Cómo saber si algo requiere acción (I)

Uno de los mayores problemas para la efectividad personal es el voluntarismo. Querer hacer muchas cosas o tener la creencia de que debes hacer todo lo que te llega es un torpedo directo, que tú mismo te disparas, a la línea de flotación de tu efectividad personal.
Entiendo perfectamente la intención positiva del voluntarismo por hacer muchas cosas, y lo hago porque lo he sufrido durante mucho tiempo. Pero lejos de ser algo positivo, no es otra cosa que un grave error con consecuencias negativas en forma de estrés, frustración por no llegar a todo, sensación de descontrol, incumplimiento de compromisos, …
Una de las cosas que me ayudó a dejar de lado el voluntarismo por hacer muchas cosas fue aprender a distinguir realmente qué cosas requerían acción inmediata y qué cosas no requerían acción inmediata. Como usuario de GTD®, no conseguía sentirme completamente cómodo a la hora de responder a la pregunta «¿es accionable?» que plantea David Allen en el diagrama del flujo de trabajo a la hora de procesar. Sentía que me faltaban criterios para poder tomar un decisión correcta en el 100% de los casos.
No fue hasta que, en una conversación, José Miguel Bolívar me habló de los tres criterios que me podrían ayudar a identificar de la manera más objetiva posible si lo que estaba procesando requería acción o no requería acción. Me gustaría compartir contigo estos tres criterios, los cuales vienen descritos en detalle en el libro de José Miguel «Productividad personal – Aprende a libertarte del estrés con GTD®», por si te fuesen de utilidad a ti también.

Primer criterio: ¿Tiene fecha objetiva o relación con fecha objetiva?

Como ya vimos, una fecha objetiva es una fecha que nos viene impuesta, bien sea por una persona o por el entorno. Es, en definitiva, una fecha que no nos hemos puesto nosotros.
Si una cosa tiene fecha objetiva o relación directa con una fecha objetiva, y puedes hacer ya algo con ello, entonces la respuesta a la pregunta «¿requiere acción?» es «sí». La razón de ello es simple: existe el riesgo de llegar tarde a esa fecha.
Independientemente de lo cercana o lejana que esté esa fecha, si una cosa tiene fecha objetiva o relación con fecha objetiva, la decisión correcta y efectiva es hacer algo con ello. Muchas personas comienzan a trabajar en cosas que tienen fecha objetiva cuando dicha fecha esta ya muy cerca. Al actuar así, dejan pasar un tiempo muy valioso para haber realizado tranquilamente un trabajo que, posiblemente, tendrán que hacer con mayor presión, estrés y con riesgo de no terminar en plazo.
Te propongo que reflexiones sobre las situaciones que expongo a continuación y te plantees si requerirían acción inmediata o no. Puedes hacerlo siguiendo tus criterios actuales (si los tienes) y también aplicando el criterio de fecha objetiva para comparar resultados:

• Entregar la declaración de hacienda
• Presentar los resultados contables antes de final mes
• Preparar el disfraz de tu hijo para su fiesta de cumpleaños
• Comprar las entradas del concierto
• Asistir a la reunión mensual de departamento

Utilizar el criterio de fecha objetiva es tan sencillo y evidente como potente de cara a mejorar tu efectividad personal. Si decides ponerlo en práctica comprobarás como nunca llegarás tarde a ninguno de tus compromisos y disfrutarás de una agradable sensación al saber que tienes controlado todo aquello con riesgo de llegar tarde.
En un próximo post veremos cuales son los otros dos criterios para poder decidir, objetivamente, si lo que estás procesando requiere o no requiere acción.