Archivo de la categoría: Efectividad personal

Efectividad personal: Divide y avanzarás

Pizza cortada en trozos

Es posible que algunas de las tareas que te has comprometido a hacer lleven en tus listas mucho tiempo. Más del que te gustaría.

Tareas que procrastinas una y otra vez, semana tras semana. ¿Te suena?. A mí sí porque, a veces, yo también lo hago…

En ocasiones, esas tareas suelen poco motivadoras, complicadas, de mucha duración… Todas tienen algo en común: tu cerebro las identifica como tareas que no podrá terminar y tachar, así que las deja para otro momento, eligiendo otras acciones que sí puede empezar y terminar.

Un ejemplo de este tipo de tareas puede ser “escribir el informe con toda la actividad comercial del año”. Seguro que si echas un vistazo a tus listas, tienes algún ejemplo más. ¿Te animas a compartirlo? 😉

Cuando te encuentres con una de estas tareas, la buena práctica es dividirla en acciones más pequeñas del tamaño adecuado para poder empezarlas y terminarlas de una vez.

Dividir tareas extensas, complejas o poco motivadoras en acciones más pequeñas ayudará a ponerle las cosas más fácil a tu cerebro para elegirlas y poder avanzar. A tu cerebro le gustan las cosas sencillas.

En lugar de “escribir el informe con toda la actividad comercial del año”, prueba con “hacer un esquema del informe de toda la actividad comercial del año”. Cuanto termines esta acción, podrás ponerte con la siguiente: “escribir X páginas del informe de cierre de año”. Cuando termines esas X páginas, te podrás poner con las siguientes… Y así, poco a poco, lograrás tener escrito el informe.

Si tienes tareas que semana tras semana siguen en tus listas, es posible que la causa sea que tu cerebro las identifica como tareas que no podrá terminar. Si es así, prueba a dividirlas en acciones de un tamaño adecuado y más concretas. Así, seguro que avanzarás.

 

Mejorar tu efectividad depende de ti

mejorar tu efectividad

Todo lo que necesitas para mejorar tu efectividad está a tu alcance.

Sabes que es cuestión de aprender nuevos hábitos e ir haciendo cambios poco a poco. Con paciencia, porque aquí las prisas son el camino equivocado.

Como cualquier cambio que requiere esfuerzo, te puede dar pereza. Reconozco que a mi, a veces, aún me ocurre. Es normal.

También puede que sientas que esto no es para ti. Es más cómodo dejar que tus excusas te sigan dando una palmadita en la espalda: falta tiempo, fuerzas, mucho trabajo, la familia,…

Porque aunque sabes que tienes que cambiar, siempre vas a encontrar motivos para no hacerlo.

Sin embargo, si realmente quieres mejorar tu efectividad ya tienes a tu alcance todo lo que necesitas.

Sabes cuales son las metodologías y técnicas que funcionan, los principios en los que se basan y cómo la neurociencia las avala.

También tienes a tu alcance personas dispuestas a echarte una mano. Personas que hanhemos estado hace tiempo dónde tú estás ahora y que hanhemos cometido casi todos los errores que se pueden cometer.

La receta funciona, el resto son excusas. Mejorar tu efectividad depende de ti, ¿a qué estás esperando?

Efectividad personal: 5 hábitos que me ayudaron a mejorar

Mano con los cinco dedos extendidos y con caras sonrientes

Llevo muchos años, junto a mis colegas de OPTIMA LAB, investigando, experimentando y ayudando a mejorar la efectividad personal a multitud de profesionales de diversos perfiles en diferentes organizaciones.

Muchas veces, personas que asisten a los cursos y talleres que facilito, me preguntan sobre cuál es el mejor hábito para empezar a mejorar su efectividad personal.

Obviamente, esta pregunta tiene una única respuesta idéntica para todo el mundo: “Depende”.

Mejorar la efectividad es, aunque parezca obvio, muy personal. Cada persona está en una situación y tiene unas circunstancias concretas.

Además, mejorar la efectividad personal es un camino competencial. Para mejorar tu efectividad, de verdad, únicamente es necesario desarrollar una serie de hábitos y comportamientos concretos, claramente identificados y avalados por la ciencia.

A continuación me gustaría compartir en este post cuáles han sido cinco de los hábitos que, si miro hacia atrás en el tiempo, me marcaron a la hora de mejorar mi efectividad. Ahí van.

Tomar conciencia: mejorar es cuestión de hábitos

Quizás no sea un hábito en sí mismo, pero por la relevancia que tiene debe ser lo primero que, honestamente, comparta con vosotros.

Yo también dediqué mucho tiempo a buscar soluciones fáciles y rápidas. Ya vimos que es algo normal, aunque poco útil.

Al final, me di cuenta de que, como en cualquier cambio que merece la pena, hay que dedicar tiempo, atención y recursos para avanzar de manera solvente y sostenible.

