#checklistManifesto: Cuando el conocimiento es insuficiente

 

Sigo avanzando en la lectura de «El Efecto Checklist» y en el post de hoy me gustaría reflexionar sobre el concepto de complejidad que menciona el libro y su relación con los profesionales del conocimiento.

En el capítulo 2, se aborda el concepto de la complejidad desde una perspectiva diferente a la habitual: el reto de aplicar de forma correcta el conocimiento existente a una situación concreta.

En muchas ocasiones, las personas somos incapaces de abordar con éxito muchas de esas situaciones complejas con nuestros limitados recursos cognitivos. Y cuando lo intentamos, las probabilidades de cometer errores de consecuencias indeseables son muy elevadas.

En «El Efecto Checklist», Atul Gawande pone ejemplos evidentes de profesiones como la medicina, la aviación o la construcción, donde estas situaciones complejas son evidentes.

Sin embargo, esa «complejidad» a la que se refiere Gawande se da en otras muchas profesiones, porque la complejidad de aplicar correctamente el conocimiento es algo que existe para cualquier profesional.

En mi experiencia, uno de los retos a los que nos enfrentamos los profesionales del conocimiento es transformar en evidente lo que no es evidente.

No estoy hablando de magia, sino de algo a lo que Peter Drucker ya se refirió hace años cuando escribió que en el trabajo del conocimiento la tarea no se supone, sino que ha de determinarse.

Determinar la tarea a realizar, representa la esencia de la complejidad para los profesionales del conocimiento porque, para transformar lo no evidente en evidente, tienes que:

  1. Tener el conocimiento adecuado.
  2. Aplicar ese conocimiento de forma correcta.

La mayoría de los profesionales tienen el conocimiento adecuado en su campo de actividad para transformar lo desconocido en algo conocido, concretando qué hay que hacer y qué tiene que pasar para darlo por terminado.

Por otro lado, la tendencia en cualquier organización es avanzar hacia la especialización de sus profesionales. Esta especialización conlleva la adquisición de un conocimiento más específico, lo que en algunos casos ha ayudado a reducir las posibilidades de cometer errores evitables.

Sin embargo, como se evidencia en «El efecto Checklist», el resultado está muy alejado de lo esperado.

Que la especialización conlleva un mayor conocimiento específico es innegable. Sin embargo, por sí misma, no garantiza que ese conocimiento se aplique correctamente y con efectividad.

En el entorno actual, la complejidad avanza a un ritmo más rápido que la propia especialización de los profesionales. Por tanto, la especialización parece más un parche que una solución.

Para abordar con éxito la complejidad a la que se enfrentan los profesionales del conocimiento es necesario ayudarles a relacionarse de forma efectiva con su entorno.

Porque el conocimiento, por muy especializado que sea, es insuficiente en tiempos de complejidad. Además de adquirirlo, hay que aplicarlo con efectividad. Y, ahí, está el reto.

#checklistManifesto: ¿Ignorancia o ineptitud?

Ignorancia o ineptitud. El Efecto Checklist

Hace poco he comenzado a leer «El efecto Checklist» («The Checklist Manifesto», en inglés) de Atul Gawande, del que me habían llegado críticas muy interesantes y al que tenía ganas de dedicarle tiempo.

El autor, Atul Gawande es cirujano general y endocrinólogo, colaborador en diversos medios de comunicación y director en programas de salud de la OMS.

«El efecto Checklist» está centrado el uso de listas de comprobación, o checklists, para trabajar de forma más efectiva minimizando y llegando a eliminar errores que son evitables en cualquier tipo de actividad.

Mi intención es escribir en las próximas semanas sobre lo que vaya aprendiendo en la lectura del «El efecto Checklist» , que seguro que será mucho, y lo publicaré bajo el hashtag #checklistManifesto.

Para comenzar y como introducción, me gustaría destacar una idea que me ha llamado especialmente la atención.

Esta idea gira sobre el hecho de que estamos en una era donde nunca hemos tenido acceso a más conocimiento y todo ese conocimiento nos ha traído mucha más complejidad cognitiva de la que los seres humanos somos capaces de procesar.

En mi opinión, un torpedo directo a la línea de flotación de nuestro ego más racional. Básicamente, y dicho en otras palabras, el ser humano es incapaz de procesar y aplicar de forma efectiva todo el conocimiento que genera.

Incluso cuando los niveles de capacitación y especialización son los más elevados de la historia de la humanidad, en todos los sectores, se continúan produciendo errores que son fácilmente evitables.

