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Bandejas de entrada y herramientas de captura

Bandejas de entrada y herramientas de captura en GTD®

Una de las preguntas que suelen hacerme en los cursos de formación GTD® oficial que facilito es la diferencia entre bandejas de entrada y herramientas de captura.

La diferencia entre ambos conceptos es sutil pero importante. Tenerla clara te puede ayudar a interiorizar mejor el concepto de «capturar» en GTD® y desarrollar este hábito clave para tener tu mente despejada.

Como explicaba en este post, «capturar» consiste en poner en contenedores de confianza aquellas cosas que llamen tu atención y que, además, tengan un valor potencial para ti. Esos contenedores los vaciarás más adelante en el paso de «aclarar».

Veamos las diferencias entre bandejas de entrada y herramientas de captura.

Qué es un bandeja de entrada

Una bandeja de entrada es cualquier lugar, físico o virtual, donde tienes cosas que has capturado o se te han capturado de forma automática (sin que tú hayas intervenido).

Las principales bandejas de entrada que utilizo son:

  • El correo electrónico: en mi caso uso Gmail como gestor de correo. 
  • Un cuaderno de papel donde tomo notas.
  • Post-its.
  • Una bandeja en el despacho para dejar papeles y objetos.
  • Una carpeta de plástico —como la que facilitamos en los cursos de formación GTD® oficial— que llevo en la mochila para capturar cosas físicas cuando estoy fuera de casa.
  • La billetera para capturar tickets, recibos, facturas,…

En estos contenedores es donde acaban las cosas que llaman mi atención y sobre las que tendré que pensar y decidir más adelante.

Las bandejas de entrada hay que vaciarlas regularmente aclarando su contenido. Cada bandeja tendrá una frecuencia de vaciado según lo que cada cada una de ellas signifique para ti.

En mi caso, el email lo vacío varias veces cada día —normalmente entre tres y cuatro—, el cuaderno y los post-it una vez al día. El resto de bandejas entre una o dos veces por semana.

Qué es una herramienta de captura

Una herramienta de captura es lo que utilizas para «hacer llegar» lo que capturas a tus bandejas de entrada.

En mi caso, las principales herramientas de captura que utilizo son:

  • La aplicación móvil Braintoss, con la que me envío notas e imágenes al email. También la utilizo para capturar los mensajes de Whatsapp, Telegram o cualquier notificación que llame mi atención y pueda capturar con el móvil.
  • Dispositivos Alexa Echo en casa: tengo una «receta» en IFTTT para que, cuando doy cierto comando, Alexa me envíe un email.
  • Google Assistant en el móvil: lo utilizo cuando voy en el coche y quiero capturar algo. Simplemente le pido al asistente de Google que me envíe un email con lo que llama mi atención. 
  • El Smartwatch: al tener incorporado la app de Alexa, puedo dictarle en cualquier momento y me lo envía al email.
  • Zappier, para que me envíe un email con cualquier mensaje que marco como favorito o cuando me mencionan en algún canal de Slack.

Con estas herramientas de captura lo que consigo es canalizar hacia una bandeja de entrada —el email— las capturas que aparecen en mi radar por diferentes canales.

Importante: las herramientas de captura no se vacían. Lo que vaciamos, al aclarar, son las bandejas de entrada porque es donde está lo capturado.

¿Qué número es el adecuado?

Esta pregunta también suele ser habitual y, como he comentado en otros posts, debes utilizar cuantas menos mejor pero todas las que necesites para poder capturar en cualquier momento y lugar. 

En mi experiencia, el hábito de capturar es sencillo de desarrollar y a mi me ayudó mucho tener las bandejas de entrada y las herramientas de captura adecuadas.

También es importante que tengas un ecosistema de captura que te aporte la tranquilidad de confiar en que lo que has capturado con tus herramientas acaba en una bandeja de entrada que, más adelante, vaciarás aclarando su contenido.

¿Cómo es tu ecosistema de captura? ¿Qué bandejas de entrada tienes? ¿Cuáles son tu herramientas de captura?

Calendario de papel

Calendario de vacunación: cómo gestionarlo con GTD®

Hasta ahora no me había ocupado directamente del calendario de vacunación de mis hijos. Evitaré entrar en detalles de la situación, pero desde ayer esto ha cambiado. 😉

Así que en cuanto el asunto entró en mi «radar» lo capturé.

Puedes pensar que gestionar el calendario de vacunación usando GTD® es una tontería. Incluso que es algo de frikis.

Pero es todo lo contrario. La salud de los niños es lo más importante y quiero tener la tranquilidad de tener este asunto controlado.

