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#debatiendo: ¿engañarse para mejorar la efectividad?

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Durante el fin de semana mantuve un debate muy interesante con Jeroen Sangers en Twitter como consecuencia de los comentarios que publicaba en su blog, a raíz de este post de Jerónimo Sánchez sobre “Lo que nos enseña de verdad la Ley de Parkinson”.

Jeroen argumentaba en nuestro debate que, basándose en la Teoría de la Motivación Temporal, utilizar fechas subjetivas (es decir, no reales e inventadas por uno mismo) para hacer tu trabajo es una solución sostenible para encontrar motivación y mejorar la efectividad personal. 

Comparto los principios de la Teoría de la Motivación Temporal, pero discrepo con el enfoque de usar fechas inventadas, tanto desde una perspectiva general para la toma de decisiones como desde la perspectiva concreta para mejorar la efectividad personal.

¿Qué dice objetivamente la Teoría de la Motivación Temporal?

La Teoría de la Motivación Temporal afirma que las fechas límite (deadlines) influyen en la motivación para conseguir resultados, hacer cosas y, como consecuencia, en la procrastinación. Ante esto hay poca discusión pues a medida que se va acercando un deadline, el interés o los motivos para hacer algo con eso, se incrementa. Si quieres profundizar sobre el concepto de “procastinación”, te recomiendo esta magnífica serie de posts de mi colega y amigo Antonio José Masiá.

Sin embargo, una cosa es que las fechas límite motiven a la acción y otra es interpretar que cualquier tipo de fecha límite lo haga. Como ya escribí en su día, hay dos tipos de fechas: las fechas objetivas (reales y no inventadas) y las fechas subjetivas (irreales e inventadas por uno mismo). En ninguna parte de la Teoría de la Motivación Personal se hace referencia a que las fechas se deban inventar y que sembrar tu calendario de fechas inventadas por ti mismo vaya a resultar motivador. Conviene separar el grano de la paja.

¿Te es útil realmente inventarte las cosas?

Es evidente que la información real es mejor y más útil para tomar decisiones que la información inventada. ¿Prefieres que el médico te diagnostique con datos reales o que se los invente?. ¿Prefieres saber dónde van a estar realmente tus hijos el fin de semana o que se inventen dónde van a estar?. ¿Prefieres que el hombre del tiempo se invente la previsión o que utilice la información que facilitan los satélites meteorológicos?. ¿Sigo?.

Las decisiones que tomes serán más o menos acertadas dependiendo de varios factores y algunos de ellos quedarán fuera de tu zona de influencia. Sin embargo, cuando hablamos de efectividad personal, para decidir correctamente qué hacer hay dos factores fundamentales: pensar en qué se va a hacer  y utilizar información real. Usar fechas inventadas para decidir qué vas a hacer no requiere pensar en absoluto (da igual cuando las pongas, incluso puedes cambiarlas siempre que quieras) y, desde luego, no es información real. ¿Cómo de correctas te gustarían que fuesen las decisiones que tomas?.

Inventarse fechas sirve para motivarse de manera efectiva… ¿en serio?

Me cuesta creer que nadie pueda encontrar motivación sostenible utilizando fechas inventadas y sobrecargando innecesariamente su calendario con deadlines falsos. Me cuesta más aún imaginar que, y me parece completamente absurdo, que se pretenda relacionar sin fundamento usar fechas inventadas con factores de motivación como modelo para mejorar la efectividad personal.

Es posible que, al inicio, utilizar fechas inventadas pueda aportar un efecto motivacional circunstancial y momentáneo. Sin embargo, nuestro cerebro es difícil de engañar y sabe perfectamente que esas fechas carecen de fundamento y que, si las incumples, no va a pasar nada. ¿Nada?. Bueno, el incumplimiento sistemático de esas fechas, bien sea porque no llegues en tiempo o porque las vayas posponiendo una y otra vez, además de ineficiente, te acaba pasando factura en forma de frustración y pérdida de perspectiva real de tu trabajo.

Sin embargo cuando la fecha es objetiva, es decir, real, la cosa cambia. Cumplir o incumplir ese deadline ya tiene consecuencias reales, ya sean positivas por cumplimiento o negativas por incumplimiento. Es decir, la gratificación o el castigo pasan a ser reales, lo que sí que tiene un efecto motivacional real.

