Archivo de la categoría: GTD

¿Cómo elegir qué hacer con efectividad?

Cómo elegir qué hacer con efectividad

Una duda habitual que se plantean las personas que dan sus primeros pasos con GTD® es cómo elegir qué hacer cuando ya tienen su sistema montado.

Si ya tienes un sistema GTD® y has creado esa mente extendida fiable que te va a permitir gestionar todos los recordatorios de lo que tienes que hacer sin tener que acordarte de ellos, ha llegado el momento de obtener todo su potencial.

Muchas personas invierten en montar su sistema GTD® pero a la hora de hacer el trabajo vuelven a sus viejos hábitos e ignoran el sistema.

Algunos de los hábitos que debes evitar si quieres elegir qué hacer con efectividad son:

  1. Reaccionar ante lo primero que se te ocurra y pase por tu cabeza. Puede que en ese mismo momento creas que es lo que hay que hacer pero, ¿es así? ¿Puede haber otras cosas que tenga más sentido hacer y que eso que acaba de aparecer pueda esperar?.
  2. Hacer lo que más te apetece o lo que te gustaría. Normalmente son cosas que te resultan sencillas y que te puedes quitar rápidamente. Tu objetivo es quitártelas de encima cuanto antes. Sin embargo, ¿es lo que tiene sentido?. Ya sabes la respuesta.
  3. Empezar siempre con lo que más tiempo te va a llevar o lo que te resulta más difícil. Hay mucho escrito sobre esta ineficiente manera de elegir. ¿Tienes los recursos (claridad mental, energía, tiempo,…) que necesitas para hacerlo bien? Muchas veces el mejor momento para hacer eso sea otro y es mejor adaptarse.

En su lugar, GTD® propone una serie de comportamientos efectivos que te ayudarán, objetivamente, a elegir qué es lo que tiene más sentido hacer en cada momento:

  1. Ten siempre a mano tu sistema de organización (calendario y listas de siguientes acciones). Recuerda que tu sistema es el «mapa de opciones» de lo que tienes que hacer. Tenerlo accesible en todo momento y lugar te permitirá consultarlo con regularidad siempre que lo necesites.
  2. Consulta tu calendario para saber cómo tienes el día. ¿Qué huecos tienes próximamente?. ¿Cuándo es tu próxima reunión?. Con esta información tendrás más claridad tanto a la hora de asumir nuevos compromisos como de los momentos libres para hacer avanzar tus asuntos.
  3. Consulta en esos momentos tus listas de siguientes acciones y elige qué hacer en función de qué te limita objetivamente a la hora hacer algo (en lugar de elegir en función de lo que te gustaría hacer). GTD® propone elegir en función del contexto en el que estás (herramienta, persona o lugar que necesitas para hacer algo), el tiempo disponible que tienes y la energía que necesitas.  
  4. Reflexiona sobre cuál es la opción que va a aporta más valor. Ya sabes que es imposible llegar a todo, así que mejor deja sin hacer lo que vaya a aportar menos valor y ponte con lo que aporte más.

Disponer de un sistema de organización fiable, completo y actualizado es imprescindible para trabajar con efectividad, pero es insuficiente.

Si lo usas de forma inadecuada, estarás desperdiciando el esfuerzo invertido en construirlo y desaprovechando todas las posibilidades que te ofrece.

El paso de Ejecutar en GTD® consiste en elegir qué vas a hacer con la confianza de eso que eliges es lo que tiene más sentido hacer en cada momento y, como has comprobado, es un proceso ágil y sencillo.

Si estableces este hábito verás cómo comienzas a experimentar la sensación de hacer, cada vez, lo que tiene más sentido.

Sabrás en todo momento qué haces y qué dejas sin hacer. Y esa diferencia marcará un claro avance en tu efectividad y en tu bienestar.

Y tú, ¿cómo eliges que hacer en cada momento?

IV Curso Abierto de Formación GTD® oficial: Tomando el control

Los pasados 28 y 29 de enero celebramos el IV curso abierto de formación GTD® oficial en Madrid.

Una iniciativa que comenzamos el año pasado y va camino, como muchas de las cosas que hacemos en OPTIMA LAB, de convertirse en tendencia.

Fue un día y medio en el que tuve la oportunidad de compartir experiencias, buenas prácticas, errores y soluciones aplicables en el día a día sobre la metodología GTD®.

Como en anteriores ediciones, asistieron personas de diferentes perfiles dando lugar a un grupo muy diverso.

Personas del ámbito de la gran empresa, de la pyme, profesionales independientes y empresarios, representando a un buen número de sectores: tecnológico, alimentario, cultural, legal, sanitario, bancario,…

Una diversidad que viene a confirmar que la efectividad personal es competencia transversal necesaria para cualquier profesional, independientemente de su perfil o sector.

