#erroresGTD: Ante todo, deportividad

grupo de niños jugando con deportividad

Hace unos meses escribía sobre la intención de comenzar una serie de post con los principales errores que he cometido a lo largo mi camino de aprendizaje de GTD®.

La intención de este post es compartir el enfoque que tendrán los post de la serie para que sean lo más útiles posible, tanto para las personas que están empezando como para aquellas que llevan un tiempo usando la metodología.

En los próximos post, iré pasando por cada uno de los cinco pasos de la metodología (Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexionar y Ejecutar) comentado los principales #erroresGTD que cometía… tanto en mis inicios con el método como cuando tenía más experiencia 😉

Para cada error haré un análisis de ciertos aspectos, como por ejemplo:

  • Por qué era un error
  • Qué consecuencias tenía
  • Cuál es la mejor práctica recomendada en cada caso
  • Por qué funciona y qué ventajas aporta

Espero que esta serie te sea de utilidad para identificar posibles errores que estés cometiendo.

También espero que te ayude a evitar que cometas algunos de los errores que yo cometí y que puedas avanzar firmemente en tu camino para organizarte con eficacia y reducir el estrés dominando GTD®.

Porque si estás aprendiendo GTD®, también si lo usas desde hace tiempo, cometerás errores. Pueden ser de interpretación, de falta de práctica, de implementación en una herramienta o, y estos son los más peligrosos, errores de ego.

Pero cometer errores es normal en cualquier proceso de aprendizaje. Lo importante es identificar cuándo cometes un error, tener humildad para reconocerlo y ganas de aprender para evitar cometerlo de nuevo.

Me encantaría que compartieras los errores que has cometido o que sigues cometiendo… Aprovecha que estamos solos y nadie nos lee. Porque todo esto va, sobretodo, de tomarlo con deportividad 😉

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GTD®: Olvídate de la herramienta perfecta

De app en app sin avanzar

¿Qué aplicación informática o herramienta debería utilizar para montar mi sistema GTD®?

Esta es una pregunta que se hacen la mayoría de personas que se acercan por primera vez a esta metodología.

Es una pregunta con mucho peligro porque se puede entender erróneamente que aprender y usar GTD® depende de la aplicación informática o herramienta que uses para montar tu sistema de recordatorios.

Poner el foco en encontrar una aplicación informática o herramienta teóricamente perfecta, en lugar de ponerlo en lo que tú tienes que hacer es un grave error.

Creo que la causa de esa obsesión por encontrar la herramienta perfecta se debe a que, gracias a GTD®, muchas personas ven realmente la posibilidad de organizarse y trabajar de manera efectiva de una vez por todas… Y quieren ponerse a ello inmediatamente.

Después de estar dando tumbos y probando soluciones poco o nada útiles, encuentran una forma de hacer las cosas que tiene sentido y funciona a todas las personas que se comprometen a ponerlo en marcha.

Sin embargo, el comportamiento humano muchas veces es incongruente y, en ocasiones, aunque las personas saben lo que tienen que hacer para conseguir algo, eligen hacer justo lo contrario.

Eso es algo que también ocurre a la hora de mejorar la efectividad con GTD®.

Competencia, compromiso y paciencia

En cualquier disciplina o trabajo, se consiguen resultados sostenibles y consolidados cuando se hace lo que se tiene que hacer el tiempo necesario.

Ocurre con cualquier desarrollo competencial: deporte, música, idiomas,… Te recomiendo algunos post estupendos que tiene Francisco Alcaide sobre el concepto de compromiso en su blog.

Con la efectividad personal ocurre lo mismo. Desde hace años se sabe que la efectividad personal es una competencia que se puede aprender desarrollando una serie de hábitos y comportamientos que están al alcance de cualquier persona.

Mejorar tu efectividad con GTD® es un camino sencillo donde está muy claro qué hay que hacer y qué no hay que hacer, aunque recorrerlo lleva tiempo.

Todo aprendizaje requiere de paciencia para que consolide. Sin embargo, la paciencia es algo de lo que mucha gente no está sobrada. Ya lo sabes.

La mayoría de las personas buscan lo fácil, lo inmediato, lo que no suponga esfuerzo,…

Lejos de ser una crítica, es una realidad y hay que entenderlo como algo natural. Nuestro sistema de pensamiento más primitivo, el Sistema 1, nos hace actuar así con la intención de ayudarnos a sobrevivir ahorrando energía y/o riesgos.

