¿Cuál es la alternativa?

¿Cual es la alternativa?

Cada vez son más las personas que sienten que el día a día les supera.

Tanto en lo personal como en lo profesional, hay asuntos que se les van de las manos. Descontrol, dudas, demasiadas cosas para hacer…

Pasan las semanas y sobreviven al día a día. No paran ni un momento, pero avanzan muy poco. En casa, en el trabajo o en el trayecto entre ambos.

Tienen la sensación de que deberían estar ocupándose de determinados asuntos, pero no tienen claro cuáles. Intuyen que lo que están haciendo no es lo que deberían hacer, aunque tampoco lo tienen claro.

Así, día tras día. Resulta agotador, y no me extraña. Lo entiendo.

Les gustaría solucionar la situación y tener más control, saber en qué se deben centrar y dejar de reaccionar apagando fuegos constantemente.

Buscan alguna manera de dejar de tener descontrolados esos temas para dedicar más atención a nuevos proyectos, a la familia, a los amigos…

Hay dos buenas noticias.

La primera es que, afortunadamente, hay formas de abordar y mejorar estas situaciones y que, además, funcionan.

La otra buena noticia es que, para conseguirlo, sólo hay que trabajarlo. Es decir, cualquier persona puede conseguirlo.

¿Quieres dejar de ser víctima de esas constantes interrupciones de tu entorno que afectan a tu concentración? Bien, aprende a gestionarlas proactivamente.

¿Quieres avanzar en esas tareas para las que necesitas claridad mental y concentración? Haz coincidir tu mejor nivel de energía con aquellas tareas que te demanden ese nivel.

¿Quieres priorizar mejor? Mantén un inventario actualizado de todo lo que tienes que hacer, revísalo y elige lo que tenga más sentido en cada momento.

¿Quieres evitar procastinar? Ten claro lo que quieres conseguir y divide tus tareas en siguientes acciones, todo lo pequeñas que necesites, para acercarte a ello.

Si ante estas y otras situaciones no haces nada, ¿cuál es la alternativa?

¿Echar la culpa al entorno? Vale, pero nadie lo va a cambiar por tí, así que va a seguir como está.

¿Seguir igual? Sí, es una opción, aunque ya sabes lo que eso significa.

¿Buscar la solución fácil y rápida? Suerte. Si la encuentras, avísame por favor.

En mi experiencia, la única alternativa coherente pasa por aprender y desarrollar la efectividad personal, que te ayudará con una serie de comportamientos, estrategias y técnicas que van a contribuir a tu bienestar, tanto profesional como personal.

Desarrollar tu efectividad personal supone una inversión de aprendizaje y no significa que vayas a resolver todos los problemas en tu vida ni que dejes de tener mucho trabajo y responsabilidades.

La vida es como es y tienes que crear las circunstancias que te ayuden a cambiar aquello que quieras que sea diferente. Porque nadie lo va a hacer por ti.

Afortunadamente, tienes la opción de relacionarte de una manera más efectiva con tu entorno, ganando sensación de control, enfoque en lo que haces y reduciendo el estrés.

Deja las excusas a un lado y elige: seguir como estás o hacer algo diferente. Sabes que, ésta última, es la alternativa que tiene sentido.

¿Cómo elegir qué hacer con efectividad?

Cómo elegir qué hacer con efectividad

Una duda habitual que se plantean las personas que dan sus primeros pasos con GTD® es cómo elegir qué hacer cuando ya tienen su sistema montado.

Si ya tienes un sistema GTD® y has creado esa mente extendida fiable que te va a permitir gestionar todos los recordatorios de lo que tienes que hacer sin tener que acordarte de ellos, ha llegado el momento de obtener todo su potencial.

Muchas personas invierten en montar su sistema GTD® pero a la hora de hacer el trabajo vuelven a sus viejos hábitos e ignoran el sistema.