Errores que son consecuencia de obviar pasos y aspectos elementales, dar por supuestas cosas no verificadas o fiarse de la memoria para ejecutar determinadas acciones. Errores que, en muchos casos, tienen serias consecuencias.

Atul Gawande destaca dos causas principales por las cuales se cometen este tipo de errores.

La primera es la ignorancia, es decir la falta de conocimiento. Hay ocasiones en las que los errores se cometen por la ausencia del conocimiento adecuado.

El segundo es la ineptitud, entendida como la incapacidad de aplicar los conocimientos disponibles de forma efectiva para evitar errores que no deberían producirse.

La relación que se establece en «El efecto Checklist» entre ambos conceptos es muy interesante.

A lo largo de la historia de la humanidad, la ignorancia ha sido una de las causas principales de errores o fracasos al no existir, aún, el conocimiento (saber qué hacer) adecuado para llevar a cabo con éxito determinadas actividades.

Ha sido únicamente en las últimas décadas cuando los avances en ciencia y tecnología han generado una explosión de conocimiento al que nunca antes se había tenido acceso. Y esto ha ocurrido en todos los sectores y campos de actividad (medicina, aeronáutica, finanzas, management, …).

Y, curiosamente, ahora que tenemos al alcance los conocimientos necesarios, muchos de los errores que cometen los profesionales son consecuencia de la ineptitud al aplicar esos conocimientos que están disponibles.

En palabras de Gawande, la ciencia ha equiparado el nivel de ineptitud al de la ignorancia.

En la actualidad, el reto va más allá de encontrar y generar más conocimiento.

La clave está en aplicarlo correctamente, evitando errores y mejorando la efectividad personal y organizativa, en cualquier tipo de actividad.

Incluso profesionales de alto desempeño, con gran conocimiento y experiencia cometen errores que son evitables. Ni el conocimiento ni la experiencia nos libran de la ineptitud.

Me parece muy interesante el planteamiento de «El efecto Checklist» y su cercanía con los principios cognitivos que están presentes alrededor de GTD®: nuestro cerebro es incapaz de recordar en el momento adecuado todo lo que debería recordar para desempeñar determinadas actividades con efectividad.

Por ello, es necesario utilizar un sistema de organización fiable y externo a nuestra memoria para gestionar los compromisos, recordatorios e información en nuestro día a día. En GTD® una parte de ese sistema son las checklist sobre las que precisamente escribe Gawande.

Veremos cómo se desarrolla el libro, pero de momento me está pareciendo muy interesante tanto por lo que plantea como por la forma en que lo hace. 

WhatsApp: Evita otros 10 años de distracciones

Evitar distracciones de Whatsapp

Ayer, 24 de febrero, se cumplían 10 años desde la aparición de la popular aplicación de mensajería instantánea WhatsApp.

Es curioso cómo me cuesta recordar cómo era la vida antes de usar Whatsapp. Porque, en mi experiencia, es una fantástica herramienta, de gran utilidad.

Sin embargo, muchas personas la ven como fuente de distracción y uno de los mayores problemas en su actividad del día a día.

Pero ni el email, ni Whatsapp ni ninguna herramienta de mensajería es culpable de que dejemos de hacer lo que estemos haciendo y nos pongamos a atender las notificaciones que nos llegan a través de ellas.

La única y verdadera causa de que nos distraigamos con esas notificaciones somos nosotros. En concreto, la tendencia natural que tiene nuestro Sistema 1 para atender cualquier cambio en el entorno, saciar su curiosidad y asegurarse de que no es potencialmente peligroso.

Por tanto, es algo natural que atiendas las notificaciones que te llegan y que te desconecten de lo que estás haciendo. Como ya sabes, esto tiene un gran impacto negativo en tu efectividad.

Sin embargo, que esa desconexión sea algo natural no quiere decir que sea inevitable.

Afortunadamente, puedes deshacerte del mal hábito de vivir pendiente de las notificaciones.

Porque, realmente, la culpa no es de las notificaciones, sino tuya, ya que eres tú quien decide atender esas notificaciones, del mismo modo que podrías decidir atenderlas en otro momento, cuando no interfieran con tu efectividad.

Qué yo sepa, hasta la fecha, ningún móvil salta a tu cuello cuando hay notificaciones para obligarte a atenderlas.

Es más, tienes la opción de desactivar la notificaciones, poner el móvil en silencio e, incluso, guardarlo en algún lugar para que no te distraiga.