Conclusión

Si buscas motivación para poder hacer tu trabajo de manera efectiva, busca motivos reales. Si tomas decisiones sobre lo que debes hacer basándote en información falsa, es muy probable que el resultado de esas decisiones no sea el que esperas ni deseas. Ello te generará probablemente frustración, malestar y, curiosamente, desmotivación que es precisamente lo contrario a lo que buscas.

Mejorar tu forma de trabajar es más sencillo de lo que te querrán hacer creer, siempre que bases tu mejora en tomar las decisiones correctas con información correcta. Como decía Platón, una buena decisión está basada en conocimiento y el conocimiento se basa en gran medida en información real. Tú decides cómo quieres, si es que de verdad quieres, comprometerte contigo mismo para mejorar, pero recuerda, y es importante, que para mejorar realmente tu efectividad personal, los atajos son mentira.

La felicidad está en los valores

brujula que señala los valores principales como destinoLa vida es un estado permanente de toma de decisiones. A veces, esas decisiones las tomamos casi sin darnos cuenta y otras veces ocurre lo contrario: no nos damos cuenta de que tenemos que tomar determinadas decisiones.

En los últimos días he estado inmerso en un enriquecedor y puñetero proceso mental y emocional de análisis, reflexión y, finalmente, decisión. He pasado tiempo buscado técnicas que me ayudasen a tomar la decisión que debía tomar, he leído sobre aspectos emocionales e intelectuales sobre la mejor manera de tomar una decisión sintiéndome bien y he hablado con varias personas buscando información útil y relevante para el proceso.

Todo lo anterior, sin duda, me ha ayudado a caminar la senda obligatoria que tenemos que recorrer por nosotros mismos porque, al final, en la toma de decisiones hay soledad. Utilizando una metáfora con uno de mis deportes favoritos, el ciclismo, tomar una decisión importante es como subir un puerto de montaña: puedes contar con compañeros que te ayuden al inicio, puedes tener al público jadeándote y animándote, puedes tener delante de ti corredores que ya han recorrido el camino que te queda y los tienes de referencia,…, pero al final quien tiene que darle fuerte y con decisión a los pedales eres tú. La decisiones no las toma nadie por ti, ni te puedes escudar en alguien para tomar una decisión: las decisiones las tomas tú.

La ayuda, las referencias, los consejos y las experiencias propias pasadas pueden útiles como marco para tomar esas decisiones que son complicadas. Sin embargo, a mi lo que realmente me ha ayudado ha sido confrontar mis sensaciones con mis valores. Reflexionar sobre si lo que iba a decidir estaba alineado con mis valores ha sido clave para decidirme. En este caso concreto, dos valores: la honestidad y la coherencia conmigo mismo.

He aprendido que los valores son para mi la munición final, la última bala en la recámara. Si con todo lo que he podido hacer anteriormente no he tomado una decisión con la que me siento liberado, acudo a mis valores y me dejo fluir. ¿Qué sientes?. ¿Qué vives?. La cosa al final va de sensaciones, al menos en mi caso. Si tuviésemos que tomar decisiones únicamente por aspectos puramente objetivos creo que perderíamos parte de nuestra propia naturaleza emocional.

Además, todo es más complicado cuando decidir conlleva una rectificación posterior a una decisión tomada que afecta a más personas. Puede darse el caso de que determinados valores se vean confrontados. Por ejemplo, la honestidad con la lealtad, la responsabilidad conservadora contra el desarrollo, etc… En este caso, me ha sido útil identificar cada valor en una escala simple de más o menos peso.

¿Y qué queda al final?. Sensaciones enfrentadas, libertad, todo el proceso vivido, aprendizaje y felicidad. Si, felicidad. Porque cuando sientes que haces lo correcto, cuando decides ser fiel a tu valores, cuando decidas lo que decidas puedes mirar a la gente a la cara no te queda más remedio que sentir felicidad… aunque no tengas certeza de las consecuencias de tus decisiones. Porque no hay mejor herramienta que la felicidad para empezar a cincelar el futuro entre la incertidumbre.

Gracias a todos.

Decide qué parte de tu trabajo no vas a hacer

Persona pensando y decidiendoUno de los principales problemas que tienen muchos  profesionales es que siguen anclados en el paradigma de querer o necesitar “hacer más” para ser más productivos, o al menos dar esa sensación. Esta creencia es un error fatal, absurdo e ignorante porque ninguna técnica de productividad personal te va a ayudar a hacer todo lo que tienes o tendrías que hacer. Es mejor que eso lo tengas claro cuanto antes para evitar crearte expectativas que no vas a cumplir y solo te generarán frustración.

