Niño escribiendo en una pizarra trasparente complejas fórmulas

GTD® – Cómo redactar los recordatorios en la lista «Algún día/Tal vez»

Muchas personas que empiezan a usar GTD® tienen dudas sobre cómo redactar los recordatorios en la lista «Algún día/Tal vez».

Recuerda que la lista «Algún día/ Tal vez» es la categoría organizativa de GTD® donde colocas los recordatorios de lo que decides incubar cuando aclaras tu bandeja de entrada.

Decides incubar ese elemento que estás aclarando cuando:

  1. Te has respondido a la pregunta «¿Qué es?» y sabes lo qué significa para ti.
  2. Decides que «No requiere acción», no lo eliminas ni lo archivas pero te comprometes a reevaluarlo proactivamente más adelante.

Llegados a este punto, ¿cómo hay que redactar los recordatorios en la lista «Algún día/Tal vez»?. ¿Tienes que transcribir literalmente lo que capturaste? ¿Tienes que escribir cuál es la siguiente acción que supones que habría que hacer? 

En mi experiencia, a la hora de redactar el recordatorio en tu lista «Algún día/Tal vez» es suficiente con redactarlo de forma que te ayude a determinar qué es exactamente eso que llamó tu atención cuando lo capturaste.

El número de palabras que utilices debería ser cuantas menos mejor, pero utiliza todas las que necesites, para cumplir con ese propósito.

Algunos ejemplos podrían ser:

  • Nuevo césped instalado
  • Estructura de la web más ágil
  • Título reconocido de planificación financiera

Lo importante es que a la hora de incubar no tienes que invertir recursos para definir cuál es la siguiente acción ni entrar en si estás ante un proyecto porque, por el momento, has decidido que lo que estás aclarando «no requiere acción».

Por tanto, redacta los recordatorios de la lista «Algún día/Tal vez» lo suficiente como para que puedas acordarte más adelante de qué estás incubando. Ni más ni menos.

XIV Jornadas OPTIMA LAB: Creando el futuro

XIV Jornadas de Innovación OPTIMA LAB

“La mejor manera de predecir el futuro es crearlo”. Peter Drucker

A mediados de diciembre celebramos las XIV Jornadas de Innovación OPTIMA LAB. Todo un clásico a estas alturas y que, de alguna manera, marca un sello de distinción de las muchas cosas que representa esta red.

Al igual que en las jornadas de septiembre, elegimos el pueblo de Navacerrada, en Madrid, para este «retiro» de tres días. Y lo hicimos de nuevo en el Euroforum Arcipreste de Hita.

Una de las cosas que más me gusta de estas jornadas es la oportunidad de romper con el día a día. Salir de tu entorno habitual siempre aporta una frescura que sienta muy bien.

Si, además, compartes el tiempo de trabajo y de ocio con buena gente como Laura, Marta, José Miguel, Paz, Sergio y Jordi, la experiencia es aún más enriquecedora.

Es increíble cómo la madurez de la red se va consolidando. Sí, aún hay (y habrá) cosas que se puedan mejorar, sin embargo los resultados hablan por sí mismos (José Miguel escribirá en su post sobre ello).

Estos resultados -que están superando las mejores expectativas que podíamos tener- llegan gracias al enorme trabajo, sacrificio y cariño que ponemos en todo lo que hacemos.

Una mejora continua y un espíritu crítico que nos ayudan a crecer como red y, al menos en mi caso, también personalmente con unos estándares de calidad que no había tenido oportunidad de aprender y desarrollar.

Son estos estándares los que hacen posible estar donde estamos. Son exigentes y ambiciosos para poder ofrecer lo mejor de nosotros a las organizaciones las personas con las que trabajamos ayudando a mejorar su efectividad y su vida.

OPTIMA LAB, más allá de ser una red productiva, es un conjunto de experiencias apasionantes de aprendizaje, de superación, de diversión, de relación… Y las jornadas consolidan todo ello en tres días.

OPTIMA LAB

Si tuviera que destacar sólo tres cosas de las muchas que me llevé al finalizar estas jornadas, serían las siguientes.

