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5 barreras al empezar con GTD®

Persona de negocios superando barreras atletismo
Dice David Allen que todas las personas que utilizan GTD® han tenido que superar barreras en el aprendizaje de la metodología. Estoy completamente de acuerdo.

Cada persona está acostumbrada a pensar y a hacer las cosas de una determinada manera. Los hábitos que tenemos, buenos o malos, forman parte de nosotros y cambiarlos lleva su tiempo.

GTD® plantea una manera diferente, sencilla y potente de relacionarte con tu entorno y tu realidad. Y eso supone un reto de aprendizaje y de cambio.

Ante este tipo de retos, es normal que las personas se sientan incómodas. Pueden tener la sensación de que les costará esfuerzo, que los resultados no serán inmediatos e incluso que el cambio será demasiado.

Lo cierto es que, si se hace lo adecuado, los cambios siempre son más sencillos de lo que parece, aunque haya que superar barreras. Con GTD® también.

Si estás empezando con GTD®, estas son algunas de las barreras o dificultades que te puedes encontrar… Y superar:

  • Hacer una limpieza física completa de tu lugar de trabajo, casa, despacho,… Es cierto que puede ser muy útil hacerlo al principio, pero es prescindible. Si te bloquea al empezar, siempre podrás hacerlo más adelante.
  • Sentirte incapaz de usar todo lo que propone GTD®. Al comenzar, puede parecer que GTD® supone muchos cambios respecto a tu forma actual de trabajar. Ten paciencia, ve dando pequeños pasos y verás como todo va encajando poco a poco.
  • Ignorar por dónde empezar. Una de las ventajas de GTD® es su flexibilidad. Puedes empezar usando todos los hábitos que propone o por los que más valor te aporten e incorporar el resto más adelante. Lo importante es empezar.
  • Buscar la herramienta perfecta. Sin duda, uno de los riesgos más habituales en el aprendizaje de GTD®. Para usar GTD®, únicamente necesitas un calendario, algo para hacer listas y un sistema de archivo. La mejor herramienta para empezar con GTD® es una que ya sepas utilizar y cumpla con lo anterior. Cuanto más sencilla, mejor.
  • «Saltarte» la Revisión Semanal. Este hábito es fundamental y sin él, GTD® dejará de serte útil. A muchas personas les da pereza desarrollar este hábito porque lo entienden y enfocan mal. Si quieres saber como hacer una Revisión Semanal, te recomiendo esta serie de Jordi Fortuny.

La barreras y dificultades a las que te puedes enfrentar cuando empiezas con GTD® son consecuencia de tus creencias e interpretaciones. Todas las personas pasan por eso.

La buena noticia es que tienes a tu disposición toda la información y experiencia necesaria para superarlas.

Así que cuando te encuentres con alguno de estos obstáculos, sigue adelante. Superarlo te llevará un paso más adelante en el camino para dominar GTD®.

#erroresGTD: Confundiendo la utilidad de las «agendas» en GTD®

Dos personas reunidas utilizando las agendas de GTD

Cuando comencé con GTD®, una de las cosas que más me aportó desde el principio fue el uso de las «agendas».

Por aquel entonces tenía relación con muchos clientes, proveedores y personas de la organización, con varios asuntos que tratar con cada uno de ellos, y las «agendas» fue una de las primeras aportaciones de GTD® que me «salvaron la vida».

Como ya vimos en un post anterior, las «agendas» en GTD® es la categoría organizativa donde  organizar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con una persona o un grupo de personas.

Sin embargo hay personas que, en sus primeros pasos con GTD®, comenten el error de incluir en la categoría «agendas» recordatorios de siguientes acciones relacionadas con una persona, grupo de personas o un tema en concreto.

Tener que hacer algo para lo que necesitas interacción con alguien es muy diferente a tener que hacer algo que guarda relación con alguien.

Este error de interpretación, que suele ser habitual, anula la utilidad real de la categoría organizativa «agendas».