Algunos de los hábitos que debes evitar si quieres elegir qué hacer con efectividad son:

  1. Reaccionar ante lo primero que se te ocurra y pase por tu cabeza. Puede que en ese mismo momento creas que es lo que hay que hacer pero, ¿es así? ¿Puede haber otras cosas que tenga más sentido hacer y que eso que acaba de aparecer pueda esperar?.
  2. Hacer lo que más te apetece o lo que te gustaría. Normalmente son cosas que te resultan sencillas y que te puedes quitar rápidamente. Tu objetivo es quitártelas de encima cuanto antes. Sin embargo, ¿es lo que tiene sentido?. Ya sabes la respuesta.
  3. Empezar siempre con lo que más tiempo te va a llevar o lo que te resulta más difícil. Hay mucho escrito sobre esta ineficiente manera de elegir. ¿Tienes los recursos (claridad mental, energía, tiempo,…) que necesitas para hacerlo bien? Muchas veces el mejor momento para hacer eso sea otro y es mejor adaptarse.

En su lugar, GTD® propone una serie de comportamientos efectivos que te ayudarán, objetivamente, a elegir qué es lo que tiene más sentido hacer en cada momento:

  1. Ten siempre a mano tu sistema de organización (calendario y listas de siguientes acciones). Recuerda que tu sistema es el «mapa de opciones» de lo que tienes que hacer. Tenerlo accesible en todo momento y lugar te permitirá consultarlo con regularidad siempre que lo necesites.
  2. Consulta tu calendario para saber cómo tienes el día. ¿Qué huecos tienes próximamente?. ¿Cuándo es tu próxima reunión?. Con esta información tendrás más claridad tanto a la hora de asumir nuevos compromisos como de los momentos libres para hacer avanzar tus asuntos.
  3. Consulta en esos momentos tus listas de siguientes acciones y elige qué hacer en función de qué te limita objetivamente a la hora hacer algo (en lugar de elegir en función de lo que te gustaría hacer). GTD® propone elegir en función del contexto en el que estás (herramienta, persona o lugar que necesitas para hacer algo), el tiempo disponible que tienes y la energía que necesitas.  
  4. Reflexiona sobre cuál es la opción que va a aporta más valor. Ya sabes que es imposible llegar a todo, así que mejor deja sin hacer lo que vaya a aportar menos valor y ponte con lo que aporte más.

Disponer de un sistema de organización fiable, completo y actualizado es imprescindible para trabajar con efectividad, pero es insuficiente.

Si lo usas de forma inadecuada, estarás desperdiciando el esfuerzo invertido en construirlo y desaprovechando todas las posibilidades que te ofrece.

El paso de Ejecutar en GTD® consiste en elegir qué vas a hacer con la confianza de eso que eliges es lo que tiene más sentido hacer en cada momento y, como has comprobado, es un proceso ágil y sencillo.

Si estableces este hábito verás cómo comienzas a experimentar la sensación de hacer, cada vez, lo que tiene más sentido.

Sabrás en todo momento qué haces y qué dejas sin hacer. Y esa diferencia marcará un claro avance en tu efectividad y en tu bienestar.

Y tú, ¿cómo eliges que hacer en cada momento?

IV Curso Abierto de Formación GTD® oficial: Tomando el control

Los pasados 28 y 29 de enero celebramos el IV curso abierto de formación GTD® oficial en Madrid.

Una iniciativa que comenzamos el año pasado y va camino, como muchas de las cosas que hacemos en OPTIMA LAB, de convertirse en tendencia.

Fue un día y medio en el que tuve la oportunidad de compartir experiencias, buenas prácticas, errores y soluciones aplicables en el día a día sobre la metodología GTD®.

Como en anteriores ediciones, asistieron personas de diferentes perfiles dando lugar a un grupo muy diverso.

Personas del ámbito de la gran empresa, de la pyme, profesionales independientes y empresarios, representando a un buen número de sectores: tecnológico, alimentario, cultural, legal, sanitario, bancario,…

Una diversidad que viene a confirmar que la efectividad personal es competencia transversal necesaria para cualquier profesional, independientemente de su perfil o sector.

Invertir y apostar por el desarrollo y el aprendizaje es una actitud clave para cualquier persona que pretenda mejorar su nivel de empleabilidad en este complicado y cambiante entorno profesional en el que estamos.