La primera, conocer en persona a Laura Sastre. Laura se incorpora a OPTIMA LAB para afrontar un reto apasionante del que muy pronto tendréis noticias. Me gustó de Laura su espontaneidad, alegría y energía que transmite. A pesar de ser sus primeras jornadas, daba la sensación de que llevaba con nosotros desde siempre.

La segunda, y que me encanta, es confirmar que la incorporación de Marta en septiembre fue todo un acierto. Además de su asentamiento en la dinámica de la red, no deja de sorprenderme su aportación durante las jornadas en todos los sentidos.

La tercera cosa que me gustaría destacar es la capacidad y calidad humana de toda la red para afrontar los errores como verdaderas oportunidades de aprendizaje y mejora. Esto es algo que se dice mucho por ahí fuera y que, en mi experiencia, pocas veces se lleva realmente a cabo.

En esa línea, durante el segundo día, dedicamos buena parte de la tarde a analizar mejoras en algunos procesos internos para hacerlos más efectivos. La experiencia fue muy enriquecedora para todos gracias a un análisis «post-mortem» que me resultó especialmente útil y que creo que puede ser interesante incorporar regularmente.

El ritmo de las jornadas fue muy intenso y cada vez es más «natural». Ahora tengo la sensación de las cosas fluyen, apoyándonos en los tableros de «Trello» que preparamos los días previos, sin echar el freno de mano (ya oigo las risas de algunas…).

Me lo pasé muy bien. Tanto durante las horas de trabajo como durante los desayunos, breaks y cenas (igual habría que rebautizar el nombre de las jornadas a algo así como «Jornadas Gastronómicas OPTIMA LAB»). Me reí mucho y se rieron mucho de mí conmigo y algunas de mis «experiencias de vida». Cuando hay confianza… 😉

También quería dar las gracias a Iris, responsable del reportaje fotográfico que acompaña este post, y que nos acompañó durante todo un día aguantando a estos frikis hablando sin parar sobre #efectividad.

Para terminar, os dejo un enlace a un vídeo que resume perfectamente lo que vivimos durante esos días.

El vídeo habla por sí mismo, pero aún así no os perdáis las crónicas que han publicado Laura y Marta, y las que publicarán Sergio, Jordi, Paz y José Miguel en los próximos días.

¡Muchas gracias a todos por compartir estos días y por la experiencia de seguir avanzando juntos!

PD: Marta, mantengo en la incubadora ese proyecto de autoescuela que solo tú y yo entendemos…

GTD® – Tiempo para aclarar

GTD - Tiempo para aclarar

Una de las dudas habituales que surgen en los cursos que facilito para la mejora de la efectividad con GTD® es cuánto tiempo se debe dedicar al día para aclarar las bandejas de entrada.

La respuesta es que, como ya habrás adivinado, depende. 😉

GTD® es una metodología muy flexible. Mucho más de lo que a la gente le parece a primera vista.

Nos gusta más que nos digan qué y cómo hacer las cosas, que el tener un marco de libertad que funcione y sobre el que poder movernos según cada uno necesitemos.

Y eso es lo que te ofrece GTD® una serie de hábitos y comportamientos que funcionan para que los apliques según necesites y sea tu realidad.

Por tanto, ¿cuánto tiempo hay que dedicar a aclarar?

Sencillamente, lo que necesites.

En la práctica, tendrás que aclarar tus bandejas de entrada cuando éstas “te lo pidan”.

Un buen indicador para hacerlo es cuando empieces a tener la sensación de que lo que hay en ellas capturado te empieza a generar estrés, dudas, inseguridad, descontrol,…

Evidentemente, cada bandeja de entrada te pedirá una regularidad diferente.

En mi caso, por ejemplo, aclaro con diferente regularidad bandejas como Slack, Telegram, mi cuaderno de notas, el email o el buzón postal de casa.

La realidad es que el tiempo que dediques a aclarar será menos de lo que crees pero asegúrate de que sea todo el que necesites. Tu sensación de control te lo agradecerá.

Mis herramientas para capturar en GTD®

Herramientas para capturar con GTD®

En el post de hoy me gustaría compartir contigo mis herramientas para capturar con GTD®.

Siempre que tengo oportunidad lo comento: en mi experiencia, capturar es un hábito muy liberador y uno de los que antes incorporé en GTD®.