Ninguna herramienta va a hacer tu trabajo por ti

Buena parte de tu trabajo, como profesional del conocimiento, consiste en pensar, tomar decisiones, evaluar riesgos, diseñar soluciones, resolver problemas,…

A día de hoy, no existe aplicación informática o herramienta que te evite tener que hacer ese trabajo. De la misma manera, ninguna va a aplicar ni aprender GTD® por ti.

Lo más inteligente, si quieres mejorar tu efectividad con GTD®, es que dejes de buscarla y dediques tu atención a desarrollar los hábitos que te ayudarán de verdad.

Cuando comienzas con GTD®, la mejor herramienta con la que puedes empezar es una que te resulte sencilla y que ya conozcas.

Evita complicarte la vida buscando aplicaciones sofisticadas que te van a requerir tiempo y recursos para aprender utilizarla.

Hacer coincidir el esfuerzo de desarrollar los hábitos de GTD® con el esfuerzo de aprender a utilizar bien una nueva herramienta es un error que hemos cometido muchos.

Si tú también lo cometes, corres el riesgo de no interiorizar bien las ideas, conceptos y hábitos de la metodología y, por tanto, tampoco sabrás si esa herramienta es la óptima.

Lo que conseguirás es interpretar GTD® en base a lo que te permita la herramienta. Y ese es el primer paso para no entender GTD®, sentir la frustración de no avanzar y llegar a la errónea conclusión de que GTD® no es para ti.

Un error típico y recurrente en aquellas personas que buscan lo fácil en lugar de lo útil.

Conclusión

Si de verdad quieres mejorar tu organización y tu efectividad personal, tienes que centrarte en desarrollar los hábitos y comportamientos que te permitirán conseguirlo.

Ninguna aplicación informática ni herramienta es mejor que otra para construir tu sistema GTD®, por tanto, al empezar utiliza una que ya conozcas y que te resulte sencilla de manejar.

Por suerte, todo lo que necesitas para mejorar tu efectividad depende de ti.
No existe nada que sustituya lo que tú tienes que hacer para organizarte y mejorar tu efectividad.

Gestión del tiempo: la gran mentira para mejorar tu efectividad

Un hombre atrapado en un reloj

“Sólo tú puedes decidir qué hacer con el tiempo que se te concede”. El Señor de los Anillos

Según la RAE, una quimera, además de un ser mitológico con cabeza de león, vientre de cabra y cola de dragón, es «aquello que se propone a la imaginación como posible o verdadero, no siéndolo.»

Lamentablemente, el término «gestión del tiempo» continúa siendo una quimera demasiado utilizada en pleno siglo XXI por algunas personas que se dedican a la productividad personal.

En nuestra sociedad, es un hecho que las personas tienen dificultades para balancear su vida personal y profesional, para dejar de hacer por hacer las cosas y pasar a hacer lo que tiene sentido en cada momento, para llevar una vida sin estrés,…

Dificultades que, en ocasiones, afectan a la salud física y emocional y que se deben tomar muy en serio evitando pseudosoluciones inútiles.

Gestión del tiempo: cómodo, nada ético e inútil

Algunas personas justifican el concepto «gestión del tiempo» porque es algo que les resulta cómodo de explicar.

El camino del conocimiento, del desarrollo o de la mejora puede ser muchas cosas, pero el término «cómodo» se ajusta poco a esos procesos. 

Además, lo cómodo pocas veces coincide con lo correcto.

Por ejemplo, ¿se te ocurriría explicarle a un niño que, cuando llueve, es debido a que las nubes están tristes?.

Para ti, adulto atareado, sería muy cómodo quitarte de encima la sana curiosidad del pequeño con esa pseudoexplicación, pero sería nada ético y algo inútil para la pobre criatura. También para ti.

A corto plazo igual consigues que te deje en paz pero a la larga sabrá que era mentira y su confianza se verá afectada. Los niños son niños, pero para nada son tontos. Con los adultos pasa algo parecido.

Si te están hablando de cómo mejorar tu gestión del tiempo ya sabes cómo te están tratando.

Gestión del tiempo: el problema no es tuyo

Otra ventaja de la gestión del tiempo para quienes se dedican a ello es que lleva la causa del problema fuera de la zona de influencia de las personas que buscan una solución para mejorar su vida.

Y eso, aunque no te guste, sabes que para nada es cierto. Si quieres mejorar algo, de verdad, tienes que empezar por cambiar aquello que está en tu zona de influencia.

Es muy fácil decir, y vender, que la culpa es del tiempo porque es escaso pero que tú podrás estirarlo como si fuera chicle, o maximizarlo como si pudieses invertirlo.

