Letrero anunciando que es momento de adaptarse

¿Cómo llevo la situación con el COVID-19 estos días?

Hace unos días, mi colega Jordi escribía en su blog un post con el título «Y tú, ¿cómo lo llevas?» en relación a la situación con el COVID-19 que estamos viviendo.

En este post de hoy me gustaría compartir con todos vosotros y, por supuesto, con Jordi ;-), qué hacemos y cómo llevamos estos días en casa.

A pesar de la enorme tragedia por las que muchas familias están pasando debido a la situación con el COVID-19, por suerte nosotros de momento lo llevamos «bien».

Trabajando en casa

Tanto Silvia como yo continuamos con nuestro trabajo desde casa de forma normal.

Los dos tenemos amplia experiencia teletrabajando desde diferentes lugares desde hace más de 8 años y para nosotros no ha supuesto ningún cambio. Además, los últimos 3 años llevamos compartiendo espacio de trabajo en casa, por lo que tenemos los servicios y la infraestructura necesaria.

Es cierto que debido a la situación con el COVID-19 los tres niños están en casa todo el día, pero también nos ha ocurrido lo mismo durante los periodos de vacaciones escolares.

Además, los niños se portan muy bien y, con sus cosas de niños, nos ayudan a sacar el trabajo adelante.

Para ellos es normal vernos trabajar en casa, lo han vivido desde que nacieron y suelen respetar muy bien los momentos en los trabajamos. Esto no quita para que, en ocasiones, alguno de los pequeños aparezca furtivamente por alguna de las sesiones de Zoom que tenemos en OPTIMA LAB.

Las costumbres

El ser humano es animal de costumbres, de hábitos, como decía Jordi y como comentaba Laura en uno de nuestros canales de Slack.

En casa, por el momento, hemos evitado obsesionarnos con crear nuevas rutinas. Preferimos que se vayan creando solas, a su tiempo y sin forzar momentos concretos para actividades concretas.

Es cierto que mantenemos los horarios de trabajo de antes aunque con más flexibilidad.

Por ejemplo, entre semana Silvia y yo nos levantamos sobre las 7:00h para empezar a trabajar aprovechando que los niños duermen.

En mi caso, reconozco que algún día me quedo en la cama con los niños disfrutando del momento y esperando a que despierten.

Luego intentamos desayunar todos juntos evitando ver las noticias. En su lugar, le pedimos a Alexa los «temazos» musicales del momento para que aporte un poco de energía extra 😉

Después nos ponemos a trabajar y cada uno a lo nuestro. Silvia en su trabajo, yo con lo mío, y los niños con las actividades que les mandan desde el cole.

El tema sobre los deberes que mandan a los niños darían para un post aparte. Hay cierto debate sobre si son muchos o pocos, si hay que hacerlos como rutina y obligarles a que los hagan.

Soy de la opinión de que vivimos una situación excepcional y tenemos que ir viendo qué es lo que mejor nos funciona como familia.

Ahora mismo, nada de exigencias. Simplemente probamos cosas y vemos cómo funcionan. Es una de las muchas cosas que he aprendido en OPTIMA LAB. Eso sí, ha aparecido una nueva área de responsabilidad en mi sistema GTD®: «Actividades colegio de los niños».

Pero volviendo al tema de las costumbres. Durante la mañana si hace bueno, intento hacer deporte o aprovechar para hacer algún «descanso activo», organizar algo en casa o echar una partida de ping-pong.

Luego, dedico otro momento para trabajar antes de comer y el resto del día es cuestión de fluir, manteniendo espacios para lo profesional y lo personal.

Profesionalmente

En OPTIMA LAB continuamos con toda normalidad en nuestra actividad relacionada con todo lo que no es entrega de formación presencial. Los módulos y programas individuales virtuales de formación GTD® oficial continúan desarrollándose normalmente.

Seguimos avanzando con los proyectos que teníamos en curso y dedicando los recursos que ahora mismo no podemos dedicar a la formación presencial a sesiones de innovación y mejora interna.

En mi experiencia tenemos unos procesos de teletrabajo sólidos y muy solventes. Nos apoyamos en diferentes herramientas tecnológicas (Dropbox, Telegram, Google Drive, Slack, Zoom,…) que ayudan mucho, pero la clave está en nuestros procesos.