Veamos un uso correcto, por ejemplo, de una lista «@Carlos». Podría contener recordatorios como:

  • «@Carlos»:
    • comentar las dudas del punto 2.2 del informe trimestral de ingresos
    • preguntar por el estado de las inversiones en el proyecto XXX y definir próximos pasos
    • actualizar la hoja excel de revisión salarial en función de su evaluación dentro del equipo

Estos tres ejemplos serían siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con Carlos.

Estás acciones están relacionadas con Carlos, pero lo verdaderamente importante es que necesitas a Carlos para hacerlas

Veamos ahora tres ejemplos de siguientes acciones que sería incorrrecto incluir en esa misma lista:

  • «@Carlos»:
    • enviar un email a Carlos con el borrador del informe trimestral de ventas
    • llamar a Contabilidad la fecha de las últimas inversiones del proyecto XXX que gestiona Carlos
    • decidir y anotar los tres criterios de evaluación que me gustaría proponer a Carlos

Estos tres ejemplos son siguientes acciones que tienes que hacer tú sin necesitar a Carlos para nada.

Las acciones están relacionadas con Carlos, pero Carlos es innecesario para hacerlas. Necesitas otras cosas para poder hacerlas:

  • Para enviarle un email a Carlos necesitas el ordenador
  • Para llamar a Contabilidad necesitas un teléfono
  • Para decidir y anotar los criterios de evaluación de Carlos necesitas, por ejemplo, un momento de tranquilidad, tal vez en tu oficina.

En el primer bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos tiene todo el sentido que revises la lista «@Carlos» para ver los recordatorios de lo que tienes que hacer con él. Son asuntos para los que necesitas a Carlos si quieres avanzar con ellos.

Sin embargo, en el segundo bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos, ¿qué utilidad tiene que veas esos recordatorios?. La respuesta es ninguna, porque no vas a poder hacer nada con ellos en ese momento.

Recuerda: usa las «agendas» para agrupar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con alguien (tu jefa, tu pareja, un cliente,…).

Si las utilizas correctamente, las «agendas» son una sencilla y potente herramienta que te aportará interesantes beneficios desde el primer momento para mejorar tu efectividad.

Y tú, ¿utilizas correctamente tus «agendas»?

Un año facilitando formación GTD® oficial en abierto

1 año de formación GTD oficial en abierto

Dentro de pocos días se cumplirá un año del primer curso abierto de formación GTD® oficial celebrado en España. Es increíble cómo pasa el tiempo.

Desde entonces hemos celebrado cuatro cursos abiertos, el doble de los inicialmente previstos. Además, ya tenemos convocado, para el 3 y 4 de junio, la quinta edición en Madrid.

De nuevo tendré la oportunidad de compartir dos días intensos de aprendizaje, trabajo y buenos momentos con personas interesadas en mejorar su efectividad con GTD®.

Es un placer trabajar con personas que quieren aprender a trabajar de una nueva forma y son conscientes de que ese aprendizaje implica un esfuerzo tan real como reconfortante.

Un esfuerzo real porque desarrollar una competencia como la efectividad personal implica compromiso.

Un compromiso firme y afianzado en la necesidad de cambiar para poder conseguir resultados mejores de los que tienes ahora. Recuerda que la manera de alcanzar resultados diferentes es haciendo cosas diferentes.

Mejorar tu efectividad personal es también muy reconfortante, porque desde el primer momento en el que aplicas esos nuevos comportamientos, sientes que algo cambia y, en ese momento, ya sabes que estás en el camino adecuado.

No quiero decir que sea inmediato. Recorrer cualquier camino requiere tiempo y aprender es un camino.

Lo mejor es que, en cuanto te pones en movimiento, dejas de estar donde estabas. Y eso es ya un primer avance de los muchos que conseguirás si sigues adelante.

Una de las cosas más gratificantes a nivel personal que me llevo de cada curso de formación GTD® que facilito es la continuidad de las personas que participan en la formación. Continúan porque les funciona, y eso demuestra que GTD® es tremendamente útil y necesario.