Invertir y apostar por el desarrollo y el aprendizaje es una actitud clave para cualquier persona que pretenda mejorar su nivel de empleabilidad en este complicado y cambiante entorno profesional en el que estamos.

No obstante hay personas que, erróneamente, consideran la opción de esperar a que las cosas cambien por sí solas.

Esperan que mejore el sector en el que trabajan, que cambie su empresa, su jefa o sus clientes,… Esa opción es respetable, pero ridícula, si lo que buscan es mejorar de verdad y conseguir resultados sostenibles.

Si piensas que tus opciones de mejora pasan por esperar a que cambie lo que no te gusta de tu entorno, lo siento, pero vas mal. Te deseo suerte, porque la vas a necesitar.

Sin embargo, si comienzas por tomar conciencia de qué puedes hacer tú para mejorar tu situación, estarás en el camino correcto.

Y esto es válido para cualquier aspecto que quieras mejorar: tu manera de organizarte, tu situación personal o profesional, tu forma de trabajar, tu efectividad…

Obviamente tendrás que moverte y tomar decisiones. Algunas serán más fáciles y otras más difíciles. Pero tendrás que actuar.

Conseguir resultados requiere de esfuerzo. Eso ya lo sabes. La cuestión es saber si tienes el compromiso de hacerlo.

¿Te identificas con alguna de estas situaciones?:

  • ¿Desconoces todos los temas pendientes que tienes entre manos?
  • ¿Te desborda tu situación actual?
  • ¿Eres consciente de lo que has dejado sin hacer que deberías haber hecho?
  • ¿Tienes más cosas para hacer que tiempo para hacerlas?
  • ¿Estás constantemente apagando fuegos?
  • ¿Tienes la sensación de que no avanzas en el día a día?
  • ¿Has descuidado tu vida personal? ¿Tu ocio? ¿Prestas menos atención a tu familia de lo que te gustaría?…

Podría continuar, pero seguro que te identificas con más de una. Las personas con las que hemos trabajado en nuestros cursos y talleres se han sentido así en algún momento. ¡Yo también!

Son situaciones poco agradables y que todos queremos evitar. Afortunadamente, la solución existe y queda muy lejos de quejarse y resignarse a continuar así.

En el fondo, sabes que el entorno en el que vives es como es, e incluso puede ir a peor. Así que sólo puedes hacer una cosa: tomar el control y centrarte en lo que puedes hacer.

Toma las riendas, plántate y di: «¡Hasta aquí hemos llegado!».

Si apuestas por ti y por mejorar tu efectividad personal, obtendrás resultados. Puede que en ocasiones no sean tan rápidos como te gustaría, pero es cuestión de avanzar poco a poco.

Tendrás que aprender una manera diferente de hacer las cosas, tener paciencia y mantener tu motivación.

Muchas personas ya hemos pasado por esa situación y tienes ayuda para conseguir esa mejora que tanto necesitas. Como decía uno de los participantes en este último curso: «Ya no tengo excusas, depende de mí».

Por eso, cuando te animes, ya sabes donde nos tienes. Te esperamos 😉

2019: Tú oportunidad con GTD®

GTD oportunidad

Para muchas personas, las primeras semanas de año suelen ser la época preferida para ponerse a trabajar con los propósitos de año nuevo. 

Ésta es una época tan buena como otra cualquiera para plantearse esos propósito de cambio. Siempre es sano pensar en cambiar si consideras que podrías mejorar en algo.

Entre esos propósitos de año nuevo, muchas personas se plantean aprender a organizarse mejor para disponer de más tiempo de calidad, balancear su vida profesional y personal, aprender a priorizar, reducir el estrés… En definitiva, se plantean mejorar su efectividad personal.

Cambiar la forma en la que te organizas es sencillo y está al alcance de cualquier persona. Mejorar tu efectividad consiste en cambiar tus hábitos actuales, esos que no te están dando el resultado que necesitas, por otros que sí te funcionen.  

Puede que hayas decidido que 2019 va a ser el año en el que, finalmente, te vas a poner las pilas para cambiar y comenzar a llevar una vida sin estrés. Si es así, ¡enhorabuena!

Si dedicas el esfuerzo necesario, lo lograrás. Al igual que las miles de personas en el mundo que, en algún momento, decidieron lo mismo que tú y lo han conseguido a lo largo de los últimos años.

En mi experiencia, en el proceso de cambio, te puede ser de utilidad tener claridad sobre por qué quieres mejorar tu efectividad.

