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Persona supervisando funcionamiento de una cadena de embotellado

Mejorar la productividad personal en el siglo XXI

Muchas personas viven con la necesidad de mejorar la productividad personal con la intención de hacer más cosas y poder llegar a todo.

En términos generales, se asocia el término productividad con la capacidad de hacer más cosas: a ver si hago esto, si hago aquello, si me da tiempo a tal cosa y luego la otra,… Se tiene la creencia de que si haces mucho eres muy productivo, y si haces poco…

Este enfoque de mejorar la productividad tiene riesgos importantes para las personas, además de ser completamente inútil a día de hoy.

Hay riesgos relacionados con la salud. Si tu no lo has vivido, puede que conozcas a alguien que sí. Problemas como insomnio, estrés, tensión arterial elevada, mal humor, …, suelen aparecer cuando queremos llegar a todo y no podemos.

Otro riesgo es que esa obsesión por hacer más cosas de las que puedes tampoco te ayuda a pensar, algo imprescindible a día de hoy. Tu cabeza está completamente desbordada de asuntos, tareas, preocupaciones,… No te queda espacio mental para pensar con claridad.

También es posible que pueda aparecer un sentimiento de culpa y que pongas en duda tu capacidad por no poder llegar a todo. Es otras palabras, altos niveles de frustración.

Para evitar todo lo anterior, tendrás el impulso de buscar trucos rápidos en Internet, aplicaciones de móvil que resuelvan tu vida de forma «maravillosa», calendarios, técnicas de gestión del tiempo,… Lo querrás todo con la esperanza de gracias a ese arsenal la situación cambie.

¿Mejorar la productividad?. Estás en el siglo XXI

La sociedad en general, y muchas personas en particular, siguen aplicando erróneamente el término productividad. Quiero pensar que lo hacen por ignorancia y no por maldad (ya estoy aplicando principios estoicos) 😉

La productividad es un concepto asociado a la Revolución Industrial, donde el rendimiento del trabajo se medía en función del número de elementos producidos en un tiempo determinado.

En este escenario, era muy sencillo medir la productividad de las personas e identificar si se tenía que mejorar o no. Mayor número de elementos implicaba una persona más productiva. Menor número, menos productiva.

Las cosas cambiaron… hace tiempo

Hace varias décadas, en torno a mediados del siglo pasado, parte del trabajo que realizaba la mayoría de la gente comenzó a volverse menos evidente.

En lugar de trabajar en líneas de producción, las personas tuvieron que comenzar cambiar su actividad, bien porque parte de su actividad anterior pasó a hacerla una máquina o bien por la evolución del propio trabajo.

Tuvieron que empezar a escribir, analizar, definir estrategias, pensar soluciones, resolver problemas, diseñar creativamente,… Pasaron de lo tangible a lo intangible.

Lo que antes era responsabilidad de unas pocas personas en la organización (dueños, directivos y mandos), comenzó a extenderse hacia buena parte del resto de los trabajadores.

Lo abstracto de estas actividades obligaba, entre otras cosas, a tener que definir la tarea qué había que hacer para pasar de lo no evidente a lo concreto. El trabajo del conocimiento empezaba a tomar relevancia.

Entonces, las organizaciones se vieron en la necesidad de continuar midiendo la productividad de sus trabajadores pero se encontraron con el problema de no saber cómo hacerlo.

O quizás simplemente creyeron que no había nada que cambiar, así que decidieron seguir haciéndolo como lo hacían hasta ahora y de la única forma en la que sabían: en función de los elementos fabricados y del tiempo empleado.

Y este enfoque ha llegado hasta nuestros días. En la sociedad y en el trabajo del conocimiento se sigue pensando en términos de productividad personal.

Pero, ¿cómo medir el número de «cosas» intangibles y abstractas?

¿Es útil la información que proporciona medir la «cantidad de cosas» que se hacen (emails, llamadas, reuniones, informes, tiempo en la oficina, …) para saber el valor que aporta una persona?

Medir la «cantidad de cosas» que se hacen es completamente inútil en el trabajo del conocimiento. Lo verdaderamente diferencial es buscar la aportación de valor. Es necesario hablar de efectividad personal.

La solución

En mi experiencia, si tienes la creencia de que para ser mejor tienes que hacer más, más, y más, es momento de que parar y reflexionar. ¿Dónde está el límite? ¿Hasta donde podrás aguantar?

Tampoco es cuestión de encontrar herramientas, aplicaciones, programas informáticos o soluciones «mágicas». Pueden ayudar, pero no son la solución por sí mismas.

