Vivir en la agenda… peligrosamente

Vivir en la agenda peligrosamenteLa agenda o calendario es una de las herramientas que más ha aportado a la organización y la efectividad de las personas en las últimas décadas. Como todo el mundo sabe, la agenda es un lugar físico donde realizas anotaciones sobre los compromisos (reuniones, citas, entregas, acciones,…) que tienes en una hora y/o día en concreto.

Por ejemplo, si tienes una cita en el médico probablemente lo anotarás en tu agenda en el día y hora que te hayan propuesto. De igual manera, si tienes una reunión con un cliente, te guardarás de ponerla en tu calendario para ser consciente de ese compromiso. También, si realizas la declaración de impuestos probablemente tengas anotado en tu agenda, en el último día hábil para hacer la declaración, algo así como: “¡¡Último día para entregar la declaración de impuestos!!”. Como ves, el uso es variado y conocido por todos.

Sin embargo, no deja de sorprenderme el ineficiente uso que muchas personas siguen dando a la agenda. Como decía al principio, en la agenda deberían anotarse los compromisos que tienes que hacer en un día y/o en una hora concreta. Se puede hacer un uso eficiente o un uso ineficiente de la agenda y, como en otros tantos aspectos, tampoco aquí el uso depende de la persona, sino de criterios objetivos ligados a la efectividad.

La diferencia entre usar el calendario de manera eficiente o de manera ineficiente radica en un aspecto fundamental: si la fecha que estamos manejando es objetiva o es subjetiva. Es decir, sólo manejaremos dos opciones. No depende de nada más.

Un fecha subjetiva es una fecha que te pones a ti mismo para hacer algo, mientras que una fecha objetiva es una fecha que no te pones a ti mismo, sino que viene impuesta por el entorno: un cliente, un amigo, un trámite, un proyecto a entregar, un taller para impartir, el horario del colegio de tus hijos… Por ejemplo, el que tú quieras mañana a las 11:00h escribir el resumen ejecutivo para la Junta de Accionistas es hacer uso de una fecha subjetiva (mañana a las 11:00h). De la misma manera, anotarte en tu calendario “realizar llamadas” el  jueves de 15:00h a 16:00h es igual de subjetivo. Me gustaría que reflexionaras sobre estos ejemplos, o sobre alguno similar que se te ocurra o incluso algún caso real que tengas, respondiendo a estas preguntas (si lo compartes en los comentarios, mejor ;-)):

  • ¿Quién o qué te “exige” escribir el informe a las 11:00h o realizar llamadas de 15:00h a 16:00h?
  • ¿Si no haces eso en esa fecha y hora, ya no tendría sentido hacerlo después?
  • ¿No podrías hacer eso antes incluso de las fechas que te pones?

La realidad es que eres tú el que te impones esas fechas y compromisos, de ahí su carácter subjetivo. Echa un vistazo a tu agenda e identifica cuántas cosas anotas en tu agenda cuya fecha te has puesto tú mismo: tener cumplimentado un hito intermedio de un proyecto, realizar una llamada, leer un artículo, mandar un mail… Seguramente más de las que crees.

El uso de fechas subjetivas en tu calendario para organizar tus acciones te llevará a sobrecargar la agenda con falsos pseudocompromisos contigo mismo que, recurrentemente los irás incumpliendo. Irás moviendo de un lugar a otro de tu calendario las cosas que has apuntado y que no has podido hacer cuando lo tenías planificado, volviendo a tener que pensar cuándo te gustaría hacerlo y organizándolo de nuevo para, muy probablemente, volver a empezar. En definitiva, tú agenda pierde funcionalidad y tu pierdes efectividad.

Las fechas subjetivas podían tener un sentido hace varios años, cuando los cambios y la incertidumbre eran mucho menores de lo que lo son a día de hoy. En esos tiempos, podía tener sentido planificar qué ibas a hacer a lo largo de tu asignado “slots” de tiempo en tu calendario. Al fin y al cabo, era muy probable que al tener más tiempo disponible que trabajo por hacer, pudieses terminar con todo.

Sin embargo, la realidad actual es que la mayoría de la gente desarrolla su actividad en entornos V.U.C.A (volátiles, inciertos, complejos y ambiguos). Esto, unido a la realidad de la evolución que hemos sufrido como trabajadores del conocimiento, hace que el uso de fechas subjetivas sea un problema directo para tu efectividad.