Cuando finalmente lo comprendí, mi enfoque para cambiar y mejorar mi efectividad personal fue otro: sustituí las prisas por la paciencia; lo fácil por aprender y comprender qué tenía que cambiar; y lo cómodo por practicar una y otra vez hasta conseguir el cambio.

Aprovechar los niveles de energía

Muchas veces nos empeñamos en hacer determinadas tareas cuando no tenemos la energía ni la claridad mental para hacerlo.

Somos profesionales del conocimiento y la materia prima con la que trabajamos es nuestro conocimiento, nuestra experiencia, lo que sabemos y lo que aprendemos.

Nuestro trabajo requiere que nuestro cerebro esté en óptimas condiciones de atención y energía.

Agrupar tu trabajo en función de la energía que tienes es, sin duda, una manera realmente inteligente, y realista, de ayudar a mejorar tu eficiencia.

Cuando tengas poca energía, dedica tu atención a tareas que tenga sentido hacer cuando estás más cansado. Cuando estés con tu energía mental a tope, aprovecha para hacer esas tareas complicadas que requieren una atención más intensa.

Usar la lista “A la espera”

Sin duda, la lista de “A la espera” para mi fue uno de los grandes descubrimientos cuando empecé a trabajar con GTD®.

Tener un inventario de todo lo que había delegado, a quién lo había delegado y cuando lo había delegado me permitió sacar la cabeza por encima del agua en un momento profesional “exigente”.

Consultar ese inventario de manera regular me ayudó (y ayuda) hacer un seguimiento proactivo de todo lo pendiente por parte de terceras personas (compañeros, proveedores, clientes, jefes, pareja,…).

Capturar para decidir más adelante

Dar respuesta o hacer las cosas según aparecen en nuestro radar es algo instintivo en nuestra naturaleza humana.

Cuando esto ocurre, y suele ser la mayoría de las veces salvo que lo evitemos desarrollando los hábitos necesarios, es el Sistema 1 del que habla Daniel Kanheman el que toma las riendas de nuestros actos.

El Sistema 1 es un sistema de pensamiento es muy útil para muchas cosas, pero no es el mejor aliado para ayudarnos a pensar y decidir sobre nuestro trabajo, algo para lo que está mucho mejor preparado “el perezoso” Sistema 2.

Frente al impulso instintivo de reaccionar ante las cosas según aparecen, el hábito de capturar me ayudó a entender las ventajas enfriar el pensamiento.

Siempre que algo aparece en mi radar, capturo ese input: lo anoto si es un pensamiento, le tiro una foto si es una imagen que ha llamado mi atención o lo coloco en algún sitio (bandeja, carpeta,…) si es algo físico.

Lo importante es evitar decidir hacer algo con ello en ese mismo momento, porque ya sabes cuales suelen ser las consecuencias de decidir en caliente justo en el momento en el que aparecen las cosas.

Hacer la Revisión Semanal de todo mi sistema

Sí, reconozco que es un hábito que aún me cuesta y da pereza. Pero es un hábito fundamental.

Dedicar el tiempo necesario a revisar todo mi sistema de organización, actualizarlo, reflexionar sobre lo que contiene y ganar perspectiva sobre todo lo que tengo que hacer y, también, sobre lo que no voy a hacer me aporta seguridad y fiabilidad.

Conclusión

Los cinco hábitos que he compartido se recogen, de una manera u otra, dentro de la metodología de productividad personal GTD®.

Lo verdaderamente relevante es que no importa tanto cuáles sean los hábitos por los que empieces, sino que empieces por aquello que pueda resultarte más útil. Poco a poco, podrás ir incorporando “más piezas”.

La efectividad personal es un camino de transformación y cada persona debe decidir por dónde y cómo empezar. Me encantaría que también compartieses tu experiencia: ¿cuáles han sido los hábitos que más te han marcado a la hora de mejorar tu efectividad personal?

El primer paso para mejorar tu efectividad

Pergamino con texto "Do something different"

«Hay una luz al final de este túnel, pero para llegar hasta ella es preciso recorrerlo entero.»

David Allen, en «Sé más eficaz»

Nos gustan las cosas fáciles. No solo a nosotros, también a nuestro cerebro. Cuanto menos esfuerzo y menos cambio, mejor.

Nuestra maravillosa máquina evolutiva, la que nos diferencia del resto de seres vivos, es vaga por naturaleza y evita los cambios siempre que puede.

Por suerte, hay cosas que se solucionan o podemos cambiar de manera fácil y rápida. Esas situaciones son las que, por cómo somos, nos gustan y nos atraen.

Pero por muy fácil o rápido que quieras resolver un problema o una situación, a veces la solución real va en otra línea.

Existen situaciones que no se solucionan ni cambian así. Insistir en una pseudo-solución fácil y rápida para evitar afrontar un verdadero cambio es el camino más directo para permanecer exactamente dónde estás.