No obstante hay personas que, erróneamente, consideran la opción de esperar a que las cosas cambien por sí solas.

Esperan que mejore el sector en el que trabajan, que cambie su empresa, su jefa o sus clientes,… Esa opción es respetable, pero ridícula, si lo que buscan es mejorar de verdad y conseguir resultados sostenibles.

Si piensas que tus opciones de mejora pasan por esperar a que cambie lo que no te gusta de tu entorno, lo siento, pero vas mal. Te deseo suerte, porque la vas a necesitar.

Sin embargo, si comienzas por tomar conciencia de qué puedes hacer tú para mejorar tu situación, estarás en el camino correcto.

Y esto es válido para cualquier aspecto que quieras mejorar: tu manera de organizarte, tu situación personal o profesional, tu forma de trabajar, tu efectividad…

Obviamente tendrás que moverte y tomar decisiones. Algunas serán más fáciles y otras más difíciles. Pero tendrás que actuar.

Conseguir resultados requiere de esfuerzo. Eso ya lo sabes. La cuestión es saber si tienes el compromiso de hacerlo.

¿Te identificas con alguna de estas situaciones?:

  • ¿Desconoces todos los temas pendientes que tienes entre manos?
  • ¿Te desborda tu situación actual?
  • ¿Eres consciente de lo que has dejado sin hacer que deberías haber hecho?
  • ¿Tienes más cosas para hacer que tiempo para hacerlas?
  • ¿Estás constantemente apagando fuegos?
  • ¿Tienes la sensación de que no avanzas en el día a día?
  • ¿Has descuidado tu vida personal? ¿Tu ocio? ¿Prestas menos atención a tu familia de lo que te gustaría?…

Podría continuar, pero seguro que te identificas con más de una. Las personas con las que hemos trabajado en nuestros cursos y talleres se han sentido así en algún momento. ¡Yo también!

Son situaciones poco agradables y que todos queremos evitar. Afortunadamente, la solución existe y queda muy lejos de quejarse y resignarse a continuar así.

En el fondo, sabes que el entorno en el que vives es como es, e incluso puede ir a peor. Así que sólo puedes hacer una cosa: tomar el control y centrarte en lo que puedes hacer.

Toma las riendas, plántate y di: «¡Hasta aquí hemos llegado!».

Si apuestas por ti y por mejorar tu efectividad personal, obtendrás resultados. Puede que en ocasiones no sean tan rápidos como te gustaría, pero es cuestión de avanzar poco a poco.

Tendrás que aprender una manera diferente de hacer las cosas, tener paciencia y mantener tu motivación.

Muchas personas ya hemos pasado por esa situación y tienes ayuda para conseguir esa mejora que tanto necesitas. Como decía uno de los participantes en este último curso: «Ya no tengo excusas, depende de mí».

Por eso, cuando te animes, ya sabes donde nos tienes. Te esperamos 😉

XII Jornadas OPTIMA LAB: Somos evolución

Hace unos días celebramos las XII Jornadas de Innovación OPTIMA LAB, un número que dice mucho del compromiso de este proyecto con su propósito.

Las jornadas tuvieron lugar en el Palacio de los Infantes de Euroforum, en San Lorenzo de El Escorial, nuestro lugar de retiro habitual en este tipo de reuniones y un pueblo que año tras año va sumando experiencias a mi vida.

Me gustaría compartir mis reflexiones sobre lo han significado para mí estas jornadas, desde la experiencia de haber vivido un año más allá del muro. ¡Cómo pasa el tiempo!

Voy a empezar por el final y es que José Miguel tiene la buena y sana costumbre de cerrar las jornadas invitándonos a una reflexión personal. Un momento para compartir, cada cual como considere, lo vivido durante estos días de convivencia.

Al abordar esa reflexión tuve la sensación de que nuestras jornadas son cada vez más maduras, más concretas y más productivas. Es evidente que evolucionamos como red y como personas.  

Han sido unas jornadas de intensa reflexión, personal y colectiva, y mucho debate. Hemos pasado de celebrar jornadas muy operativas, con mucho «trabajo de campo», a jornadas más estratégicas.

