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El email como excusa

Todo se pretende comunicar, pedir o informar por ese maldito gran invento.

Casi todo el mundo recela de él, quejándose de lo mucho que reciben pero agradeciendo, en silencio, el poder usarlo sin límites.

Tomó el control de las organizaciones hace años. Se fue introduciendo poco a poco, siendo aceptado por todo el mundo. Su facilidad de uso y la inmediatez de los resultados que aportaba cambió, para bien, la forma de trabajar. Y eso le dio el poder.

Un poder difícil de arrebatar a día de hoy. Muchos de sus más silenciosos y fervientes usuarios son también sus más públicos detractores. Incongruencias de la vida.

Creyendo erróneamente que el exceso de trabajo y el estrés es consecuencia suya, se busca el truco fácil o el “tip” de oferta para acabar con él, reducirlo al mínimo y mantenerlo, al menos, bajo control. Sin saber qué significa eso exactamente.

Pero lo cierto es que el email nunca ha sido, ni será, el problema de la falta de efectividad en las organizacionesPor mucho que interese que así sea. Una manera más de echar balones fuera sobre la responsabilidad de las personas de hacer lo correcto de manera efectiva.

Porque el verdadero problema es desconocer qué comportamientos y estrategias seguir para desenvolverse de manera efectiva en la realidad que se vive en las organizaciones… y esforzarse en ponerlas en práctica.

Llegar a todo

Probablemente, en algún momento, sientas que tienes demasiadas cosas para hacer y te falta tiempo para poder hacerlas.

Conviene que vayas tomando conciencia de que esa realidad es y será así: cuando tu día termine, siempre te quedarán cosas sin hacer.

Porque es imposible llegar a todo. Lo sabes. Y la solución está muy lejos de tener relación con el tiempo que tienes disponible.

¿Qué podrías cambiar para que deje de ocurrir?. ¿Qué podrías hacer de manera distinta para quedarte en «limpio» y empezar con el contador a cero al día siguiente?

Realmente, en mi experiencia, lamento decirte que no hay nada que puedas hacer para llegar a ese punto. ¿Verdaderamente importa?

No conozco nada, ni nadie, que vaya a hacer que tu contador de cosas por hacer se quede a cero cada día. Y lo cierto es que no lo necesitas.

Sin embargo, sí que puedes aprender a tomar buenas decisiones sobre qué cosas tienes que hacer, que cosas puedes dejar para más adelante y que cosas vas a dejar sin hacer.

Podrás decidir mejor si tienes claras todas las opciones posibles y puedes reflexionar sobre cuál es la aportación real de valor para tu trabajo de cada una de esas cosas. De ese modo, podrás hacer las cosas que aporten más valor y dejarás sin hacer las que te aportarían menos valor.

Porque, de lo que se trata, es que al final del día reflexiones sobre las cosas qué has hecho y las que has dejado sin hacer, y te sientas bien al saber que has actuado de forma correcta… sin haber llegado a todo.

El cambio que ya ha llegado

Hace varias décadas, en pleno siglo XX, la práctica totalidad del trabajo se concentraba entorno a fábricas. Lugares donde los horarios estaban prefijados gracias a la previsibilidad del trabajo que se llevaba a cabo. Trabajos definidos donde la mayoría de las personas ejecutaban metódica y repetidamente su actividad. Actividades definidas previamente por unas pocas personas encargadas de pensar qué y cómo hacer las cosas. Todo gracias a un entorno previsible donde era posible, y muy productivo, organizarse de esa manera.

Era la época del trabajo industrial, un trabajo donde la mano del hombre era el recurso que se necesitaba (además de la maquinaria) para hacer avanzar la sociedad y la economía. Si pensaban bien unos pocos, era suficiente. El resto de personas, simplemente debían ejecutar. Este paradigma, como sabes, ha quedado en el pasado.

En la actualidad, esa mano del hombre que antes era imprescindible empieza a ser reemplazada por una mano más barata, más precisa y más productiva. La mano de obra robotizada. Y es sólo el principio.

Además, la responsabilidad de pensar en hacer bien las cosas correctas ya no puede quedar en manos de unos pocos. En pleno siglo XXI, es poco inteligente desaprovechar el talento de las personas. Por otro lado, éstas también deberían querer dejar a atrás ese cómodo rol de «hacer lo que me digan». A todo se aprende si hay disposición para ello.

El periodo de transición, desde ese mundo industrial y manual hacia la actual sociedad del conocimiento y sus nuevos profesionales, ya ha pasado. Sí, ha pasado. No es que esté pasando, es que ya hemos dejado atrás hace tiempo esas características del mundo laboral industrial.

Conviene remarcarlo porque, para algunos, no parece evidente. Aún quedan muchas organizaciones que se consideran innovadoras, modernas, reinventadas en la sociedad del conocimiento, …, pero en las que el antiguo ADN de épocas pasadas prevalece y rige el día a día.

Son organizaciones donde aún no se ha tomado consciencia de la necesidad de:

  • dejar definir el trabajo de la personas, porque son ellas mismas, con el conocimiento y la experiencia que acumulan quienes mejor saben y pueden hacerlo
  • permitir espacios para que las personas se responsabilicen de su trabajo y puedan pensar, usar el conocimiento para conseguir resultados
  • olvidarse de establecer horarios y lugares para realizar el trabajo, porque el trabajo, en muchos casos, ya puede hacerse desde cualquier momento y cualquier lugar
  • reducir, e incluso eliminar, estructuras jerárquicas que monopolicen la responsabilidad y dificulten el desarrollo de los profesionales, porque son ellos los que han de ser responsables ejecutando su trabajo con maestría y propósito
  • poner a las personas en el centro de la organización, pero de verdad y con hechos, no con titulares
  • despreocuparse por tratar de retener el talento y ocuparse de atraerlo, disfrutarlo, hacerlo crecer y, si llega el momento, dejarles ir y renovar el ciclo.