Lo que realmente puedes hacer, y además solo depende de ti, es cambiar tus comportamientos y tus creencias respecto a la realidad de tu trabajo profesional y personal.

Ya te adelanto que lleva tiempo y te va a suponer momentos «retadores». Pero es el único camino. que conozco.

Puedes invertir tiempo en descubrir por tu cuenta qué te funciona. Es un proceso de autoaprendizaje y descubrimiento muy revelador, aunque te puede llevar más tiempo del que te gustaría.

También puedes empezar por algo que funciona, que puede aprender cualquier persona y que está avalado por la ciencia cognitiva.

En mi búsqueda por mejorar la productividad personal estuve perdido durante años buscando sistemas, aplicaciones, trucos… Hasta que me encontré con GTD®.

Desde entonces, con mis caídas y subidas, es lo único que me ha ayudado a mejorar mi efectividad personal de forma sostenible. A mi, y a millones de personas en todo el mundo.

Porque GTD® te facilita los hábitos y comportamientos para mejorar tu efectividad personal en el trabajo del conocimiento, para que dejes de trabajar como una máquina y puedas trabajar como una persona. Bienvenidos al siglo XXI.

Y tú, ¿trabajas como una máquina o como una persona?

Piedras sobre cesped haciendo un camino

El obstáculo es el camino… también en GTD®

«Mientras es cierto que alguien puede impedir tus acciones, es también cierto que no pueden impedir tus intenciones o actitudes». Marco Aurelio

«El obstáculo es el camino» es una expresión atribuida a Marco Aurelio, uno de los máximos exponentes de la filosofía estoica.

Cualquier proceso de aprendizaje y de desarrollo competencial presenta dificultades.

Por ejemplo, en mi caso aprender a conducir fue un camino lleno de obstáculos: no me gustaba ni lo necesitaba, me generaba estrés, tensión,…

Fue difícil —más que difícil, fue lento— pero los beneficios de tener carnet de conducir han merecido la pena (no te rías, Marta).

Me ocurre algo parecido con el deporte. Reconozco que también me cuesta: pereza, falta de claridad, otras prioridades, achaques de la edad,… Tengo obstáculos para elegir, pero cuando ese día «cumplo» con el entrenamiento me siento mucho mejor. Ha valido la pena.

¿Dónde quiero llegar?

Con estos dos ejemplos de andar por casa, lo que quiero comentarte es que cualquier resultado que quieras conseguir y que merezca la pena te va a suponer esfuerzo.

Desde aprender un idioma, tocar un instrumento, desarrollar una competencia o mejorar cualquier aspecto de tu vida.

Uno de significados que tiene para mi la frase «el obstáculo es el camino» está relacionado con lo anterior.

Si estás haciendo algo en lo que sientes incomodidad, dificultad o que, simplemente, te supone esfuerzo, es muy probable que sea porque estás haciendo algo que no haces habitualmente.

Y si es algo que no haces habitualmente, de alguna manera estás en un proceso de aprendizaje.

El obstáculo es el camino… también en GTD®

Es posible que cuando te acerques por primera vez a GTD® tengas la sensación de que es difícil ponerlo en marcha.

En mi caso no fue así. Quizás por mi acercamiento tranquilo, sin prisas y porque sabía que tenía que estar abierto a evaluar nuevas formas de hacer las cosas.

Pero sí es cierto,  por el feedback que suelo recibir en los cursos de formación oficial de GTD® que facilito, que hay personas que identifican cierta proporcionalidad entre la potencia de GTD® y las dudas de cómo ponerlo en marcha.

Y en el 100% de los casos, esa duda se percibe no sobre la metodología en sí, que es sencilla, sino en cómo cambiar e integrar los nuevos comportamientos en la vida.

Esto es completamente normal porque somos animales de costumbres. ¿A quién no le supondría esfuerzo comenzar a trabajar y gestionar su vida de una manera más efectiva y diferente a cómo lo hacía hasta ahora?

Para mejorar tu organización, tu enfoque, la gestión de las interrupciones, el control de tus proyectos, dejar espacio para tu vida personal…, en definitiva, para mejorar tu efectividad vas a tener que hacer cosas diferentes.

Y esas cosas, unas veces te supondrán esfuerzo y superación. Forma parte de juego.

El camino para aprender a mejorar tu organización personal y reducir el estrés, está plagado de obstáculos. Pero eso ya lo sabes.

Si eres consciente de ello, tendrás una buena ventaja para recorrer con éxito el camino de GTD®. ¿Alguna vez te has encontrado ante estos «obstáculos»?