Siento decirte que el tiempo está ahí… y que es completamente inocente respecto a tu falta de efectividad porque en tu mano está todo lo que puedes hacer para mejorarla.

Domina tu tiempo… ¡suerte!

Supón que algún gurú bienintencionado te ilumina con su conocimiento y te transfiere la capacidad de gestionar mejor tu tiempo.

Te voy a pedir, por favor, que dediques unos segundos a verte en esa situación, escuchar atentamente los sonidos del entorno y prestar atención a tus sensaciones.

Por fin, ahora ya podrías gestionar el tiempo pero, ¿qué harías? ¿Cómo lo gestionarías? ¿Cuántas horas al día querrías o necesitarías tener? ¿26, 31, 48,…?

Tú ya sabes que la respuesta da igual porque tus responsabilidades, tus compromisos, los resultados que quieres conseguir,…, son los que son.

También sabes que si tuvieses más tiempo te comprometerías con más cosas y estarías de nuevo en la misma situación y con el mismo problema. Porque lo que realmente necesitas es una manera de autogestionarte de manera efectiva.

Pero vamos a suponer que el día tuviese las horas que inocentemente crees que serían suficientes. Genial, ¿verdad?

Ahora, por favor, reflexiona: ¿está tu cuerpo preparado para aguantarlo? ¿Podrías mantener tu atención, tu claridad mental y tu energía todo ese tiempo?.

Sabes que no… ¡pero si no damos ni para 24 horas!

La gran verdad de la gestión del tiempo

La gran, y única, verdad de la gestión del tiempo es que es mentira.

No hay hábito, técnica, truco o pseudociencia que te permita gestionar tu tiempo mejor… ni peor.

Entonces, ¿porque se sigue utilizando este concepto?.

Sinceramente, no lo sé. Te aconsejo que se lo preguntes a quienes lo siguen utilizando aunque, cuidado, igual les pones en un compromiso, así que no lo hagas.

Quiero pensar que si hay personas que siguen utilizando este caduco e inútil concepto de la gestión del tiempo es debido a que creen que es fácil de entender y que todo el mundo sabe lo que se quiere decir con ello. ¿Todo el mundo?.

Recientemente, en uno de los cursos para la mejora de la efectividad que facilito, pregunté a diferentes personas qué entendían por «gestión del tiempo» y estas fueron algunas de las respuestas:

  • organizarme mejor
  • tener más tiempo para mí
  • hacer más cosas
  • sacar trabajo adelante
  • dejar de estar apagando fuegos todo el tiempo
  • llegar a todo

Sí, sin duda todo el mundo entiende lo mismo por gestión del tiempo…

Y entonces, ¿qué?

No voy a decirte que la solución para mejorar de verdad tu efectividad personal pasa por aprender GTD®.

Pero sí me gustaría que te llevases algunas ideas útiles para reflexionar y sobre las que puedes trabajar para mejorar de verdad:

  • Toma consciencia de tu responsabilidad, todo lo que puedes hacer para mejorar tu efectividad y tu organización depende de ti.
  • Ya has visto que intentar gestionar el tiempo es inútil y absurdo. Sin embargo sí que puedes gestionar recursos como tu atención o la energía que tienes y hacer un uso óptimo de ellas.
  • Siempre vas a tener más cosas para hacer que tiempo para hacerlas. La clave es que aprendas a elegir bien qué hacer en cada momento y qué dejas sin hacer, con la tranquilidad y confianza de eliges lo correcto en cada momento.
  • Desde hace años, la ciencia cognitiva avala soluciones que funcionan y que nada tienen que ver con la gestión del tiempo. Busca soluciones fiables y objetivas, déjate de rollos.

Si necesitas balancear tu vida profesional y personal, organizarte mejor, trabajar con enfoque, reducir estrés y ser más feliz, tienes que tomártelo en serio y huir de esa gran mentira que es la gestión del tiempo. Porque hay demasiado en juego.

XI Jornadas OPTIMA LAB: Estar presente en algo muy grande

Collage con fotos de las XI Jornadas de OPTIMA LAB en Amsterdam

Hace un par de semanas tuve la oportunidad de disfrutar unos días en Ámsterdam junto con mis compañeros de OPTIMA LAB para celebrar las XI Jornadas OPTIMA LAB y asistir a la GTD® Conference 2018.

