10 beneficios que conseguirás usando GTD®

persona feliz usando GTD®

Llevo usando GTD® en mi vida personal y profesional desde hace 9 años, y puedo afirmar sin ninguna duda que cambió mi vida.

Evidentemente he tenido momentos, sobre todo al principio, en los que continuar usando GTD® me supuso un esfuerzo extra por diversos motivos: falta de compromiso por mejorar, impaciencia por conseguir resultados rápidos y fáciles, falta de claridad en conceptos claves, adaptar lo que propone GTD® en lugar de aplicarlo correctamente,… La lista es amplia.

El esfuerzo valió la pena, y hoy me gustaría compartir contigo 10 de los beneficios que, en mi experiencia, cualquier persona que use GTD® puede experimentar. Espero que te resulten estimulantes 😉

  1. Tener sensación de control absoluto sobre tus asuntos. Con GTD® sabes lo que tienes en marcha, qué quieres conseguir y qué tienes que hacer para conseguirlo. La sensación de que se te olvida algo y no sabes lo que es, directamente desaparece.

  2. Mayor anticipación. En general, en cualquier asunto en el que estés trabajando, podrás cumplir con anticipación las fechas a las que te has comprometido gracias a comenzar, en cuanto tienes oportunidad, a dar pequeños pasos para avanzar en tus proyectos.

  3. Responder con agilidad. Los imprevistos forman parte de nuestro día a día y eso, siento decirlo, no lo cambia GTD® (ni ningún sistema o metodología). Sin embargo, tener tu mente más liberada te ayuda a evaluar con mayor claridad la verdadera necesidad de atender esos imprevistos o, como también es posible, capturarlos para decidir qué hacer con ellos más adelante.

  4. Eliminar la frustración que supone no acordarte de lo que tienes que hacer cuando podrías hacerlo y, también, la frustración de acordarte de lo que tienes que hacer cuando no puedes hacerlo. Utilizar un sistema de organización fiable, completo y actualizado te permite consultar en cada momento lo que tienes que hacer en el momento en el que tiene sentido. Si revisas adecuadamente ese sistema, consigues acordarte de todo… ¡Sin tener que recordar nunca nada!

  5. Mantener el foco en lo que estás haciendo, sin distraerte. Tanto si estás trabajando como si estás descansando, conseguirás «estar a lo que estás», centrando tu atención en lugar de dispersarte. No obstante, si eso ocurre, GTD® pone a tu alcance estrategias que funcionan para volver a enfocarte en lo que estabas haciendo.

  6. Llevar un control de todo lo que has delegado. Gracias a la lista «A la espera», tendrás un inventario actualizado para hacer un seguimiento efectivo de todo lo que estás esperando de los demás consiguiendo que no se te escape ni una… Y ayudando a los demás a que tampoco se le escapen 😉

  7. Reducir las interrupciones y su impacto negativo. Las diferentes listas de «Agendas» son una estupenda herramienta para erradicar las interrupciones constantes, mejorando así la gestión de equipos y la coordinación con otras personas.

  8. Aumentar tu claridad y confianza en la toma de decisiones sobre lo que tienes que hacer y para qué lo tienes que hacer, evitando sobrecomprometerte con más de lo que tiene sentido y puedes atender.

  9. Ganar confianza y conseguir una visión global de todos los asuntos que tienes entre manos. Gracias al hábito de la Revisión Semanal, aprendes la importancia de revisar todo tu sistema para tomar conciencia de tu realidad. Tener esa visión global con regularidad, te permite ganar seguridad y confianza semana tras semana.

  10. Inspiras confianza a tu entorno. Mejorar tu efectividad personal con GTD® tiene muchos impactos positivos en tu vida, y también los tiene para tu entorno. Te conviertes en una persona más fiable, consiguiendo que las prisas con las que te piden las cosas se dilaten, te interrumpan menos, evitas que te estén recordando constantemente las cosas,… Inspiras confianza a los demás.

La realidad es que en determinados momentos podrás alcanzar algunos de estos beneficios y estar más lejos de otros. Pero con GTD® sabes que la opción siempre estará ahí.