Muchas personas siguen buscando una solución fácil y rápida para mejorar, por fin, su efectividad personal. Y es un camino equivocado.

Quieren cambiar radicalmente su vida eliminando el estrés. Buscan organizarse mejor, dejar de reaccionar constantemente frente a imprevistos,  mejorar la calidad de su trabajo y conseguir, por fin, sensación de control sobre lo que tienen que hacer.

Pero parece que no siempre se está en disposición de afrontar lo que ese cambio supone.

¿De verdad crees que es posible una solución fácil y rápida que aporte todos esos beneficios a una persona?. No hay píldoras ni hierbas mágicas para mejorar tu efectividad personal.

Hay cambios que requieren esfuerzo y compromiso para conseguirlos. Curiosamente, suelen ser precisamente aquellos cambios que merece la pena conseguir.

En la mayoría de los casos, al margen de lo que pueda parecer, el trabajo que hay que hacer para conseguir esos cambios es sencillo. El reto está en insistir y tener paciencia, porque suelen ser cambios que llevan su tiempo.

Si te animas a mejorar tu efectividad, habrá momentos en los que tendrás ganas de abandonar porque los resultados que estés obteniendo sean diferentes a los que esperabas. También, muy probablemente, los retos que tengas que superar te pondrán a prueba más de una vez. Es algo normal y que nos pasa a todos los que hemos apostado por mejorar.

Pero, te guste o no, en el fondo sabes que la solución para ser una persona más efectiva y féliz está en aprender nuevos hábitos y comportamientos que te abrirán nuevas posibilidades.

¿Quieres que las cosas sean diferentes?. Haz las cosas de manera distinta. Sé que suena a tópico, pero es la realidad. Porque hacer cosas diferentes cuyo funcionamiento está demostrado es el primer paso para mejorar tu efectividad.

Cuando haces lo que tienes que hacer

Montañas de interrogaciones

Puede que resulte contradictorio. Y puede que genere incomodidad admitirlo. Pero al fin y al cabo, tus recursos físicos y mentales son limitados.

Ni puedes ni tienes que abarcar todo, aunque pretendas hacerlo. Más aún cuando en ese todo hay una gran cantidad de cosas sin definir. Cosas que ni siquiera sabes lo que son, ni lo que significan para ti y sobre las que tampoco sabes si, de verdad, tienes que hacer algo con ellas. Pero, paradójicamente, sí crees que tienes que hacer algo.

Afortunadamente hay solución para eso. ¿Qué es ese asunto que tienes entre manos?. ¿Qué significa?. ¿Requiere alguna acción por tu parte?. ¿Puede esperar? ¿Lo puede hacer otra persona?. Estás son algunas preguntas que te pueden ayudar a tener criterio a la hora de decidir qué hacer y que dejar sin hacer.

El problema viene si crees que siempre tienes que hacer algo con cada asunto que aparece. No sabes por que lo crees, pero lo crees.

Pero lo cierto es que vas a tener que dejar cosas sin hacer. Sí, has leído bien: vas a tener que dejar cosas sin hacer.

Sé que cuesta escucharlo o leerlo. Sé que cuesta pensar que puede tener sentido. Sé que cuesta ser consciente de que es radicalmente cierto porque sabes que tienes más trabajo que tiempo.

“Sólo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces”. David Allen

Pero es posible dejar de hacer cosas y sentirte bien con ello. Esto ocurre cuando haces aquellas cosas que tiene sentido hacer.

Tener claras tus prioridades te ayudará aprender a dejar de hacer cosas sintiéndote bien con eso que dejas sin hacer. Te aseguro que se puede conseguir.

Simplemente tienes que deshacerte de esas creencias que te han “vendido” durante toda tu vida: no pares, haz más, todo es importante, todo es urgente, todo lo de mi jefe, todo lo de mi cliente,… Todo. Manda a paseo esas creencias porque simplemente son eso: creencias.

Hay muchas cosas que haces en tu día a día que, muy posiblemente, deberías dejar sin hacer. Lo sabes. Son cosas fáciles, rápidas, que se te dan bien,… La mayor parte de esas cosas aportan muy poco valor a tu trabajo. Pero esa sensación de ser una persona muy ocupada te mola.

Y, mientras, ese trabajo de verdadero valor que como profesional del conocimiento debes generar, queda para ese momento en que estás con la energía por los suelos. Cuando tienes dos opciones: hacerlo con muchas posibilidades de hacerlo mal o, directamente, no hacerlo.

Hay solución para decidir qué hacer y qué no hacer. Es un proceso que, probablemente, te suponga afrontar cambios en cómo piensas y haces ahora las cosas. Porque no es lo mismo dejar de hacer sin más, que dejar de hacerlas cuando has hecho lo que tenías que hacer aportando valor a tu trabajo, a tus resultados y a tus objetivos. Es decir, cuando haces lo que tienes que hacer.