  • ¿Te cuesta aclarar?
  • ¿Te sientes torpe usando tu nuevo sistema GTD®?
  • ¿Piensas que es no merece la pena invertir tiempo en aclarar?
  • ¿Crees que tienes que estar pendiente del email todo el tiempo?
  • ¿Te cuesta decir «no»?
  • ¿Quieres resultado inmediatos?
  • ¿Buscas la perfección?

Bueno, podría poner muchos ejemplos pero estos y muchos más han pasado por tu cabeza si has empezado con GTD®.

Conclusión

Te encontraras con obstáculos en el camino para aprender y dominar GTD®. Cuando avances y pases por encima de uno, aparecerá otro, y otro… Sigue adelante.

El aprendizaje consiste en eso. Superar obstáculos, aprender de los errores y afrontar el siguiente obstáculo con más experiencia y energía.

Encontrar obstáculos en tu aprendizaje es una gran señal. Te indica que estás avanzando, que no estás estático. Te da la oportunidad de mejorar y superarte.

Si estás usando GTD® y en el camino no encuentras obstáculos, es muy probable que no estés aplicando GTD®. Porque el obstáculo es el camino.

¿Cual ha sido o es tu principal obstáculo en el camino para aprender GTD®?

Calendario de papel

Calendario de vacunación: cómo gestionarlo con GTD®

Hasta ahora no me había ocupado directamente del calendario de vacunación de mis hijos. Evitaré entrar en detalles de la situación, pero desde ayer esto ha cambiado. 😉

Así que en cuanto el asunto entró en mi «radar» lo capturé.

Puedes pensar que gestionar el calendario de vacunación usando GTD® es una tontería. Incluso que es algo de frikis.

Pero es todo lo contrario. La salud de los niños es lo más importante y quiero tener la tranquilidad de tener este asunto controlado.

Puedes estar pensando, ¿a qué clase de  madre o padre se le puede olvidar vacunar a sus hijos? 🙂

La verdad es podría pasarnos a cualquiera. Más aún si no utilizas un sistema fiable para gestionar todos sus compromisos.

Memoria privilegiada

Puede que seas de esas personas que creen tener una mente privilegiada y que se acuerdan de todo.

Bueno, está demostrado que el número de cosas que puede recordar la memoria es finito y mucho más pequeño de lo que crees. Puedes comprobarlo aquí, aquí o aquí.

También puedes pensar que tampoco es necesario que te acuerdes completamente de todo lo que tienes que hacer y que es suficiente acordarte de lo importante.

El problema va más allá del número de cosas que tienes que recordar o de la relevancia que tenga para ti, porque tu mente tampoco te recuerda con fiabilidad las cosas cuando debería hacerlo.

Tu cerebro es una chapuza. Así que evita fiarte de él para recordar lo que tienes que hacer aunque creas que tienes una memoria privilegiada.

Incluyendo el calendario de vacunación en tu sistema GTD®

El calendario de vacunación infantil es una serie de fechas donde se recomienda la vacunación de los niños frente a diferentes enfermedades. Esas fechas y periodos están referidas a su fecha de nacimiento.

Por ejemplo, a los 7 días de nacer se recomienda la vacunación contra determinada enfermedad, a los 4 meses contra otra,… Y así con diferentes tiempos y plazos hasta la adolescencia.

Gestionar el calendario de vacunación de los niños en GTD® es muy sencillo. Simplemente he incluido en mi calendario, en la fecha que corresponde, la siguiente información:

  • «Inicio vacunación  6 años para Alex. Pedir 2 huecos».
  • «Inicio vacunación  9 años para Sara. Pedir 2 huecos».
  • «Inicio vacunación  9 años para Alex. Pedir 2 huecos».
  • «Inicio vacunación 12 años para M.A. Pedir 3 huecos».
  • Etc,…

Organizar esta información en el calendario me va a permitir verla cuando tenga sentido. Ya no tengo que estar pendiente de que mi memoria me recuerde: «¡Ey, hay que vacunar a Sara!».

Además, aporta un plus de proactividad porque veré la información con suficiente antelación cuando haga mi Revisión Semanal. Así podremos comenzar las gestiones necesarias sin prisas.

Por ejemplo, podremos llamar con días de antelación al centro de salud para coger la cita que mejor se adapte a nuestras necesidades.

A pesar de que aún quedan algunos años para que que haga uso de esa información, ya la he incluido en el sistema. Hacerlo me garantiza tenerlo controlado, fuera de mi cabeza y me aporta tranquilidad, mucha tranquilidad.