Cada persona es distinta y sus motivaciones pueden ser diferentes. Me gustaría compartir contigo las razones que me llevaron a tomarme en serio mejorar mi efectividad personal, en mi caso de la mano de GTD®, hace ya 8 años:

  • Me sentía desbordado por el día a día. No sabía qué tenía que hacer ni por dónde empezar.
  • Vivía constantemente en modo “apaga fuegos”. Se me olvidaban cosas y, cuando me explotaban, tenía que ponerme con ellas con más presión y estrés.
  • Tenía la falsa creencia de que tenía que hacer muchas cosas para ser un buen profesional.  
  • Estaba agobiado por la cantidad de cosas que entraban cada día en mi radar. No sólo por el email, sino también en reuniones, pasillos, el móvil… Era un constante bombardeo de temas pendientes que no había manera de mantener bajo control.
  • Me sentía perdido. No sólo en el día a día, sino también de forma más estratégica, profesional y personalmente. ¿Hacia dónde quería ir profesionalmente? ¿Qué quería hacer en mi vida?. No había tiempo para eso… Primero tenía que “sobrevivir”.
  • Urgencias, urgencias y más urgencias. “Deja eso y ponte con…”. “Han adelantado el Comité y hay que preparar una presentación”, “Hay que presentar una licitación para dentro de una semana…”. Tus jefes, tus clientes, tu pareja, tus hijos… ¿Te suena?
  • Estrés continuo, sostenido y creciente. En definitiva, cada día lloviendo sobre mojado.

Estas situaciones, y probablemente alguna más que se habrá quedado en el olvido, fueron las que me llevaron a tomarme en serio el compromiso de cambiar la situación. Lógicamente, tú tendrás las tuyas propias.

Como te comentaba antes, es cierto que el número de personas que se acerca a GTD® como medio para mejorar su vida no deja de crecer. Y eso está genial.

Pero, sinceramente, que mucha gente haya mejorado como consecuencia de aplicar algunos o todos los principios productivos y de organización que propone GTD®, no debería ser tu única razón para darle, si quieres, una oportunidad.

Obviamente, GTD® es lo que a mi me funcionó. Me cambió la vida, sé que a muchas personas también y que a otras les está ayudando a hacerlo. Dicho esto, tú deberías utilizar lo que a ti te sirva. El aprendizaje es un ciclo continuo de prueba, ensayo y error. Con altas dosis de paciencia.

Si entre tus propósitos de año está mejorar tu efectividad y vivir mejor, aprender GTD® te ayudará a conseguirlo.

Porque 2019 puede ser el año en el que, definitivamente, pases a otro nivel en efectividad personal. ¿Te vas a animar?

GTD®: Cuestión de práctica

GTD cuestión de práctica

Como muchas de las habilidades que puedes aprender, GTD® es cuestión de práctica.

La mayoría de personas que toman contacto por primera vez con GTD® identifican la potencia del método y entienden su propuesta global para conseguir de manera sostenida sensación de control sobre sus asuntos, ganar perspectiva y adaptarse con efectividad al entorno cambiante en el que vivimos.

¿Es GTD® algo válido para todas las personas? Mi respuesta a esta pregunta es siempre afirmativa, especialmente para aquellas que están dispuestas a ponerlo en práctica.

Porque aprender GTD® es algo eminentemente experiencial.

Comprender adecuadamente los fundamentos es clave y la práctica diaria es imprescindible. En el fondo, GTD® consiste en desarrollar determinados hábitos al alcance de cualquier persona.

Cuestión de práctica: ensayo y error. Repetir una y otra vez, incorporando los aprendizajes y lo que ha funcionado. Toma de conciencia y vuelta a la carga. Esfuerzos que se ven recompensados en el corto, en el medio y en el largo plazo.

Tú ya sabes que es imposible aprender a nadar, conducir, hablar un nuevo idioma o tocar un instrumento, por poner algunos ejemplos, quedándote en la parte teórica.  

Aprender GTD® es similar al aprendizaje de cualquier habilidad que implique a tu mente y sabes, por experiencia, que la práctica es necesaria. Más aún si lo que tienes que hacer, también, es desaprender malos hábitos que llevas haciendo desde hace tiempo.

Si ves la utilidad de GTD®, quieres aprender a tener sensación de control sobre tus asuntos, trabajar con enfoque y ganar perspectiva, te animo a que te pongas manos a la obra. Porque tú ya sabes que GTD® es, fundamentalmente, cuestión de práctica.

10 beneficios que conseguirás usando GTD®

persona feliz usando GTD®

Llevo usando GTD® en mi vida personal y profesional desde hace 9 años, y puedo afirmar sin ninguna duda que cambió mi vida.