Una de las características de nuestra realidad profesional es que siempre vamos a tener más trabajo que tiempo para poder hacerlo. Este concepto se lo escuché por primera vez a José Miguel Bolívar y es uno de los aspectos que a nivel personal, una vez lo interioricé, más me ha ayudado a trabajar sin estrés. Partiendo de esa premisa real, es importante que seas consciente que vas a tener que dejar cosas sin hacer. Este es una de los aspectos que más impacto e incomodidad causan en los talleres sobre mejora de la productividad personal que facilito, pero aún no he encontrado nadie que no esté de acuerdo con ello.

La cuestión diferencial se centra en decidir qué hacer y qué no hacer. ¿Qué tengo que hacer?. ¿Qué tengo que dejar sin hacer?. ¿Qué aporta más valor a mis resultados?. ¿De qué puedo prescindir?. Son preguntas simples pero que no siempre tienen una respuesta rápida y sencilla, pues nos obliga a pensar… y eso cuesta. Pero no solamente tienes que decidir, sino que también tienes que tomar esas decisiones de forma que te sientas bien al tomarlas y no te generen estrés. De lo contrario, tu objetivo de trabajar de manera más eficiente para tener menos estrés se cumplirá a medias. David Allen, creador de GTD, dice que sólo puedes sentirte bien con lo que no haces cuando sabes qué es lo que no haces. Implícitamente te está diciendo que tienes que dejar cosas sin hacer y que, además, puedes sentirte bien haciéndolo. Únicamente hay que aprender a hacerlo.

Por tanto, es muy importante que si quieres empezar a mejorar tu productividad personal, trabajar de manera más eficiente y reducir el estrés, tienes que ser consciente de que la clave no está sólo en lo que haces, sino también en trabajar (pensar) sobre lo que no vas a hacer. Porque al fin y al cabo, decidir qué parte de tu trabajo haces o no haces, es también parte de tu trabajo.

Qué puedes hacer para transformar las cosas con GTD

Imagen indicando la mejor elección

GTD es  una metodología bastante sencilla de adoptar y sobre la cual creo que hay demasiados mitos. Un ejemplo de esa sencillez es que en GTD puedes realizar únicamente 6 acciones con las cosas con las que tienes que relacionarte. Esto es relevante porque te permite limitar las opciones de decisión que podrías tomar con respecto a algo, lo que facilita las cosas. Realmente, esas acciones no son otra cosa que posibles decisiones que puedes tomar con respecto a algo cuando estás definiendo la forma en que te vas a relacionar con ello.

Las posibles decisiones que puedes tomar, expresadas en forma verbo de acción son:
  1. Eliminar
  2. Archivar
  3. Incubar
  4. Delegar
  5. Hacer
  6. Aplazar
Como usuario de GTD, una vez hayas aplicado el flujo de trabajo habrás tenido que realizar una de estas acciones con lo que hayas procesado. En algún momento habrás tenido que tomar la decisión de:
  1. Eliminarlo si has considerado que no va a servirte para nada ni puede serte útil en el futuro
  2. Archivarlo si ahora mismo no te es útil pero crees que puede serlo en un futuro y, además, no necesitas revisarlo con periodicidad
  3. Incubarlo si no vas a hacer nada con ello en este momento pero quieres revisarlo en el corto, medio o largo plazo
  4. Delegarlo en el caso de otra persona pueda o tenga que responsabilizarse o hacer algo con ello
  5. Hacerlo si vas a tardar menos tiempo en realizar lo tengas que hacer con ello que en organizarlo dentro de tu sistema de listas.
  6. Aplazarlo porque te va a llevar más tiempo hacerlo que incluirlo y organizarlo en tu sistema de listas
GTD es una metodología para tomar decisiones orientadas a resultados y disponer de 6 alternativas de decisión sobre los elementos con los que te relacionas te ayuda a ser eficiente en un entorno donde todo cada vez es más cambiante, difuso e impreciso. En tu caso, ¿cómo tomas decisiones que te ayuden a ser más eficiente?. ¿Qué te parece la propuesta que ofrece GTD en ese sentido?