Fluir sobre tus listas de recordatorios

Muchas personas continúan trabajando y utilizando la bandeja de correo electrónico como recordatorio de las cosas que tienen que hacer, en lugar de utilizar listas de recordatorios.
Son conscientes de que utilizar la bandeja de entrada y los emails para recordar lo que tienen que hacer es una solución inútil para trabajar sin estrés, tener sensación de control sobre su trabajo y poder trabajar con enfoque.
Sin embargo, lo siguen haciendo, bien por evitar cambiar o por desconocimiento de otras soluciones. Seguro que conoces a alguien que dice organizarse así.

¿Usar la bandeja de email para gestionar los recordatorios?

He escuchado muchos tipos de excusas para justificar el uso de la bandeja de email como un buen lugar para tener los recordatorios de lo que hay que hacer:

• “así lo tengo todo en un mismo sitio…”

• “todo lo que tengo que hacer está ahí y así no se me escapa nada…”

• “me pongo los emails con diferentes colores y así lo tengo clasificado…”

• “cada vez que me llega algo nuevo me avisa y puedo comprobar si es urgente…”

• “es donde mi jefe y los clientes me envían las cosas”

 
Son excusas y malos hábitos que alejan a los profesionales del conocimiento de la efectividad que necesitamos hoy en día.
Las personas que usan la bandeja entrada de email con el fin de organizar el trabajo que tienen que hacer, también la suelen usar para archivar información, conservar basura (emails que se podrían eliminar), correos enviados como recordatorios de cosas que tienen que hacer otros,…
Es decir, utilizan un sistema donde se mezclan de forma irracional cosas de diferente naturaleza y que dificulta al cerebro trabajar de forma efectiva.

Mejor listas de recordatorios

Frente a la creencia de que es más cómodo y fácil trabajar directamente sobre la bandeja de email, la realidad impone que es más eficiente organizar los recordatorios de lo que tienes que hacer en un lugar distinto de donde están los emails.
Una buena práctica para llevar a cabo esta separación es usar listas. Puedes tener una única lista para todos los recordatorios o tener diferentes listas agrupadas por una serie de criterios específicos que te ofrecerá grandes oportunidades para mejorar tu efectividad:

• Dispondrás de un sistema organizado de recordatorios y de las cosas que tienes que hacer, en lugar de tenerlo todo mezclado y desorganizado en un «cajón de sastre».

• Si te animas a utilizar varias listas de recordatorios, podrás elegir por cual empezar a trabajar en función de la situación en la que estés. ¿Quieres revisar las cosas que te deben los demás?. Puedes echar un vistazo a una lista donde hayas incluido todos esos recordatorios. ¿Tienes tiempo para trabajar con el ordenador?. Revisa la lista donde tengas esos recordatorios de cosas para hacer con el ordenador. Sencillo.

• Otra ventaja de utilizar varias listas de recordatorios es que estas tendrán un menor número de elementos que si tuvieses una lista única. Gracias a ello te será más fácil elegir con sentido algo sobre lo que empezar a trabajar liberando a tu cerebro de tener revisar constantemente listas con interminables opciones para tener que elegir la adecuada cada vez.

• Escribir un recordatorio de lo que tienes que hacer en una lista, en lugar de usar el email de tu bandeja de entrada como recordatorio, es una buena oportunidad para pensar y detallar qué es lo que tienes que hacer. Sin duda, un gran hábito que disparará tu efectividad.

• En una lista puedes tener un único recordatorio por cada acción que tengas que hacer. De ese modo, cuando terminas esa acción, tachas o eliminas ese recordatorio de la lista. En un email es muy probable que haya más de una cosa por hacer, así que… ¿cuándo podrás tachar o eliminar ese email?

• Al trabajar sobre listas de recordatorios, evitarás interrupciones debido a la entrada constante de inputs, algo que sí ocurre cuando estás permanentemente trabajando sobre tu bandeja de entrada.

• En tus listas de recordatorios habrás incluido cosas para hacer que hayas capturado y te hayan llegado por diferentes vías (una conversación de pasillo, una llamada, una idea que se te haya ocurrido,…). Recuerda que tu trabajo va más allá de gestionar emails.

Resumen

Como puedes comprobar, existe una gran diferencia entre trabajar sobre la bandeja de entrada de tu correo y trabajar sobre listas de recordatorios.
Tener los recordatorios de lo que tienes que hacer organizados en un lugar distinto de donde guardas el email es un hábito fundamental para mejorar tu efectividad.
Por eso, sal del barrizal que supone trabajar sobre tu bandeja de email y anímate a fluir sobre tus recordatorios de acciones.