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El cumpleaños

Hace días publiqué una foto en Instagram donde daba por terminado el proyecto para dar una sorpresa a mi mujer por su cumpleaños.

Sí, un proyecto para organizar un cumpleaños. Un proyecto de los relevantes, con todas las letras, con todas sus dificultades, retos, presupuestos, incertidumbres y situaciones inesperadas. Además, con un cliente de lo más exigente 😉

Vamos, nada que envidiar a tantos y tantos proyectos que se abordan cada día en las organizaciones para loa y gloria de sus responsables. Aunque en este caso, hablamos de un proyecto con un propósito bien definido y una visión muy clara de qué conseguir.

Un proyecto con momentos dedicados únicamente a pensar sin prisa y con sentido, con 59 acciones realizadas y completadas. Un proyecto donde hubo que adaptarse a situaciones cambiantes, con intervención de terceras personas, con ninguna planificación tradicional y mucha planificación adaptativa.

Un proyecto terminado con éxito, antes de su plazo, sin estrés y por debajo del presupuesto… que luego hay que rendir cuentas y responder muchas preguntas.

Curiosamente, algunas personas me hicieron comentarios del estilo: «no me puedo creer que consideres organizar un cumpleaños como un proyecto», «para mí un proyecto es algo más complicado que un cumpleaños», «¡qué pena que tengas el cumpleaños de tu mujer como si fuera trabajo!»,… y cosas similares.

Para quienes usamos GTD®, y hemos conseguido eliminar el estrés de nuestra vida, un proyecto es un resultado que queremos conseguir, donde vamos a necesitar más de una acción para lograrlo y que terminaremos en el plazo máximo de un año. Tan sencillo como eso.

GTD® deja de lado las complejidades terminológicas y la preocupación por el ego de las personas. Porque esto va de ser eficientes, que bastante tenemos en el día a día.

Por eso, hacer realidad el que «Silvia se ha llevado una bonita, divertida e inolvidable sorpresa el día de su cumpleaños» lo consideramos un proyecto. Además, un señor proyecto que tenía que salir bien. Con las cosa claras, sin dejar cosas al azar,  sin compras de última hora, sin chapuzas,… Seguro que lo entenderéis.

Porque da igual lo que tú consideres qué es un proyecto. Da igual que creas que sólo puede ser algo profesional. Da igual que creas que sólo puede ser algo muy complejo. Da igual que te guste hacerlo de un modo u otro.

Lo que importa, ya lo sabes, es la realidad.

Y sabes que la tuya y la mía es suficientemente compleja, cambiante, exigente,… , como para ignorar tomarnos en serio aquello que importa y hacer lo que haya que hacer para que vaya bien.

Devorando proyectos con GTD

Cuchillo y tenedor

Querer obtener resultados buscando la satisfacción inmediata es algo habitual en nuestros días. En parte es consecuencia del entorno en el que hemos sido educados, un contexto en el que la inteligencia emocional no ha jugado un papel significativo y donde los estímulos para ser felices nos los presentan como algo sencillo, fácil y disponibles en cada momento.

Mucha gente pretende abordar proyectos y obtener resultados de manera directa y rápida. Se pretende pasar de la A a la Z sin haber pasado por el resto de letras, y en el caso de que se haga, se quiere hacer de dos en dos o de diez en diez, a ser posible a la vez y de hoy para mañana. Es la ansiada búsqueda de la inmediatez frente al infravalorado esfuerzo de la constancia. Como, desgraciadamente,  todo se tiene que hacer para ayer por falta de previsión y de organización, hay que ponerse con las cosas de manera inmediata y tratar de finalizarlas con brevedad y, en muchas ocasiones, mal. Si estás en esta situación y te identificas con estos síntomas, estás de enhorabuena porque ya has dado ese primer paso necesario para el cambio. Y no es muy complejo. Te animo a que sigas leyendo.