Sí, ya sé que pensarás que si tienes un móvil es para responder inmediatamente siempre que te envían un mensaje. Pero eso sólo es una creencia que tienes. Una dependencia adquirida sin ninguna razón objetiva para ello.

Ya que estamos en el 10º aniversario de la aparición de WhatsApp, me gustaría compartir contigo, desde mi experiencia, algunas buenas prácticas sencillas que puedes desarrollar para utilizarlo de manera efectiva:

  • Comunica a las personas con las que te relacionas la frecuencia aproximada con la que vas a revisar los mensajes que te envíen y qué expectativa de respuesta por tu parte pueden tener. ¿Vas a responder de forma inmediata?. ¿Cada par de horas? ¿Unas cuantas veces al día?.
  • WhatsApp es una herramienta de «mensajería instantánea» lo cual es muy diferente a sea una herramienta de «respuesta o atención inmediata». Nada te obliga a leer ni responder en cuanto te llega el mensaje.
  • Utiliza WhatsApp como una bandeja de entrada que tendrás que aclarar y vaciar con la regularidad que tenga sentido. Evita estar pendiente de manera constante.
  • Evita usar WhastApp para comunicaciones donde necesites respuesta inmediata y/o urgente. En estos casos, una llamada telefónica es siempre mejor opción.
  • Mantén conversaciones breves. Si estás manteniendo conversaciones extensas por WhastApp, lo estás usando mal. Lo que deberías estar haciendo son llamadas telefónicas o videoconferencias. Ganarías tiempo y claridad.

Estas buenas prácticas están al alcance de cualquier persona y son fácilmente aplicables con cualquier aplicación o sistema de mensajería instantánea, ya sea personal o corporativo.

La clave es que seas consciente de que puedes prestar atención a tus notificaciones de WhatsApp cuando tú quieras y no cuando WhatsApp quiera. Tienes que ser tú quien decida a qué prestas atención y cuándo se la prestas.

Cuando consigas desarrollar este hábito, comprobarás cómo tu relación con esta estupenda herramienta pasará a otro nivel. ¿Te animas a empezar a usar de manera efectiva tu WhatsApp?

¿Cuál es la alternativa?

¿Cual es la alternativa?

Cada vez son más las personas que sienten que el día a día les supera.

Tanto en lo personal como en lo profesional, hay asuntos que se les van de las manos. Descontrol, dudas, demasiadas cosas para hacer…

Pasan las semanas y sobreviven al día a día. No paran ni un momento, pero avanzan muy poco. En casa, en el trabajo o en el trayecto entre ambos.

Tienen la sensación de que deberían estar ocupándose de determinados asuntos, pero no tienen claro cuáles. Intuyen que lo que están haciendo no es lo que deberían hacer, aunque tampoco lo tienen claro.

Así, día tras día. Resulta agotador, y no me extraña. Lo entiendo.

Les gustaría solucionar la situación y tener más control, saber en qué se deben centrar y dejar de reaccionar apagando fuegos constantemente.

Buscan alguna manera de dejar de tener descontrolados esos temas para dedicar más atención a nuevos proyectos, a la familia, a los amigos…

Hay dos buenas noticias.

La primera es que, afortunadamente, hay formas de abordar y mejorar estas situaciones y que, además, funcionan.

La otra buena noticia es que, para conseguirlo, sólo hay que trabajarlo. Es decir, cualquier persona puede conseguirlo.

¿Quieres dejar de ser víctima de esas constantes interrupciones de tu entorno que afectan a tu concentración? Bien, aprende a gestionarlas proactivamente.

¿Quieres avanzar en esas tareas para las que necesitas claridad mental y concentración? Haz coincidir tu mejor nivel de energía con aquellas tareas que te demanden ese nivel.

¿Quieres priorizar mejor? Mantén un inventario actualizado de todo lo que tienes que hacer, revísalo y elige lo que tenga más sentido en cada momento.

¿Quieres evitar procastinar? Ten claro lo que quieres conseguir y divide tus tareas en siguientes acciones, todo lo pequeñas que necesites, para acercarte a ello.

Si ante estas y otras situaciones no haces nada, ¿cuál es la alternativa?

¿Echar la culpa al entorno? Vale, pero nadie lo va a cambiar por tí, así que va a seguir como está.

¿Seguir igual? Sí, es una opción, aunque ya sabes lo que eso significa.

¿Buscar la solución fácil y rápida? Suerte. Si la encuentras, avísame por favor.

En mi experiencia, la única alternativa coherente pasa por aprender y desarrollar la efectividad personal, que te ayudará con una serie de comportamientos, estrategias y técnicas que van a contribuir a tu bienestar, tanto profesional como personal.

