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GTD®: ¿Qué hago para subirme a la tabla? (II)

En el post de la semana pasada te contaba como me preparaba cuando necesitaba volver a subirme a la tabla.

Hoy continuaré compartiendo contigo qué es lo que hago para volver a poner mi sistema GTD® a punto y recuperar el control las veces que lo he perdido.

Comenzar «barriendo»

Una vez he terminado de analizar y preparar mi entorno, continúo con un barrido físico y un barrido mental… Ambos exhaustivos.

Para el barrido físico busco cualquier papel, objeto, situación…, que me llame la atención y lo capturo. ¿Hay algo que está en un lugar inadecuado? ¿Hay algo que no funciona como tendría que funcionar? ¿Algo está diferente de como debería estar?

Terminado el barrido físico dedico tiempo al barrido mental.

Para hacerlo utilizo las «Listas de Desencadenantes de Incompletos de GTD®», incluidas en el libro «Organízate con eficacia» de David Allen.

Reconozco que hacer el barrido mental cuando te has caído de la tabla puede producir cierta sensación de ansiedad. Puede que pienses: “con toda la que tengo liada, con la sensación de descontrol y lo pendiente por hacer, ¿encima me voy a poner a capturar más cosas?. ¡Si yo lo quiero es subirme a la tabla cuanto antes!”

Recuerda que capturar no te compromete a nada y te ayuda a liberar tu mente. Simplemente tendrás que aclarar esas capturas más adelante con la tranquilidad de, por el momento, ya las tienes controladas.

Vaciar el sistema

Una vez que he terminado con la fase de capturar, lo que hago es «limpiar» mi sistema de listas.

Para ello, imprimo en papel mis listas de proyectos y todas las listas que contienen siguientes acciones, las dejo en una bandeja física y elimino el contenido de esas listas en mi sistema, de forma que únicamente dejo su estructura.

La primera vez que hice esto me dio un poco de vértigo, pero a la larga he comprobado que es lo mejor para evitar caer en la tentación de dejar en las listas contenido que debería estar en otro lugar.

Recuperar el control

Llegado este punto, suelo hacer un breve descanso antes de seguir con el proceso. Dar un ligero paseo, unos minutos de ejercicio en casa o prepararme un café son algunas de las opciones que suelo barajar.

Finalizado el descanso, es el momento de recuperar el control.

Para ello, lo que hago es aclarar y organizar las capturas físicas, el resultado del barrido mental y las listas que imprimí en el paso anterior.

Para hacer este paso correctamente es fundamental disponer de tiempo y un buen nivel de energía mental, evitando las interrupciones.

Una vez que he terminado de aclarar y organizar, la sensación de control sobre mis asuntos vuelve a ser completa. He vuelto a subir a la tabla 😉

Es una sensación similar a cuando haces una Revisión Semanal, si bien al venir de una situación previa de descontrol y pérdida de confianza, es mucho más gratificante.

A partir de ahora, la clave será revisar y mantener mi sistema con regularidad con la ayuda de la Revisión Semanal. Haber tomando conciencia y detectado puntos de mejora ayudará a que pase más tiempo encima de la tabla.

Espero que estos posts sobre el sencillo proceso que sigo para subirme a la tabla de nuevo y recuperar el control te hayan sido de utilidad.

Si tienes algún proceso especial, diferente o parecido a cómo lo hago yo, me encantaría conocerlo.

¡Hasta la próxima caída!

 

 

 

GTD®: ¿Qué hago para subirme a la tabla? (I)

En el post de la semana pasada escribía sobre qué el significado de la expresión «caerse de la tabla» en GTD®.

Además de sinceridad, tenía la intención de transmitir normalidad en eso de «caerse»: si usas GTD® es lógico que, en algún momento, puedas sentir que el sistema te deja de ser útil y pierdas la sensación de control.

También escribía acerca de la razón de que eso ocurra: en el proceso de aprendizaje de GTD®, todos cometemos errores o hacemos interpretaciones que se alejan de lo que propone la metodología.

Me gustaría compartir contigo los pasos que he seguido para volver a subirme a la tabla cuando me he caído:

  • Preparar el entorno
  • Analizar las causas
  • Recuperar el control

Escribiré en este post sobre los dos primeros y dejaré el último para un próximo post.

Espero que te sea útil si estás en esa situación o estás a punto de… caerte 😉 ¡Allá vamos!

Preparar el entorno

Preparar tu entorno adecuadamente es fundamental para subirte de nuevo a la tabla. Tienes que encontrar el momento y el lugar que te faciliten el proceso.

Dónde y cuándo

Yo busco un ambiente completamente tranquilo y sin interrupciones durante un día o dos, dependiendo de lo que necesite.

Normalmente lo he hecho en casa, en mi despacho. También, en ocasiones, me he ido fuera cuando las circunstancias no acompañaban.