Evidentemente he tenido momentos, sobre todo al principio, en los que continuar usando GTD® me supuso un esfuerzo extra por diversos motivos: falta de compromiso por mejorar, impaciencia por conseguir resultados rápidos y fáciles, falta de claridad en conceptos claves, adaptar lo que propone GTD® en lugar de aplicarlo correctamente,… La lista es amplia.

El esfuerzo valió la pena, y hoy me gustaría compartir contigo 10 de los beneficios que, en mi experiencia, cualquier persona que use GTD® puede experimentar. Espero que te resulten estimulantes 😉

  1. Tener sensación de control absoluto sobre tus asuntos. Con GTD® sabes lo que tienes en marcha, qué quieres conseguir y qué tienes que hacer para conseguirlo. La sensación de que se te olvida algo y no sabes lo que es, directamente desaparece.

  2. Mayor anticipación. En general, en cualquier asunto en el que estés trabajando, podrás cumplir con anticipación las fechas a las que te has comprometido gracias a comenzar, en cuanto tienes oportunidad, a dar pequeños pasos para avanzar en tus proyectos.

  3. Responder con agilidad. Los imprevistos forman parte de nuestro día a día y eso, siento decirlo, no lo cambia GTD® (ni ningún sistema o metodología). Sin embargo, tener tu mente más liberada te ayuda a evaluar con mayor claridad la verdadera necesidad de atender esos imprevistos o, como también es posible, capturarlos para decidir qué hacer con ellos más adelante.

  4. Eliminar la frustración que supone no acordarte de lo que tienes que hacer cuando podrías hacerlo y, también, la frustración de acordarte de lo que tienes que hacer cuando no puedes hacerlo. Utilizar un sistema de organización fiable, completo y actualizado te permite consultar en cada momento lo que tienes que hacer en el momento en el que tiene sentido. Si revisas adecuadamente ese sistema, consigues acordarte de todo… ¡Sin tener que recordar nunca nada!

  5. Mantener el foco en lo que estás haciendo, sin distraerte. Tanto si estás trabajando como si estás descansando, conseguirás «estar a lo que estás», centrando tu atención en lugar de dispersarte. No obstante, si eso ocurre, GTD® pone a tu alcance estrategias que funcionan para volver a enfocarte en lo que estabas haciendo.

  6. Llevar un control de todo lo que has delegado. Gracias a la lista «A la espera», tendrás un inventario actualizado para hacer un seguimiento efectivo de todo lo que estás esperando de los demás consiguiendo que no se te escape ni una… Y ayudando a los demás a que tampoco se le escapen 😉

  7. Reducir las interrupciones y su impacto negativo. Las diferentes listas de «Agendas» son una estupenda herramienta para erradicar las interrupciones constantes, mejorando así la gestión de equipos y la coordinación con otras personas.

  8. Aumentar tu claridad y confianza en la toma de decisiones sobre lo que tienes que hacer y para qué lo tienes que hacer, evitando sobrecomprometerte con más de lo que tiene sentido y puedes atender.

  9. Ganar confianza y conseguir una visión global de todos los asuntos que tienes entre manos. Gracias al hábito de la Revisión Semanal, aprendes la importancia de revisar todo tu sistema para tomar conciencia de tu realidad. Tener esa visión global con regularidad, te permite ganar seguridad y confianza semana tras semana.

  10. Inspiras confianza a tu entorno. Mejorar tu efectividad personal con GTD® tiene muchos impactos positivos en tu vida, y también los tiene para tu entorno. Te conviertes en una persona más fiable, consiguiendo que las prisas con las que te piden las cosas se dilaten, te interrumpan menos, evitas que te estén recordando constantemente las cosas,… Inspiras confianza a los demás.

La realidad es que en determinados momentos podrás alcanzar algunos de estos beneficios y estar más lejos de otros. Pero con GTD® sabes que la opción siempre estará ahí.

La realidad es cambiante y usar GTD® te ayuda a anticiparte y adaptarte con agilidad a esos cambios, aumentando tu sensación de control, posibilidad de enfoque y reduciendo significativamente el estrés.

Obviamente, conseguir de manera sostenida estos beneficios que aporta GTD® requiere de dedicación, tiempo y, sobre todo, ganas de cambiar y mejorar tu situación.

En mi caso, me llevó un esfuerzo y un tiempo que hubieran sido mucho menores de haber tenido la oportunidad de aprender sin errores, aclarar dudas y saber cómo montar un sistema GTD® funcional desde el primer momento.

Afortunadamente, está en tu mano comenzar a cambiar cosas y empezar a vivir nuevas sensaciones y los beneficios que te aportarán. ¿Te imaginas cómo será tu vida cuando lo consigas?