Desarrollar tu efectividad personal supone una inversión de aprendizaje y no significa que vayas a resolver todos los problemas en tu vida ni que dejes de tener mucho trabajo y responsabilidades.

La vida es como es y tienes que crear las circunstancias que te ayuden a cambiar aquello que quieras que sea diferente. Porque nadie lo va a hacer por ti.

Afortunadamente, tienes la opción de relacionarte de una manera más efectiva con tu entorno, ganando sensación de control, enfoque en lo que haces y reduciendo el estrés.

Deja las excusas a un lado y elige: seguir como estás o hacer algo diferente. Sabes que, ésta última, es la alternativa que tiene sentido.

¿Cómo elegir qué hacer con efectividad?

Cómo elegir qué hacer con efectividad

Una duda habitual que se plantean las personas que dan sus primeros pasos con GTD® es cómo elegir qué hacer cuando ya tienen su sistema montado.

Si ya tienes un sistema GTD® y has creado esa mente extendida fiable que te va a permitir gestionar todos los recordatorios de lo que tienes que hacer sin tener que acordarte de ellos, ha llegado el momento de obtener todo su potencial.

Muchas personas invierten en montar su sistema GTD® pero a la hora de hacer el trabajo vuelven a sus viejos hábitos e ignoran el sistema.

Algunos de los hábitos que debes evitar si quieres elegir qué hacer con efectividad son:

  1. Reaccionar ante lo primero que se te ocurra y pase por tu cabeza. Puede que en ese mismo momento creas que es lo que hay que hacer pero, ¿es así? ¿Puede haber otras cosas que tenga más sentido hacer y que eso que acaba de aparecer pueda esperar?.
  2. Hacer lo que más te apetece o lo que te gustaría. Normalmente son cosas que te resultan sencillas y que te puedes quitar rápidamente. Tu objetivo es quitártelas de encima cuanto antes. Sin embargo, ¿es lo que tiene sentido?. Ya sabes la respuesta.
  3. Empezar siempre con lo que más tiempo te va a llevar o lo que te resulta más difícil. Hay mucho escrito sobre esta ineficiente manera de elegir. ¿Tienes los recursos (claridad mental, energía, tiempo,…) que necesitas para hacerlo bien? Muchas veces el mejor momento para hacer eso sea otro y es mejor adaptarse.

En su lugar, GTD® propone una serie de comportamientos efectivos que te ayudarán, objetivamente, a elegir qué es lo que tiene más sentido hacer en cada momento:

  1. Ten siempre a mano tu sistema de organización (calendario y listas de siguientes acciones). Recuerda que tu sistema es el «mapa de opciones» de lo que tienes que hacer. Tenerlo accesible en todo momento y lugar te permitirá consultarlo con regularidad siempre que lo necesites.
  2. Consulta tu calendario para saber cómo tienes el día. ¿Qué huecos tienes próximamente?. ¿Cuándo es tu próxima reunión?. Con esta información tendrás más claridad tanto a la hora de asumir nuevos compromisos como de los momentos libres para hacer avanzar tus asuntos.
  3. Consulta en esos momentos tus listas de siguientes acciones y elige qué hacer en función de qué te limita objetivamente a la hora hacer algo (en lugar de elegir en función de lo que te gustaría hacer). GTD® propone elegir en función del contexto en el que estás (herramienta, persona o lugar que necesitas para hacer algo), el tiempo disponible que tienes y la energía que necesitas.  
  4. Reflexiona sobre cuál es la opción que va a aporta más valor. Ya sabes que es imposible llegar a todo, así que mejor deja sin hacer lo que vaya a aportar menos valor y ponte con lo que aporte más.

Disponer de un sistema de organización fiable, completo y actualizado es imprescindible para trabajar con efectividad, pero es insuficiente.

Si lo usas de forma inadecuada, estarás desperdiciando el esfuerzo invertido en construirlo y desaprovechando todas las posibilidades que te ofrece.

El paso de Ejecutar en GTD® consiste en elegir qué vas a hacer con la confianza de eso que eliges es lo que tiene más sentido hacer en cada momento y, como has comprobado, es un proceso ágil y sencillo.

Si estableces este hábito verás cómo comienzas a experimentar la sensación de hacer, cada vez, lo que tiene más sentido.

Sabrás en todo momento qué haces y qué dejas sin hacer. Y esa diferencia marcará un claro avance en tu efectividad y en tu bienestar.

Y tú, ¿cómo eliges que hacer en cada momento?