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#erroresGTD: Confundiendo la utilidad de las «agendas» en GTD®

Dos personas reunidas utilizando las agendas de GTD

Cuando comencé con GTD®, una de las cosas que más me aportó desde el principio fue el uso de las «agendas».

Por aquel entonces tenía relación con muchos clientes, proveedores y personas de la organización, con varios asuntos que tratar con cada uno de ellos, y las «agendas» fue una de las primeras aportaciones de GTD® que me «salvaron la vida».

Como ya vimos en un post anterior, las «agendas» en GTD® es la categoría organizativa donde  organizar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con una persona o un grupo de personas.

Sin embargo hay personas que, en sus primeros pasos con GTD®, comenten el error de incluir en la categoría «agendas» recordatorios de siguientes acciones relacionadas con una persona, grupo de personas o un tema en concreto.

Tener que hacer algo para lo que necesitas interacción con alguien es muy diferente a tener que hacer algo que guarda relación con alguien.

Este error de interpretación, que suele ser habitual, anula la utilidad real de la categoría organizativa «agendas».

Veamos un uso correcto, por ejemplo, de una lista «@Carlos». Podría contener recordatorios como:

  • «@Carlos»:
    • comentar las dudas del punto 2.2 del informe trimestral de ingresos
    • preguntar por el estado de las inversiones en el proyecto XXX y definir próximos pasos
    • actualizar la hoja excel de revisión salarial en función de su evaluación dentro del equipo

Estos tres ejemplos serían siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con Carlos.

Estás acciones están relacionadas con Carlos, pero lo verdaderamente importante es que necesitas a Carlos para hacerlas

Veamos ahora tres ejemplos de siguientes acciones que sería incorrrecto incluir en esa misma lista:

  • «@Carlos»:
    • enviar un email a Carlos con el borrador del informe trimestral de ventas
    • llamar a Contabilidad la fecha de las últimas inversiones del proyecto XXX que gestiona Carlos
    • decidir y anotar los tres criterios de evaluación que me gustaría proponer a Carlos

Estos tres ejemplos son siguientes acciones que tienes que hacer tú sin necesitar a Carlos para nada.

Las acciones están relacionadas con Carlos, pero Carlos es innecesario para hacerlas. Necesitas otras cosas para poder hacerlas:

  • Para enviarle un email a Carlos necesitas el ordenador
  • Para llamar a Contabilidad necesitas un teléfono
  • Para decidir y anotar los criterios de evaluación de Carlos necesitas, por ejemplo, un momento de tranquilidad, tal vez en tu oficina.

En el primer bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos tiene todo el sentido que revises la lista «@Carlos» para ver los recordatorios de lo que tienes que hacer con él. Son asuntos para los que necesitas a Carlos si quieres avanzar con ellos.

Sin embargo, en el segundo bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos, ¿qué utilidad tiene que veas esos recordatorios?. La respuesta es ninguna, porque no vas a poder hacer nada con ellos en ese momento.

Recuerda: usa las «agendas» para agrupar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con alguien (tu jefa, tu pareja, un cliente,…).

Si las utilizas correctamente, las «agendas» son una sencilla y potente herramienta que te aportará interesantes beneficios desde el primer momento para mejorar tu efectividad.

Y tú, ¿utilizas correctamente tus «agendas»?

Un año facilitando formación GTD® oficial en abierto

1 año de formación GTD oficial en abierto

Dentro de pocos días se cumplirá un año del primer curso abierto de formación GTD® oficial celebrado en España. Es increíble cómo pasa el tiempo.

Desde entonces hemos celebrado cuatro cursos abiertos, el doble de los inicialmente previstos. Además, ya tenemos convocado, para el 3 y 4 de junio, la quinta edición en Madrid.

De nuevo tendré la oportunidad de compartir dos días intensos de aprendizaje, trabajo y buenos momentos con personas interesadas en mejorar su efectividad con GTD®.

Es un placer trabajar con personas que quieren aprender a trabajar de una nueva forma y son conscientes de que ese aprendizaje implica un esfuerzo tan real como reconfortante.

Un esfuerzo real porque desarrollar una competencia como la efectividad personal implica compromiso.

Un compromiso firme y afianzado en la necesidad de cambiar para poder conseguir resultados mejores de los que tienes ahora. Recuerda que la manera de alcanzar resultados diferentes es haciendo cosas diferentes.

Mejorar tu efectividad personal es también muy reconfortante, porque desde el primer momento en el que aplicas esos nuevos comportamientos, sientes que algo cambia y, en ese momento, ya sabes que estás en el camino adecuado.

No quiero decir que sea inmediato. Recorrer cualquier camino requiere tiempo y aprender es un camino.

Lo mejor es que, en cuanto te pones en movimiento, dejas de estar donde estabas. Y eso es ya un primer avance de los muchos que conseguirás si sigues adelante.

Una de las cosas más gratificantes a nivel personal que me llevo de cada curso de formación GTD® que facilito es la continuidad de las personas que participan en la formación. Continúan porque les funciona, y eso demuestra que GTD® es tremendamente útil y necesario.

Como decía recientemente una persona que asistió a uno de nuestros cursos abiertos, si te lo tomas en serio, GTD® te cambia la vida.

Y yo estaré allí para ayudarte todo lo que pueda a conseguirlo. Para mí es toda una satisfacción formar parte de ello.

¿Te animas?