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Letrero anunciando que es momento de adaptarse

¿Cómo llevo la situación con el COVID-19 estos días?

Hace unos días, mi colega Jordi escribía en su blog un post con el título «Y tú, ¿cómo lo llevas?» en relación a la situación con el COVID-19 que estamos viviendo.

En este post de hoy me gustaría compartir con todos vosotros y, por supuesto, con Jordi ;-), qué hacemos y cómo llevamos estos días en casa.

A pesar de la enorme tragedia por las que muchas familias están pasando debido a la situación con el COVID-19, por suerte nosotros de momento lo llevamos «bien».

Trabajando en casa

Tanto Silvia como yo continuamos con nuestro trabajo desde casa de forma normal.

Los dos tenemos amplia experiencia teletrabajando desde diferentes lugares desde hace más de 8 años y para nosotros no ha supuesto ningún cambio. Además, los últimos 3 años llevamos compartiendo espacio de trabajo en casa, por lo que tenemos los servicios y la infraestructura necesaria.

Es cierto que debido a la situación con el COVID-19 los tres niños están en casa todo el día, pero también nos ha ocurrido lo mismo durante los periodos de vacaciones escolares.

Además, los niños se portan muy bien y, con sus cosas de niños, nos ayudan a sacar el trabajo adelante.

Para ellos es normal vernos trabajar en casa, lo han vivido desde que nacieron y suelen respetar muy bien los momentos en los trabajamos. Esto no quita para que, en ocasiones, alguno de los pequeños aparezca furtivamente por alguna de las sesiones de Zoom que tenemos en OPTIMA LAB.

Las costumbres

El ser humano es animal de costumbres, de hábitos, como decía Jordi y como comentaba Laura en uno de nuestros canales de Slack.

En casa, por el momento, hemos evitado obsesionarnos con crear nuevas rutinas. Preferimos que se vayan creando solas, a su tiempo y sin forzar momentos concretos para actividades concretas.

Es cierto que mantenemos los horarios de trabajo de antes aunque con más flexibilidad.

Por ejemplo, entre semana Silvia y yo nos levantamos sobre las 7:00h para empezar a trabajar aprovechando que los niños duermen.

En mi caso, reconozco que algún día me quedo en la cama con los niños disfrutando del momento y esperando a que despierten.

Luego intentamos desayunar todos juntos evitando ver las noticias. En su lugar, le pedimos a Alexa los «temazos» musicales del momento para que aporte un poco de energía extra 😉

Después nos ponemos a trabajar y cada uno a lo nuestro. Silvia en su trabajo, yo con lo mío, y los niños con las actividades que les mandan desde el cole.

El tema sobre los deberes que mandan a los niños darían para un post aparte. Hay cierto debate sobre si son muchos o pocos, si hay que hacerlos como rutina y obligarles a que los hagan.

Soy de la opinión de que vivimos una situación excepcional y tenemos que ir viendo qué es lo que mejor nos funciona como familia.

Ahora mismo, nada de exigencias. Simplemente probamos cosas y vemos cómo funcionan. Es una de las muchas cosas que he aprendido en OPTIMA LAB. Eso sí, ha aparecido una nueva área de responsabilidad en mi sistema GTD®: «Actividades colegio de los niños».

Pero volviendo al tema de las costumbres. Durante la mañana si hace bueno, intento hacer deporte o aprovechar para hacer algún «descanso activo», organizar algo en casa o echar una partida de ping-pong.

Luego, dedico otro momento para trabajar antes de comer y el resto del día es cuestión de fluir, manteniendo espacios para lo profesional y lo personal.

Profesionalmente

En OPTIMA LAB continuamos con toda normalidad en nuestra actividad relacionada con todo lo que no es entrega de formación presencial. Los módulos y programas individuales virtuales de formación GTD® oficial continúan desarrollándose normalmente.

Seguimos avanzando con los proyectos que teníamos en curso y dedicando los recursos que ahora mismo no podemos dedicar a la formación presencial a sesiones de innovación y mejora interna.

En mi experiencia tenemos unos procesos de teletrabajo sólidos y muy solventes. Nos apoyamos en diferentes herramientas tecnológicas (Dropbox, Telegram, Google Drive, Slack, Zoom,…) que ayudan mucho, pero la clave está en nuestros procesos.

También es cierto que tenemos identificadas mejoras que aprovecharemos para avanzar ahora que tenemos más opciones de «experimentar».

Y hablando de un poco de mí…

Pues en mi caso estoy tratando de hacer varias cosas, como comentaba antes, dejando que ocupen su espacio de forma más o menos natural.

Por ejemplo, estoy actualizando todos mis checklist, tanto profesionales como personales.

De hecho estoy tratando de pasar cualquier conocimiento tácito a conocimiento explícito con algún tipo de checklist para que cualquier persona pueda hacer lo que yo hago, tanto en casa como en OPTIMA LAB. Cuando más prescindible sea, mejor 😀

Estoy dedicando más atención a mis finanzas personales, analizando y mejorando las herramientas que uso para —como dice mi amigo Juan Marín—, estar preparado para tomar decisiones correctas.

También estoy aprovechando para leer más. Me ha enganchado la lectura y el estudio de la filosofía estoica como estilo de vida. Algo escribí sobre ello aquí.

