Archivo por meses: abril 2018

LACTAMOMENT: Innovación para trabajar con efectividad

Saber gestionar la atención de manera óptima es clave para la efectividad de los profesionales del conocimiento.

Significa la diferencia entre realizar un trabajo reactivo y poco efectivo, o conseguir resultados trabajando con enfoque y confianza.

Uno de los peores enemigos que existente en las organizaciones a día de hoy es el elevado número de interrupciones que sufren, y provocan, las personas que trabajan en ellas.

Estas interrupciones constantes impactan negativamente sobre la calidad del trabajo. Cuanto mayor es el número de interrupciones, mayor es la probabilidad de que las personas trabajen sin enfoque y peores sean los resultados.

Por ello, todas las personas necesitan aprender a gestionar proactivamente las interrupciones y trabajar con enfoque en las cosas más significativas si quieren mejorar su efectividad. Por suerte, como ya sabemos, se puede aprender a ser personas efectivas.

Las organizaciones también pueden hacer mucho dentro de su zona de influencia para proporcionar un entorno de trabajo efectivo, teniendo siempre presente que la efectividad de una organización es resultado de la efectividad personal de sus profesionales.

Hace unas semanas, desde OPTIMA LAB, tuvimos la oportunidad de colaborar en el desarrollo y lanzamiento de un programa puntero en el ámbito de la efectividad organizativa: LACTAMOMENT.

LACTAMOMENT es una iniciativa promovida por el Departamento de Recursos Humanos de LACTALIS PULEVA, dirigido por Sonia Rodríguez Muriel.

Se trata de un programa orientado a facilitar a sus profesionales los recursos necesarios para gestionar proactivamente las interrupciones externas y poder así trabajar con enfoque.

Conscientes de la necesidad de que las personas necesitan gestionar mejor su atención, LACTALIS PULEVA quería y buscaba soluciones reales para ayudar a sus profesionales, motivo por el que se pusieron en contacto con OPTIMA LAB para que les asesorásemos con el proyecto.

Nuestra colaboración se centró en tres aspectos:

  • Diseño de la política y los contenidos 
  • Elaboración del plan de comunicación
  • Implantación del programa

En el  diseño de la política y los contenidos del programa ayudamos a definir las pautas y comportamientos para trabajar con enfoque. Por ejemplo, cómo comunicar y preparar el entorno, cómo gestionar proactivamente las interrupciones o consejos sobre la frecuencia de uso.

En el plan de comunicación colaboramos con María Reyes Roldán, del Departamento de Recursos Humanos de LACTALIS PULEVA, creadores de la idea y el diseño de LACTAMOMENT, y con la diseñadora gráfica  Lucía Jiménez Barca, autora del díptico. En esta fase, ayudamos en la preparación de los materiales de apoyo al lanzamiento y la guía de uso del programa definiendo la mejor manera de redactar los mensajes, eliminando posibles ambigüedades y validando el contenido.

En cuanto a la implantación,  hemos llevado a cabo varias sesiones del curso GTD® Fundamentals & Implementation Lab en las que han participado más de 60 personas durante dos meses. En estas sesiones, aprovechamos para explicar la iniciativa a los participantes y cómo GTD® podría ayudarles a obtener el máximo beneficio del programa.

Actualmente seguimos trabajando en más proyectos de consultoría para la mejora de efectividad organizativa. Ha sido una gran experiencia colaborar con LACTALIS PULEVA en este programa y comprobar el apoyo creciente de organizaciones a este tipo de iniciativas pioneras para la mejora de la efectividad.

 

Mis reflexiones sobre el primer curso abierto de GTD® oficial en España

“Ganarse la vida no basta, el trabajo también tiene que hacer una vida.” Peter Drucker

Los pasados 9 y 10 de abril tenía lugar el primer curso abierto de formación oficial GTD® en España. Un nuevo hito para la efectividad personal en nuestro país y un momento muy especial para OPTIMA LAB.

Reconozco que si hace 8 años me hubiesen comentado que tendría la oportunidad de facilitar este primer curso de formación oficial GTD®, sinceramente, no me lo habría creído.

Como ya sabéis, descubrir y aprender GTD® ha sido una de las mejores cosas que me han pasado. Literalmente, me salvó la vida a la hora de reducir mis niveles de estrés, me ayudó a organizarme mejor, a trabajar con enfoque y, entre otras muchas cosas, a integrar y conciliar mi vida personal y profesional.

