Prestar la atención justa a las distracciones

En los diferentes entornos de aprendizaje y estudio sobre la productividad personal para el siglo XXI que he conocido, siempre se ha tenido presente, y ha sido foco de preocupación, el cómo la mente focaliza su esfuerzo y qué se podría hacer para gestionar de manera eficiente ese proceso de atención. Las causas y consecuencias de los procesos de atención y distracción son un motivo, cada vez mayor, de preocupación para las organizaciones que necesitan mejorar su productividad y eficacia de manera real y sostenida, es decir cuando se preocupan de mejorar la eficacia de las personas, buscando mejorar sus resultados. De hecho, en la mayoría de las situaciones en las que he podido contrastar casos de aguda sensación de problemas de productividad e ineficacia, el trasfondo real que provoca dicha situación se debía a una mala gestión, por ineficiente e incorrecta, de la atención de la propia persona sobre su entorno.

La evolución tecnológica de los últimos años (Internet, emails, smartphones, mensajería instantánea,…), así como la escasa formación práctica sobre su buen uso productivo, han permitido incrementar el número y la rapidez de las interacciones entre las personas, provocando con ello mayor celeridad en la aparición de cambios y elevando el número de elementos, eventos o interrupciones con los que tenemos relación. Por ejemplo, mientras que un directivo o manager en la década de los noventa podía redactar o tratar entre 10 y 15 cartas, o gestionar entre 10 y 25 llamadas por día, a día de hoy es posible que los emails de sus inbox no bajen de 200-300, que le sea imposible gestionar todas las llamadas que recibe en su móvil y que no pueda atender su mensajería instantánea. Es decir, se han incrementado las opciones potenciales de distracción para los profesionales en general y, con ello, los costes directos e indirectos asociados de las organizaciones y el impacto negativo en procesos de valor de carácter creativo, de reflexión o de planificación.

 Básicamente, una distracción puede provocarse por dos vías básicas:

• distracción extrínseca: es la motivada por factores externos a nosotros donde el origen causante de la distracción se ubica fuera de nuestros procesos mentales. Por ejemplo son las distracciones causadas por interrupciones, llamadas telefónicas, emails recibidos, …
• distracción intrínseca: su origen tiene lugar en los diferentes procesos mentales que tenemos durante la ejecución de una actividad, sean conscientes o inconscientes. Nuestra mente los evoca independientemente del contexto en el que nos encontremos.

Para el primero de los casos, no existe una solución eficiente que elimine dichas distracciones ya que no las podemos cortar en origen. Podemos gestionarlas de manera eficaz, pero no podemos evitar el envío de emails, de llamadas e incluso de interrupciones. Podremos, también, poner en práctica mecanismos de eficiencia para concienciar y optimizar en origen, pero su resultado y eficacia no dependerá de nosotros (por ejemplo, podríamos pedir que determinados compañeros reduzcan el número de emails que nos envíen, pero dependerá de ellos el hacerlo o no. Lo que si depende de ti, es la gestión que hagas de esos emails y esto último, al depender de ti, si que te podrás conseguir resultados satisfactorios).

Para las distracciones intrínsecas, tenemos también mecanismos para gestionarlas de manera eficaz. Gestionar las distracciones intrínsecas de manera eficaz no es otra cosa que prestarles la atención suficiente  que te permita dejarles de prestar atención  y, de ese modo, puedas continuar con el foco en la actividad que estabas realizando  evitando periodos de distracción que afecten a la productividad. Por ejemplo, GTD facilita procesos para vaciar la mente, de manera eficaz, o de captura  y recopilación que hacen que, a pesar de sufrir una distracción, se le dedique el tiempo justo para que puedas evitar tener que preocuparte por actuar de manera inmediata sobre ella. Realmente, en ese momento prestamos atención a lo que llama nuestra atención, pero la manera en que lo gestionamos evita que se pierda el foco del proceso productivo ya que ubicaremos esa distracción capturada en el lugar adecuado para iniciar el proceso de reflexión sobre qué hacer con ello más adelante.

Si somos puristas, realmente, el desencadenante de la distracción siempre es interno. Aunque el origen sea un email, una llamada o una interrupción (origen externo), es nuestra mente consciente (nosotros) la que decide atender (prestar o no prestar atención) la distracción. Y es que la mente es ganadora, o mejor dicho, superviviente por naturaleza y ante cualquier “amenaza desconocida» (distracción) reacciona queriendo, primero, saber qué es y, segundo, queriendo hacer algo con ella cuanto antes. Hace unos años este modelo de actuación no era un problema, pero con el gran número (y su falta general de definición) de inputs, distracciones y acontecimientos de cambios que se producen en nuestro entorno, actualmente no es válido si queremos ser eficaces.

GTD recoge los principios suficientes y necesarios para poder enfrentarnos de manera eficiente a lo que llama nuestra atención, y para  no hacerlo a lo que no debemos. Además, los proporciona de manera sistematizada y separada de otros procesos mentales que demandan unos comportamiento diferentes (por ejemplo, no actuamos igual ante la captura de un input, que ante la reflexión sobre qué significa ese elemento que capta nuestra atención). Por ello, la adopción de GTD como medio para mejorar la productividad en las empresas del siglo XXI debería ser, sin duda, algo a lo que los managers y directivos deberían prestar atención y gestionarlo de manera inteligente y eficaz. Por que al fin y al cabo, tenemos que prestar atención a lo que llama nuestra atención si queremos ser eficaces en nuestra vida profesional y personal.