El valor que aporta la constancia al trabajo es un aprendizaje lento y reflexivo, porque precisamente no te ofrece eso de lo que huye: el resultado inmediato. En mi experiencia personal, me ha permitido abrir nuevas líneas de trabajo, de desarrollo y de ocio, sin que interfieran con las que ya tenía en curso. Me ha permitido no solo hacer más cosas, lo que en verdad no es relevante, sino hacer más cosas alineadas con mis objetivos y conseguir resultados satisfactorios. Porque al final, ¿no es eso de lo que se trata?.

Practicar la constancia en el hacer no es más que un hábito, no es más que practicar eso de “un mordisco cada vez”. Eso si, como todo hábito tiene una etapa de aprendizaje, de puesta en práctica, y te requerirá cierto esfuerzo. Pero es evidente que es más sencillo, y realista, comerte una ballena mordisco a mordisco que comértela de una vez, lo que probablemente nunca llegarás a conseguir.

Frank-Stamper“Así se devora una ballena, Doug. Un mordisco cada vez.” House of Cards

Lejos de lo que pueda parecer,  trabajar paso a paso, mordisco a mordisco y pulgada a pulgada, no es planificar en el sentido tradicional del término (te recomiendo la lectura de este post de @jeronimosanchez sobre los mitos de la planificación). Trabajar de esa manera es hacer un poco cada día, sin determinar exactamente cuánto hacer salvo un aproximado orden de magnitud que te ayude a saber cómo de bien o mal vas avanzando en tu resultado. Por ejemplo, si tienes que leer un libro antes de una determinada fecha objetiva (porque, por ejemplo lo tienes que devolver a su dueño) tendrás que calcular el ritmo diario al que deberías leer cada día para conseguir el resultado de haber terminado el libro antes de esa fecha. Pueden ser 5 ó 20 páginas, es indiferente, pero es importante que tengas un orden de magnitud que te permita determinar el tiempo, la energía y el contexto que necesitarías para lleva a cabo esa acción diaria y conseguir el resultado final. Unos días leerás 17 páginas y otros días 30 páginas, pero lo importante es hacer algo cada día. Lo siguiente que deberás hacer es poner un recordatorio en tu sistema de organización (si usas GTD, esa acción debería estar en tu lista de próxima acciones para hacer lo antes posible), y además deberá aparecer en el contexto adecuado las veces necesarias hasta que puedas dar por alcanzado el resultado.

Además de la tranquilidad que te da el saber que trabajando paso a paso desde la constancia vas a alcanzar tus resultados, otra de las principales ventajas que te ofrece este método es que te permite avanzar en la obtención de varios resultados en paralelo. Coincidarás conmigo en que esto es algo increíblemente necesario en la actividad que desempeñamos en nuestros días, ya sea profesional o personal. La idea que hay detrás de esto es que dedicando un cierto tiempo a una determinada acción de un proyecto, y luego a otra de otro proyecto y así sucesivamente, consigues un potencial de resultado mayor que si lo haces todo en un proyecto de manera secuencial. Es evidente que habrá casos y casos, y que deberemos adaptarnos a las circunstancias, pero rara vez puedes hacer todas las acciones de un proyecto de manera secuencial sin tener que esperar algo de alguien o sin que tu energía se vea afectada.

Como puedes observar, este enfoque no es nada nuevo ni nada rompedor. Pero si es así, ¿porque no lo ponemos más en práctica?. Según mi experiencia el carecer de un sistema de organización y productividad personal global, sistemático y adaptado a las necesidades de nuestra realidad, hace que el día a día se convierta en un constante “apaga fuegos” que evita cualquier tipo de reflexión ni perspectiva para definir cómo poder obtener resultados de manera eficaz. Por otro lado, disponer de ese sistema no es la solución final,  sino que hay que aplicarlo de manera que funcione tal y como se espera, es decir hay que seguir fielmente sus instrucciones.

GTD ofrece el método y las herramientas para poder trabajar de forma constante pudiendo obtener resultados de manera sistemática y eficiente y, lo más importante, disfrutar del placer de ir haciendo las cosas poco a poco devorando tus proyectos.