Como decía recientemente una persona que asistió a uno de nuestros cursos abiertos, si te lo tomas en serio, GTD® te cambia la vida.

Y yo estaré allí para ayudarte todo lo que pueda a conseguirlo. Para mí es toda una satisfacción formar parte de ello.

¿Te animas?

Tres tipos de trabajo para el profesional del conocimiento

Tipos de trabajo profesionales del conocimiento

«A menudo resulta más fácil dejarte atrapar por las demandas urgentes del momento que ocuparte de tu bandeja de entrada y demás asuntos que tienes abiertos». David Allen

Los profesionales del conocimiento podemos clasificar nuestra actividad en tres tipos de trabajo.

Esta triple clasificación es la que se recoge David Allen en «Organízate con eficacia» como el «Modelo tridimensional para evaluar el trabajo diario».

Este modelo, lo que viene a decir es que, en algún momento, podemos estar:

  • Ejecutando trabajo según surge
  • Ejecutando trabajo que ya está definido
  • Definiendo el trabajo que tendremos que ejecutar

Todos los profesionales del conocimiento realizamos estos tres tipos de trabajo y el tiempo que dedicamos a cada uno dependerá, en gran medida, de cuál es nuestra responsabilidad.

Veamos en qué consiste cada uno de los tres tipos de trabajo.

El trabajo según surge

El trabajo según surge corresponde con ese trabajo inesperado que hay que atender inmediatamente y que, de no hacerlo, podría tener consecuencias negativas.

Ejemplos de este tipo de trabajo pueden ser atender una llamada de un cliente con una incidencia en un servicio que ha dejado de funcionar, asistir a la reunión que acaba de convocar la responsable de área o ir al colegio a recoger a tu hijo enfermo.

En este tipo de trabajo, incluiríamos las urgencias de verdad. Ya sabes que muchas supuestas urgencias realmente son otra cosa.

Muchas personas viven en el paradigma de ir de urgencia en urgencia sin poder hacer otra cosa. Esta situación es más una creencia que una realidad.

Sin embargo, lo cierto es que siempre habrá trabajo según surge porque estamos en un entorno donde las cosas cambian a menudo. Pero que exista es muy diferente a que todo el trabajo sea de este tipo, ¿verdad?.

El trabajo ya definido

Este tipo de actividad consiste en ejecutar el trabajo que ya has definido. Es decir, el trabajo que ya sabes que tienes que hacer porque has pensado y decidido sobre ello.

En concreto, se trata de trabajar sobre tus listas de siguientes acciones, eligiendo qué hacer en función del contexto en el que estás, tu nivel de energía y el tiempo del que dispones.

Ejemplos de este tipo de trabajo pueden ser enviar un email al departamento de TI para que instalen un software, llamar a un cliente para concertar una reunión o cambiar la bombilla del pasillo de la entrada de casa.

Como ves, son acciones ya definidas que estarán en tus categorías organizativas y que, simplemente, debes ejecutar.

Este es el tipo de trabajo en el que serás más eficiente siempre que hayas realizado correctamente el siguiente tipo de trabajo: definir tu trabajo.

El trabajo de definir el trabajo

Definir el trabajo consiste en aclarar los inputs de tus bandejas de entrada y organizar los recordatorios de lo que hay que hacer en las categorías organizativas adecuadas.

Es clave dedicar tiempo y atención a hacer bien este trabajo. De ello va a depender poder ejecutar con eficiencia el tipo trabajo «ya definido» y, también, poder reducir la aparición de trabajo «según surge».

Mucha gente comete un grave error al omitir trabajar en este tipo de trabajo. En mi experiencia, de los tres tipos de trabajo, es el más que más esfuerzo requiere porque nos cuesta pensar y decidir sobre nuestros asuntos concretando con claridad qué es lo que hay que hacer.

Conclusión

Cualquier profesional del conocimiento tiene que, en algún momento, dedicar su atención a los tres tipos de trabajo.

La atención que dediques a cada tipo de trabajo dependerá, sobretodo, de tu tipo de actividad.

