El otro día debatía con un amigo sobre si montar un sistema de organización en una libreta de papel era una buena idea.
A mi amigo, profesional del sector tecnológico, le parecía algo rudimentario y obsoleto para los tiempos que corren.
No se “veía” con una libreta de papel en la oficina y dando explicaciones a los compañeros de por qué utilizaba una libreta y no una aplicación informática (la verdadera pregunta es cómo es posible que haya gente que no use ni lo uno ni lo otro).
Nuestros sesgos y creencias nos limitan.
Sin embargo, utilizar una libreta de papel como sistema de organización tiene muchos aspectos positivos, sobre todo si estás empezando a dar forma a tu sistema o comenzado con una nueva manera de organizarte.
Aquí te dejo tres ventajas principales, bajo mi experiencia, que puede aportar un sistema de organización basado en libretas de papel.
Te ayudará a detallar lo que vas a hacer
Ya estés usando GTD u otro sistema de organización, al usar una libreta estarás obligado a escribir en lugar de “arrastrar” tareas de un sitio a otro.
Muchas personas caen en el error de arrastrar, por ejemplo, correos desde su bandeja de entrada a sus listas de tareas y creer, así, que ya tienen claro lo que hay que hacer con eso que tienen en la lista.
Nada más lejos de la realidad.
Al escribirlo en papel, en mayor o menor medida, te “obligas” a detallar qué hay que hacer.
Puede que solo por el hecho de escribirlo en la libreta no lo hagas con el nivel de detalle óptimo pero, al menos, algo es algo y siempre es mejor que lo de “arrastrar”.
Con la práctica, irás mejorando el detalle de lo que escribes para tener más claridad sobre lo que tienes que hacer.
La satisfacción de tachar
Es cierto que en algunas apps también tienes la opción de marcar tus tareas como “tachadas” pero, sinceramente, ¡nada como tachar físicamente!
Cuando has terminado algo, hacer una línea encima de esa tarea que te has quitado de encima te recarga las pilas.
Además, tienes la satisfacción de ir viendo que cada vez hay más tareas tachadas y menos sin tachar. Vas ganando la “batalla” a la procrastinación y eso te motivará a seguir avanzando.
No sé si tachar físicamente sobre el papel generará dopamina o no, pero si lo has hecho alguna vez sabrás a lo que me refiero.
Organización física
Hay muchas personas que les gusta “tocar” físicamente su sistema. Puede sonar un poco extraño para aquellas personas que no tienen esa necesidad, pero ocurre.
Mucha gente sigue usando papel para organizar su trabajo personal. Les gusta el hecho de poder echar un vistazo general a lo que tiene que hacer, pasar hojas y, como comentaba antes, tachar físicamente tareas.
Por ejemplo, puedes usar libretas personalizadas, como la de la imagen, o crear libretas personalizadas online con varias pestañas que dan lugar a apartados donde se pueden organizar las tareas por grupos o contextos.
Así comencé yo cuando me «reinicié» con la metodología GTD y me ayudó mucho con el aprendizaje y la práctica.
Conclusión
En mi caso, aunque mi sistema de organización está basado en una app, sigo usando libretas para capturar cuando estoy trabajando en la oficina, en casa o tomando notas en reuniones.
Prefiero anotar en papel y luego aclarar y procesar esas notas para pasarlas a mi sistema de organización.
También me gusta escribir en papel cuando tengo que reflexionar más profundamente sobre algo o hacer un esquema para aclararme.
Como has visto, si eres de las personas a las que le gusta el papel, escribir y tener algo físico en lugar de digital, usar libretas es una opción muy válida para organizarte de forma efectiva.
Hola! Aquí Jaír, de EfectiVida.
Me encanta tu filosofía amable de la organización, como ya sabes. Y entiendo que, a muchas personas les “siente” bien usar el papel.
Sin embargo, en este caso, creo que la cantidad de ventajas que te da el soporte digital es muy superior a las que se podrían obtener con un sistema de organización en papel.
En todo caso, relegaría el papel a tareas puntuales muy creativas. Y teniendo un apple pencil o similar, ni eso.
Creo que, cuanto antes pasemos de analógico a digital, mejor.
Voy más lejos: dado que ya existen métodos de captura con reconocimiento de voz o gestual, incluso tomar notas escribiendo en digital se puede quedar desfasado en poco tiempo.
Es una opinión, por supuesto, desde el respeto que te tengo. Seguramente la solución no es digital o analógico, sino digital y analógico, dependiendo cuándo y para qué.
Un saludo desde Canarias!
Hola, Jaír:
Al final es lo que tu comentas. Dejar el «o» de lado y utilizar el «y». Digital y papel.
Cada persona que utilice lo que mejor le vaya, con lo mejor se sienta y lo que mejor le ayude a cumplir sus objetivos 😉
Un abrazo
Poco más que añadir a lo que decías y que complementaba Jair. No niego que mola lo de llevar tus pendientes a todas partes en el teléfono, no sé muy bien por qué, pero mola. Y sin embargo… a mi me encanta esa sensación de tachar en físico en una libreta.
Como señalabas en el comentario, no es que sean excluyentes, es que son muy buenos como complementarios.