La realidad es cambiante y usar GTD® te ayuda a anticiparte y adaptarte con agilidad a esos cambios, aumentando tu sensación de control, posibilidad de enfoque y reduciendo significativamente el estrés.

Obviamente, conseguir de manera sostenida estos beneficios que aporta GTD® requiere de dedicación, tiempo y, sobre todo, ganas de cambiar y mejorar tu situación.

En mi caso, me llevó un esfuerzo y un tiempo que hubieran sido mucho menores de haber tenido la oportunidad de aprender sin errores, aclarar dudas y saber cómo montar un sistema GTD® funcional desde el primer momento.

Afortunadamente, está en tu mano comenzar a cambiar cosas y empezar a vivir nuevas sensaciones y los beneficios que te aportarán. ¿Te imaginas cómo será tu vida cuando lo consigas?

Cinco reflexiones tras mi último curso abierto de formación GTD® oficial

III Curso abierto formación GTD Oficial

Los pasados 26 y 27 de noviembre tuve la oportunidad de facilitar el tercer curso abierto de formación GTD® oficial en Madrid, de la cual ya se han celebrado tres ediciones en 2018, y hay prevista una nueva convocatoria a finales de enero.

Las solicitudes de inscripción continúan llegando, señal de que cada vez son más las personas que buscan soluciones sostenibles y que funcionen para mejorar su efectividad, organizarse mejor y reducir el estrés.

Para mí, estos cursos abiertos son especialmente enriquecedores y suponen un doble reto.

El primero es el de contar con participantes de perfiles diversos: personas que provienen de la gran empresa y de la PYME, autónomos, empresarios, directivos,… Combinar en aula sus experiencias y particularidades es un desafío muy motivador.

Otro reto significativo es contar con participantes que no han tomado contacto aún con GTD® junto a personas que ya lo conocen. Una diversidad que enriquece aún más la experiencia en el aula.

Aprovechando esta experiencia, me gustaría compartir contigo algunas reflexiones que me encuentro repetidamente en las formaciones que facilito para la mejora de la efectividad personal con GTD®. Ahí van.

1. La mente y el trabajo del conocimiento

Como trabajadores del conocimiento, las personas deben aprender cómo funciona la principal herramienta con la que trabajan en su día a día: su propia mente.

Muchas personas dedican recursos en aprender cómo utilizar herramientas tecnológicas pero dedican muy poco a conocer cómo relacionarse con su entorno de manera efectiva: por qué nos comportamos como nos comportamos y qué podemos hacer si queremos cambiar algo.

Entender cómo funciona nuestra mente es, en mi experiencia, fundamental para abordar con éxito la mejora de la efectividad personal.

2. La paciencia es clave

Los cambios que merece la pena conseguir llevan su tiempo.

Muchas personas pretenden encontrar, lógicamente sin éxito, la pastilla mágica que les permita organizarse mejor y dejar atrás el estrés, sin hacer el menor esfuerzo.

Es absurdo que pretendas dejar atrás, en pocos días, hábitos nada efectivos que llevas haciendo durante años.

Sin embargo, sí puedes interesarte por aprender qué puedes hacer y comenzar, poco a poco, a introducir pequeñas acciones para cambiar tus hábitos.

Tienes que empezar a ocuparte de lo que puedes hacer para mejorar. Afortunadamente, ya sabemos qué hay que hacer y cómo hacerlo.

3. Primero los hábitos, la tecnología después

Ninguna herramienta va a hacer por ti el trabajo que debes hacer tú para mejorar tu efectividad.

En mi experiencia, poner el foco en encontrar alguna herramienta tecnológica antes de entender y desarrollar los hábitos necesarios es garantía de fracaso.

La efectividad en el trabajo del conocimiento es cuestión de hábitos: pensar y decidir, organizarte mejor, trabajar con enfoque, gestionar las interrupciones de manera proactiva,… Todos estos hábitos los tienes que desarrollar tú, ninguna herramienta lo hará por ti.

4. Revisar, revisar y revisar

Si quieres un sistema de organización fiable, debes revisarlo regularmente.

En un mundo volátil, incierto, complejo y ambiguo, pretender que tu sistema se mantenga completo, actualizado y útil sin dedicarle atención regularmente es inviable.

