Archivo por meses: octubre 2018

Una mente vacía es una mente libre de estrés

“Si tu mente está vacía, siempre estará preparada y abierta a cualquier cosa”. Maestro Zen Shunryu Suzuki

Ya sabes que GTD® contribuye a mejorar la calidad de vida de las personas mediante el desarrollo una serie de hábitos con los que mejorar su efectividad personal.

Liberarte del estrés, organizarte mejor y conseguir avanzar en los resultados que son importantes en tu vida pasa, entre otras cosas, por conseguir sensación de control sobre tus asuntos, seas consciente o no de ellos.

Para avanzar en esa sensación de control, una de las primeras cosas que debes hacer es dejar de utilizar tu mente para intentar recordar todo lo que tienes que hacer. Algo que tú ya sabes que es inútil y sólo contribuye a aumentar tu nivel de estrés.

Imagina liberarte de ese estado que llevas sufriendo durante tanto tiempo y pasar a disfrutar de la tranquilidad que supone tener sensación de control sobre todo eso que ahora tienes descontrolado, probablemente sin ser consciente de ello.

La forma efectiva de conseguirlo es utilizar un sistema de organización personal que esté fuera de tu mente. Un sistema que sea completamente fiable donde puedas tener los recordatorios y la información sobre todos tus asuntos. Suena bien, ¿verdad?

Precisamente, ese es el sistema que conseguirás con GTD® y con el que podrás liberar a tu mente del estrés y disfrutar de una mente vacía.

Porque una mente vacía es una mente libre de estrés, una mente que no te recuerda las cosas cuando no puedes hacer nada con ellas y que te permite centrarte en lo que haces en cada momento porque no te distrae constantemente.

La ciencia cognitiva ya ha demostrado que las personas son más efectivas, tanto en su vida personal como profesional, cuando alcanzan ese estado de mente vacía. Algo que, por otra parte, es sabido desde hace miles de años en algunas culturas.

Cuando consigues que tu mente esté vacía, disfrutas de ese necesario espacio mental libre para afrontar adecuadamente y sin estrés las situaciones de tu entorno.

¿A qué estás esperando para alcanzar ese estado?

#erroresGTD: Ante todo, deportividad

grupo de niños jugando con deportividad

Hace unos meses escribía sobre la intención de comenzar una serie de post con los principales errores que he cometido a lo largo mi camino de aprendizaje de GTD®.

La intención de este post es compartir el enfoque que tendrán los post de la serie para que sean lo más útiles posible, tanto para las personas que están empezando como para aquellas que llevan un tiempo usando la metodología.

En los próximos post, iré pasando por cada uno de los cinco pasos de la metodología (Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexionar y Ejecutar) comentado los principales #erroresGTD que cometía… tanto en mis inicios con el método como cuando tenía más experiencia 😉

Para cada error haré un análisis de ciertos aspectos, como por ejemplo:

  • Por qué era un error
  • Qué consecuencias tenía
  • Cuál es la mejor práctica recomendada en cada caso
  • Por qué funciona y qué ventajas aporta

Espero que esta serie te sea de utilidad para identificar posibles errores que estés cometiendo.

También espero que te ayude a evitar que cometas algunos de los errores que yo cometí y que puedas avanzar firmemente en tu camino para organizarte con eficacia y reducir el estrés dominando GTD®.

Porque si estás aprendiendo GTD®, también si lo usas desde hace tiempo, cometerás errores. Pueden ser de interpretación, de falta de práctica, de implementación en una herramienta o, y estos son los más peligrosos, errores de ego.

Pero cometer errores es normal en cualquier proceso de aprendizaje. Lo importante es identificar cuándo cometes un error, tener humildad para reconocerlo y ganas de aprender para evitar cometerlo de nuevo.

Me encantaría que compartieras los errores que has cometido o que sigues cometiendo… Aprovecha que estamos solos y nadie nos lee. Porque todo esto va, sobretodo, de tomarlo con deportividad 😉

Photo by HT Chong on Unsplash

GTD®: Olvídate de la herramienta perfecta

De app en app sin avanzar

¿Qué aplicación informática o herramienta debería utilizar para montar mi sistema GTD®?

Esta es una pregunta que se hacen la mayoría de personas que se acercan por primera vez a esta metodología.

Es una pregunta con mucho peligro porque se puede entender erróneamente que aprender y usar GTD® depende de la aplicación informática o herramienta que uses para montar tu sistema de recordatorios.

Poner el foco en encontrar una aplicación informática o herramienta teóricamente perfecta, en lugar de ponerlo en lo que tú tienes que hacer es un grave error.

Creo que la causa de esa obsesión por encontrar la herramienta perfecta se debe a que, gracias a GTD®, muchas personas ven realmente la posibilidad de organizarse y trabajar de manera efectiva de una vez por todas… Y quieren ponerse a ello inmediatamente.

Después de estar dando tumbos y probando soluciones poco o nada útiles, encuentran una forma de hacer las cosas que tiene sentido y funciona a todas las personas que se comprometen a ponerlo en marcha.

