre cuando haces aquellas cosas que tiene sentido hacer.

Tener claras tus prioridades te ayudará aprender a dejar de hacer cosas sintiéndote bien con eso que dejas sin hacer. Te aseguro que se puede conseguir.

Simplemente tienes que deshacerte de esas creencias que te han “vendido” durante toda tu vida: no pares, haz más, todo es importante, todo es urgente, todo lo de mi jefe, todo lo de mi cliente,… Todo. Manda a paseo esas creencias porque simplemente son eso: creencias.

Hay muchas cosas que haces en tu día a día que, muy posiblemente, deberías dejar sin hacer. Lo sabes. Son cosas fáciles, rápidas, que se te dan bien,… La mayor parte de esas cosas aportan muy poco valor a tu trabajo. Pero esa sensación de ser una persona muy ocupada te mola.

Y, mientras, ese trabajo de verdadero valor que como profesional del conocimiento debes generar, queda para ese momento en que estás con la energía por los suelos. Cuando tienes dos opciones: hacerlo con muchas posibilidades de hacerlo mal o, directamente, no hacerlo.

Hay solución para decidir qué hacer y qué no hacer. Es un proceso que, probablemente, te suponga afrontar cambios en cómo piensas y haces ahora las cosas. Porque no es lo mismo dejar de hacer sin más, que dejar de hacerlas cuando has hecho lo que tenías que hacer aportando valor a tu trabajo, a tus resultados y a tus objetivos. Es decir, cuando haces lo que tienes que hacer.

Aclarar en #GTD: pensar y tomar decisiones

Persona mirando hacia su cerebro que se ve, simbolizando que hay que utilizarlo

Pensar y tomar decisiones son características principales que definen a los profesionales del conocimiento. Funciones imprescindibles para determinar la verdadera aportación de valor de tu trabajo y que influyen directamente sobre tu efectividad personal.

Como profesional del conocimiento, debes definir la tarea que vas a hacer. Algo que Peter Drucker ya decía cuando hablaba de las diferencias entre el trabajo manual y el trabajo del conocimiento: “en el «trabajo manual» la tarea es evidente mientras que en el «trabajo del conocimiento» hay que definirla”.

Como ya sabes, GTD® es el nuevo estándar en productividad personal. Una metodología que ayuda a mejorar la efectividad de los profesionales del conocimiento. Profesionales como tú.

GTD® propone nuevos hábitos y una manera diferente de trabajar adaptada a las necesidades actuales. Uno de esos hábitos principales es el de «aclarar» todas las cosas que previamente has capturado porque han llamado tu atención.

Definir tu tarea

Para Peter Drucker, la productividad del trabajador del conocimiento exige que hagamos la pregunta «¿Cuál es la tarea?». El objetivo de esta pregunta es definir cuál es el trabajo que debes hacer y, para definirlo, es imprescindible pensar y decidir.

En «Organízate con eficacia», David Allen dice que antes de organizar algo que está incompleto debes capturarlo y aclararlo. Una vez hecho esto, ya puedes organizar las acciones que habrás de hacer basándote en las decisiones has tomado.

Por tanto, antes de poder organizar tus asuntos tienes que aclararlos. El hábito de «aclarar» en GTD® consiste en:

  • Preguntarte qué es cada uno de los elementos capturados, para transformarlos en algo que tiene significado para ti
  • Decidir qué vas a hacer con cada uno de esos elementos. Algunos requerirán acción y otros no.
  • Para aquellos elementos sobre los que hayas decidido qué vas a hacer algo, pensar cuál es la siguiente acción que te va a permitir avanzar y, si tiene sentido, cuál es el resultado deseado que deseas alcanzar en ese asunto
  • Continuar este proceso con todos los elementos de la bandeja de entrada, hasta vaciarla

Resumen

Cuando hayas completado el paso de aclarar, habrás vaciado tus bandejas de entrada, pensando sobre las cosas que había en ellas, dotándolas de significado y tomando decisiones al respecto.

Tendrás un conocimiento absoluto sobre qué tienes que hacer y qué no tienes que hacer, lo que te ayudará en el proceso de conseguir sensación de control y poder trabajar con enfoque.

 

La efectividad se pierde cuando todo es urgente

Niño vestido de bombero simulando una urgencia

«En esta empresa siempre se pide todo para ya. Todo son prisas y todo es urgente. Llega un punto donde no sabes cómo actuar».