Dejar de trabajar con fechas subjetivas y pasar a utilizar fechas objetivas supondrá una gran mejora en tu efectividad. En otro post profundizaremos sobre las fechas objetivas, qué son y cómo usarlas para ser más efectivos.

12 pensamientos en “Vivir en la agenda… peligrosamente

  1. Juan Toro

    Hola, buenas.
    Totalmente de acuerdo con la denominación de las fechas subjetivas. El problema radica en los recordatorios ante unos seguimientos de proyecto, ofertas a cliente o de llamar a un familiar, amigo o conocido para saber de su vida.
    Tenemos que tener anotado en algún sitio estos recordatorios. Creo que si no les pones una fecha, anotándolo y autosugestión de un cumplimiento, se tenderá a olvidar o dejar pasar.
    La experiencia tanto mía como la de esas personas con las que se dice el temible “a ver si.. “, me lo confirma.
    Un saludo, y FELICIDADES por el BLOG.

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    1. David Sánchez Autor

      Gracias por pasarte por el blog Juan.

      Entiendo la creencia que comentas, pero es solo eso: una creencia y no una realidad 😉

      El uso de alarmas, recordatorios, avisos,…, es un aspecto altamente improductivo y que, además, genera estrés porque esos avisos normalmente ocurren cuando estás haciendo otras cosas y/o cuando no puedes hacer nada con ellos.

      En las metodologías modernas de productividad y efectividad personal, esos avisos son sustituidos por revisiones sistemáticas de las listas donde se anotan las acciones que debemos realizar. Cuando desarrollas el hábito de revisar sistemáticamente tu sistema de listas, ya no necesitas avisos con fechas subjetivas para acordarte de nada porque es, de forma proactiva, en la propia revisión donde ves lo que tienes y puedes que hacer. Por tanto, el uso de fechas subjetivas como las que planteas no son necesarias.

      Si quiero hacer seguimiento de un proyecto, revisaré de manera proactiva el estado del proyecto pero no anotaré en mi calendario en un día concreto y una hora concreta revisar el proyecto (salvo que sea una fecha objetiva). De la misma manera si quiero llamar por telefóno a un amigo: me anotaré en mi lista de contexto “@telefono” el llamar a ese amigo, pero sin anotarlo en una fecha concreta.

      Por tanto, para quitarte el “miedo” al temible “a ver si…”, solo hay una solución: revisar, revisar y revisar 😉

      ¡Un saludo!

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  6. Jose Antonio García

    ¿Hay algún estudio serio con estadística de cuanto tiempo se gana/pierde segun el método empleado?
    Porque se habla de “creencia o realidad” pero en que datos se basa esa afirmación de que la metodología más adecuada es la A frente a la B.
    Me gustaría conocer la población, KPI, métricas con la que se hacen esas afirmaciones.
    Si no existen, entonces son tan creencia una metodología como la otra.
    No es que esté de acuerdo o en contra pero me gustaría pasar de la teoría de las ideas a la práctica científica. Sino estamos aún vendiendo por los pueblos crecepelo.

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    1. David Sánchez Autor

      Hola Jose Antonio,

      gracias por pasarte por el blog. Lo primero que me gustaría saber es a lo que te refieres por “estudio serio con estadística”. No existen, que yo sepa, estudios poblacionales que sean estadísticamente relevantes sobre metodologías de productividad personal. Lo cual es una pena y no creo que tarde en resolverse.

      Sin embargo, el que no haya estudios estadísticos no significa que exista un rigor empírico en los principios de la metodología. Si hablamos de GTD, ésta fue desarrollada empíricamente por David Allen a partir de miles de horas de trabajo con miles de personas de culturas, nacionalidades y sexos diferentes. A lo largo de sus años de desarrollo observó patrones de comportamiento que evidenciaban unos principios de productividad personal universales. Estos principios se cumplían siempre, en cualquier momento o situación. Hasta aquí, evidencias empíricas.

      En el año 2007, Heylighen y Vidal trabajaron en demostrar científicamente dichos principios y su universalidad, yendo a los fundamentos cognitivos. Este paper es “Getting things done: The science behind stress-free productivity”.

      Por otro lado, varios autores de reconocido prestigio en materias relacionadas como la psicología y la ciencia cognitiva como P.Steel, M. Csíkszentmihályi o D.Goleman (entre otros) han escrito sobre algunos de los principios productivos en los que se sustenta GTD. Es otra muestra más del rigor en el que nos movemos.