También es cierto que tenemos identificadas mejoras que aprovecharemos para avanzar ahora que tenemos más opciones de «experimentar».

Y hablando de un poco de mí…

Pues en mi caso estoy tratando de hacer varias cosas, como comentaba antes, dejando que ocupen su espacio de forma más o menos natural.

Por ejemplo, estoy actualizando todos mis checklist, tanto profesionales como personales.

De hecho estoy tratando de pasar cualquier conocimiento tácito a conocimiento explícito con algún tipo de checklist para que cualquier persona pueda hacer lo que yo hago, tanto en casa como en OPTIMA LAB. Cuando más prescindible sea, mejor 😀

Estoy dedicando más atención a mis finanzas personales, analizando y mejorando las herramientas que uso para —como dice mi amigo Juan Marín—, estar preparado para tomar decisiones correctas.

También estoy aprovechando para leer más. Me ha enganchado la lectura y el estudio de la filosofía estoica como estilo de vida. Algo escribí sobre ello aquí.

Me resuenan muchas cosas útiles, muy válidas a día de hoy —tanto para afrontar estos días como relacionadas con la efectividad— de esta filosofía considerada por muchos expertos como la semilla de las terapias cognitivas conductuales modernas.

También estoy leyendo libros y textos para aprender más sobre el funcionamiento de nuestras emociones, sobre los procesos cognitivos y la forma en la que aprendemos.

Y por supuesto, trato de pasar el mayor tiempo posible con los niños. Hemos fabricado una mesa de ping-pong casera y desmontable con unas tablas, dedicamos tiempo a colorear mandalas o dibujos, jugar al móvil,… Todo en su justa medida.

Voy terminando que me enrollo

Así que Jordi, compañero, este es un pequeño resumen de nuestro día a día. Aunque hablamos casi a diario, viene muy bien reflexionar y poner algunos pensamientos por escrito.

También, en ocasiones, aparece el «perro negro» por mi cabeza pero le acaricio y le dejo pasar hasta la próxima 😉

Antes de terminar —como diría Marta— el post «moñas» que me estoy marcando hoy, quería enlazar el post que publicó Paz el jueves pasado. Una reflexión breve pero cargada de sentido. Te animo a que lo leas.

Y, ahora sí, quiero terminar trasladando mi admiración y agradecimiento a todos los colectivos que están contribuyendo a que toda esta situación con el COVID-19 pase lo más rápido y lo mejor posible. Muchas gracias a tod@s por vuestro sacrificio.

Bandejas de entrada y herramientas de captura

Bandejas de entrada y herramientas de captura en GTD®

Una de las preguntas que suelen hacerme en los cursos de formación GTD® oficial que facilito es la diferencia entre bandejas de entrada y herramientas de captura.

La diferencia entre ambos conceptos es sutil pero importante. Tenerla clara te puede ayudar a interiorizar mejor el concepto de «capturar» en GTD® y desarrollar este hábito clave para tener tu mente despejada.

Como explicaba en este post, «capturar» consiste en poner en contenedores de confianza aquellas cosas que llamen tu atención y que, además, tengan un valor potencial para ti. Esos contenedores los vaciarás más adelante en el paso de «aclarar».

Veamos las diferencias entre bandejas de entrada y herramientas de captura.

Qué es un bandeja de entrada

Una bandeja de entrada es cualquier lugar, físico o virtual, donde tienes cosas que has capturado o se te han capturado de forma automática (sin que tú hayas intervenido).

Las principales bandejas de entrada que utilizo son:

  • El correo electrónico: en mi caso uso Gmail como gestor de correo. 
  • Un cuaderno de papel donde tomo notas.
  • Post-its.
  • Una bandeja en el despacho para dejar papeles y objetos.
  • Una carpeta de plástico —como la que facilitamos en los cursos de formación GTD® oficial— que llevo en la mochila para capturar cosas físicas cuando estoy fuera de casa.
  • La billetera para capturar tickets, recibos, facturas,…

En estos contenedores es donde acaban las cosas que llaman mi atención y sobre las que tendré que pensar y decidir más adelante.