Esta frase me la comentaba un cliente hace unos días en una reunión de trabajo. Es evidente que, cuando todo es urgente existe un problema de gestión. En la mayoría de los casos, se confunden las prisas con las urgencias.

En las organizaciones, muchos de los asuntos que se solicitan con prisas y urgencia obedecen a una gestión deficiente: olvidos que se deberían haber abordado en su momento, sobre-reacciones o infra-reacciones ante situaciones, estilos anticuados de organización o simple incompetencia, consciente o inconsciente.

Los problemas de trabajar con prisas

Todo esto suele provocar que se pida trabajar con prisas, de forma acelerada, sin pensar y provocando un ciclo sin fin de interrupciones. Entornos donde la productividad, el bienestar y la felicidad de la personas es imposible.

Ante estas peticiones aceleradas y supuestamente urgentes, la mayoría de las personas dejan actuar a su sistema emocional y reaccionan sin pensar. Dejan lo que están haciendo y dedican su atención a intentar dar respuesta, por el simple hecho de que se lo han pedido.

“La mayor parte de lo que llamamos gestión consiste en hacer difícil que la gente haga su trabajo”. Peter Drucker

Y es precisamente en ese momento cuando se pierde buena parte de la esencia del trabajador del conocimiento: pensar qué aporta valor, decidir qué y cuándo hay que hacer, y determinar cómo hacerlo.

Este comportamiento de reaccionar irreflexivamente ante las prisas, que es humano y se puede corregir de manera sencilla, puede deberse a diversos motivos:

  • Desarrollo de hábitos improductivos de trabajo
  • Cultura corporativa que fomenta estas situaciones
  • Pleitesía y obediencia hacía egos superiores
  • Ausencia de pensamiento crítico y analítico
  • Supuesta, y mal entendida, comodidad por trabajar sin pensar
  • Falta de responsabilidad y autonomía
  • Etc…

Es evidente que hay algunas urgencias que verdaderamente lo son y que, por tanto, hay que atender, aunque son muchas menos de lo que se suele creer. Sin duda, cuando se da uno de estos casos excepcionales, hay que dar respuesta inmediata.

La solución es la efectividad personal

Sin embargo, la mayoría de las peticiones urgentes y de las prisas en las organizaciones son resultado de la ausencia de hábitos, comportamientos y sistemas de efectividad personal. Y esto se debe, entre otras cosas, a que se da menos importancia de la necesaria a ayudar a los profesionales a aprender a trabajar.

Aunque esta tendencia sigue agravándose cada vez más en muchas organizaciones, afortunadamente también hay otras que comienzan a reaccionar ante esta situación absurda e insostenible, buscando una solución que realmente les ayude a mejorar su competitividad y a que las personas trabajen con enfoque, confianza y sin estrés.

Aún así, queda trabajo por delante para desmitificar las falsas creencias de que los profesionales mejores y más comprometidos son los que trabajan con prisas, solicitando todo para ayer y con la urgencia por bandera.

Porque en realidad se trata de todo lo contrario. Esas exigencias recurrentes y sin previo aviso de información con fecha límite, las convocatorias repentinas de asistencia inmediata a reuniones, las peticiones carentes de un propósito concreto o la  burocracia injustificada son claros síntomas de falta de efectividad.

Así que cuidado con las prisas y las falsas urgencias, porque la efectividad se pierde cuando todo es urgente.

 

Qué es capturar en GTD

Imán atrayendo canicas de metal para simular qué es capturar en GTD

Capturar en GTD es el primero de los cinco pasos para conseguir sensación de control sobre tu trabajo.

Es un hábito fundamental para tener un sistema GTD fiable y de éxito. Para poder tener un sistema externo que ayude a liberar a tu mente de la necesidad de tener que recordar todo lo que tienes que hacer. Con el hábito de capturar, empieza todo.

¿En qué consiste capturar en GTD?

Capturar consiste en prestar atención a lo que está llamando tu atención y ponerlo, de alguna manera, en contenedores de confianza que posteriormente revisarás y vaciarás.

Algunos sinónimos de capturar en GTD podrían ser anotar, incluir, poner, recopilar, … No importa como lo llames porque la idea es la misma: sacar algo de tu cabeza y ponerlo en un sitio físico. El hábito de capturar es la puerta de entrada hacia tu sistema GTD.