Por eso, te guste o no, tendrás que invertir tiempo de calidad en reflexionar sobre tus compromisos y revisar tu sistema. Hacerlo de manera regular es la manera de que todo encaje.

5. ¿Qué está en tu zona de influencia?

Ningún sistema de organización personal va a cambiar tu entorno.

Vas a seguir teniendo interrupciones, tendrás que atender situaciones urgentes (aunque realmente no lo sean), el trabajo seguirá llegando en cantidades superiores a las que puedes darle respuesta, las prioridades cambiarán a menudo,….

Todos esos factores externos, y que tanto interfieren en tu día a día, seguirán estando ahí. En parte porque forman parte de la naturaleza del trabajo de conocimiento.

La buena noticia es que hay muchas cosas que sí puedes aprender a hacer de manera diferente y que, además, están dentro de tu zona de influencia.

Como comentaba una persona al finalizar el último curso: “Hay esperanza y depende de mi” 😉

En resumen…

Mejorar tu efectividad es un camino sencillo aunque no inmediato. Saber qué hacer, por qué, para qué y cómo hacerlo es clave para avanzar con paso firme.

Conocer cómo funciona y reacciona tu mente frente a las situaciones de tu día a día te ayudará a comprender por qué haces lo que haces. Algo fundamental para comenzar a cambiar y mejorar.

Espero que las reflexiones de este post te hayan sido útiles y te animo a que, si te apetece, reflexiones también sobre ellas y lo compartas en los comentarios. ¡Te espero!

¿Te animas a hacer un Barrido Mental?

Chica escribiendo y haciendo un barrido mental de GTD

La semana pasada escribía acerca del significado de hacer un Barrido Mental de GTD®, una práctica muy útil para sacar de tu cabeza todas esas cosas que te generan ruido mental y poder comenzar a tenerlas controladas.

El Barrido Mental es un ejercicio necesario para montar tu sistema GTD®.

Además de aclarar y organizar todas las cosas que tendrás capturadas en tus bandejas de entrada, para montar tu sistema GTD® también debes aclarar y organizar todo lo que tienes en tu cabeza. Y, para hacerlo, antes tienes que sacarlo de ahí.

En mi experiencia, el Barrido Mental también es muy útil cuando comienzas a tener sensación de descontrol.

Si llegas a esa situación, sacar de tu cabeza esas preocupaciones, ideas, o recordatorios que te están distrayendo, te puede ayudar a recuperar el control.

¿Qué necesitas para hacer un Barrido Mental?

Hacer un Barrido Mental es muy sencillo y únicamente necesitas:

  • Estar en un lugar tranquilo y sin interrupciones.
  • Tiempo de calidad, con buena energía mental. Para hacer bien un primer Barrido Mental completo reservarte en tu calendario tiempo suficiente (mi primer Barrido Mental me llevó más de una hora)
  • Un bolígrafo y papel para apuntar. Coge varias hojas porque te sorprenderás de la cantidad de cosas que puedes llegar a apuntar.

Ten en cuenta que es un ejercicio que puede ir por “fases”. Puede pasar algún minuto sin que nada llame tu atención y no apuntes nada y, de pronto, comenzar a apuntar muchas cosas porque no paran de aparecer por tu cabeza.

En el primer caso, si no pasa nada por tu cabeza, ten paciencia. Siempre salen cosas relacionadas con algún tema.

En el segundo caso, si apuntas mucho, evita agobiarte porque sacar las cosas de tu cabeza no te comprometerte a hacer algo con ellas.

Las listas de Desencadenantes de Incompletos

En tus primeras prácticas de Barrido Mental puede resultar útil apoyarte en las «Listas de Desencadenantes de Incompletos» que propone David Allen en su libro «Organízate con eficacia».

Las «Listas de Desencadenantes de Incompletos» son dos listas, una para el ámbito profesional y otra para el personal, con diferentes elementos sobre áreas, lugares y responsabilidades de tu vida.

Estas listas te ayudan a detectar cosas que llaman tu atención.

Para usarlas, puedes ir leyendo con tranquilidad sus distintos elementos, dedicando un poco de tiempo a cada uno de ellos y, si algo llama tu atención, anotarlo en el soporte que estés usando para hacer este ejercicio.