Puedes estar pensando, ¿a qué clase de  madre o padre se le puede olvidar vacunar a sus hijos? 🙂

La verdad es podría pasarnos a cualquiera. Más aún si no utilizas un sistema fiable para gestionar todos sus compromisos.

Memoria privilegiada

Puede que seas de esas personas que creen tener una mente privilegiada y que se acuerdan de todo.

Bueno, está demostrado que el número de cosas que puede recordar la memoria es finito y mucho más pequeño de lo que crees. Puedes comprobarlo aquí, aquí o aquí.

También puedes pensar que tampoco es necesario que te acuerdes completamente de todo lo que tienes que hacer y que es suficiente acordarte de lo importante.

El problema va más allá del número de cosas que tienes que recordar o de la relevancia que tenga para ti, porque tu mente tampoco te recuerda con fiabilidad las cosas cuando debería hacerlo.

Tu cerebro es una chapuza. Así que evita fiarte de él para recordar lo que tienes que hacer aunque creas que tienes una memoria privilegiada.

Incluyendo el calendario de vacunación en tu sistema GTD®

El calendario de vacunación infantil es una serie de fechas donde se recomienda la vacunación de los niños frente a diferentes enfermedades. Esas fechas y periodos están referidas a su fecha de nacimiento.

Por ejemplo, a los 7 días de nacer se recomienda la vacunación contra determinada enfermedad, a los 4 meses contra otra,… Y así con diferentes tiempos y plazos hasta la adolescencia.

Gestionar el calendario de vacunación de los niños en GTD® es muy sencillo. Simplemente he incluido en mi calendario, en la fecha que corresponde, la siguiente información:

  • «Inicio vacunación  6 años para Alex. Pedir 2 huecos».
  • «Inicio vacunación  9 años para Sara. Pedir 2 huecos».
  • «Inicio vacunación  9 años para Alex. Pedir 2 huecos».
  • «Inicio vacunación 12 años para M.A. Pedir 3 huecos».
  • Etc,…

Organizar esta información en el calendario me va a permitir verla cuando tenga sentido. Ya no tengo que estar pendiente de que mi memoria me recuerde: «¡Ey, hay que vacunar a Sara!».

Además, aporta un plus de proactividad porque veré la información con suficiente antelación cuando haga mi Revisión Semanal. Así podremos comenzar las gestiones necesarias sin prisas.

Por ejemplo, podremos llamar con días de antelación al centro de salud para coger la cita que mejor se adapte a nuestras necesidades.

A pesar de que aún quedan algunos años para que que haga uso de esa información, ya la he incluido en el sistema. Hacerlo me garantiza tenerlo controlado, fuera de mi cabeza y me aporta tranquilidad, mucha tranquilidad.

Otro ejemplos similares que tengo en mi calendario son la fecha de caducidad del DNI, la del carnet de conducir, revisiones de ITV,…

Conclusión

Ya sabes que tu mente no ha evolucionado para recordarte todo lo que tienes que hacer. Menos aún en una sociedad VUCA como la actual.

Para evitar olvidos, estrés y situaciones poco deseables, aprende a utilizar un sistema que te permita gestionar tus recordatorios de forma fiable, tanto los personales como los profesionales, de modo que tengas controlado fuera de tu cabeza lo que tienes que hacer.

Ganarás tranquilidad, sensación de control y mejorarás muchos aspectos de tu vida.

Yo, desde ayer, ya he incluido el calendario de vacunación de los niños en mi sistema GTD®. Una preocupación menos.

¿GTD® me va a dar más trabajo?

Está pregunta es un «clásico» que muchas personas se hacen cuando toman contacto por primera vez con GTD® .

La creencia de que GTD® te va a dar más trabajo del que ya tienes es consecuencia de una lógica falta de conocimiento sobre la metodología y, también, por la querencia que tenemos de conseguir resultados rápidos, sin esfuerzo y cortoplacistas.

GTD® es un conjunto de hábitos y buenas prácticas que están al alcance de cualquier persona. ¡También a tu alcance! 🙂

Generar hábitos requiere práctica y hay que dedicar recursos a ello. Ya sabes que si quieres conseguir resultados diferentes, tienes que hacer cosas nuevas.

También es posible que cuando empiezas a hacer algo que es nuevo para ti te sientas más torpe que haciendo lo que hacías antes. Ocurre en cualquier proceso de aprendizaje.

Si eres de las personas que creen que GTD® te va a dar más trabajo del que ya tienes, me gustaría comentarte un par de cosas.

La primera es que aprender GTD® es una inversión que te resultará rentable en todos los aspectos, tanto en lo personal como en lo profesional.

