Tres tipos de trabajo para el profesional del conocimiento

«A menudo resulta más fácil dejarte atrapar por las demandas urgentes del momento que ocuparte de tu bandeja de entrada y demás asuntos que tienes abiertos». David Allen

Los profesionales del conocimiento podemos clasificar nuestra actividad en tres tipos de trabajo.
Esta triple clasificación es la que se recoge David Allen en «Organízate con eficacia» como el «Modelo tridimensional para evaluar el trabajo diario».
Este modelo, lo que viene a decir es que, en algún momento, podemos estar:

• Ejecutando trabajo según surge
• Ejecutando trabajo que ya está definido
• Definiendo el trabajo que tendremos que ejecutar

Todos los profesionales del conocimiento realizamos estos tres tipos de trabajo y el tiempo que dedicamos a cada uno dependerá, en gran medida, de cuál es nuestra responsabilidad.
Veamos en qué consiste cada uno de los tres tipos de trabajo.

El trabajo según surge

El trabajo según surge corresponde con ese trabajo inesperado que hay que atender inmediatamente y que, de no hacerlo, podría tener consecuencias negativas.
Ejemplos de este tipo de trabajo pueden ser atender una llamada de un cliente con una incidencia en un servicio que ha dejado de funcionar, asistir a la reunión que acaba de convocar la responsable de área o ir al colegio a recoger a tu hijo enfermo.
En este tipo de trabajo, incluiríamos las urgencias de verdad. Ya sabes que muchas supuestas urgencias realmente son otra cosa.
Muchas personas viven en el paradigma de ir de urgencia en urgencia sin poder hacer otra cosa. Esta situación es más una creencia que una realidad.
Sin embargo, lo cierto es que siempre habrá trabajo según surge porque estamos en un entorno donde las cosas cambian a menudo. Pero que exista es muy diferente a que todo el trabajo sea de este tipo, ¿verdad?.

El trabajo ya definido

Este tipo de actividad consiste en ejecutar el trabajo que ya has definido. Es decir, el trabajo que ya sabes que tienes que hacer porque has pensado y decidido sobre ello.
En concreto, se trata de trabajar sobre tus listas de siguientes acciones, eligiendo qué hacer en función del contexto en el que estás, tu nivel de energía y el tiempo del que dispones.
Ejemplos de este tipo de trabajo pueden ser enviar un email al departamento de TI para que instalen un software, llamar a un cliente para concertar una reunión o cambiar la bombilla del pasillo de la entrada de casa.
Como ves, son acciones ya definidas que estarán en tus categorías organizativas y que, simplemente, debes ejecutar.
Este es el tipo de trabajo en el que serás más eficiente siempre que hayas realizado correctamente el siguiente tipo de trabajo: definir tu trabajo.

El trabajo de definir el trabajo

Definir el trabajo consiste en aclarar los inputs de tus bandejas de entrada y organizar los recordatorios de lo que hay que hacer en las categorías organizativas adecuadas.
Es clave dedicar tiempo y atención a hacer bien este trabajo. De ello va a depender poder ejecutar con eficiencia el tipo trabajo «ya definido» y, también, poder reducir la aparición de trabajo «según surge».
Mucha gente comete un grave error al omitir trabajar en este tipo de trabajo. En mi experiencia, de los tres tipos de trabajo, es el más que más esfuerzo requiere porque nos cuesta pensar y decidir sobre nuestros asuntos concretando con claridad qué es lo que hay que hacer.

Conclusión

Cualquier profesional del conocimiento tiene que, en algún momento, dedicar su atención a los tres tipos de trabajo.
La atención que dediques a cada tipo de trabajo dependerá, sobretodo, de tu tipo de actividad.
En cualquier caso, encontrar el balance óptimo entre los tres tipos de trabajo te ayudará a hacer avanzar tus asuntos con efectividad. Y tú, ¿a cuál de los tres tipos de trabajo dedicas más atención?