Por ejemplo, si utilizas la «Lista de Desencadenantes de Incompletos Profesional», puedes encontrarte un elemento llamado “Reuniones”.

En ese momento, la idea es que observes qué pasa por tu cabeza que pueda estar relacionado con reuniones que puedas tener, quieras tener, hayas tenido,… Si aparece algo, anótalo.

Puedes hacer un buen Barrido Mental sin usar estas listas, aunque al inicio es cierto que son de mucha utilidad para “descubrirte” lugares donde tu mente te oculta cosas.

Conclusión

Recuerda que al hacer un Barrido Mental debes anotar cualquier cosa (pensamiento, idea, recordatorio, …) que pase por tu cabeza, sin filtrar.

Aunque te parezca algo sin importancia, algo insignificante o si ya lo tienes anotado, si aparece por tu mente, sácalo de ahí.

Cuando estás «barriendo tu mente», lo importante es la cantidad de elementos que apuntes. Sin límite, ya que más adelante podrás descartar lo que consideres. Ahora estás en modo «captura».

Gracias al Barrido Mental comenzarás a vaciar tu mente y a ganar sensación de control. ¿Te animas a probarlo y compartir cuáles han sido tus sensaciones?

Barrido Mental: se consciente de todo lo que no haces

Libreta para anotar el Barrido Mental

Hace unas semanas escribía sobre la importancia de tener una mente vacía en estos tiempos que nos ha tocado vivir.

Una actividad muy interesante que te ayudará a conseguir vaciar tu mente es el Barrido Mental, un ejercicio que propone David Allen en GTD® y que es complementario al hábito de Capturar.

¿En qué consiste un Barrido Mental?

Hacer un Barrido Mental consiste en que dediques tiempo de calidad para apuntar en papel todo lo que, durante el tiempo que dure el ejercicio, pase por tu cabeza.

Se trata simplemente de identificar cosas que llamen tu atención, sin pensar ni decidir sobre ellas.

Por ejemplo, mientras haces el ejercicio, se te puede pasar por la cabeza que te gustaría aprender chino.

Aunque en ese momento puedas intuir que no te vas a poner con ello próximamente, lo anotarías igualmente (por ejemplo, escribiendo “idioma chino”). Recuerda que lo que persigues es sacarlo de tu cabeza, sin comprometerte a nada.

Siguiendo con el ejemplo, inmediatamente después puede aparecer por tu mente esa reunión de la semana que viene que aún no tienes preparada. Entonces, apuntarías, “reunión semana próxima”.

Así seguirías con todo lo que captase tu atención durante el ejercicio, hasta que tengas la sensación de que no queda nada más por sacar.

Cuanto más apuntes, mejor

Al hacer un Barrido Mental, es más importante la cantidad de cosas que apuntes que la calidad.

Anota todo lo que pase por tu cabeza, aunque en ese momento creas que nunca harás lo que estás anotando, te parezca absurdo o, incluso, si ya lo tienes apuntado en otro sitio.

El principal error que comente la gente que hace por primera vez un Barrido Mental es el de filtrar y solo apuntar cosas que piensa que tiene que hacer.

El ejercicio del Barrido Mental va más allá y ahí es donde aporta, en mi experiencia, un valor diferencial: anota todo lo que pase por tu mente en ese momento. Todo.

Tiene que ser algo automático: según aparezca algo, lo apuntas inmediatamente. Así de sencillo y útil.

Mejor fuera que dentro de tu mente

El objetivo de hacer un Barrido Mental es de sacar de tu cabeza y liberar a tu mente de todo ese ruido mental que tienes.

Al anotar todas esas cosas, pasas a tenerlas controladas en un medio físico que, como ya sabes, es mucho mejor que tu cabeza para empezar a experimentar sensación de control sobre tus asuntos.

En otro momento, más adelante, podrás pensar y decidir con claridad qué hacer o no hacer con todo eso e incorporarlo, o no, a tu sistema de organización.