Sin duda, tendrás que dedicar tiempo y esfuerzo; y puede que tengas la sensación de que avanzas de forma más lenta que con tu anterior forma de organizarte.

Sin embargo, desde el principio intuirás los beneficios que te puede aportar GTD® y comprenderás su potencial. Es un feedback habitual que nos encontramos en los cursos de formación GTD® oficial que facilitamos.

La segunda reflexión que quería compartir contigo es que GTD® es un sistema «honesto».

Si te pasa como a la mayoría de las personas, seguro que tienes más compromisos —tanto con otras personas como contigo— de los que eres consciente 😉

Esa honestidad de GTD® te ayudará tomar conciencia de «todos» esos compromisos en lugar de engañarte y creer que tienes menos de los tienes realmente.

Gracias a ello podrás tomar mejores decisiones, renegociar compromisos y enfocarte en lo relevante.

Lo cierto es que GTD®, lejos de darte más trabajo, te va ayudar a ser más eficiente optimizando el uso que harás de tu atención y energía mental.

Así que deja de creer que GTD® te va a dar más trabajo del que ya tienes. Porque esa creencia sin fundamento está evitando que mejores tu efectividad.

Niño escribiendo en una pizarra trasparente complejas fórmulas

GTD® – Cómo redactar los recordatorios en la lista «Algún día/Tal vez»

Muchas personas que empiezan a usar GTD® tienen dudas sobre cómo redactar los recordatorios en la lista «Algún día/Tal vez».

Recuerda que la lista «Algún día/ Tal vez» es la categoría organizativa de GTD® donde colocas los recordatorios de lo que decides incubar cuando aclaras tu bandeja de entrada.

Decides incubar ese elemento que estás aclarando cuando:

  1. Te has respondido a la pregunta «¿Qué es?» y sabes lo qué significa para ti.
  2. Decides que «No requiere acción», no lo eliminas ni lo archivas pero te comprometes a reevaluarlo proactivamente más adelante.

Llegados a este punto, ¿cómo hay que redactar los recordatorios en la lista «Algún día/Tal vez»?. ¿Tienes que transcribir literalmente lo que capturaste? ¿Tienes que escribir cuál es la siguiente acción que supones que habría que hacer? 

En mi experiencia, a la hora de redactar el recordatorio en tu lista «Algún día/Tal vez» es suficiente con redactarlo de forma que te ayude a determinar qué es exactamente eso que llamó tu atención cuando lo capturaste.

El número de palabras que utilices debería ser cuantas menos mejor, pero utiliza todas las que necesites, para cumplir con ese propósito.

Algunos ejemplos podrían ser:

  • Nuevo césped instalado
  • Estructura de la web más ágil
  • Título reconocido de planificación financiera

Lo importante es que a la hora de incubar no tienes que invertir recursos para definir cuál es la siguiente acción ni entrar en si estás ante un proyecto porque, por el momento, has decidido que lo que estás aclarando «no requiere acción».

Por tanto, redacta los recordatorios de la lista «Algún día/Tal vez» lo suficiente como para que puedas acordarte más adelante de qué estás incubando. Ni más ni menos.

GTD® – Tiempo para aclarar

GTD - Tiempo para aclarar

Una de las dudas habituales que surgen en los cursos que facilito para la mejora de la efectividad con GTD® es cuánto tiempo se debe dedicar al día para aclarar las bandejas de entrada.

La respuesta es que, como ya habrás adivinado, depende. 😉

GTD® es una metodología muy flexible. Mucho más de lo que a la gente le parece a primera vista.

Nos gusta más que nos digan qué y cómo hacer las cosas, que el tener un marco de libertad que funcione y sobre el que poder movernos según cada uno necesitemos.

Y eso es lo que te ofrece GTD® una serie de hábitos y comportamientos que funcionan para que los apliques según necesites y sea tu realidad.

Por tanto, ¿cuánto tiempo hay que dedicar a aclarar?

Sencillamente, lo que necesites.

En la práctica, tendrás que aclarar tus bandejas de entrada cuando éstas “te lo pidan”.

Un buen indicador para hacerlo es cuando empieces a tener la sensación de que lo que hay en ellas capturado te empieza a generar estrés, dudas, inseguridad, descontrol,…

Evidentemente, cada bandeja de entrada te pedirá una regularidad diferente.

En mi caso, por ejemplo, aclaro con diferente regularidad bandejas como Slack, Telegram, mi cuaderno de notas, el email o el buzón postal de casa.

La realidad es que el tiempo que dediques a aclarar será menos de lo que crees pero asegúrate de que sea todo el que necesites. Tu sensación de control te lo agradecerá.