La constante innovación que aplicamos a nuestras formas de trabajar nos ha ayudado a conseguir un nivel de madurez de colaboración en remoto muy efectivo que nos ofrece más espacio en las jornadas para el pensamiento crítico y el análisis.

Esta evolución nos permite comenzar, hoy, a construir nuestro futuro integrando el corto, medio y largo plazo. Se trata de ser coherentes aplicando y practicando lo que divulgamos, para poder ofrecerlo a nuestros clientes desde la experiencia de los resultados. Pura artesanía.

No obstante, aún nos queda margen de mejora en nuestra operativa del día a día. El compromiso con la excelencia en lo que hacemos forma parte del sello de calidad de OPTIMA LAB y el conformismo queda fuera de la ecuación.

Ese compromiso con la excelencia nos hace superarnos, cuestionarnos y proyectarnos en el futuro. En ocasiones resulta retador pero los buenos resultados requieren trabajo bien hecho, y esfuerzo. Porque no hay evolución sin fricción

Flexibilidad y adaptación

Por otro lado, la red sigue adaptándose con flexibilidad a las circunstancias, algo imprescindible para cualquier forma de organización que quiere ser efectiva en estos tiempos.

A finales de 2018, Cruz decidía abandonar la red para poner foco en otros proyectos profesionales. Han sido un placer compartir con él todos estos años. ¡Mucha suerte Cruz!

Otro cambio relevante que tuvo lugar a finales del año pasado fue la incorporación de Sergio Pantiga a la red. Una incorporación que ya estamos notando enormemente.

Conocí a Sergio en persona en el segundo curso abierto de formación GTD® oficial que facilitamos en 2018. Me llamó la atención el dominio y claridad de ideas que tenía sobre la metodología, además de la cercanía y la tranquilidad que transmite en todo lo que hace. ¡Bienvenido Sergio!

Las cifras también cuentan

No hay que perder de vista que el propósito final de cualquier organización productiva, también de una red productiva como OPTIMA LAB, es tener un negocio sostenible sobre el cual apoyarnos para ayudar a nuestros clientes.

Dedicamos una parte de las jornadas a analizar la evolución del negocio de formación GTD® oficial en los últimos meses.

Las cifras muestran que vamos por el camino correcto, que los clientes valoran un trabajo bien hecho y que el potencial es enorme porque aún estamos ante la punta del iceberg.

Como decía el gran Peter Drucker, “la productividad del trabajador del conocimiento es el mayor desafío de la gestión en el siglo XXI” y muchas organizaciones aún no son conscientes de ello. Afortunadamente queda camino por recorrer y ahí estaremos para acompañarlas.

Las expectativas de futuro son inmejorables incluso para alguien como yo, que está aprendiendo a ver el vaso de la vida medio lleno en lugar de medio vacío 😉

Y en lo personal…

Me lo pasé realmente bien en estas jornadas, especialmente divertida fue la tarde que estuvimos trabajando con Xavi Vila. Hay evidencias fotográficas que lo demuestran… pero quedan para la intimidad de la red 😉

Por cierto, trabajar con Xavi es una pasada. Saca petróleo de donde no lo hay, te hace ser tú mismo, vivir el momento y pasar un gran rato delante de la cámara. Las fotos que ves en el collage de la cabecera de este post son obra suya (aprovecho para dar las gracias a Paz por haberlo montado)

Asistía a estas jornadas con la firme intención de hacer una desconexión y convertirlas en un momento para cargar pilas antes de la intensa temporada de delivery que ya hemos empezado.

Hubo momentos para reír, para charlar, caminar, disfrutar de una buena copa,… Así que objetivo cumplido 😉

Y como todo avanza, ya nos hemos puesto en marcha a un ritmo frenético para avanzar los compromisos que adquirimos y los objetivos que fijamos, con la vista puesta en las siguientes jornadas.

Este año tiene una pinta estupenda y sé que nos va a exigir dar lo mejor, adaptarnos, desaprender y aprender cosas nuevas en muchos aspectos. En nuestra razón de ser, porque, al fin y al cabo, en OPTIMA LAB, somos evolución.