Sin embargo, el comportamiento humano muchas veces es incongruente y, en ocasiones, aunque las personas saben lo que tienen que hacer para conseguir algo, eligen hacer justo lo contrario.

Eso es algo que también ocurre a la hora de mejorar la efectividad con GTD®.

Competencia, compromiso y paciencia

En cualquier disciplina o trabajo, se consiguen resultados sostenibles y consolidados cuando se hace lo que se tiene que hacer el tiempo necesario.

Ocurre con cualquier desarrollo competencial: deporte, música, idiomas,… Te recomiendo algunos post estupendos que tiene Francisco Alcaide sobre el concepto de compromiso en su blog.

Con la efectividad personal ocurre lo mismo. Desde hace años se sabe que la efectividad personal es una competencia que se puede aprender desarrollando una serie de hábitos y comportamientos que están al alcance de cualquier persona.

Mejorar tu efectividad con GTD® es un camino sencillo donde está muy claro qué hay que hacer y qué no hay que hacer, aunque recorrerlo lleva tiempo.

Todo aprendizaje requiere de paciencia para que consolide. Sin embargo, la paciencia es algo de lo que mucha gente no está sobrada. Ya lo sabes.

La mayoría de las personas buscan lo fácil, lo inmediato, lo que no suponga esfuerzo,…

Lejos de ser una crítica, es una realidad y hay que entenderlo como algo natural. Nuestro sistema de pensamiento más primitivo, el Sistema 1, nos hace actuar así con la intención de ayudarnos a sobrevivir ahorrando energía y/o riesgos.

Ninguna herramienta va a hacer tu trabajo por ti

Buena parte de tu trabajo, como profesional del conocimiento, consiste en pensar, tomar decisiones, evaluar riesgos, diseñar soluciones, resolver problemas,…

A día de hoy, no existe aplicación informática o herramienta que te evite tener que hacer ese trabajo. De la misma manera, ninguna va a aplicar ni aprender GTD® por ti.

Lo más inteligente, si quieres mejorar tu efectividad con GTD®, es que dejes de buscarla y dediques tu atención a desarrollar los hábitos que te ayudarán de verdad.

Cuando comienzas con GTD®, la mejor herramienta con la que puedes empezar es una que te resulte sencilla y que ya conozcas.

Evita complicarte la vida buscando aplicaciones sofisticadas que te van a requerir tiempo y recursos para aprender utilizarla.

Hacer coincidir el esfuerzo de desarrollar los hábitos de GTD® con el esfuerzo de aprender a utilizar bien una nueva herramienta es un error que hemos cometido muchos.

Si tú también lo cometes, corres el riesgo de no interiorizar bien las ideas, conceptos y hábitos de la metodología y, por tanto, tampoco sabrás si esa herramienta es la óptima.

Lo que conseguirás es interpretar GTD® en base a lo que te permita la herramienta. Y ese es el primer paso para no entender GTD®, sentir la frustración de no avanzar y llegar a la errónea conclusión de que GTD® no es para ti.

Un error típico y recurrente en aquellas personas que buscan lo fácil en lugar de lo útil.

Conclusión

Si de verdad quieres mejorar tu organización y tu efectividad personal, tienes que centrarte en desarrollar los hábitos y comportamientos que te permitirán conseguirlo.

Ninguna aplicación informática ni herramienta es mejor que otra para construir tu sistema GTD®, por tanto, al empezar utiliza una que ya conozcas y que te resulte sencilla de manejar.

Por suerte, todo lo que necesitas para mejorar tu efectividad depende de ti.
No existe nada que sustituya lo que tú tienes que hacer para organizarte y mejorar tu efectividad.

Gestión del tiempo: la gran mentira para mejorar tu efectividad

Un hombre atrapado en un reloj

“Sólo tú puedes decidir qué hacer con el tiempo que se te concede”. El Señor de los Anillos

Según la RAE, una quimera, además de un ser mitológico con cabeza de león, vientre de cabra y cola de dragón, es «aquello que se propone a la imaginación como posible o verdadero, no siéndolo.»

Lamentablemente, el término «gestión del tiempo» continúa siendo una quimera demasiado utilizada en pleno siglo XXI por algunas personas que se dedican a la productividad personal.

En nuestra sociedad, es un hecho que las personas tienen dificultades para balancear su vida personal y profesional, para dejar de hacer por hacer las cosas y pasar a hacer lo que tiene sentido en cada momento, para llevar una vida sin estrés,…

Dificultades que, en ocasiones, afectan a la salud física y emocional y que se deben tomar muy en serio evitando pseudosoluciones inútiles.

Gestión del tiempo: cómodo, nada ético e inútil

Algunas personas justifican el concepto «gestión del tiempo» porque es algo que les resulta cómodo de explicar.

El camino del conocimiento, del desarrollo o de la mejora puede ser muchas cosas, pero el término «cómodo» se ajusta poco a esos procesos. 

Además, lo cómodo pocas veces coincide con lo correcto.

Por ejemplo, ¿se te ocurriría explicarle a un niño que, cuando llueve, es debido a que las nubes están tristes?.