      En definitiva, estamos hablando de una metodología con mucho trabajo empírico a sus espaldas, probada en varias situaciones diferentes con personas diferentes y sobre las que se realizan estudios y análisis desde las perspectivas psicológicas y cognitivas de sus principios.

      ¡Gracias por pasarte a comentar!

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  7. Jose Antonio García

    Gracias por tu respuesta tan rápida.
    Personalmente prefiero las listas a la agenda, pero no puedo demostrar su eficacia
    Ni tampoco voy a declarar anatema a nadie por hacerlo.
    Una explicación sencilla es que si tienes que llamar a fulanito, y lo pones en la agenda y no está, entonces tendrás que reprogramar la agenda, si está en una lista pasas a la siguiente tarea en la lista y ya volverás a repasar la lista con los incumplimientos.
    Lista en papel pura y dura, lo tachas o no.
    ¿Es esta idea cientificamente demostrable?
    O es más complejo tener un gestor de tareas, ir vaciando la mente, y demás liturgia.

    Suelo huir de las manifestaciones a raja-tabla, por lo que al leer hoy este post sobre no apuntar fechas subjetivas y una de tus respuestas se me ha encendido la bombilla.

    Cualquier teoría sería, debe estar avalada por grupos de control, que midan su aplicación, publican los resultados ,y al final se intentan formular teorías que amparen lo que los puros datos y su estudio empírico destilan. ( ver enlace al final)
    hasta aquí nada nuevo.

    Debemos aplicar: Lo mismo que no hacen los señores que venden homeopatía y se les tacha por la comunidad científica de charlatanes.

    Hasta lo que se ha publicado, al señor Allen, se le ocurrieron una serie de técnicas y herramientas que particularmente me gustan, pero no es ciencia son trucos de cocina igual que me enseñaba mi abuela al hacer rosquillas. Son malos, no. Pero no es la realidad cientifica hasta que no se demuestra. Y con GTD muchas veces se está más cerca del culto que a otra cosa.

    El paper de Heylighen/Vidal, sin ser probatorio, está realizado por personas de otro nivel a Allen, que en definitiva dan un “nihil obstat” al método. Viene a ser un aval cualitativo. No cuantitativo. Y sin llegar a los extremos decimonónicos de Taylor, tampoco debemos dar por buenos premisas no confirmadas que se ponen de moda (por ejemplo la multitarea). En este caso parece obvio que reducir el stress favorece la productividad, y que cuanto más tranquilo esté el crebro reptiliano mejores rosquillas haremos. De ahí al culto hay unas cuantas estaciones de metro.

    Resumiendo mi punto de vista:

    a) Usa GTD si te parece correcto. A algunos científicos de prestigio, les parece una metodología adecuada. Seguramente la receta de cocina de las rosquillas también les parecería. Aunque no puedan vender libros con ella…
    b) GTD no tiene un estudio estadistico publicado detrás que sustente sus hipótesis por lo que no tiene base empírica seria. Ni menos cuan eficaz es. No olvidemos que estamos hablando de gestión del tiempo. Si hago rosquillas con el método Allen tengo que tardar menos, con una reducción media de X%. Esto nadie lo prueba.
    c) El apuntar cosas en la agenda puede ser una metodología tan buena como otra
    Mientras no se demuestre empíricamente su ineficacia.

    Referencia:
    Estadistica aplicada a Psicologia ( muy básico)
    http://ocw.uv.es/ciencias-de-la-salud/pruebas-1/1-3/t_01.pdf

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  8. David Sánchez Autor

    No es necesario demostrar científicamente algo para saber que es mejor (da mejores resultados) que otra cosa en unas circunstancias determinadas. No es necesario hacer un estudio poblacional para saber que es más eficiente, en términos generales, ir en avión de Madrid a Nueva York que ir en coche.

    Mi opinión no es que GTD deba ser un culto y haya que trabajar, si o si, de esta forma. Pero si tus circunstancias son de un elevado estrés, de una falta de control sobre lo que tienes que hacer y de una ausencia de prespectiva sobre qué cosas has de acometer por delante de otras, si que GTD propone una serie de principios productivos que responde bien en el trabajo del conocimiento.