Estas mismas sensaciones las comparten muchas personas que ya conocen y usan GTD® en todo el mundo.

Cuestión de responsabilidad

Por esa razón, en OPTIMA LAB siempre hemos tenido presente, como parte de nuestra RSA, el compromiso de hacer llegar al mayor número de personas posible las ventajas de la efectividad personal y, en este caso concreto, de GTD®.

Hasta el momento, nuestros principales esfuerzos han estado dirigidos en llegar a las personas a través de las organizaciones. El éxito y los resultados obtenidos demuestran que vamos por buen camino.

Sin embargo, ese compromiso firme que comentaba unido al número de peticiones particulares para asistir a una formación oficial en GTD®, aceleraron que el primer curso abierto fuese tomando forma y se convirtiese en realidad.

Cuando José Miguel me comentó si me apetecería facilitar este primer curso abierto, no lo dude ni un segundo. Sí, reconozco que en este caso no “capturé”, pero era algo sobre lo que ya había pensado y decidido, y tenía muy clara la respuesta si se daba la oportunidad 😉

La organización y la importancia de los detalles

Una vez decidimos las fechas del curso nos pusimos de inmediato en marcha.

Lo primero que hicimos fue organizar los aspectos relacionados con la logística. Gracias al estupendo trabajo de Paz Garde, todo lo necesario para el curso estuvo preparado con detalle.

Tras evaluar varias opciones, Paz, con gran criterio, seleccionó el Centro de Reuniones Torre Ombú por la calidad y luminosidad de sus salas, y por su estupenda ubicación pensando, sobre todo, en las personas que vendrían desde fuera de Madrid.

También fue un acierto trabajar con la Fundación Juan XXIII para la organización y preparación del catering que disfrutamos durante el curso. En todo momento estuvieron atentos a que no faltase de nada.

Aforo completo… en tiempo record

Con la logística organizada, el siguiente paso era lanzar la convocatoria.

Debido al elevado número de personas interesadas que se habían puesto en contacto con nosotros durante los meses anteriores, sabíamos que las plazas se iban a agotar.

Sin embargo, al menos yo, no esperaba que lo hiciesen en poco más de dos semanas desde que enviamos la convocatoria.

Aprovecho para dar las gracias a las personas que confían en OPTIMA LAB para mejorar su efectividad.

Compartiendo un día y medio de efectividad con GTD®

Siendo fieles nuestros niveles de calidad y exigencia, queríamos que las personas que iban a asistir tuvieran la misma experiencia que los cursos que facilitamos in-company.

Tenemos la responsabilidad de hacer llegar a las personas lo que es y lo que significa GTD®, y este caso no iba a ser menos.  

En el primer día, unos minutos antes de comenzar el curso, organizamos un café de bienvenida para favorecer el networking e ir calentando motores. He de agradecer a todas las personas que asistieron su compromiso y su puntualidad para facilitar, en todo momento, el desarrollo de la formación.

El ambiente fue extraordinario y contar un grupo de personas con experiencias y perfiles diversos enriqueció enormemente la experiencia de aprendizaje.

Como publicaba en mi perfil de Instagram, fue un placer poder compartir esos días con tantas personas dispuestas y motivadas a mejorar su efectividad.

Resultado y personas satisfechas

Estoy convencido de que todo lo anterior contribuyó al excelente resultado (NPS=93) y la valoración final del curso .

El feedback recibido ha sido muy positivo, tanto por la organización como por el desarrollo de la formación, lo que nos alegra enormemente y nos anima a seguir trabajando con ilusión en la misma línea que hasta ahora.

Tener la oportunidad de trabajar con propósito en algo que disfrutas, que conoces y que es útil a otras personas es un auténtico lujo.

Y en lo personal…

Como comentaba al principio, para mi ha sido una experiencia muy especial. Profesionalmente ha supuesto todo un reto y el resultado conseguido ha sido muy satisfactorio.

Desde que a principios de este año comenzase mi camino artesano más allá del muro, las luces y las sombras han estado ahí. Tengo claro que forman parte del juego, pero también tengo claro que esta experiencia será una de esas luces que siempre estará ahí.

Es momento de disfrutar de la experiencia y de seguir trabajando para acercar la formación oficial GTD® en España al mayor número de personas posible.

Y como el movimiento se demuestra andando, ya hemos publicado la convocatoria del segundo curso abierto, que tendrá lugar también en Madrid.