Al sacar de tu mente todas aquellas cosas que están ahí dando vueltas, lograrás mejorar tu claridad, tu enfoque y evitarás que estén ocupando memoria, restando energía y generando ruido mental.

Un ejemplo, real, de capturar en GTD

Un ejemplo de qué sería capturar podría ser el siguiente: estás escribiendo un email y, de pronto, te acuerdas que tienes que llamar a tu amigo Juan para cancelar la comida del sábado.

Esto ha llamado tu atención ya que ha interrumpido el proceso mental en el que estabas (escribir el email) y ha generado un nuevo hilo de pensamiento en tu cerebro (cancelar la comida).

Enseguida, apuntas (capturas) en tu cuaderno «cancelar comida Juan» y sigues escribiendo tu email. Has sacado de tu cabeza lo que ha llamado tu atención (cancelar la comida) y lo has colocado en un lugar de confianza que vaciarás posteriormente (el cuaderno).

Capturar te permite mantener la claridad y el enfoque en terminar la tarea que has empezado ante cualquier interrupción.

Principales aspectos de Capturar en GTD®

Muchas personas pueden pensar que, sin ser usuarios de GTD®, ya tienen el hábito de capturar. Sin embargo, capturar en GTD® tiene algunas diferencias importantes con lo que la mayoría de las personas hacen. Veamos algunas:

  • Al capturar ni piensas ni decides sobre lo que estás capturando. Únicamente te aseguras de que entre en tu sistema. Ya pensarás y decidirás sobre ello más adelante.
  • Es importante desarrollar el hábito y capturar siempre. Es importante que eso que ha llamado tu atención ni se quede en tu cabeza ni se te pase de largo y tengas la confianza de que volverás a verlo en el momento oportuno. El primer paso para que tu sistema sea fiable es que contenga todo lo que tiene que contener. Todo.
  • Captura sin filtros. Da igual que consideres lo que estás capturando importante o urgente (te hablaré sobre ello en otro post), sea de tu ámbito personal o profesional, sea información o idea,… Como decía antes, captura todo y, más adelante, ya decidirás que hacer (o no) algo con ello.

Más ejemplos de capturar en GTD®

Algunos ejemplos de capturar en GTD® podrían ser los siguientes (cualquier parecido con mi realidad es pura coincidencia):

  • Estás viendo la TV y te acuerdas de que tienes que comprar pintura para la habitación de los niños. Coges el móvil y te mandas un mail con el asunto: «pintura azul habituación»
  • Estás desayunando y te llama la atención la duda sobre si has hecho la reserva de hotel para el próximo curso que tienes que dar dentro de 3 semanas. Anotas en tu móvil «reserva hotel curso»
  • Estás en una reunión de trabajo y piensas en si tienes que renovar la suscripción a Netflix. Anotas en tu cuaderno «renovar Netflix»
  • Paseando por la calle ves un anuncio con una oferta de gafas de sol. Sacas el móvil y tiras una foto que te envías por email
  • Mientras hablas por teléfono, se te ocurre una nueva idea para el último proyecto en el que has empezado a trabajar. Anotas en el cuaderno: «efectividad y desarrollo competencial»
  • Vas conduciendo y pasas cerca de edificios de empresas con las que podría interesante poder hablar. Activas el comando de voz de tu móvil y le dictas al asistente los nombres para que te los envíe por correo

Capturar es sencillo, rápido y necesario para conseguir que en tu sistema esté todo lo que tiene que estar. Y como has podido comprobar, en ninguno de los ejemplos anteriores se decide ninguna acción, ya que eso lo harás en el paso de Aclarar.

Conclusión

Capturar en GTD® es el primero de los cinco pasos para conseguir la sensación de control sobre tu trabajo. Es un hábito fundamental para tener un sistema GTD fiable y de éxito.

Consiste en sacar las cosas de tu cabeza y ponerlas en un sitio físico. De este modo eliminas el ruido y desgaste que pueden estar generando en tu cerebro esas cosas que han llamado tu atención.

Al desarrollar el hábito de capturar, mejorarás tu claridad y tu capacidad de enfoque. Esto lo consigues capturando todo, sin pensar ni decidir sobre las cosas que capturas.

