Bandejas de entrada y herramientas de captura en GTD®

Una de las preguntas que suelen hacerme en los cursos de formación GTD® oficial que facilito es la diferencia entre bandejas de entrada y herramientas de captura.

La diferencia entre ambos conceptos es sutil pero importante. Tenerla clara te puede ayudar a interiorizar mejor el concepto de «capturar» en GTD® y desarrollar este hábito clave para tener tu mente despejada.

Como explicaba en este post, «capturar» consiste en poner en contenedores de confianza aquellas cosas que llamen tu atención y que, además, tengan un valor potencial para ti. Esos contenedores los vaciarás más adelante en el paso de «aclarar».

Veamos las diferencias entre bandejas de entrada y herramientas de captura.

Qué es un bandeja de entrada

Una bandeja de entrada es cualquier lugar, físico o virtual, donde tienes cosas que has capturado o se te han capturado de forma automática (sin que tú hayas intervenido).

Las principales bandejas de entrada que utilizo son:

• El correo electrónico: en mi caso uso Gmail como gestor de correo. 
• Un cuaderno de papel donde tomo notas.
• Post-its.
• Una bandeja en el despacho para dejar papeles y objetos.
• Una carpeta de plástico —como la que facilitamos en los cursos de formación GTD® oficial— que llevo en la mochila para capturar cosas físicas cuando estoy fuera de casa.
• La billetera para capturar tickets, recibos, facturas,…

En estos contenedores es donde acaban las cosas que llaman mi atención y sobre las que tendré que pensar y decidir más adelante.

Las bandejas de entrada hay que vaciarlas regularmente aclarando su contenido. Cada bandeja tendrá una frecuencia de vaciado según lo que cada cada una de ellas signifique para ti.

En mi caso, el email lo vacío varias veces cada día —normalmente entre tres y cuatro—, el cuaderno y los post-it una vez al día. El resto de bandejas entre una o dos veces por semana.

Qué es una herramienta de captura

Una herramienta de captura es lo que utilizas para «hacer llegar» lo que capturas a tus bandejas de entrada.

En mi caso, las principales herramientas de captura que utilizo son:

• La aplicación móvil Braintoss, con la que me envío notas e imágenes al email. También la utilizo para capturar los mensajes de Whatsapp, Telegram o cualquier notificación que llame mi atención y pueda capturar con el móvil.
• Dispositivos Alexa Echo en casa: tengo una «receta» en IFTTT para que, cuando doy cierto comando, Alexa me envíe un email.
• Google Assistant en el móvil: lo utilizo cuando voy en el coche y quiero capturar algo. Simplemente le pido al asistente de Google que me envíe un email con lo que llama mi atención. 
• El Smartwatch: al tener incorporado la app de Alexa, puedo dictarle en cualquier momento y me lo envía al email.
• Zappier, para que me envíe un email con cualquier mensaje que marco como favorito o cuando me mencionan en algún canal de Slack.

Con estas herramientas de captura lo que consigo es canalizar hacia una bandeja de entrada —el email— las capturas que aparecen en mi radar por diferentes canales.

Importante: las herramientas de captura no se vacían. Lo que vaciamos, al aclarar, son las bandejas de entrada porque es donde está lo capturado.

¿Qué número es el adecuado?

Esta pregunta también suele ser habitual y, como he comentado en otros posts, debes utilizar cuantas menos mejor pero todas las que necesites para poder capturar en cualquier momento y lugar. 

En mi experiencia, el hábito de capturar es sencillo de desarrollar y a mi me ayudó mucho tener las bandejas de entrada y las herramientas de captura adecuadas.

También es importante que tengas un ecosistema de captura que te aporte la tranquilidad de confiar en que lo que has capturado con tus herramientas acaba en una bandeja de entrada que, más adelante, vaciarás aclarando su contenido.

¿Cómo es tu ecosistema de captura? ¿Qué bandejas de entrada tienes? ¿Cuáles son tu herramientas de captura?