    David Allen no propone trucos sino un método basado en principios (algunos de los cuales pueden ser mejorables, no lo discuto) productivos sacados del denominador común de su experiencia con miles de personas. ¿Se debe considerar eso como ciencia?. Por supuesto que no. Pero tampoco lo pretende. Sin embargo si que parece que las aproximaciones cientificas que ese están haciendo se acercan mucho a aportar validez a dichos principios. De hecho, es significativo que haya despertado el interés de la comunidad científica.

    Tampoco GTD propone “gestión del tiempo” porque, entre otras cosas el tiempo no se puede gestionar. Hagas lo que hagas vas a tener siempre 24 horas al día. La cuestión es elegir a qué vas a dedicar tu atención en esas 24 horas. GTD está, en definitiva, enfocada a la autogestión personal.

    Con respecto al método de apuntar o no las cosas en la agenda parece que, objetivamente, es más eficiente no apuntar algo en un sitio donde vas a tener que estar moviendo de un día para otro aquellas cosas que no haces ni cumples. Como bien dices, una lista de esas acciones será más eficiente objetivamente porque no vas a tener que dedicar recursos (ni tiempo, ni energia ni atención) a “recolocar” lo que no cumples. No creo que haya que hacer ningún estudio científico para demostrar esto.

    En cualquier caso, como te decía antes, el tema de la efectividad personal tendrá más implicaciones en la sociedad en los próximos años. Como decía Peter Drucker, la supervivivencia de la naciones del primer mundo dependerá de la productividad de los trabajadores del conocimiento. Y ahí, en ese campo, ahí mucho que hacer aún tanto por la comunidad científica como por la no científica.

    Responder
  9. José Antonio Garcia

    Este debate va cogiendo enteros !!!

    Repuesta: Ejemplo del avión.

    * Hemos quedado que no ibamos a hablar de “hacer las cosas más rápido” sino de tener las cosas bajo control y sin stress. Aqui se demuestra lo que vengo diciendo, si ves un atajo para hacer algo cógelo, Sea el avión, apuntar una fecha en tu agenda.. En nada soporta a GTD el ejemplo

    * Segundo párrafo: Coge GTD para liberar stress….

    Si, pero ¿ a que precio? Si me cuesta más el collar que el perro… y además no demuestran que es más
    eficaz. Lo dicho antes: Usando este método eres un x% más eficaz. No hay métricas.
    Y supone una carga adicional ( paradoja de Jevons)

    * Base de Allen.

    1. Es un buscavidas que ha tenido mil empleos… https://en.wikipedia.org/wiki/David_Allen_%28author%29
    Campeón de debate! Este vende neveras en el polo…

    2. Método basado en principios. ¿Que principios?
    Me recuerda a Groucho Marx, estos son mis principios, sino les gustan tengo otros
    Unico principio: El sentido común de tener unas listas e ir apuntando
    Puro sentido común.
    Toda la vida lo hemos hecho todos, ¿O no?
    Un poco de por favor!!
    Ok, lo viste muy bien, pero que consultor no lo hace.
    Defecto: Algunas ideas llevadas a tal punto que llegan a la paradoja (https://es.wikipedia.org/wiki/Paradoja_de_Jevons) o el clásico español “Para este viaje no necesitaba alforjas”

    ¿Cuál es el problema real de GTD? Que ayuda a alienar el trabajo del conocimiento, y te pone al nivel de apretar una tuerca en una línea de montaje. Sirve de poco para el trabajo realmente profundo, Quizás el método es el espejo de su personalidad de buscavidas y en lo que se ha convertido “el trabajo del conocimiento” que me da vergüenza hasta el nombre.
    La mayoría de las tareas que hacemos son “poco profundas” y al “que no se le haya ocurrido por si mismo ser organizado” pues es una novedad.
    Lo que es de lideres natos es el contexto escaqueitor y como usan algunos el @Forward
    Aquí hay otro punto de vista:
    http://calnewport.com/blog/2012/12/21/getting-unremarkable-things-done-the-problem-with-david-allens-universalism/
    —————————–
    No voy a entrar a hablar de Drucker, con sus ideas “planas” predicando el sofismo de la globalización y nueva economía, con ideas peregrinas sobre el “trabajo del conocimiento”, etc, etc
    http://www.herramienta.com.ar/revista-herramienta-n-35/la-sociedad-del-conocimiento-una-falacia-comercial-del-capitalismo-contempo

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