Los beneficios de un Barrido Mental puedes sentirlos desde el primer momento:

  • Experimentar la sensación de liberar tu mente.
  • Tener más sensación de control sobre tus asuntos. Has dado un primer paso para avanzar en cada uno de ellos.
  • Repasar diferentes áreas de enfoque de tu vida personal y profesional.

Las primeras veces que haces un Barrido Mental también puede tener “efectos secundarios”.

Al ver escritas todas esas cosas en papel puedes experimentar cierta sensación de agobio. Es normal. Si haces bien el ejercicio, apuntarás muchas cosas… Muchas más de las que crees.

Sin embargo, esa sensación de agobio se compensará con la tranquilidad de tenerlo todo controlado y fuera de tu cabeza.

Porque como dice David Allen, es mejor que seas consciente de todo lo que no estás haciendo. Y el Barrido Mental es el primer paso conseguirlo.

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Efectividad Personal: de prioridad a necesidad

La efectividad personal es una necesidad

“En el año 2050, si no es que mucho antes, el liderazgo de la economía mundial se habrá desplazado hacia aquellos países e industrias que hayan incrementado de la manera más sistemática y más exitosa la productividad del trabajador del conocimiento”. Peter Drucker

En el ámbito de la efectividad personal, uno de los avances más relevantes que la neurociencia ha aportado es la importancia de gestionar la atención.

La atención es el proceso cognitivo de aplicar actividad mental consciente frente a un estímulo, ya sea interno o externo.

Por tanto, y a diferencia del tiempo, la atención es un recurso que las personas pueden gestionar, al depender por completo de ellas.

Sin embargo, los procesos o hábitos que las personas siguen para gestionar la atención son, por regla general, muy mejorables en la mayoría de los casos.

Tanto las causas como las consecuencias de ello deberían ser motivo de preocupación para cualquier organización que aspire a ser competitiva en el siglo XXI.

Relación entre gestión de la atención y efectividad

En mi experiencia, la mayoría de los casos en los que existen problemas de efectividad personal se deben, entre otras cosas, a una deficiente gestión de la atención.  

Nos ha tocado vivir en una época donde no deja de aumentar el número y la rapidez de las interacciones entre las personas, la agilidad con la que se producen cambios y la volatilidad del entorno. Los conocidos entornos VUCA.

A todo ello, además, hay que añadir el exceso de información al que las personas se enfrentan en el día a día.

La sociedad actual ofrece a nuestro cerebro, prácticamente, un número ilimitado de estímulos a los que prestar atención. Algo para lo que, precisamente, no está preparado evolutivamente.

Cada día se incrementan las opciones potenciales de distracción, tanto en el ámbito personal como profesional.

Y ello dificulta que las personas puedan optimizar la atención que tienen que prestar a actividades imprescindibles como pensar, decidir y ejecutar de manera adecuada.

La gestión de la atención y el valor en las organizaciones

Los riesgos y costes a los que se enfrentan las organizaciones debido la falta de efectividad de la gestión de la atención de sus profesionales son muy preocupantes.

Estos riesgos y costes están relacionados directamente con actividades de alto valor añadido como la creatividad, la planificación inteligente o la optimización del uso de recursos, entre otras.

Las organizaciones que pretendan ser competitivas en los próximos años deben poner los medios necesarios para ayudar a sus profesionales a comprender la importancia de dedicar atención de calidad a las actividades de alto valor en el trabajo del conocimiento, y a aprender las técnicas más eficaces para hacerlo.

El reto pasa por trabajar mejor y poner atención en aquello que aporta realmente valor en lugar de estar ocupados permanentemente en cosas que tiene menos sentido estar haciendo.

El trabajo del conocimiento es el único trabajo en donde se puede aportar más haciendo menor número de cosas.

Conclusión

La efectividad personal es la competencia que ayuda a las personas, entre otras cosas, a gestionar de manera efectiva su atención y dedicar recursos a aquello que aporta más valor en cada momento.

Algo que, para cualquier organización que aspire a sobrevivir, debería despertar algo más que interés.

En los tiempos que corren, como decía Peter Drucker, mejorar la efectividad personal ha dejado de ser una prioridad y ha pasado a ser una necesidad. Es urgente que todas las organizaciones tomen conciencia de ello.