Me encantará verte por allí y que, juntos, disfrutemos de la experiencia de aprender a mejorar la efectividad personal con GTD®.

#GTD: ¿qué hay que capturar?

Ya hemos visto en anteriores posts que capturar es un hábito muy liberador que te aporta muchas ventajas.

Como sabes, él hábito de capturar en GTD consiste en poner en contenedores de confianza, que vaciaremos con regularidad, aquello que capta nuestra atención sin pensar ni tomar decisiones sobre ello.

Capturar es el primer paso para construir un sistema de organización personal completamente fiable que te permitirá dejar de usar tu memoria para acordarte de lo que tienes que hacer. ¿Te imaginas viviendo así?

Además, al capturar enfrías el pensamiento dejando de decidir en caliente (ya sabes como suelen ser las decisiones que tomas en caliente) y, también, te permite hacer una gestión proactiva de las interrupciones.

En los cursos y talleres que facilito como trainer certificado en metodología GTD, aparece con frecuencia la duda sobre qué es lo que hay que capturar. Es algo normal debido a la diferencia que existe entre el significado de capturar en el lenguaje coloquial y en GTD.

¿Qué hay que capturar?

En GTD capturamos “incompletos”, es decir, algo sobre lo que tendremos que completar el ciclo de pensamiento más adelante.

Un incompleto es algo que en un momento dado ha captado nuestra atención y, en ese mismo momento, lo capturamos con una herramienta de captura o lo ponemos en una bandeja de entrada.

Cualquier cosa que aparezca por tu mente y que pueda tener un valor potencial para ti, debes capturarlo para sacarlo de tu cabeza y dejarlo en un sitio donde luego decidirás qué hacer o qué no hacer con ello.

Captar tu atención

Veamos un ejemplo de qué quiero decir con la expresión “captar tu atención”.

Imagina que vas por la calle caminando con un amigo y veis un cartel de publicidad sobre el estreno de una película que capta vuestra atención.

En tu caso, el cartel te ha llamado la atención porque hace tiempo que no vas al cine y te apetecería ir de nuevo.

A tu amigo el cartel le ha llamado la atención simplemente porque es un anuncio muy llamativo, sin que tuviese ningún valor potencial para él.

Para ti, eso del “anuncio de la película” tiene un valor potencial (volver a ir al cine). Para tu amigo, el anuncio no tiene ningún valor potencial (es, simplemente, un suceso llamativo sin más).

En tu caso, capturarías con alguna herramienta de captura algo del estilo “ir al cine” o, mejor aún, “cine”. Sin embargo, tu amigo, no capturaría nada en esta ocasión.

¿Dónde está el límite?

Algunas personas tienen dudas sobre donde está el límite entre tener un valor potencial y no tenerlo. Y, en mi experiencia, no hay un criterio objetivo para determinar ese límite.

Como hemos visto en el ejemplo, un mismo suceso puede tener un valor potencial para una persona y no tenerlo para otra.

En caso de que tengas dudas sobre si capturar algo o no, siempre aconsejo lo mismo:  captura.

Capturar algo no te compromete a nada. Al capturar, simplemente, estás sacando eso de tu cabeza para darte la oportunidad más adelante de pensar y decidir cuál es su significado para ti y qué hay que hacer o no con ella.

Conclusión

Capturar es un hábito que te ayudará a vaciar tu cabeza y comenzar a construir un sistema de organización completamente fiable.

Cualquier cosa que aparezca por tu cabeza (una idea, algo de lo que te acuerdes, una ocurrencia,…) que capte tu atención y tenga un potencial valor para ti, debes capturarlo.

Cuando tengas dudas sobre si capturar algo o no, es mejor que lo captures y lo saques de tu cabeza. Recuerda que capturar mucho es un hábito muy productivo y muy liberador que te ayudará a despejar tu mente.  

#GTD: Aprende a usar las agendas con efectividad

Persona con el pulgar levantado indicando trabajo bien hecho

La implantación de los «open spaces» en las organizaciones ha traído interesantes ventajas para las organizaciones y sus profesionales, aunque también hay ciertos aspectos que afectan de manera negativa a la efectividad de las personas.

Las interrupciones constantes que se dan en estos espacios de trabajo son uno de esos aspectos negativos y, en mi experiencia, un problema recurrente que afecta a la efectividad.