Capturar es sencillo, rápido y necesario para conseguir que en tu sistema esté todo lo que tiene que estar. Si quieres empezar a construir un sistema de organización fiable, ya sabes cual es el primer paso que tienes que dar. Ya sabes qué es capturar en GTD.

Cómo sentir tu trabajo bajo control con GTD®

Grupo de personas sorprendidas alrededor de una esfera de luz sobre una mesa

Enfrentarse a lo desconocido es uno de los mayores factores que contribuyen al estrés. Por ello es tan importante sentir tu trabajo bajo control.

La incertidumbre, la duda y, en definitiva, desconocer el significado y lo que tenemos que hacer dispara mecanismos relacionados con el miedo en nuestro cerebro.

Posiblemente se trate de un miedo poco consciente, pero tan real que nuestro cerebro comienza a activar el mecanismo del estrés para ayudarnos a «sobrevivir» a esa situación.

Lo cierto es que los cambios constantes, la rapidez con la que se producen, el exceso de información, las urgencias,…, dan lugar a situaciones donde lo desconocido aparece cada vez con mayor frecuencia en el día a día de la gente y, también, de las organizaciones. Y, como consecuencia, aparece un estrés sostenido y permanente.

Por sí mismas, esas situaciones de forma aislada no contribuirían a generar una situación indeseable ni preocupante. Pero la coincidencia de muchas de ellas sí lo hacen, provocando una sensación de descontrol en la que no sabes qué te vas a encontrar a la vuelta de la esquina. Y eso no le gusta nada a nuestro cerebro.

¿Qué es la sensación de control?

En el lado opuesto a ese tipo de situaciones está la sensación de control.

La sensación de control es esa sensación donde sientes que tú dominas la situación en lugar de ser ella la que te domina.

Alcanzas la sensación de control cuando consigues saber qué es todo lo que tienes que hacer y cuales son todos tus frentes abiertos. Cuando tienes un conocimiento y dominio absoluto sobre las responsabilidades, obligaciones y compromisos que has adquirido.

Precisamente, ese conocimiento de todo lo que tienes que hacer es lo que consigue que desaparezca el estrés que provoca tener la situación descontrolada.

Cinco pasos para sentir tu trabajo bajo control con GTD®

Para conseguir control sobre tu trabajo, GTD® propone cinco pasos sencillos.

Una vez interiorizas estos cinco pasos y los conviertes en hábitos, consigues vivir de manera constante con esa sensación de control. Veamos cuales son y en qué consisten:

  • Capturar: poner en contenedores de confianza, que vacías regularmente, todas aquellas cosas que captan tu atención  
  • Aclarar: vaciar completamente y de manera regular los contenedores anteriores, identificando el significado de cada una de las cosas que contienen y decidiendo qué hacer o qué no hacer con ellas
  • Organizar: poner la información y los recordatorios sobre qué hacer en los lugares adecuados para poder verlos cuando tenga sentido
  • Reflexionar: revisar regularmente todo nuestro sistema de organización para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global
  • Ejecutar: llevar a cabo con confianza lo que elegimos hacer en cada momento

Conseguir aplicar estos cinco pasos de manera sistemática y regular, te reportará interesantes beneficios en tu día a día:

  • Aprovecharás mejor tu potencial y tus recursos (tiempo, energía,…)
  • Disfrutarás de claridad para poder decidir y elegir de forma adecuada qué hacer
  • Mejorarás la gestión de tus proyectos y tus áreas de responsabilidad
  • Ganarás en tus relaciones con las personas de tu entorno (equipo, familia, amigos, clientes,…)
  • Conseguirás mayor equilibrio entre las diferentes áreas de tu vida
  • Reducirás increíblemente tu nivel de estrés

Conclusión

Uno de los principales factores de generación de estrés es la sensación de tener descontrolados tus asuntos y responsabilidades.

Cuando consigues dominar la situación en lugar de que ella te domine, consigues alcanzar lo que en GTD® se denomina «sensación de control».

GTD® propone cinco pasos para sentir tu trabajo bajo control de forma proactiva y habitual: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. Son cinco hábitos sencillos, muchos de los cuales la mayoría de las personas ya hace, y que GTD® propone hacer de otra manera diferente.

Si tienes la sensación de que tu trabajo te controla a ti, ya sabes qué es lo que puedes hacer para cambiar la situación y sentir tu trabajo bajo control.