¿Usas tu calendario de la mejor manera posible?

Calendario con señalizadores de díaHace unas semanas escribía sobre el riesgo que supone para la efectividad personal el organizar todo el trabajo en el calendario (al calendario también se le denomina en ocasiones agenda. En este post usaré indistintamente ambos términos). Concretamente, veíamos como mucha gente sigue reservando huecos en su calendario para hacer determinadas tareas o acciones que no tienen que hacerse en una fecha concreta. Analizábamos, también, las causas de por qué trabajar así es ineficiente.

¿Cómo diferenciar cuándo organizar tu trabajo en el calendario y cuándo no?

La clave está en encontrar un criterio que sea sencillo, claro, objetivo y universal para poder decidir qué parte de tu trabajo colocas en el calendario y qué parte no. Este criterio existe y se basa en el concepto de fecha objetiva, el cual escuché por mi primera vez a mi colega José Miguel Bolívar.

Si quieres hacer un uso óptimo del calendario, decidiendo de manera efectiva qué acciones de las que debes realizar tienes que organizar en él, tienes que preguntarte si esas acciones las tienes que hacer, o no, en una fecha objetiva. De este modo, si una acción la tienes que hacer en una fecha objetiva, apuntarás y organizarás esa acción en el calendario. De lo contrario, irá fuera de él.

El concepto de fecha objetiva

Una fecha subjetiva, como veíamos en este post, es una fecha que te pones a ti mismo para hacer algo porque emplear ese momento para hacerlo crees que es lo mejor, crees que te va a ser posible o crees que es lo que te gustaría hacer. Es decir, pones una fecha para hacer algo siguiendo tus criterios puramente subjetivos. De cara a una organización y una efectividad óptima, nuestras opiniones y deseos subjetivos debemos, generalmente, dejarlos a un lado: la efectividad personal óptima se basa en criterios objetivos universales, probados y usados por mucha gente.

Una fecha objetiva es una fecha que, o bien nos viene impuesta por el entorno o bien acordamos con terceras personas.

Frente al demostrado ineficiente uso de fechas subjetivas, la efectividad personal óptima utiliza el concepto de fecha objetiva. Una fecha objetiva es una fecha que, o bien nos viene impuesta por el entorno o bien acordamos con terceras personas. Es, en definitiva, una fecha (puede ser un día o una combinación de día y hora) que, o bien no podemos cambiar (viene impuesta por el entorno) o que para cambiarla debemos negociar con alguien y no depende exclusivamente de nosotros (acuerdo con terceras personas) el cambiarla.

Las principales diferencias entre una fecha subjetiva y una fecha objetiva son:

  • Una fecha subjetiva la puedes modificar cuando quieras o necesites, ya que eres tú el único que interviene en fijarla. Sin embargo, una fecha objetiva es una fecha que tú no puedes modificar por ti mismo ya que no eres el único que ha intervenido en fijarla. Incluso se puede dar el caso en el que no puedas modificar esa fecha objetiva.
  • No puedes llegar tarde a una fecha subjetiva porque siempre puedes moverla al habértela “impuesto” a ti mismo. Ya sé que hacer eso suena a trampa pero, ¿cuántas veces has movido fechas subjetivas en tu calendario porque no te daba tiempo o, simplemente, porque no te apetecía hacer lo que te habías marcado para hacer en ese momento?. Sin embargo, a una fecha objetiva si que puedes llegar tarde y, además, eso puede implicar que ya no puedas realizar la acción (podrás realizar otra acción, pero no esa). Por ejemplo, si tienes que entregar una solicitud antes de un plazo concreto y no lo entregas en la fecha indicada es muy probable que ya no puedas hacerlo.

Compromisos con fecha objetiva: su lugar está en el calendario

Como dice David Allen, buena parte del estrés que sufre la gente es consecuencia de la mala gestión de los compromisos que adquieren y, por tanto, se debe aprender a gestionar esos compromisos de la manera adecuada. Este, es uno de los principios fundamentales de GTD®.

Si hablamos de fechas y agenda en un entorno de efectividad personal óptima, lo que tenemos que aprender a gestionar adecuadamente son los compromisos que tienen una fecha objetiva. Este tipo de compromiso, y sólo éstos, son los que debes organizar en tu calendario. De ese modo, en tu calendario únicamente tendrás anotadas aquellos compromisos (acciones) que tienes que acometer en una fecha concreta y objetiva. Algunos ejemplos del tipo de compromisos que deben ir en un calendario son:

  • llevar a tu hijo a la clase extraescolar que tanto le gusta
  • asistir a la reunión que convocó tu jefe  (a la cuál aceptase ir, después de haberle propuesto un horario alternativo)
  • enviar tu propuesta de oferta de suministro a la plataforma de licitación de compras de uno de tus clientes
  • acudir a tu cita con el médico
  • ir a casa de tu amigo para ver el partido de baloncesto de este domingo que dan por la TV
  • presentar los papeles para renovar el carnet de conducir

Conclusión

Al organizar en tu calendario sólo los compromisos con fecha objetiva tendrás una visión muy clara de cuál es la realidad de tu agenda cada día. Además, si revisas adecuadamente tu sistema de organización comenzarás por mirar tu calendario y trabajar en esos compromisos a los que puedes llegar tarde, independientemente de que te parezcan más o menos importantes que otros que no tienen fecha objetiva.

