¿Cómo debe ser un sistema de organización GTD®?

Cuando las personas comienzan a usar GTD® para organizarse mejor y eliminar el estrés, una de las dudas que siempre sale a la luz es cómo será el sistema de organización que van a utilizar.

Ya he escrito sobre la verdadera importancia de las herramientas en GTD®, y también te dejo por aquí este post de mi amigo Sergio sobre la relación entre la tecnología y la efectividad.

Mi experiencia me dice que las personas que ya usan la metodología y disfrutan de sus beneficios es porque han incorporando los hábitos que plantea, han superado el efecto «herramienta» y tienen un sistema de organización GTD® fiable.

Un sistema de organización sencillo y potente

Por experiencia propia sé que cuando empiezas a usar GTD® tiendes a sobrecomplicar el sistema de organización que vas montando. 

Buscas colores, etiquetas, cosas que se enlacen automáticamente unas con otras, tenerlo todo en una única aplicación, etc…

Esto es normal y lo importante no es tanto el no hacerlo sino darte cuenta de que lo estás haciendo porque es un error.

GTD® es una metodología sencilla que nos ayuda a autogestionarnos en un mundo complejo, en constante cambio y donde recibimos más información de la que podemos procesar. Te suena, ¿verdad? 

Y como metodología sencilla que es, se fundamenta en unos hábitos sencillos y se apoya en un sistema de organización sencillo y potente.

¿Qué tiene que tener un sistema de organización GTD®?

Construir un sistema de organización GTD® es muy sencillo. Los elementos básicos que debe contener son: 

• Calendario para recordatorios o información en una fecha concreta
• Listas y/o carpetas para organizar recordatorios sin fecha concreta
  • Lista de Proyectos
  • Lista de Siguientes Acciones
  • Lista de A la Espera
  • Lista de Algún día/Tal vez
• Archivo para material de apoyo y referencia:
  • Físico: para guardar cosas «materiales» como documentos en papel u otras cosas físicas
  • Digital: para guardar ficheros, emails,etc.

Otra cosa importante que debes tener en cuenta sobre tu sistema de organización GTD® es asegurarte de que podrás consultarlo siempre que lo necesites. 

Es importante que entiendas que, a diferencia de lo que muchas personas creen erróneamente, no necesitas consultar en cualquier momento y lugar tu sistema de organización al completo.

Simplemente tienes que consultar lo que necesites en cada momento. 

Por ejemplo, si utilizas una lista para apuntar los recordatorios de lo que tienes que hacer cuando estés en casa —y que solo vas a poder hacer estando en casa—, ¿necesitas consultar esa lista cuando estás en el trabajo o en la calle?

Obviamente, no. Únicamente necesitarás consultarla cuando estés en casa porque es cuando podrás hacer lo que has apuntado en ella.

Acuérdate también de tu sistema de captura 

Cuando comienzas a utilizar GTD®, también es importante que reflexiones sobre cómo va a ser tu sistema para capturar.

Tener un buen sistema de captura, con las herramientas y las bandejas de entrada adecuadas, te ayudará a liberar tu mente y avanzar en el uso de GTD®. 

Un buen sistema de captura es un complemento necesario para tu sistema de organización GTD® ya que te dará la seguridad —y tranquilidad— de que estará completo.

Si quieres saber qué uso para capturar, puedes leer este post (me encantaría saber qué herramientas utilizas tú).

Conclusión

Cuando comienzas a usar GTD® es normal que tengas dudas sobre cómo será tu sistema de organización. Recuerda los elementos básicos que debe tener y comienza por ahí.

Mejorar tu efectividad y tu organización usando GTD® es cuestión de hábitos. Ve poco a poco, sin prisas. Evita sobrecomplicar tu sistema.

Cada parte de tu sistema de organización debe ser accesible únicamente desde donde vayas a necesitar consultarlo. 

Tener un buen sistema de captura te ayudará a implementar GTD® y será un complemento necesario para conseguir un sistema de organización GTD® completo.

Me encantaría saber cómo es tu sistema de organización actual, utilices o no GTD®. ¿Te animas a compartirlo?