Archivo por meses: noviembre 2019

GTD®: ¿Qué hago para subirme a la tabla? (II)

En el post de la semana pasada te contaba como me preparaba cuando necesitaba volver a subirme a la tabla.

Hoy continuaré compartiendo contigo qué es lo que hago para volver a poner mi sistema GTD® a punto y recuperar el control las veces que lo he perdido.

Comenzar «barriendo»

Una vez he terminado de analizar y preparar mi entorno, continúo con un barrido físico y un barrido mental… Ambos exhaustivos.

Para el barrido físico busco cualquier papel, objeto, situación…, que me llame la atención y lo capturo. ¿Hay algo que está en un lugar inadecuado? ¿Hay algo que no funciona como tendría que funcionar? ¿Algo está diferente de como debería estar?

Terminado el barrido físico dedico tiempo al barrido mental.

Para hacerlo utilizo las «Listas de Desencadenantes de Incompletos de GTD®», incluidas en el libro «Organízate con eficacia» de David Allen.

Reconozco que hacer el barrido mental cuando te has caído de la tabla puede producir cierta sensación de ansiedad. Puede que pienses: “con toda la que tengo liada, con la sensación de descontrol y lo pendiente por hacer, ¿encima me voy a poner a capturar más cosas?. ¡Si yo lo quiero es subirme a la tabla cuanto antes!”

Recuerda que capturar no te compromete a nada y te ayuda a liberar tu mente. Simplemente tendrás que aclarar esas capturas más adelante con la tranquilidad de, por el momento, ya las tienes controladas.

Vaciar el sistema

Una vez que he terminado con la fase de capturar, lo que hago es «limpiar» mi sistema de listas.

Para ello, imprimo en papel mis listas de proyectos y todas las listas que contienen siguientes acciones, las dejo en una bandeja física y elimino el contenido de esas listas en mi sistema, de forma que únicamente dejo su estructura.

La primera vez que hice esto me dio un poco de vértigo, pero a la larga he comprobado que es lo mejor para evitar caer en la tentación de dejar en las listas contenido que debería estar en otro lugar.

Recuperar el control

Llegado este punto, suelo hacer un breve descanso antes de seguir con el proceso. Dar un ligero paseo, unos minutos de ejercicio en casa o prepararme un café son algunas de las opciones que suelo barajar.

Finalizado el descanso, es el momento de recuperar el control.

Para ello, lo que hago es aclarar y organizar las capturas físicas, el resultado del barrido mental y las listas que imprimí en el paso anterior.

Para hacer este paso correctamente es fundamental disponer de tiempo y un buen nivel de energía mental, evitando las interrupciones.

Una vez que he terminado de aclarar y organizar, la sensación de control sobre mis asuntos vuelve a ser completa. He vuelto a subir a la tabla 😉

Es una sensación similar a cuando haces una Revisión Semanal, si bien al venir de una situación previa de descontrol y pérdida de confianza, es mucho más gratificante.

A partir de ahora, la clave será revisar y mantener mi sistema con regularidad con la ayuda de la Revisión Semanal. Haber tomando conciencia y detectado puntos de mejora ayudará a que pase más tiempo encima de la tabla.

Espero que estos posts sobre el sencillo proceso que sigo para subirme a la tabla de nuevo y recuperar el control te hayan sido de utilidad.

Si tienes algún proceso especial, diferente o parecido a cómo lo hago yo, me encantaría conocerlo.

¡Hasta la próxima caída!

 

 

 

GTD®: ¿Qué hago para subirme a la tabla? (I)

En el post de la semana pasada escribía sobre qué el significado de la expresión «caerse de la tabla» en GTD®.

Además de sinceridad, tenía la intención de transmitir normalidad en eso de «caerse»: si usas GTD® es lógico que, en algún momento, puedas sentir que el sistema te deja de ser útil y pierdas la sensación de control.

También escribía acerca de la razón de que eso ocurra: en el proceso de aprendizaje de GTD®, todos cometemos errores o hacemos interpretaciones que se alejan de lo que propone la metodología.

Me gustaría compartir contigo los pasos que he seguido para volver a subirme a la tabla cuando me he caído:

  • Preparar el entorno
  • Analizar las causas
  • Recuperar el control

Escribiré en este post sobre los dos primeros y dejaré el último para un próximo post.