En cualquier caso, encontrar el balance óptimo entre los tres tipos de trabajo te ayudará a hacer avanzar tus asuntos con efectividad. Y tú, ¿a cuál de los tres tipos de trabajo dedicas más atención?

¿Cómo elegir qué hacer con efectividad?

Cómo elegir qué hacer con efectividad

Una duda habitual que se plantean las personas que dan sus primeros pasos con GTD® es cómo elegir qué hacer cuando ya tienen su sistema montado.

Si ya tienes un sistema GTD® y has creado esa mente extendida fiable que te va a permitir gestionar todos los recordatorios de lo que tienes que hacer sin tener que acordarte de ellos, ha llegado el momento de obtener todo su potencial.

Muchas personas invierten en montar su sistema GTD® pero a la hora de hacer el trabajo vuelven a sus viejos hábitos e ignoran el sistema.

Algunos de los hábitos que debes evitar si quieres elegir qué hacer con efectividad son:

  1. Reaccionar ante lo primero que se te ocurra y pase por tu cabeza. Puede que en ese mismo momento creas que es lo que hay que hacer pero, ¿es así? ¿Puede haber otras cosas que tenga más sentido hacer y que eso que acaba de aparecer pueda esperar?.
  2. Hacer lo que más te apetece o lo que te gustaría. Normalmente son cosas que te resultan sencillas y que te puedes quitar rápidamente. Tu objetivo es quitártelas de encima cuanto antes. Sin embargo, ¿es lo que tiene sentido?. Ya sabes la respuesta.
  3. Empezar siempre con lo que más tiempo te va a llevar o lo que te resulta más difícil. Hay mucho escrito sobre esta ineficiente manera de elegir. ¿Tienes los recursos (claridad mental, energía, tiempo,…) que necesitas para hacerlo bien? Muchas veces el mejor momento para hacer eso sea otro y es mejor adaptarse.

En su lugar, GTD® propone una serie de comportamientos efectivos que te ayudarán, objetivamente, a elegir qué es lo que tiene más sentido hacer en cada momento:

  1. Ten siempre a mano tu sistema de organización (calendario y listas de siguientes acciones). Recuerda que tu sistema es el «mapa de opciones» de lo que tienes que hacer. Tenerlo accesible en todo momento y lugar te permitirá consultarlo con regularidad siempre que lo necesites.
  2. Consulta tu calendario para saber cómo tienes el día. ¿Qué huecos tienes próximamente?. ¿Cuándo es tu próxima reunión?. Con esta información tendrás más claridad tanto a la hora de asumir nuevos compromisos como de los momentos libres para hacer avanzar tus asuntos.
  3. Consulta en esos momentos tus listas de siguientes acciones y elige qué hacer en función de qué te limita objetivamente a la hora hacer algo (en lugar de elegir en función de lo que te gustaría hacer). GTD® propone elegir en función del contexto en el que estás (herramienta, persona o lugar que necesitas para hacer algo), el tiempo disponible que tienes y la energía que necesitas.  
  4. Reflexiona sobre cuál es la opción que va a aporta más valor. Ya sabes que es imposible llegar a todo, así que mejor deja sin hacer lo que vaya a aportar menos valor y ponte con lo que aporte más.

Disponer de un sistema de organización fiable, completo y actualizado es imprescindible para trabajar con efectividad, pero es insuficiente.

Si lo usas de forma inadecuada, estarás desperdiciando el esfuerzo invertido en construirlo y desaprovechando todas las posibilidades que te ofrece.

El paso de Ejecutar en GTD® consiste en elegir qué vas a hacer con la confianza de eso que eliges es lo que tiene más sentido hacer en cada momento y, como has comprobado, es un proceso ágil y sencillo.

Si estableces este hábito verás cómo comienzas a experimentar la sensación de hacer, cada vez, lo que tiene más sentido.

Sabrás en todo momento qué haces y qué dejas sin hacer. Y esa diferencia marcará un claro avance en tu efectividad y en tu bienestar.

Y tú, ¿cómo eliges que hacer en cada momento?