Las bandejas de entrada hay que vaciarlas regularmente aclarando su contenido. Cada bandeja tendrá una frecuencia de vaciado según lo que cada cada una de ellas signifique para ti.

En mi caso, el email lo vacío varias veces cada día —normalmente entre tres y cuatro—, el cuaderno y los post-it una vez al día. El resto de bandejas entre una o dos veces por semana.

Qué es una herramienta de captura

Una herramienta de captura es lo que utilizas para «hacer llegar» lo que capturas a tus bandejas de entrada.

En mi caso, las principales herramientas de captura que utilizo son:

  • La aplicación móvil Braintoss, con la que me envío notas e imágenes al email. También la utilizo para capturar los mensajes de Whatsapp, Telegram o cualquier notificación que llame mi atención y pueda capturar con el móvil.
  • Dispositivos Alexa Echo en casa: tengo una «receta» en IFTTT para que, cuando doy cierto comando, Alexa me envíe un email.
  • Google Assistant en el móvil: lo utilizo cuando voy en el coche y quiero capturar algo. Simplemente le pido al asistente de Google que me envíe un email con lo que llama mi atención. 
  • El Smartwatch: al tener incorporado la app de Alexa, puedo dictarle en cualquier momento y me lo envía al email.
  • Zappier, para que me envíe un email con cualquier mensaje que marco como favorito o cuando me mencionan en algún canal de Slack.

Con estas herramientas de captura lo que consigo es canalizar hacia una bandeja de entrada —el email— las capturas que aparecen en mi radar por diferentes canales.

Importante: las herramientas de captura no se vacían. Lo que vaciamos, al aclarar, son las bandejas de entrada porque es donde está lo capturado.

¿Qué número es el adecuado?

Esta pregunta también suele ser habitual y, como he comentado en otros posts, debes utilizar cuantas menos mejor pero todas las que necesites para poder capturar en cualquier momento y lugar. 

En mi experiencia, el hábito de capturar es sencillo de desarrollar y a mi me ayudó mucho tener las bandejas de entrada y las herramientas de captura adecuadas.

También es importante que tengas un ecosistema de captura que te aporte la tranquilidad de confiar en que lo que has capturado con tus herramientas acaba en una bandeja de entrada que, más adelante, vaciarás aclarando su contenido.

¿Cómo es tu ecosistema de captura? ¿Qué bandejas de entrada tienes? ¿Cuáles son tu herramientas de captura?

Persona supervisando funcionamiento de una cadena de embotellado

Mejorar la productividad personal en el siglo XXI

Muchas personas viven con la necesidad de mejorar la productividad personal con la intención de hacer más cosas y poder llegar a todo.

En términos generales, se asocia el término productividad con la capacidad de hacer más cosas: a ver si hago esto, si hago aquello, si me da tiempo a tal cosa y luego la otra,… Se tiene la creencia de que si haces mucho eres muy productivo, y si haces poco…

Este enfoque de mejorar la productividad tiene riesgos importantes para las personas, además de ser completamente inútil a día de hoy.

Hay riesgos relacionados con la salud. Si tu no lo has vivido, puede que conozcas a alguien que sí. Problemas como insomnio, estrés, tensión arterial elevada, mal humor, …, suelen aparecer cuando queremos llegar a todo y no podemos.

Otro riesgo es que esa obsesión por hacer más cosas de las que puedes tampoco te ayuda a pensar, algo imprescindible a día de hoy. Tu cabeza está completamente desbordada de asuntos, tareas, preocupaciones,… No te queda espacio mental para pensar con claridad.

También es posible que pueda aparecer un sentimiento de culpa y que pongas en duda tu capacidad por no poder llegar a todo. Es otras palabras, altos niveles de frustración.

Para evitar todo lo anterior, tendrás el impulso de buscar trucos rápidos en Internet, aplicaciones de móvil que resuelvan tu vida de forma «maravillosa», calendarios, técnicas de gestión del tiempo,… Lo querrás todo con la esperanza de gracias a ese arsenal la situación cambie.

¿Mejorar la productividad?. Estás en el siglo XXI

La sociedad en general, y muchas personas en particular, siguen aplicando erróneamente el término productividad. Quiero pensar que lo hacen por ignorancia y no por maldad (ya estoy aplicando principios estoicos) 😉

La productividad es un concepto asociado a la Revolución Industrial, donde el rendimiento del trabajo se medía en función del número de elementos producidos en un tiempo determinado.