2019: Tú oportunidad con GTD®

GTD oportunidad

Para muchas personas, las primeras semanas de año suelen ser la época preferida para ponerse a trabajar con los propósitos de año nuevo. 

Ésta es una época tan buena como otra cualquiera para plantearse esos propósito de cambio. Siempre es sano pensar en cambiar si consideras que podrías mejorar en algo.

Entre esos propósitos de año nuevo, muchas personas se plantean aprender a organizarse mejor para disponer de más tiempo de calidad, balancear su vida profesional y personal, aprender a priorizar, reducir el estrés… En definitiva, se plantean mejorar su efectividad personal.

Cambiar la forma en la que te organizas es sencillo y está al alcance de cualquier persona. Mejorar tu efectividad consiste en cambiar tus hábitos actuales, esos que no te están dando el resultado que necesitas, por otros que sí te funcionen.  

Puede que hayas decidido que 2019 va a ser el año en el que, finalmente, te vas a poner las pilas para cambiar y comenzar a llevar una vida sin estrés. Si es así, ¡enhorabuena!

Si dedicas el esfuerzo necesario, lo lograrás. Al igual que las miles de personas en el mundo que, en algún momento, decidieron lo mismo que tú y lo han conseguido a lo largo de los últimos años.

En mi experiencia, en el proceso de cambio, te puede ser de utilidad tener claridad sobre por qué quieres mejorar tu efectividad.

Cada persona es distinta y sus motivaciones pueden ser diferentes. Me gustaría compartir contigo las razones que me llevaron a tomarme en serio mejorar mi efectividad personal, en mi caso de la mano de GTD®, hace ya 8 años:

  • Me sentía desbordado por el día a día. No sabía qué tenía que hacer ni por dónde empezar.
  • Vivía constantemente en modo “apaga fuegos”. Se me olvidaban cosas y, cuando me explotaban, tenía que ponerme con ellas con más presión y estrés.
  • Tenía la falsa creencia de que tenía que hacer muchas cosas para ser un buen profesional.  
  • Estaba agobiado por la cantidad de cosas que entraban cada día en mi radar. No sólo por el email, sino también en reuniones, pasillos, el móvil… Era un constante bombardeo de temas pendientes que no había manera de mantener bajo control.
  • Me sentía perdido. No sólo en el día a día, sino también de forma más estratégica, profesional y personalmente. ¿Hacia dónde quería ir profesionalmente? ¿Qué quería hacer en mi vida?. No había tiempo para eso… Primero tenía que “sobrevivir”.
  • Urgencias, urgencias y más urgencias. “Deja eso y ponte con…”. “Han adelantado el Comité y hay que preparar una presentación”, “Hay que presentar una licitación para dentro de una semana…”. Tus jefes, tus clientes, tu pareja, tus hijos… ¿Te suena?
  • Estrés continuo, sostenido y creciente. En definitiva, cada día lloviendo sobre mojado.

Estas situaciones, y probablemente alguna más que se habrá quedado en el olvido, fueron las que me llevaron a tomarme en serio el compromiso de cambiar la situación. Lógicamente, tú tendrás las tuyas propias.

Como te comentaba antes, es cierto que el número de personas que se acerca a GTD® como medio para mejorar su vida no deja de crecer. Y eso está genial.

Pero, sinceramente, que mucha gente haya mejorado como consecuencia de aplicar algunos o todos los principios productivos y de organización que propone GTD®, no debería ser tu única razón para darle, si quieres, una oportunidad.

Obviamente, GTD® es lo que a mi me funcionó. Me cambió la vida, sé que a muchas personas también y que a otras les está ayudando a hacerlo. Dicho esto, tú deberías utilizar lo que a ti te sirva. El aprendizaje es un ciclo continuo de prueba, ensayo y error. Con altas dosis de paciencia.

Si entre tus propósitos de año está mejorar tu efectividad y vivir mejor, aprender GTD® te ayudará a conseguirlo.

Porque 2019 puede ser el año en el que, definitivamente, pases a otro nivel en efectividad personal. ¿Te vas a animar?