Trabajar mejor para trabajar menos

Texto en un papel:"Menos es más"Ya no cabe duda de que los entornos volátiles, inciertos, cambiantes y ambiguos (V.U.C.A) que viven las organizaciones condicionan cada vez más la forma de trabajar de las personas. Muchas personas siguen utilizando formas de trabajar, heredadas de tiempos en los que todo era más estable y menos exigente, que han dejado de ofrecer resultados óptimos y efectivos a día de hoy.

Además, algunas de estas formas de trabajan, que a mi juicio han quedado obsoletas, obedecen a una manera de trabajar límbica buscando la pura supervivencia por salir del paso lo antes posible, donde el impulso prevalece sobre el pensamiento y donde los detalles pasan a un plano inexistente. Estas formas tradicionales de trabajar tiene algunas repercusiones que no deben pasar desapercibidas para profesionales y organizaciones del conocimiento, como por ejemplo:

  • Ausencia de eficacia: no se obtienen los resultados esperados o, peor aún, no se obtienen resultados
  • Elevados indices de ineficiencia: el uso subóptimo  de los recursos conlleva tener que realizar un mismo trabajo una y otra vez, elevando los ratios de ineficiencia
  • Frustración y falta de motivación de las personas
  • Costes de oportunidad: al tener que seguir dedicando recursos a trabajos que deberían haber quedado finalizados se dejan de atender otras oportunidades o necesidades

Trabajar bien, a la primera

En este nuevo paradigma que vivimos cobra cada más importancia un concepto sencillo pero potente: trabajar bien y hacerlo, además, a la primera. Este es un aspecto fundamental si se quieren conseguir resultados de manera efectiva. Decía Peter Drucker que “no hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto” y, aunque ese riesgo siempre puede estar presente, existen formas de minimizarlo. Por ello, es fundamental pensar antes de hacer, y no hacer sin pensar o hacer mientras se piensa.

Trabajar por impulsos no es efectivo. En ocasiones puede que sea necesario (por ejemplo, para atender algo según surge o imprevistos que no pueden esperar), pero no suele ser la manera más efectiva de trabajar. La mayor parte del trabajo de las personas puede esperar un tiempo suficiente para “ser definido”, aunque mucha gente sigue anclada en la creencia de la urgencia y la importancia subjetiva.

Pensar para definir tu trabajo

Definir tu trabajo es pensar una serie de aspectos que te ayudarán a ejecutarlo de forma eficiente cuando vayas a hacerlo. Se trata de invertir tu atención, tiempo y esfuerzo en pensar (usar tu conocimiento) en aspectos como:

  1. ¿Cuál es el resultado que quieres/tienes que obtener con ese trabajo?. ¿Qué debe ocurrir para darlo por finalizado?
  2. ¿Qué maneras posibles tienes para afrontarlo?
  3. ¿Cual de esas maneras consideras que es la más eficiente?
  4. Una vez has seleccionado lo qué vas a hacer para abordarlo, ¿tienes todo lo necesario para poder hacerlo?

Te propongo que pienses en algunas de las cosas que has hecho hoy y si, en alguna de ellas, te has planteado estas preguntas. Esto es válido y funciona para cualquier actividad o resultado que quieras obtener, desde un proyecto profesional relevante, hasta ir a hacer la compra al supermercado, revisar los deberes de tus hijos o disfrutar tu fiesta de aniversario.

La importancia de los detalles en la efectividad

Una aprendizaje relevante que tuve hace tiempo fue la importancia de los detalles a la hora de hacer las cosas. Muchas personas ignoran la importancia a los detalles, pero un detalle puede ser la diferencia entre un (buen)trabajo terminado y un trabajo no terminado. Un detalle, ya sea porque no se haya prestado suficiente atención o porque no haya sido considerado de manera consciente, puede ser la causa de tirar por la borda la eficiencia de todo un proyecto.

Conviene que no olvides que un trabajo queda terminado de forma adecuada cuando así lo considera la persona que espera ese resultado y cumple las condiciones previamente acordadas. Muchas veces no lo decides tú,  sino tu cliente, tu pareja, tu jefe, tu colaborador, tu hijo,… En muchas ocasiones, tratar los detalles con la atención adecuada juega un papel importante a la hora de considerar un trabajo finalizado. Prestar atención a los detalles forma parte de aprender a trabajar mejor.

Conclusión

Los entornos V.U.C.A dificultan, y seguirán haciéndolo cada vez más, la efectividad de los profesionales del conocimiento que sigan utilizando técnicas tradicionales en la organización del trabajo como, por ejemplo, la gestión del tiempo o la gestión por prioridades y/o urgencias. Por ello, hoy más que nunca es necesario entender que no sólo hay que trabajar, sino que hay que trabajar de manera efectiva: eficaz (obteniendo resultados) y eficientemente (haciendo un uso óptimo de recursos).

Por suerte, se puede aprender a trabajar de una manera efectiva y adaptada a las necesidades de nuestra realidad actual. Un primer paso es tomar conciencia de que, antes de ponernos a trabajar impulsivamente, debemos pensar en definir el trabajo que tenemos que hacer y prepararnos para hacerlo de forma óptima cuando se den las circunstancias. Porque en el fondo, lo que interesa es trabajar bien y hacerlo a la primera para, realmente, trabajar menos.

2 pensamientos en “Trabajar mejor para trabajar menos

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