En este escenario, era muy sencillo medir la productividad de las personas e identificar si se tenía que mejorar o no. Mayor número de elementos implicaba una persona más productiva. Menor número, menos productiva.

Las cosas cambiaron… hace tiempo

Hace varias décadas, en torno a mediados del siglo pasado, parte del trabajo que realizaba la mayoría de la gente comenzó a volverse menos evidente.

En lugar de trabajar en líneas de producción, las personas tuvieron que comenzar cambiar su actividad, bien porque parte de su actividad anterior pasó a hacerla una máquina o bien por la evolución del propio trabajo.

Tuvieron que empezar a escribir, analizar, definir estrategias, pensar soluciones, resolver problemas, diseñar creativamente,… Pasaron de lo tangible a lo intangible.

Lo que antes era responsabilidad de unas pocas personas en la organización (dueños, directivos y mandos), comenzó a extenderse hacia buena parte del resto de los trabajadores.

Lo abstracto de estas actividades obligaba, entre otras cosas, a tener que definir la tarea qué había que hacer para pasar de lo no evidente a lo concreto. El trabajo del conocimiento empezaba a tomar relevancia.

Entonces, las organizaciones se vieron en la necesidad de continuar midiendo la productividad de sus trabajadores pero se encontraron con el problema de no saber cómo hacerlo.

O quizás simplemente creyeron que no había nada que cambiar, así que decidieron seguir haciéndolo como lo hacían hasta ahora y de la única forma en la que sabían: en función de los elementos fabricados y del tiempo empleado.

Y este enfoque ha llegado hasta nuestros días. En la sociedad y en el trabajo del conocimiento se sigue pensando en términos de productividad personal.

Pero, ¿cómo medir el número de «cosas» intangibles y abstractas?

¿Es útil la información que proporciona medir la «cantidad de cosas» que se hacen (emails, llamadas, reuniones, informes, tiempo en la oficina, …) para saber el valor que aporta una persona?

Medir la «cantidad de cosas» que se hacen es completamente inútil en el trabajo del conocimiento. Lo verdaderamente diferencial es buscar la aportación de valor. Es necesario hablar de efectividad personal.

La solución

En mi experiencia, si tienes la creencia de que para ser mejor tienes que hacer más, más, y más, es momento de que parar y reflexionar. ¿Dónde está el límite? ¿Hasta donde podrás aguantar?

Tampoco es cuestión de encontrar herramientas, aplicaciones, programas informáticos o soluciones «mágicas». Pueden ayudar, pero no son la solución por sí mismas.

Lo que realmente puedes hacer, y además solo depende de ti, es cambiar tus comportamientos y tus creencias respecto a la realidad de tu trabajo profesional y personal.

Ya te adelanto que lleva tiempo y te va a suponer momentos «retadores». Pero es el único camino. que conozco.

Puedes invertir tiempo en descubrir por tu cuenta qué te funciona. Es un proceso de autoaprendizaje y descubrimiento muy revelador, aunque te puede llevar más tiempo del que te gustaría.

También puedes empezar por algo que funciona, que puede aprender cualquier persona y que está avalado por la ciencia cognitiva.

En mi búsqueda por mejorar la productividad personal estuve perdido durante años buscando sistemas, aplicaciones, trucos… Hasta que me encontré con GTD®.

Desde entonces, con mis caídas y subidas, es lo único que me ha ayudado a mejorar mi efectividad personal de forma sostenible. A mi, y a millones de personas en todo el mundo.

Porque GTD® te facilita los hábitos y comportamientos para mejorar tu efectividad personal en el trabajo del conocimiento, para que dejes de trabajar como una máquina y puedas trabajar como una persona. Bienvenidos al siglo XXI.

Y tú, ¿trabajas como una máquina o como una persona?

Piedras sobre cesped haciendo un camino

El obstáculo es el camino… también en GTD®

«Mientras es cierto que alguien puede impedir tus acciones, es también cierto que no pueden impedir tus intenciones o actitudes». Marco Aurelio

«El obstáculo es el camino» es una expresión atribuida a Marco Aurelio, uno de los máximos exponentes de la filosofía estoica.