Fueron cinco días en los que aprovechamos para ponernos al día, sacar mucho trabajo adelante y disfrutar de buenos momentos juntos, algo que no hacíamos desde el mes de Enero.

Estar al 100% de manera natural

Acudía a estas Jornadas con muchas ganas y sin expectativas concretas.

Puede que acudir por primera vez a unas Jornadas centrado por completo en ellas me hiciera llegar con una mentalidad diferente: sin distracciones, sin preocupaciones externas y con la oportunidad de, por fin, estar presente al 100%.

En otras Jornadas mi atención se dividía entre más responsabilidades. Algo que resultaba agotador, frustrante y, en cierta manera, poco justo para el resto.

En Ámsterdam, tuve la oportunidad de confirmar algo que ya sabía: estar a medias en algo es no estar.

Cuando estás 100% en algo, la diferencia es brutal en todos los sentidos, porque pasas a sentir ese algo como propio y dejas de sentirte parte de algo que, de alguna manera, parece ajeno.

Llega el momento en el que lo sientes parte de ti, vives cada momento, tomas conciencia de qué pasa y cómo afecta, integrando de manera natural lo personal y lo profesional, hasta que deja de haber distinción.

Comenzando a trabajar en Spaces

Por sugerencia de José Miguel elegimos SPACES como «lugar de operaciones». Un lugar que él ya conocía, al haber realizado alguna de sus certificaciones como Master Trainer con David Allen en estas instalaciones.

Me gustó mucho SPACES y disfruté mucho con el ambiente y la amabilidad de las personas que nos atendieron.

Además, la sala en la que trabajamos tenía una estupenda luz natural y vistas a las calles de Ámsterdam, lo que me hizo disfrutar más aún de la experiencia. Sin duda, fue una gran elección.

Análisis con perspectiva de red productiva

Las Jornadas siempre me proporcionan un contexto para confrortarme con la realidad. Veo, escucho y siento muchas cosas que me ayudan a hacer un autoanálisis de dónde estoy y dónde quiero estar.

En estas Jornadas ese análisis se hizo más evidente y profundo gracias a un interesante ejercicio que propuso José Miguel para reflexionar sobre las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades (DAFO) de la red.

Esta reflexión imprevista resultó muy enriquecedora. En mi caso, me llamó particularmente la atención porque me vi, de manera natural, pensando como OPTIMA LAB en lugar de como David Sánchez, nodo de OPTIMA LAB. Es algo que me resulta difícil de expresar, pero vuelvo a esas sensaciones que comentaba acerca de cuando estás en algo al 100%.

Los que me conocen saben de mi intenso espíritu crítico, tan útil para unas cosas y tan poco amigo para otras. Si echo la vista atrás reconozco que el trabajo realizado, tanto el mío como el de la red, es espectacular.

Hemos hecho mucho y aún queda mucho por hacer, y lo mejor es que todo eso que queda por hacer está en nuestras manos. Cuestión de foco y compromiso, algo sencillo de decir y escribir pero más complejo de llevar a cabo. Decía Peter Drucker, con gran acierto, que la ejecución es un arte. Ya sabemos lo que toca.

Pensar antes de hacer y hacer con sentido

Y como es costumbre nos pusimos manos a la obra. Llevábamos preparados muchos temas para trabajar en nuestro soporte en Trello y aquel ritmo de crucero que tanto llamó la atención a Jordi cuando se incorporó a la red apareció de manera natural.

Trabajamos sobre estrategia, ventas, branding, operaciones, finanzas, aspectos legales, desarrollo de producto y desarrollo competencial. Casi nada.

Hicimos ejercicios y reflexiones muy interesantes sobre la importancia de tener claridad sobre para qué hacemos las cosas que hacemos, algo fundamental en el negocio de la consultoría, en la formación y, en general, en la vida.

También dedicamos tiempo a la necesidad de que la proactividad sea algo natural en el espíritu de la red, porque una red productiva pasa por ser una red proactiva.

Otra idea clave que estuvo presente en todo el desarrollo de las Jornadas fue el concepto de ownership y lo necesario que es evitar la mentalidad de empleado tradicional en el entorno y al nivel en el que desarrollamos nuestra actividad. Un cambio de «chip» muy importante.

Para mí, las conclusiones de las Jornadas fueron claras: seguir trabajando para consolidar lo conseguido y avanzar con claridad, proactividad y un marcado sentido de ownership en todo lo que hacemos.

Todo un reto al que me enfrento con mucha ilusión y ganas.

Sin pausa, camino de la GTD® Conference 2018

Terminados los dos días de jornadas, llegó el momento de la GTD® Conference.