Me resuenan muchas cosas útiles, muy válidas a día de hoy —tanto para afrontar estos días como relacionadas con la efectividad— de esta filosofía considerada por muchos expertos como la semilla de las terapias cognitivas conductuales modernas.

También estoy leyendo libros y textos para aprender más sobre el funcionamiento de nuestras emociones, sobre los procesos cognitivos y la forma en la que aprendemos.

Y por supuesto, trato de pasar el mayor tiempo posible con los niños. Hemos fabricado una mesa de ping-pong casera y desmontable con unas tablas, dedicamos tiempo a colorear mandalas o dibujos, jugar al móvil,… Todo en su justa medida.

Voy terminando que me enrollo

Así que Jordi, compañero, este es un pequeño resumen de nuestro día a día. Aunque hablamos casi a diario, viene muy bien reflexionar y poner algunos pensamientos por escrito.

También, en ocasiones, aparece el «perro negro» por mi cabeza pero le acaricio y le dejo pasar hasta la próxima 😉

Antes de terminar —como diría Marta— el post «moñas» que me estoy marcando hoy, quería enlazar el post que publicó Paz el jueves pasado. Una reflexión breve pero cargada de sentido. Te animo a que lo leas.

Y, ahora sí, quiero terminar trasladando mi admiración y agradecimiento a todos los colectivos que están contribuyendo a que toda esta situación con el COVID-19 pase lo más rápido y lo mejor posible. Muchas gracias a tod@s por vuestro sacrificio.

Bandejas de entrada y herramientas de captura

Bandejas de entrada y herramientas de captura en GTD®

Una de las preguntas que suelen hacerme en los cursos de formación GTD® oficial que facilito es la diferencia entre bandejas de entrada y herramientas de captura.

La diferencia entre ambos conceptos es sutil pero importante. Tenerla clara te puede ayudar a interiorizar mejor el concepto de «capturar» en GTD® y desarrollar este hábito clave para tener tu mente despejada.

Como explicaba en este post, «capturar» consiste en poner en contenedores de confianza aquellas cosas que llamen tu atención y que, además, tengan un valor potencial para ti. Esos contenedores los vaciarás más adelante en el paso de «aclarar».

Veamos las diferencias entre bandejas de entrada y herramientas de captura.

Qué es un bandeja de entrada

Una bandeja de entrada es cualquier lugar, físico o virtual, donde tienes cosas que has capturado o se te han capturado de forma automática (sin que tú hayas intervenido).

Las principales bandejas de entrada que utilizo son:

  • El correo electrónico: en mi caso uso Gmail como gestor de correo. 
  • Un cuaderno de papel donde tomo notas.
  • Post-its.
  • Una bandeja en el despacho para dejar papeles y objetos.
  • Una carpeta de plástico —como la que facilitamos en los cursos de formación GTD® oficial— que llevo en la mochila para capturar cosas físicas cuando estoy fuera de casa.
  • La billetera para capturar tickets, recibos, facturas,…

En estos contenedores es donde acaban las cosas que llaman mi atención y sobre las que tendré que pensar y decidir más adelante.

Las bandejas de entrada hay que vaciarlas regularmente aclarando su contenido. Cada bandeja tendrá una frecuencia de vaciado según lo que cada cada una de ellas signifique para ti.

En mi caso, el email lo vacío varias veces cada día —normalmente entre tres y cuatro—, el cuaderno y los post-it una vez al día. El resto de bandejas entre una o dos veces por semana.

Qué es una herramienta de captura

Una herramienta de captura es lo que utilizas para «hacer llegar» lo que capturas a tus bandejas de entrada.

En mi caso, las principales herramientas de captura que utilizo son:

  • La aplicación móvil Braintoss, con la que me envío notas e imágenes al email. También la utilizo para capturar los mensajes de Whatsapp, Telegram o cualquier notificación que llame mi atención y pueda capturar con el móvil.
  • Dispositivos Alexa Echo en casa: tengo una «receta» en IFTTT para que, cuando doy cierto comando, Alexa me envíe un email.
  • Google Assistant en el móvil: lo utilizo cuando voy en el coche y quiero capturar algo. Simplemente le pido al asistente de Google que me envíe un email con lo que llama mi atención. 
  • El Smartwatch: al tener incorporado la app de Alexa, puedo dictarle en cualquier momento y me lo envía al email.
  • Zappier, para que me envíe un email con cualquier mensaje que marco como favorito o cuando me mencionan en algún canal de Slack.

Con estas herramientas de captura lo que consigo es canalizar hacia una bandeja de entrada —el email— las capturas que aparecen en mi radar por diferentes canales.

Importante: las herramientas de captura no se vacían. Lo que vaciamos, al aclarar, son las bandejas de entrada porque es donde está lo capturado.

¿Qué número es el adecuado?

Esta pregunta también suele ser habitual y, como he comentado en otros posts, debes utilizar cuantas menos mejor pero todas las que necesites para poder capturar en cualquier momento y lugar. 

En mi experiencia, el hábito de capturar es sencillo de desarrollar y a mi me ayudó mucho tener las bandejas de entrada y las herramientas de captura adecuadas.

También es importante que tengas un ecosistema de captura que te aporte la tranquilidad de confiar en que lo que has capturado con tus herramientas acaba en una bandeja de entrada que, más adelante, vaciarás aclarando su contenido.

¿Cómo es tu ecosistema de captura? ¿Qué bandejas de entrada tienes? ¿Cuáles son tu herramientas de captura?