Cualquier proceso de aprendizaje y de desarrollo competencial presenta dificultades.

Por ejemplo, en mi caso aprender a conducir fue un camino lleno de obstáculos: no me gustaba ni lo necesitaba, me generaba estrés, tensión,…

Fue difícil —más que difícil, fue lento— pero los beneficios de tener carnet de conducir han merecido la pena (no te rías, Marta).

Me ocurre algo parecido con el deporte. Reconozco que también me cuesta: pereza, falta de claridad, otras prioridades, achaques de la edad,… Tengo obstáculos para elegir, pero cuando ese día «cumplo» con el entrenamiento me siento mucho mejor. Ha valido la pena.

¿Dónde quiero llegar?

Con estos dos ejemplos de andar por casa, lo que quiero comentarte es que cualquier resultado que quieras conseguir y que merezca la pena te va a suponer esfuerzo.

Desde aprender un idioma, tocar un instrumento, desarrollar una competencia o mejorar cualquier aspecto de tu vida.

Uno de significados que tiene para mi la frase «el obstáculo es el camino» está relacionado con lo anterior.

Si estás haciendo algo en lo que sientes incomodidad, dificultad o que, simplemente, te supone esfuerzo, es muy probable que sea porque estás haciendo algo que no haces habitualmente.

Y si es algo que no haces habitualmente, de alguna manera estás en un proceso de aprendizaje.

El obstáculo es el camino… también en GTD®

Es posible que cuando te acerques por primera vez a GTD® tengas la sensación de que es difícil ponerlo en marcha.

En mi caso no fue así. Quizás por mi acercamiento tranquilo, sin prisas y porque sabía que tenía que estar abierto a evaluar nuevas formas de hacer las cosas.

Pero sí es cierto,  por el feedback que suelo recibir en los cursos de formación oficial de GTD® que facilito, que hay personas que identifican cierta proporcionalidad entre la potencia de GTD® y las dudas de cómo ponerlo en marcha.

Y en el 100% de los casos, esa duda se percibe no sobre la metodología en sí, que es sencilla, sino en cómo cambiar e integrar los nuevos comportamientos en la vida.

Esto es completamente normal porque somos animales de costumbres. ¿A quién no le supondría esfuerzo comenzar a trabajar y gestionar su vida de una manera más efectiva y diferente a cómo lo hacía hasta ahora?

Para mejorar tu organización, tu enfoque, la gestión de las interrupciones, el control de tus proyectos, dejar espacio para tu vida personal…, en definitiva, para mejorar tu efectividad vas a tener que hacer cosas diferentes.

Y esas cosas, unas veces te supondrán esfuerzo y superación. Forma parte de juego.

El camino para aprender a mejorar tu organización personal y reducir el estrés, está plagado de obstáculos. Pero eso ya lo sabes.

Si eres consciente de ello, tendrás una buena ventaja para recorrer con éxito el camino de GTD®. ¿Alguna vez te has encontrado ante estos «obstáculos»?

  • ¿Te cuesta aclarar?
  • ¿Te sientes torpe usando tu nuevo sistema GTD®?
  • ¿Piensas que es no merece la pena invertir tiempo en aclarar?
  • ¿Crees que tienes que estar pendiente del email todo el tiempo?
  • ¿Te cuesta decir «no»?
  • ¿Quieres resultado inmediatos?
  • ¿Buscas la perfección?

Bueno, podría poner muchos ejemplos pero estos y muchos más han pasado por tu cabeza si has empezado con GTD®.

Conclusión

Te encontraras con obstáculos en el camino para aprender y dominar GTD®. Cuando avances y pases por encima de uno, aparecerá otro, y otro… Sigue adelante.

El aprendizaje consiste en eso. Superar obstáculos, aprender de los errores y afrontar el siguiente obstáculo con más experiencia y energía.

Encontrar obstáculos en tu aprendizaje es una gran señal. Te indica que estás avanzando, que no estás estático. Te da la oportunidad de mejorar y superarte.

Si estás usando GTD® y en el camino no encuentras obstáculos, es muy probable que no estés aplicando GTD®. Porque el obstáculo es el camino.