Otro ejemplos similares que tengo en mi calendario son la fecha de caducidad del DNI, la del carnet de conducir, revisiones de ITV,…

Conclusión

Ya sabes que tu mente no ha evolucionado para recordarte todo lo que tienes que hacer. Menos aún en una sociedad VUCA como la actual.

Para evitar olvidos, estrés y situaciones poco deseables, aprende a utilizar un sistema que te permita gestionar tus recordatorios de forma fiable, tanto los personales como los profesionales, de modo que tengas controlado fuera de tu cabeza lo que tienes que hacer.

Ganarás tranquilidad, sensación de control y mejorarás muchos aspectos de tu vida.

Yo, desde ayer, ya he incluido el calendario de vacunación de los niños en mi sistema GTD®. Una preocupación menos.

Busto del filósofo Séneca para la entrada Frases estoicas para mejorar tu efectividad

Frases estoicas para mejorar tu efectividad

El estoicismo es una escuela filosófica fundada por Zenón de Citio, en el 301 a. C.

Tuvo su auge el sociedad grecorromana entre el siglo III a. C. hasta finales del siglo II d. C., y llegó a ser la forma de pensar y de vivir de grandes personajes de esa época.

En las últimas semanas he leído algunos artículos sobre el estoicismo  y me ha llamado la atención por su sentido común. Es posible que escriba sobre ello más adelante.

En estas lecturas he descubierto frases que son de perfecta aplicación a día de hoy, a pesar de que fueron escritas hace más de 2.000 años, para quienes buscamos mejorar nuestra efectividad, nuestra vida y, como es mi caso, también la de los demás.

Os dejo con estas frases estoicas sobre efectividad y te animo a que, cuando las leas, reflexiones qué significado tienen para ti.

  • «Te conviertes en lo que le das a tu atención” Epicteto.
  • «Las obras se tienen medio terminadas cuando se han comenzado bien.» Séneca.
  • «Es esencial que recuerdes que la atención que le des a cualquier acción debe ser proporcional a su valor.» Marco Aurelio.
  • «No nos atrevemos a muchas cosas porque son difíciles, pero son difíciles porque no nos atrevemos a hacerlas». Séneca.
  • «No te sabotees a ti mismo adoptando involuntariamente actitudes negativas e improductivas a través de tus relaciones con otros.» Epicteto.
  • «Si logras algo bueno con trabajo duro, el trabajo pasa rápido, pero el bien perdura. Si haces algo vergonzoso en busca del placer, el placer pasa rápidamente, pero la vergüenza perdura.» Musonio Rufo.
  • «No hay viento favorable para el que no sabe donde va.» Séneca.
  • «¿No sabes que un buen hombre no hace nada por las apariencias, sino por hacer lo correcto?» Epicteto.
  • «La mayoría de lo que hacemos y decimos no es esencial. Pregúntate en cada momento, ¿es esto necesario?» Marco Aurelio.
  • «No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho.» Séneca.
  • «Toma este momento. Sumérgete en sus detalles. Responde a esta persona, este desafío, esta acción. Deja las evasiones.» Epicteto.
  • «En cada momento mantén la atención en la tarea que tienes entre manos. Realiza cada tarea como si fuera la última, evitando la distracción, el drama, la vanidad y la queja por tu situación.» Marco Aurelio.
  • «Lo innecesario, aunque cueste solo un poco, es caro». Séneca.
  • «Que no te arrastren los accidentes exteriores; procúrate tiempo libre para aprender algo bueno y cesa ya de girar como un trompo.» Marco Aurelio.
  • «Largo es el camino de la enseñanza por medio de teorías; breve y eficaz por medio de la práctica». Séneca.

Y como «bonus track» de estas frases estoicas os dejo la que, hasta la fecha, es mi favorita:

“Algunas cosas están bajo nuestro control y otras no. Las cosas bajo nuestro control son opinión, persecución, deseo, aversión y, en una palabra, lo que sea que sean nuestras propias acciones. Las cosas que no están bajo nuestro control son el cuerpo, la propiedad, la reputación, el mando y, en una palabra, lo que no son nuestras acciones”. Epicteto.

Como habrás podido observar, todas estas frases estoicas tienen relación con aspectos relacionados con la efectividad.

Unas tienen relación con la gestión de la atención, otras sobre las distracciones, las interrupciones, los hábitos,  hacer lo correcto, la pérdida de tiempo o la claridad.

Espero que está breve recopilación te sea útil y, para terminar, te propongo un reto: ¿te atreves a compartir en los comentarios con cuál o cuales aspectos relacionados con la efectividad relacionas cada cita?.

Te espero más abajo 😉