Las distracciones son uno de los principales factores que afectan negativamente a la efectividad de las personas.
Sin embargo, a las distracciones les ocurre como al estrés: por sí mismas no son negativas. Si tu mente se distrae con una nueva idea, no es algo malo. Si te llaman por teléfono para ofrecerte una nueva oportunidad de negocio, no es algo malo. O si un compañero se acerca para informarte de una noticia relevante para el departamento, tampoco es malo. El problema surge cuando las distracciones controlan tu actividad en lugar de ser tú quien controla a tus distracciones.
Cada vez hay más fuentes potenciales de distracción. Cuando en los talleres de mejora de la efectividad que facilitamos preguntamos a los asistentes sobre si pueden centrarse en su trabajo, la práctica totalidad responden negativamente al sentirse abrumadas por las constantes distracciones o interrupciones que sufren provocadas por algún factor externo como los compañeros, las llamadas, las notificaciones en el móvil,… También hay personas que reconocen distraerse con pensamientos, ideas o cosas que simplemente recuerdan y que les vienen a la cabeza mientras trabajan. En cualquier caso la conclusión es evidente: las personas se distraen demasiado como para poder hacer su trabajo de forma efectiva.
Pero ni las distracciones, ni su naturaleza, ni su volumen son el problema. La verdadera cuestión a resolver está en cómo las personas gestionan esas distracciones. Lejos de lo que algunos profesionales de la productividad personal defienden, las distracciones no son ladrones de tiempo. El único ladrón de tiempo que existe realmente eres tú, lo cual es genial porque si tú formas parte del problema también serás parte de la solución.
Hay que convivir con las distracciones, están aquí y seguirán por mucho tiempo. Puedes elegir entre convivir con ellas de manera efectiva desarrollando buenos hábitos o, sería otra opción, tratar de aplicar algunos trucos que les funcionan a algunas personas. Con respecto a los trucos, en mi opinión eso de encerrarse en una habitación para que no me «molesten», o levantarse a las 5:00 de la mañana para que nada me distraiga o poner el móvil boca a abajo para que no distraigan las llamadas (si me llaman del colegio por algún problema grave con los niños, ¿cómo me entero?),… no me parecen soluciones que puedan ser válidas para cualquier persona y tienen una marcada componente subjetiva. Sinceramente creo que son soluciones con cimientos de barro que hacen más mal que bien.
Para gestionar y convivir de manera efectiva con las distracciones tienes que desarrollar determinados hábitos, siendo uno de los imprescindibles el hábito de capturar. Al capturar una distracción (algo que ha captado tu atención en un momento dado), le estarás dedicando la atención mínima necesaria para poder anotarla en alguna de tus bandejas de entrada. Cuando hayas hecho esto (en capturar una distracción interna puedes tardar entre 3 y 8 segundos) podrás volver a centrarte y dedicar tu atención en lo que estabas haciendo, reduciendo al mínimo el impacto negativo en la eficiencia de tu trabajo que podía causarte esa distracción.
Porque ya que no puedes evitar las distracciones (y no puedes aunque te pretendas aislar del mundo), lo mejor es que aprendas a relacionarte con ellas correctamente para que no te distraigan de tu trabajo y afecten a tu efectividad. Gestiona tus distracciones de manera efectiva: detéctalas, sé consciente de ellas, captúralas y, más adelante, piensa y decide qué hacer con ellas. Esta manera de trabajar te funcionará en cualquier situación, independientemente de dónde estés, con quién estés y de lo que estés haciendo. Porque para gestionar de manera efectiva tus distracciones no necesitas trucos.
El Blog de David Sánchez
A mí me funciona bastante bien el sistema Pomodoro. Cuando pienso en franjas de 25 minutos de trabajo me resulta más fácil concentrarme y evitar las distracciones.
Un saludo.
Hola Oliver
cualquier movimiento que se haga hacia tomar consciencia de que la solución pasa por variar nuestros comportamientos, es positiva. Como bien dices, la capaz de centrar tu atención y no dejarse llevar por las distracciones es fundamental.
Sin embargo, el uso de técnicas como Pomodoro no atacan el principal problema para gestionar las interrupciones. Pueden ayudar a algunas personas, pero habrá gente que ni siquiera en periodos cortos de tiempo podrán gestionar eficientemente las interrupciones. Al final, gestionar adecuadamente las interrupciones es un tema de gestión de atención… independientemente del tiempo.
Gracias por pasarte por el blog
Los ladrones del tiempo no existen; sólo tu decides qué merece tu atención. Cuando recibes una interrupción, lo mejor que puedes hacerlo es capturar la información lo más rápido posible para volver a concentrarte en la tarea actual.
Habitualmente cuando busca una solución para un problema, intento solucionarla dos veces: primero soluciono el problema que tengo entre mis manos y luego buscaré las raíces de este problema para evitar que volveré a pasar en el futuro.
Capturar la información cuando recibes una interrupción es un ejemplo del primer tipo de solución, pero no debes parar aquí.
Cuando analizo las interrupciones con mis clientes, observamos que gran parte de ellas son innecesarias y por tanto una pérdida del tiempo. En estos casos, capturar la información no es la solución, habrá que buscar maneras de evitar estas interrupciones; habrá que buscar las raíces.
No se trata de aplicar trucos, sino de tomar consciencia y crear un proceso sistemático para analizar las causas y diseñar estrategias y soluciones para evitar estas interrupciones innecesarias.
Resumiendo:
* Busca maneras para evitar interrupciones innecesarias.
* Cuando recibes una interrupción, captúrala
Hola Jeroen,
vivimos en un entorno VUCA, donde la volatilidad, incertidumbre, el cambio y la ambiguedad de las cosas está a la orden del día. La interrupciones forman parte de este entorno y son incontrolables. Además, las interrupciones, simplemente, son. No sabes a priori si son evitables o no… salvo que tengas una bola de cristal 😉
Es cierto que se pueden poner medidas para tratar de minimizarlas en algún términos. Por ejemplo, una persona que trabaje en un «open-space» estará posiblemente más expuesto a recibir interrupciones que una que trabaje en un despacho individual. Esa persona puede buscar soluciones que hagan de «barrera» frente algunas interrupciones físicas: cartel de aviso para no molestar, auriculares,…
Algunas «pseudosoluciones» como apagar el móvil, darle la vuelta para no ver notificaciones o llamadas, aislarte completamente de tu entorno (salvo casos particulares), …, son poco realistas.
Si desarrollas los hábitos para gestionar de manera efectiva las interrupciones, no importará el número de ellas que recibas ni dónde las recibas.
Gracias por tu comentario
¡Un abrazo!
Completamente de acuerdo con el artículo David. Por más que queramos, tenemos que aprender a convivir con esas distracciones que están ahi y siempre estarán. Darles la espalda no sería realista, sin embargo saber como gestionarlas para que no perjudiquen nuestra productividad y rendimiento es la clave.
Es como no comprarle a tu hijo de 15 años un móvil, o no ponerle internet en casa, por miedo a que haga cosas que no debe, en vez de educarlo en ese entorno, de la mejor manera posible 😉
Saludos!
Hola Daniel,
esa es la idea. Negarlas o tratar de hacer lo imposible para que no existan es, directamente, absurdo. Podrás intentar hacer desaparecer unas, pero apareceran otras. En el tipo de sociedad en el que vivimos tenemos que aprender a autogestionarnos de la mejor manera posible.
Un saludo y gracias por pasarte por el blog
David