Afortunadamente, cada vez más personas con diferentes niveles de responsabilidad en las organizaciones, son conscientes de que es necesario hacer las cosas de manera diferente para conseguir resultados distintos.

Son personas que entienden que, en el fondo, una organización tendrá el nivel que puedan alcanzar las personas que la forman y que, para ello, deben dar a estas personas los recursos necesarios para alcanzar su mayor potencial.

Personas que entienden que es necesario aprender nuevas formas de trabajar en estos entornos donde falta tiempo para tanta información, todo es urgente y las cosas cambian demasiado deprisa.

Personas que asumen la responsabilidad y el compromiso de ayudar a sus organizaciones a mejorar su competitividad, y que saben que un factor clave para ello pasa por mejorar la efectividad de las personas.

Y en esta situación, comprenden que ayudar a las personas a ser más efectivas pasa por afrontar procesos de cambio centrados en ellas. Procesos que les ayuden a desaprender aquello que ha dejado de funcionar y de aprender nuevas formas de trabajar. Porque, recuerda, el cambio ya ha llegado.

Cada email que recibes

Envías el email pensando que ya has hecho lo que tenías que hacer.

Coges otro y lo mismo. Así uno tras otro.

Tratas de automatizar el proceso con la obsesión de dejar a cero una bandeja que siempre recibe, que siempre se llena. Podrías pasarte, y te pasas, los días dedicándote a eso. Responder, responder y responder. Enviar, enviar y enviar.

Tu objetivo no es otro que responder cada email. No importa si eso es lo que había que hacer.

Tratas a todos por igual, sin dedicar tiempo y ni atención a pensar el significado de su contenido. Café para todos en un trabajo donde la aportación de valor de las cosas que haces nunca será la misma.

Pasas a ser una especie de autómata en lanzar emails, entrando al juego de esas interminables, absurdas e inútiles conversaciones de correos donde el valor que se aporta tiende a cero. Esas conversaciones donde parece que gana quien antes responde, quien más activo está y quien menos valor aporta al dejar de hacer lo que debería estar haciendo.

Tu trabajo no es contestar emails, pero aún así crees que es lo que tienes que hacer. Además de creerlo, si no lo haces, te sientes mal. ¿Qué pensarán de ti?. ¿Cómo no vas a responder?.

Sin embargo, deberías hacerte otras preguntas. ¿Te pagan por responder emails?. ¿En eso está tu valor?. ¿Ese es tu diferencial?. ¿Responder correos como una máquina?. Sabes que no y nadie lo cree. ¿Por qué consideras que es lo que debes hacer?.

Adoptar esa actitud y ese comportamiento es fácil porque no te exige pensar. Comportarte así te evita tomar de decisiones sobre qué dejas si hacer. Asunto complicado cuando crees que es imposible.

Si respondes a todo, nadie podrá enfadarse contigo. Como si eso fuera importante. No quieres responsabilidad… aunque lo que tú quieras importa poco.

Piensa, decide y sé responsable. Sólo así podrás salir del improductivo ciclo sin fin que supone responder cada email que recibes.

Es posible que, por eso, sí te paguen.

Adaptación

La historia evolutiva ha demostrado que sobreviven aquellos que mejor se adaptan. No aquellos que son más fuertes ni más inteligentes. Ni siquiera, en tiempos actuales, aquellos que tienen la asombrosa capacidad de practicar un presentismo vacío de extraordinaria apariencia.

Sin embargo, sobrevivir, a día de hoy, es insuficiente. La adaptación es imprescindible en los entornos cambiantes. Sin ella no hay supervivencia. Sin supervivencia no hay vida. Sin vida no hay oportunidades. Y sin oportunidades hay pocas opciones de felicidad.

La realidad es que vivimos en un entorno más cambiante que nunca, más complejo de lo que imaginas y tan ambiguo como experimentas cada día. Y eso, probablemente, va a seguir así durante el resto de tu vida. Si no lo has hecho ya, sería mejor que lo fueses aceptando.

Por mucho que intentes modelar el futuro a tus circunstancias, tu entorno va a seguir igual de cambiante, complejo y ambiguo. Te seguirán llegando oportunidades, problemas y situaciones inesperadas en cualquier momento. Si pones todo tu empeño en planificar con detalle y esmero tu actividad, la realidad te pondrá en tu sitio. Y no te va a gustar.

La planificación está sobrevalorada y la adaptación infraconocida. Las únicas planificaciones reales son las que se acaban incumpliendo. ¿Cuantas veces te has planificado lo que vas a hacer en tu día?. ¿Cuantas veces lo has cumplido tal y como lo habías planificado?. ¿Cuantas veces has tenido que rehacer tu planificación?. ¿Cuanto tiempo, energía, desmotivación y enfado te ha supuesto?. Sin duda, demasiado…

En esta realidad que vivimos, huir de la rigidez de la planificación diaria te aportará libertad para elegir qué hacer en función de lo que puedas hacer en cada momento, y no en función de lo que te gustaría o deberías. Puedes gestionar tu trabajo sin planificar de forma tradicional, sin derrochar recursos propios y ajenos que sólo consigan desmotivarte. Puedes gestionar todo lo que te llega con claridad, con enfoque, con perspectiva y sin estrés. ¿Te imaginas?

Tu vida y tu trabajo, lo creas o no, exige adaptación frente a los cambios. GTD® te ayuda a trabajar de manera eficiente según tus circunstancias y a adaptarte a una realidad que seguirá siendo como es durante mucho tiempo.

Porque algo distinto tendrás que hacer en algún momento… si quieres resultados diferentes.