De esta manera, conseguirás llegar a cumplir tus compromisos en todas esas fechas que, realmente, son objetivas de cumplir. Al prever esas fechas con anticipación puedes trabajar sin estrés para alcanzar el resultado previsto.

En definitiva, deja de creer en la falsa utilidad de las fechas subjetivas e incluye en tu calendario sólo compromisos con fecha objetiva. Experimentarás una nueva forma de trabajar más realista, con menos estrés y más efectiva con tu calendario.

6 pensamientos en “¿Usas tu calendario de la mejor manera posible?

  1. Juan

    Me ha gustado mucho el POST. Aún así me falta profundizar en la diferencia entre una acción con fecha objetivo donde dicha acción se tiene que realizar justo en esa fecha (cita con el médico o partido de baloncesto) y una acción donde la fecha objetivo es el límite temporal pero se podría realizar antes (como puede ser la renovación del carnet de conducir).

    En cualquier caso como decía me ha encantado el post y me vale para seguir avanzando. Todavía me queda mucho para llegar a un punto óptimo.

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    1. David Sánchez Autor

      Hola Juan

      la clave para lo que comentas está en el proceso de revisión de tu sistema. Si hablamos de acciones como las que dices (por ejemplo, renovar el carnet de conducir) en el calendario podrías anotar algo del estilo “Último día para ir a la administración a entregar los papeles de renovación del carnet de conducir”. Esta última acción forma parte de lo que en GTD se llama “proyecto”. Ese proyecto sería algo así como “Carnet de conducir renovado antes de la fecha de caducidad que es el dd/mm/aaaa”.

      Pues bien, en la revisión semanal de tu sistema una de las cosas que se hacen es revisar tu calendario entre 2 y 4 semanas vistas (como poco). De esa manera, al menos, verás la acción de que tienes que entregar la documentación antes de 4 semanas por lo que tienes tiempo de sobra para actuar e incluir en tu sistema de listas la próxima acción que te acercaría a ese resultado de “Tener renovado el carnet de conducir….”. Esa próxima acción podría ser, por ejemplo “Ir al estudio de fotografía del barrio a hacer las fotos para la renovación del carnet”. Es decir, tendrías tus fotos para la renovación 4 semanas antes de la fecha límite 😉

      La clave, para ese tipo de acciones que comentas está en la revisión del propio sistema. Es la única forma de no “fallar”. Nada de alarmas, recordatorios, post-it,… y nada de llegar tarde, jeje

      En mi caso, por ejemplo, tengo mi sistema de listas de acciones organizado de manera que puedo identificar perfectamente acciones que pertenecen a proyectos cuya última acción tiene una fecha objetiva. De ese modo, al empezar a trabajar en mi trabajo predefinido siempre empiezo por esas acciones (siempre que pueda hacer algo con ellas) que, sin tener ellas mismas una fecha objetiva, si que tienen relación con una acción con fecha objetiva.

      Te aseguro que trabajar así permite prever el trabajo al que se puede llegar tarde objetivamente y cumplir con los compromisos.

      Un abrazo y gracias por pasarte por el blog
      😉

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  2. Juan Toro

    Hola.
    Post muy interesante del que he aprendido bastante y ayuda a reforzar el uso de la metodología
    Me surge la duda de tareas/ofertas/llamadas, en las que hay que marcar fechas de seguimiento o recordatorio.
    Creo que lo mejor es calendarizarlas, para tener de un vistazo la planificación.
    Eso si, da igual hacerlas un día antes o después, si ese día surge una tarea o actividad mas importante.

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    1. David Sánchez Autor

      Hola Juan

      sinceramente, usar recordatorios de “seguimiento” los cuales te puedes saltar sin ningún problema está muy alejado de la efectividad personal óptima.

      En el caso que comentas, la clave es muy parecida a lo que comentaba en mi respuesta al primer comentario: revisión de tus listas de acciones. Si tu revisas tu proyectos periodicamente y tus listas de acciones organizadas por contextos, no necesitas recordatorios de ningún tipo. Si además esas acciones las tienes organizadasde modo que puedas identificar si pertenecen a un proyecto cuya última acción tiene fecha objetiva, ello te permite identificarlas y comenzar por ellas.

      Una de las claves de la efectividad personal es potenciar el hábito de la revisión proactiva de tu sistema (responsabilidad) y alerjarse de planificaciones teóricas que vas modificando.

      Encantado de verte por aquí y de poder coneversar
      Un abrazo

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  3. Pingback: Incrementa tu productividad: uso correcto de la agenda - WorkWall

  4. Rosa Ana Dulanto Banda

    Hola:

    Interesante el post, interesantes los comentarios. En mi experiencia, la utilidad de los recordatorios se basa en qué tan disciplinada sea la persona para hacerles caso, y en el tiempo y facilidades que tenga para programar proyectos. Las personas con las que colaboro se dedican a sacar adelante el día a día y trabajan mucho a demanda, por lo que cuando toca una tarea específica, como revisar un indicador o registrar un seguimiento, les es muy útil contar con un recordatorio y, sabiendo que no van a tener otro momento o hueco para ellos, aprovechan al máximo esta posibilidad y realizan la tarea sin demora (hablamos de proyectos con fecha objetiva de fin). En algunos casos, a medida que la dirección les asigna tiempo real a estas tareas, se van organizando de la forma que recomiendas, aunque a otros les da lo mismo.
    Un saludo,

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