Espero que te sea útil si estás en esa situación o estás a punto de… caerte 😉 ¡Allá vamos!

Preparar el entorno

Preparar tu entorno adecuadamente es fundamental para subirte de nuevo a la tabla. Tienes que encontrar el momento y el lugar que te faciliten el proceso.

Dónde y cuándo

Yo busco un ambiente completamente tranquilo y sin interrupciones durante un día o dos, dependiendo de lo que necesite.

Normalmente lo he hecho en casa, en mi despacho. También, en ocasiones, me he ido fuera cuando las circunstancias no acompañaban.

En mi experiencia, es desaconsejable hacerlo en tu lugar habitual de trabajo si tienes la más mínima posibilidad de que te interrumpan.

Algunos lugares alternativos a tu lugar habitual de trabajo, si lo necesitas, pueden ser una biblioteca, un espacio de coworking,… Hay suficientes opciones como para que este punto deje de ser un problema.

Respecto a cuándo hacerlo, casi siempre lo he hecho entre semana. Si te es complicado dedicar tiempo entre semana, tendrás que hacerlo en fin de semana. La inversión merece la pena. 

También existe la opción «intermedia»: dedicar un viernes y un sábado, o un domingo y un lunes. Lo importante es que, si necesitas más de un día, sean consecutivos.

Fuera interrupciones

Para subirte de nuevo a la tabla hay que estar 100% enfocado en ello… si quieres hacerlo de forma efectiva.

Desactiva todos los focos de interrupción que puedas tener: notificaciones en el móvil, en el reloj, cierra el email,… Somos nuestro peor enemigo a la hora de distraernos.

Una buena práctica que a mi me ha funcionado muy bien es avisar proactivamente a tu entorno de que dejarás de estar disponible el tiempo que estés trabajando para recuperar el control.

Para ello, reservo tiempo en mi calendario y aviso a las personas con las que más me relaciono para que, únicamente en caso de emergencia (ojo, no digo «urgencia») me interrumpan. Si es necesario, les tranquilizo diciéndoles que en alguna pausa atenderé lo que sea conveniente. 😉

Póntelo fácil

Recuperar el control de tu sistema GTD® requiere invertir tiempo y esfuerzo. Y es posible que lo vayas procastinando, a pesar de saber que lo necesitas hacer cuanto antes.

En mi caso, para animarme a empezar me preparo alguna bebida que me apetezca y algo para picar. Sí, una cerveza está permitida. 😀

Y, por supuesto, selecciono alguna de mis listas favoritas de Spotify. Hay que ponerlo «fácil» para arrancar.

Analizar las causas

Antes de comenzar a recuperar el control, me gusta hacer una breve reflexión sobre lo qué me ha llevado a perderlo.

¿Qué sensaciones he tenido o tengo? ¿Qué he hecho o hago (mal)? ¿Qué podría cambiar? Son algunas preguntas que me hago y me ayudan en el proceso de mejora.

También recupero feedback que haya podido obtener de situaciones con clientes, colegas o de mi entorno cercano.

El objetivo de esta reflexión es tomar conciencia de qué he hecho, o dejado de hacer, para caerme. Siempre con un enfoque de locus de control interno.

Algunas conclusiones a las que se puede llegar en esta reflexión podrían ser:

  • He dejado de aclarar con regularidad.
  • Ya no reviso las listas regularmente.
  • No hago la Revisión Semanal.
  • Poca perspectiva sobre lo que hay que hacer y lo que se tiene que dejar sin hacer
  • Falta de adaptación ante nuevas situaciones
  • Etc…

Puede que en esta fase pienses que es normal haber perdido el control por culpa de tanto trabajo, del entorno tan complejo en el que estás (jefes, clientes, proveedores, familia,…) y que no existe metodología que te pueda ayudar.

Está en la naturaleza del ser humano buscar excusas o contarnos historias para evitar la responsabilidad sobre nuestros actos.

Lo mejor que puedes hacer en este momento es ocuparte de lo que está en tu mano y volver a subirte a la tabla es algo que únicamente depende de ti. GTD® te ayuda a hacerlo.

Y hasta aquí la fases de preparación y análisis, las primeras que he seguido para «subirme a la tabla» cuando me he caído.

En un próximo post te contaré qué hago para recuperar el control y estar, de nuevo, encima de la tabla.

Y tú, ¿qué haces para volver a «subirte a la tabla»?