Algunos de los últimos post los he dedicado a aspectos relacionados con el email y, en general, al mal uso que se suele hacer de esta estupenda herramienta. Porque, efectivamente, el email sigue siendo una de las mejores herramientas que tenemos para poder ser efectivos… usándolo adecuadamente.
Como ocurre en el desarrollo de cualquier competencia o habilidad, las creencias de las personas pueden jugar muy malas pasadas a la hora de lograr resultados.
Si hablamos de mejorar la efectividad personal, una de las creencias más demoledoras y ampliamente extendidas relacionada el email es que hay que revisar (y trabajar) de forma permanente sobre el correo electrónico.
Cuando hablo de trabajar sobre el email, me refiero a esa sensación de revisar la bandeja de entrada a cada minuto para comprobar qué ha entrado y considerar que, lo que tienes ahí, es lo que tienes que hacer. Un pésimo hábito productivo porque ya vimos que tu trabajo es mucho más que el email.
Las personas que consideran que trabajar sobre el email es lo que hay que hacer, suelen presentar creencias como las siguientes:
- En mi organización hay que enviar todo por email
- Hay que revisar constantemente el email por si me piden algo con urgencia
- Si no leo el email constantemente, me puedo quedar desactualizado y sin información
- Todo (o casi todo) el trabajo que tengo que hacer me lo mandan por email
- La mejor forma de organizar lo que tengo que hacer es tenerlo en el email
- Tenerlo todo en el email es la única manera de que no se me escape nada
- Tengo que responder a todos los mensajes, lo antes posible porque el trabajo de los demás depende de mi
- Mi jefe/cliente/colaborador me manda todo por email
- Es importante que todo el mundo esté actualizado con la misma información sobre todos los temas
- Hay que comprobar si hay algo urgente
- Si no respondo de manera inmediata van a pensar que no hago mi trabajo
- Tengo que enviar emails para que se vea que trabajo
- Etc, …
Si alguno de estos puntos te resulta familiar, estás de enhorabuena: tienes una gran, y significativa, oportunidad de mejorar tu efectividad.
Porque, ¿cómo mejoraría tu efectividad si tuvieses un sistema que te ayudase a tener todo tu trabajo bajo control?. Un sistema permanentemente actualizado, con toda la información que necesitas para tomar decisiones de qué hacer y cuándo hacerlo. Un sistema que construirás y mantendrás mediante sencillos hábitos que irás desarrollando. Un sistema preparado para que lo lleves donde necesites y que hará que dejes de usar tu memoria para acordarte de las cosas.
Un sistema con esas características, y muchas más, es lo que propone GTD®. Un sistema que te ayudará a trabajar con mayor sensación de control y enfoque en lo que haces. Una manera sencilla de organizarte y adaptada a los entornos actuales de volatilidad, exceso de información, cambio continuo, urgencias, imprevistos, interrupciones, retos, … Un sistema sobre el que tiene sentido trabajar.