En realidad, los «open spaces» no son la causa del problema. Es habitual que las organizaciones se apunten a las modas del momento, sin tener en cuenta posibles consecuencias ni, peor aún, posibles soluciones. Nuevas situaciones, entornos y exigencias en tu trabajo requieren de nuevas, y efectivas, formas de trabajar.

Muchas veces necesitamos tratar temas con otras personas para poder avanzar en nuestro trabajo. Esto es algo normal y gestionarlo de forma adecuada puede significar la gran diferencia entre fomentar constantemente las interrupciones o trabajar de una manera coordinada, respetuosa y efectiva con los demás.

Afortunadamente, la metodología GTD® ofrece una herramienta muy interesante, sencilla y potente para poder hacerlo: las agendas.

El problema de las interrupciones

Las interrupciones suele ser una de las principales causas reconocidas que interfieren de forma negativa en la efectividad personal y organizativa.

Las interrupciones tienen dos consecuencias fundamentales. La primera es que cuando interrumpes a alguien, también te estás interrumpiendo a ti y sales de esa zona de concentración y enfoque en la que estabas o deberías estar trabajando. Para gestionar de forma efectiva esta situación, puedes leer este post.

La segunda es que, cuando interrumpes a alguien, seguramente estés interfiriendo en la concentración y la efectividad de esa persona.

La realidad es que, de forma habitual, las personas interrumpen o son interrumpidas con demasiada frecuencia con temas que podrían esperar, rompiendo el estado de concentración que necesitamos los profesionales del conocimiento para hacer nuestro trabajo.

¿Qué son las agendas de GTD?

Las agendas son una de las categorías organizativas que propone GTD® para organizar los recordatorios y la información.

Las agendas contienen los recordatorios de las siguientes acciones que tenemos que hacer cuando estemos interaccionando en tiempo real con una o varias personas.

Tu sistema GTD® puede tener varias agendas: una por cada persona o grupo de personas con quienes interacciones con frecuencia. Algunos ejemplos de agendas pueden ser:

  • @nombre_jefa ó @nombre_jefe: contendrá los recordatorios de lo que tienes que hacer con tu jefa o jefe la próxima vez que podáis hablar
  • @nombre_cliente: contendrá los recordatorios de lo que tienes que hablar o tratar con uno de tus principales clientes
  • @nombre_proveedor: también puede ser que trates con frecuencia con algún proveedor. En este caso, es interesante tener una lista con los temas a tratar la próxima vez que habléis
  • @nombre_pareja: aquí puedes tener organizadas las siguientes acciones que tienes que comentar con tu pareja, desde hablar sobre las opciones de las próximas vacaciones, decidir las próximas reformas para la casa o elegir el pediatra al que vais a llevar a vuestra hija
  • @reunión_departamento: contendrá las acciones y temas que tengas que tratar o comentar en la reunión de tu departamento

Como puedes comprobar, cada agenda es una serie de siguientes acciones a tratar en una reunión con una persona (jefa/jefe, cliente, proveedor, colaborador,pareja) o grupo de personas (departamento, comité,…).

¿Por qué usar las agendas ayuda a la efectividad?

Las agendas de GTD® son muy útiles para evitar las ineficiencias producidas por las constantes interrupciones.

En lugar de interrumpir a alguien cada vez que se te ocurre una cosa, tener organizados todos los temas que tienes que tratar con esa persona cuando tengas ocasión de verla te va a permitir interrumpirla una sola vez.

Además, el hecho de tener organizados y controlados todos esos temas te permite poder gestionar proactivamente con la otra persona cuando es el mejor momento para poder tratarlos.

Por último, el uso de las agendas contribuye a mejorar tu eficiencia y la de la otra persona. Tener organizados todos los temas para tratar con esa persona te ofrece una perspectiva clara de qué tienes que tratar antes y cuáles después. Incluso pueden generarse sinergias entre los diferentes asuntos que tratéis y que, de hacerlo de forma independiente, seguramente no se producirían.

Conclusión

Las interrupciones son uno de los principales problemas que identifican las personas a la hora de trabajar con efectividad. Afortunadamente, hay soluciones sencillas que ayudan a gestionarlas de forma efectiva.

Usar las agendas de GTD® ayuda a mejorar la coordinación con las personas de tu entorno con las que tienes que tienes que tratar asuntos en persona y reduce significativamente el número de interrupciones.

Si quieres mejorar tu efectividad, contribuir a la efectividad de tu entorno y de tu organización, tienes una solución sencilla a tu alcance: usa las agendas de GTD® con efectividad.