Vaciar regularmente tus bandejas de entrada es uno de los hábitos de GTD® que, en mi experiencia, más contribuye a mejorar tu sensación de control.
Cuando vacías una bandeja de entrada, aclarando todas y cada una de las cosas acumuladas en ella, dejas de tener cosas cuyo significado desconoces y pasas a tener elementos que ya sabes lo que son y lo que significan para ti.
Eso es el inicio del camino para eliminar el estrés de tu vida. Para aspirar a tener sensación de control tienes que empezar por saber a qué te enfrentas. Y para ello, tienes que vaciar tus bandejas de entrada.
Pero, ¿cuando vaciar una bandeja de entrada?
Esta es una pregunta habitual para las personas que empiezan con GTD®.
Lo cierto es que no hay un número definido de veces en las que tengas que vaciar una bandeja de entrada, porque cada bandeja es, en sí misma, diferente y requiere una atención diferente.
Por ejemplo, tu bandeja de email es diferente al cuaderno que usas en las reuniones. También son diferentes la lista de llamadas perdidas y la pizarra que tienes en la nevera para anotar cosas.
Además, un tipo concreto de bandeja de entrada puede tener un significado distinto para diferentes personas, porque la naturaleza de las cosas de esa bandeja también puede ser muy diferente.
Por ejemplo, puede que para algunas personas, vaciar el buzón postal de casa sea algo que haya que hacer cada día, pero para otras, puede que con hacerlo un par de veces a la semana sea suficiente.
Otro ejemplo es que mucha gente cree que hay que vaciar la bandeja de email a todas horas. Sin embargo, las personas efectivas vacían su bandeja de email un número limitado de veces al día.
El mejor criterio para vaciar una bandeja de entrada es hacerlo cada vez que sientas sensación de descontrol, intranquilidad o estrés sobre lo que se está acumulando en esa bandeja.
Para vaciar tu bandeja tienes que aclarar su contenido, desde el primer elemento y hasta el último. Sólo así podrás empezar a experimentar la sensación de control que consigues cuando dejas de acumular cosas cuyo significado desconoces y las transformas en algo conocido y con significado para ti.
Así que ya sabes, cuando tengas dudas sobre cuántas veces debes vaciar tus bandejas de entrada, recuerda que la buena práctica es hacerlo el menor número posible de veces y todas las veces que sea necesario.
Genial, pero se puden vaciar por separado? Es decir no debes vaciarlas y procesarlas todas a la vez?
Hola Ángel.
Las bandejas de entrada hay que vaciarlas regularmente, pero no es necesario vaciarlas siempre todas a la vez. De hecho tiene poco sentido.
Como comentaba en el post, una bandeja de entrada como el buzón postal no requiere la misma regularidad a la hora de aclarar que una bandeja de email. El buzón postal puede tener sentido vaciarlo una vez al día, como mucho (la persona de Correos no pasa más de una vez al día). El buzón de email, sí que puede convenir vaciarlo más de una vez.
Así que, respondiendo a tu pregunta: sí, las bandejas de entrada se pueden vaciar por separado.
Es en la Revisión Semanal es donde sí te tienes vaciar todas las bandejas (al menos una vez a la semana), ya que el propósito es mantener tu «mente extendida» actualizada y una perspectiva global de todo.
Gracias por pasarte a comentar.
Un saludo!
Muchas gracias David, me has aclarado una enorme duda que me molestaba muchisimo.
Gracias de nuevo y eres un gran referente para mi.
Hola Ángel.
Me alegra haberte sido útil.
Muchas gracias por tus palabras.
Un abrazo,
David
Buenas! Fantástica explicación. Coincido en lo de vaciar las bandejas un número predeterminado de veces. Creo incluso que con una al día, debería ser más que suficiente. Aunque seguro que hay gente que necesitará más. Por cierto, el WhatsApp también es una bandeja de entrada. Llevo tiempo atendiendo los mensajes, y archivándolos, y la sensación de entrar en la aplicación y ver la pantalla vacía es genial. Saludos desde Canarias!
Hola Jaír.
Efectivamente, el Whatsapp es una bandeja de entrada. Tomar conciencia de todos los contenedores donde nos dejan o dejamos cosas sobre las que tenemos que pensar y decidir es un paso muy relevante para mejorar 😉
La sensación que te deja una bandeja vacía es espectacular: es la sensación de control y cero estrés 😉
Un abrazo.
David