Ejecutando la gestión de compromisos con GTD

En el post anterior consideré oportuno hablar sobre la importancia de saber gestionar los compromisos de manera eficaz y de cómo GTD nos proporciona la sistemática para poder hacerlo. Vimos que dicha sistemática consiste realmente en un proceso de transformación del estado del compromiso que tenemos en nuestro “radar” siguiendo las siguientes etapas:

1. Capturamos el compromiso potencial cuando capta nuestra atención

2. Pensamos sobre dicho compromiso para aclarar su significado y qué resultado deseamos obtener

3. Colocamos las acciones y recordatorios que nos van a a llevar a cumplirlo en aquellos lugares o herramientas de gestión (listas, calendario, carpetas,…) que nos ayudarán a ejecutarlos.

En este post me gustaría reflejar esta sencilla sistemática de gestión del compromiso con un ejemplo práctico que ayude a “bajar a tierra” la teoría expuesta en el anterior post. Para ello, vamos a ir revisando qué ocurre en cada uno de los pasos:

1.  En algún momento, por ejemplo en una reunión, capta tu atención la idea de presentar a un cliente una propuesta sobre unos servicios que podrían ayudarle a conseguir los resultados de los que te está hablando. Pasas inmediatamente a anotar en tu sistema de captura (libreta, móvil, …) algo del estilo “propuesta cliente X”. En  ese momento, seguro que respiras aliviado porque ya puedes seguir centrando toda tu atención en la conversación con el cliente, sin dedicar un porcentaje de tu atención a repetirte cosas como “que no se me olvide hablarle de este servicio”, “en cuanto llegue a la oficina le mando información”,… Estarás 100% a lo que tienes que estar: escuchar. Tienes el compromiso capturado.
2. Ya en tu oficina de vuelta de la reunión, consideras conveniente revisar tus anotaciones y lees la anotación que hiciste: “propuesta cliente X”. En este momento tienes que empezar con el proceso de aclarar qué quieres hacer con esto. Lo primero es preguntarte si quieres/tienes que hacer algo con ello o no. Si es que no, descartarías el compromiso y, además, deberías sentirte  bien con la decisión. En nuestro caso decidimos que sí queremos hacer algo con ello y, por tanto, el siguiente paso sería pensar en qué tengo que hacer y, sobre todo, qué debería suceder para que eso que tengo que hacer pudiese considerarlo como acabado. Es decir, una cosa es pensar “Presentar propuesta sobre servicios de formación al cliente X” y otra es “Propuesta con descripción de servicios y precios sobre servicios de formación enviada al Cliente X antes del 30 de marzo” . Lo primero nos activa y lo segundo nos motiva.
3. Una vez que hemos visualizado el resultado de lo que tenemos que hacer, el siguiente paso sería aclarar la siguiente acción física que debemos acometer para acercarnos a ese resultado. En nuestro ejemplo podría ser algo del estilo “escribir la planificación de acciones y resultados intermedios” o “llamar al cliente X para contrastar las expectativas que busca en una presentación de servicios”. Sea cual sea la siguiente acción es importante ubicarla allí donde estemos seguros de que vamos a tener la capacidad de hacer algo con ella.

Con este sencillo proceso, gestionamos de manera eficaz el compromiso inicial (en este caso un compromiso con nosotros mismos) y lo más importante es que:

• el compromiso que has decidido acometer ya no está, únicamente, en tu cabeza por lo que puedes “liberar” esa parte de la atención de tu mente a cosas más necesarias (y tratar de acordarte constantemente de algo no es necesario cuando dispones de un sistema que lo puede hacer por ti)
• tienes claro lo que necesitas alcanzar para dar por cumplido ese compromiso. En nuestro caso: “Propuesta con descripción de servicios y precios sobre servicios de formación enviada al Cliente X antes del 30 de marzo”
• sabes cual es el siguiente paso que tienes que dar para acercarte a ese cumplimiento y alcanzar el resultado que buscas. Por ejemplo, “escribir la planificación de acciones y resultado intermedios” o “llamar al cliente X para contrastar las expectativas que busca en una presentación de servicios”

Este sencillo ejercicio de pensamiento y clarificación  no lleva más de dos o tres minutos y, además, nos da la tranquilidad de saber que cumplir con nuestros compromisos no va a depender, únicamente, de nuestra memoria… o de la falta de ella  😉