Poder sacar de la cabeza cualquier cosa que llame mi atención y garantizar que entra en mi sistema de organización me permite despreocuparme de que se me olvide.

Tanto en la comunidad de Slack de Aprendiendo GTD como en el grupo de Telegram, y también en cursos de formación GTD® oficial que facilito, son habituales las preguntas por diferentes herramientas para facilitar el hábito de capturar.

Antes de enumerarte las principales herramientas que utilizo, me gustaría dejar claro que no existe un número exacto y concreto, ni mayor ni menor, de este tipo de herramientas. 

Como con otros aspectos relacionados con tu efectividad, lo óptimo será utilizar todas las que necesites (para poder capturar en cualquier momento y lugar) y cuantas menos, mejor (ya que luego tendrás que vaciarlas con regularidad).

Aquí tienes las principales herramientas para capturar que utilizo:

  • Un cuaderno de papel
  • Una bandeja física en el despacho para dejar papeles y objetos
  • La aplicación móvil Braintoss (escribiré sobre ella en otro post)
  • Una carpeta de plástico en la mochila, para capturar cosas físicas cuando estoy fuera
  • Dispositivos Alexa Echo en casa
  • Google Assistant en el coche
  • La billetera (para tickets, facturas,…)

Siempre que puedo capturo enviándome emails. Sé que puede resultar «chocante» debido al volumen de correos que ya de por sí recibo de emails. 

Sin embargo, para mi es de gran utilidad de cara a unificar y reducir el número de bandejas de entrada para aclarar.

Lo realmente importante, y necesario para desarrollar el hábito, es disponer de herramientas para capturar siempre a mano, ya que no sabes cuando ni donde te va a surgir la necesidad (en el coche, paseando, en una reunión, en una charla, jugando con tus hijas, en el cine, tomando un café,…)

Me encantaría conocer cuales son las herramientas para capturar que utilizas. ¿Te animas a compartirlo en los comentarios? 😉 

La inmensidad de lo pendiente

Mujer con demasiadas cosas pendientes

Muchas personas viven agobiadas por todo lo que no les da tiempo a hacer, por la cantidad de  cosas pendientes a las que les es imposible llegar.

Buscan sistemas o formas que les resuelvan la vida ofreciendo una manera fácil de gestionar el tiempo de modo que puedan llegar a hacer todo.

Un intento inútil de alcanzar una expectativa que nunca se cumplirá.

Porque cada día acaba con más cosas pendientes de las que empezó y la bola se hace más y más grande.

Y resulta frustrante, agotador y descorazonador. Lo sé.

¿Qué se puede hacer para evitar tener más cosas que hacer que tiempo para hacerlas?

La respuesta es sencilla: nada.

Siempre te van a quedar cosas pendientes porque el tiempo que tienes es menor que el volumen de todo eso que tienes y/o te gustaría hacer.

Si las cosas que se quedasen sin hacer fuesen de poca importancia, igual la situación era menos estresante y más «llevadera».

Pero, ya lo sabes, buena parte de eso que se queda sin hacer son cosas relevantes, cosas que habría que hacer lo antes posible,…

Personalmente, me cuesta y me fastidia reconocer que no voy a llegar a todo, pero lo voy llevando mejor. Es la realidad que nos ha tocado vivir y la buena noticia es que podemos aprender y hacer muchas cosas para mejorar.

El primer paso es asumir la situación. De nada sirve mirar para otro lado y creer que el problema está en el entorno. Siempre se van a quedar cosas sin hacer.

Una vez hayas asumido esta realidad (tu realidad), tendrás que cambiar tu mentalidad y pasar del paradigma de querer hacer muchas cosas hacia el paradigma de hacer lo tiene más sentido hacer.

Porque la clave para sentirte bien consiste en elegir bien qué es lo vas a hacer y descartar qué es lo que vas a dejar sin hacer, sabiendo que lo que eliges es lo que tiene más sentido hacer en cada momento.

GTD® te ofrece la oportunidad de acompañarte en este cambio de mentalidad y ayudarte a vivir y organizarte con efectividad y sin estrés… dentro de la inmensidad de todo lo pendiente.