¿Cual ha sido o es tu principal obstáculo en el camino para aprender GTD®?

Calendario de papel

Calendario de vacunación: cómo gestionarlo con GTD®

Hasta ahora no me había ocupado directamente del calendario de vacunación de mis hijos. Evitaré entrar en detalles de la situación, pero desde ayer esto ha cambiado. 😉

Así que en cuanto el asunto entró en mi «radar» lo capturé.

Puedes pensar que gestionar el calendario de vacunación usando GTD® es una tontería. Incluso que es algo de frikis.

Pero es todo lo contrario. La salud de los niños es lo más importante y quiero tener la tranquilidad de tener este asunto controlado.

Puedes estar pensando, ¿a qué clase de  madre o padre se le puede olvidar vacunar a sus hijos? 🙂

La verdad es podría pasarnos a cualquiera. Más aún si no utilizas un sistema fiable para gestionar todos sus compromisos.

Memoria privilegiada

Puede que seas de esas personas que creen tener una mente privilegiada y que se acuerdan de todo.

Bueno, está demostrado que el número de cosas que puede recordar la memoria es finito y mucho más pequeño de lo que crees. Puedes comprobarlo aquí, aquí o aquí.

También puedes pensar que tampoco es necesario que te acuerdes completamente de todo lo que tienes que hacer y que es suficiente acordarte de lo importante.

El problema va más allá del número de cosas que tienes que recordar o de la relevancia que tenga para ti, porque tu mente tampoco te recuerda con fiabilidad las cosas cuando debería hacerlo.

Tu cerebro es una chapuza. Así que evita fiarte de él para recordar lo que tienes que hacer aunque creas que tienes una memoria privilegiada.

Incluyendo el calendario de vacunación en tu sistema GTD®

El calendario de vacunación infantil es una serie de fechas donde se recomienda la vacunación de los niños frente a diferentes enfermedades. Esas fechas y periodos están referidas a su fecha de nacimiento.

Por ejemplo, a los 7 días de nacer se recomienda la vacunación contra determinada enfermedad, a los 4 meses contra otra,… Y así con diferentes tiempos y plazos hasta la adolescencia.

Gestionar el calendario de vacunación de los niños en GTD® es muy sencillo. Simplemente he incluido en mi calendario, en la fecha que corresponde, la siguiente información:

  • «Inicio vacunación  6 años para Alex. Pedir 2 huecos».
  • «Inicio vacunación  9 años para Sara. Pedir 2 huecos».
  • «Inicio vacunación  9 años para Alex. Pedir 2 huecos».
  • «Inicio vacunación 12 años para M.A. Pedir 3 huecos».
  • Etc,…

Organizar esta información en el calendario me va a permitir verla cuando tenga sentido. Ya no tengo que estar pendiente de que mi memoria me recuerde: «¡Ey, hay que vacunar a Sara!».

Además, aporta un plus de proactividad porque veré la información con suficiente antelación cuando haga mi Revisión Semanal. Así podremos comenzar las gestiones necesarias sin prisas.

Por ejemplo, podremos llamar con días de antelación al centro de salud para coger la cita que mejor se adapte a nuestras necesidades.

A pesar de que aún quedan algunos años para que que haga uso de esa información, ya la he incluido en el sistema. Hacerlo me garantiza tenerlo controlado, fuera de mi cabeza y me aporta tranquilidad, mucha tranquilidad.

Otro ejemplos similares que tengo en mi calendario son la fecha de caducidad del DNI, la del carnet de conducir, revisiones de ITV,…

Conclusión

Ya sabes que tu mente no ha evolucionado para recordarte todo lo que tienes que hacer. Menos aún en una sociedad VUCA como la actual.

Para evitar olvidos, estrés y situaciones poco deseables, aprende a utilizar un sistema que te permita gestionar tus recordatorios de forma fiable, tanto los personales como los profesionales, de modo que tengas controlado fuera de tu cabeza lo que tienes que hacer.

Ganarás tranquilidad, sensación de control y mejorarás muchos aspectos de tu vida.

Yo, desde ayer, ya he incluido el calendario de vacunación de los niños en mi sistema GTD®. Una preocupación menos.