Para ti, adulto atareado, sería muy cómodo quitarte de encima la sana curiosidad del pequeño con esa pseudoexplicación, pero sería nada ético y algo inútil para la pobre criatura. También para ti.

A corto plazo igual consigues que te deje en paz pero a la larga sabrá que era mentira y su confianza se verá afectada. Los niños son niños, pero para nada son tontos. Con los adultos pasa algo parecido.

Si te están hablando de cómo mejorar tu gestión del tiempo ya sabes cómo te están tratando.

Gestión del tiempo: el problema no es tuyo

Otra ventaja de la gestión del tiempo para quienes se dedican a ello es que lleva la causa del problema fuera de la zona de influencia de las personas que buscan una solución para mejorar su vida.

Y eso, aunque no te guste, sabes que para nada es cierto. Si quieres mejorar algo, de verdad, tienes que empezar por cambiar aquello que está en tu zona de influencia.

Es muy fácil decir, y vender, que la culpa es del tiempo porque es escaso pero que tú podrás estirarlo como si fuera chicle, o maximizarlo como si pudieses invertirlo.

Siento decirte que el tiempo está ahí… y que es completamente inocente respecto a tu falta de efectividad porque en tu mano está todo lo que puedes hacer para mejorarla.

Domina tu tiempo… ¡suerte!

Supón que algún gurú bienintencionado te ilumina con su conocimiento y te transfiere la capacidad de gestionar mejor tu tiempo.

Te voy a pedir, por favor, que dediques unos segundos a verte en esa situación, escuchar atentamente los sonidos del entorno y prestar atención a tus sensaciones.

Por fin, ahora ya podrías gestionar el tiempo pero, ¿qué harías? ¿Cómo lo gestionarías? ¿Cuántas horas al día querrías o necesitarías tener? ¿26, 31, 48,…?

Tú ya sabes que la respuesta da igual porque tus responsabilidades, tus compromisos, los resultados que quieres conseguir,…, son los que son.

También sabes que si tuvieses más tiempo te comprometerías con más cosas y estarías de nuevo en la misma situación y con el mismo problema. Porque lo que realmente necesitas es una manera de autogestionarte de manera efectiva.

Pero vamos a suponer que el día tuviese las horas que inocentemente crees que serían suficientes. Genial, ¿verdad?

Ahora, por favor, reflexiona: ¿está tu cuerpo preparado para aguantarlo? ¿Podrías mantener tu atención, tu claridad mental y tu energía todo ese tiempo?.

Sabes que no… ¡pero si no damos ni para 24 horas!

La gran verdad de la gestión del tiempo

La gran, y única, verdad de la gestión del tiempo es que es mentira.

No hay hábito, técnica, truco o pseudociencia que te permita gestionar tu tiempo mejor… ni peor.

Entonces, ¿porque se sigue utilizando este concepto?.

Sinceramente, no lo sé. Te aconsejo que se lo preguntes a quienes lo siguen utilizando aunque, cuidado, igual les pones en un compromiso, así que no lo hagas.

Quiero pensar que si hay personas que siguen utilizando este caduco e inútil concepto de la gestión del tiempo es debido a que creen que es fácil de entender y que todo el mundo sabe lo que se quiere decir con ello. ¿Todo el mundo?.

Recientemente, en uno de los cursos para la mejora de la efectividad que facilito, pregunté a diferentes personas qué entendían por «gestión del tiempo» y estas fueron algunas de las respuestas:

  • organizarme mejor
  • tener más tiempo para mí
  • hacer más cosas
  • sacar trabajo adelante
  • dejar de estar apagando fuegos todo el tiempo
  • llegar a todo

Sí, sin duda todo el mundo entiende lo mismo por gestión del tiempo…

Y entonces, ¿qué?

No voy a decirte que la solución para mejorar de verdad tu efectividad personal pasa por aprender GTD®.

Pero sí me gustaría que te llevases algunas ideas útiles para reflexionar y sobre las que puedes trabajar para mejorar de verdad:

  • Toma consciencia de tu responsabilidad, todo lo que puedes hacer para mejorar tu efectividad y tu organización depende de ti.
  • Ya has visto que intentar gestionar el tiempo es inútil y absurdo. Sin embargo sí que puedes gestionar recursos como tu atención o la energía que tienes y hacer un uso óptimo de ellas.
  • Siempre vas a tener más cosas para hacer que tiempo para hacerlas. La clave es que aprendas a elegir bien qué hacer en cada momento y qué dejas sin hacer, con la tranquilidad y confianza de eliges lo correcto en cada momento.
  • Desde hace años, la ciencia cognitiva avala soluciones que funcionan y que nada tienen que ver con la gestión del tiempo. Busca soluciones fiables y objetivas, déjate de rollos.

Si necesitas balancear tu vida profesional y personal, organizarte mejor, trabajar con enfoque, reducir estrés y ser más feliz, tienes que tomártelo en serio y huir de esa gran mentira que es la gestión del tiempo. Porque hay demasiado en juego.