Ha sido mi segunda participación después de la asistencia del año pasado y la experiencia ha sido muy positiva.

Por un lado, el primer día asistí por primera vez a una formación completa facilitada por David Allen, junto a Ana María González, Senior Master Trainer de la DAA.

Aunque el año pasado David ya nos presentó lo que serían las líneas maestras del Nivel 3 del itinerario de formación GTD® oficial, ha sido este año cuando hemos podido asistir en exclusiva al primer curso “Focus & Direction” para trabajar en profundidad los diferentes niveles de perspectiva en GTD®.

Curso Focus and Directon con David Allen

En los cursos abiertos de formación oficial GTD® que facilitamos, preguntan con frecuencia sobre el estado en el que se encuentran los niveles para profundizar en los proyectos y en la perspectiva. Ahora, con el Nivel 3 desarrollado y disponible, hemos completado el itinerario formativo para el desarrollo competencial de la efectividad personal con GTD®.

Al igual que con los otros niveles, los próximos pasos consisten en trabajar para integrar el espíritu artesano de todo lo que hacemos en este nuevo nivel, manteniendo nuestro compromiso con el aprendizaje de las personas.

El segundo día de la GTD® Conference estuvo orientado a trabajar y compartir experiencias, cifras de negocio y mejores prácticas entre los participantes de los 26 países que asistimos.

Tuve ocasión de participar en mesas de trabajo con colegas de Noruega, Eslovenia, Alemania, Inglaterra, Vietnam, Brasil y México, realizando diferentes actividades y compartiendo mejores prácticas. Un experiencia muy enriquecedora y divertida.

David Covey, de SMCOV, la empresa que gestiona la red global de partners de la David Allen Company, compartió cifras de negocio, realizadas y potenciales, sobre facturación, crecimiento y penetración de mercado del negocio de GTD® a nivel mundial. Los datos llamaron la atención por los resultados conseguidos y la estupenda tendencia a nivel mundial de GTD®, confirmándolo como el nuevo estándar en productividad personal.

Durante la presentación, y a pesar de estar en mesas de trabajo diferentes, hubo momentos para la complicidad entre nosotros al comprobar lo alineados que estamos con las mejores prácticas internacionales y confirmar que el camino que estamos construyendo es el correcto para avanzar en nuestro propósito.

Y en resumen…

El proyecto OPTIMA LAB continúa avanzando con paso firme y una salud envidiable. Sin duda, tenemos aspectos que mejorar, pero tenemos la actitud y los recursos para hacerlo. Conformarnos con lo conseguido, que es mucho, queda fuera de nuestra visión.

Quiero aprovechar para dar las gracias mis colegas de OPTIMA LAB (Paz, Cruz, Jordi y José Miguel), por estos días en Ámsterdam y por todo el trabajo, compromiso y visión que compartimos. También a mi «teacher» Marta, por todo lo que hemos conseguido durante el mes de agosto 😉

Me siento afortunado de las oportunidades que, día a día, me proporciona OPTIMA LAB y estas Jornadas me han confirmado la dimensión de este proyecto y la certeza de estar presente en algo muy grande.

Seguimos…

Ámsterdam: una semana de efectividad

Un canal en Amsterdam

Como puedes haber intuido por el título del post esta semana estaré, junto a mis colegas de OPTIMA LAB, en Ámsterdam.

Va a ser una semana muy especial en la que vamos a celebrar las XI Jornadas OPTIMA LAB (las primeras que celebramos fuera de España) y, además, asistir a la GTD® Conference 2018.

Para mi, ambos eventos son muy importantes para continuar con la estupenda línea de trabajo de los últimos años manteniendo el enfoque en hacer bien las cosas correctas.

Tenía muchas ganas de que llegasen estos días en Ámsterdam para hacer balance de diferentes aspectos con mis colegas de OPTIMA LAB y asentar los cimientos para este curso 2018-2019 que ya ha empezado.

Por otro lado, la GTD® Conference es el evento anual donde se reúnen distribuidores, franquicias y formadores de GTD® de diferentes partes del mundo. Siempre es una gran oportunidad para tratar junto a David Allen, el equipo de la DAA y colegas de otros países diferentes temas y mejores prácticas relacionadas con la formación GTD® oficial.

Estoy convencido de que esta semana va a ser una experiencia muy enriquecedora y útil para continuar, con éxito, en la senda del crecimiento más allá del muro. ¡Ya os contaré como me ha ido! 😉