En mi experiencia, es desaconsejable hacerlo en tu lugar habitual de trabajo si tienes la más mínima posibilidad de que te interrumpan.

Algunos lugares alternativos a tu lugar habitual de trabajo, si lo necesitas, pueden ser una biblioteca, un espacio de coworking,… Hay suficientes opciones como para que este punto deje de ser un problema.

Respecto a cuándo hacerlo, casi siempre lo he hecho entre semana. Si te es complicado dedicar tiempo entre semana, tendrás que hacerlo en fin de semana. La inversión merece la pena. 

También existe la opción «intermedia»: dedicar un viernes y un sábado, o un domingo y un lunes. Lo importante es que, si necesitas más de un día, sean consecutivos.

Fuera interrupciones

Para subirte de nuevo a la tabla hay que estar 100% enfocado en ello… si quieres hacerlo de forma efectiva.

Desactiva todos los focos de interrupción que puedas tener: notificaciones en el móvil, en el reloj, cierra el email,… Somos nuestro peor enemigo a la hora de distraernos.

Una buena práctica que a mi me ha funcionado muy bien es avisar proactivamente a tu entorno de que dejarás de estar disponible el tiempo que estés trabajando para recuperar el control.

Para ello, reservo tiempo en mi calendario y aviso a las personas con las que más me relaciono para que, únicamente en caso de emergencia (ojo, no digo «urgencia») me interrumpan. Si es necesario, les tranquilizo diciéndoles que en alguna pausa atenderé lo que sea conveniente. 😉

Póntelo fácil

Recuperar el control de tu sistema GTD® requiere invertir tiempo y esfuerzo. Y es posible que lo vayas procastinando, a pesar de saber que lo necesitas hacer cuanto antes.

En mi caso, para animarme a empezar me preparo alguna bebida que me apetezca y algo para picar. Sí, una cerveza está permitida. 😀

Y, por supuesto, selecciono alguna de mis listas favoritas de Spotify. Hay que ponerlo «fácil» para arrancar.

Analizar las causas

Antes de comenzar a recuperar el control, me gusta hacer una breve reflexión sobre lo qué me ha llevado a perderlo.

¿Qué sensaciones he tenido o tengo? ¿Qué he hecho o hago (mal)? ¿Qué podría cambiar? Son algunas preguntas que me hago y me ayudan en el proceso de mejora.

También recupero feedback que haya podido obtener de situaciones con clientes, colegas o de mi entorno cercano.

El objetivo de esta reflexión es tomar conciencia de qué he hecho, o dejado de hacer, para caerme. Siempre con un enfoque de locus de control interno.

Algunas conclusiones a las que se puede llegar en esta reflexión podrían ser:

  • He dejado de aclarar con regularidad.
  • Ya no reviso las listas regularmente.
  • No hago la Revisión Semanal.
  • Poca perspectiva sobre lo que hay que hacer y lo que se tiene que dejar sin hacer
  • Falta de adaptación ante nuevas situaciones
  • Etc…

Puede que en esta fase pienses que es normal haber perdido el control por culpa de tanto trabajo, del entorno tan complejo en el que estás (jefes, clientes, proveedores, familia,…) y que no existe metodología que te pueda ayudar.

Está en la naturaleza del ser humano buscar excusas o contarnos historias para evitar la responsabilidad sobre nuestros actos.

Lo mejor que puedes hacer en este momento es ocuparte de lo que está en tu mano y volver a subirte a la tabla es algo que únicamente depende de ti. GTD® te ayuda a hacerlo.

Y hasta aquí la fases de preparación y análisis, las primeras que he seguido para «subirme a la tabla» cuando me he caído.

En un próximo post te contaré qué hago para recuperar el control y estar, de nuevo, encima de la tabla.

Y tú, ¿qué haces para volver a «subirte a la tabla»?

GTD®: Aprendiendo a caer

Sientes que has perdido el control. Esa sensación de control total sobre todos tus asuntos ha desaparecido.

El estrés ha vuelto. Ese estrés provocado por la sensación de que sabes que hay asuntos que se te escapan. Desconoces lo que son, cuáles son, para cuándo son,…

Sientes que vas de fuego en fuego, respondiendo y apagando lo que puedes y como puedes.

Haces cosas, puede que muchas, pero no sabes bien para qué las haces.

¿Es esto lo que debería estar haciendo ahora?. ¿Se me escapa algo? Dudas. Y ante la duda, consideras que es mejor terminar eso y ya vendrá lo siguiente.

Estás en modo reactivo.

Has perdido la confianza en tu sistema de organización GTD® porque apenas lo revisas ni actualizas.

Vuelves a apuntar lo que tienes que hacer en cualquier sitio. Según surge. Junto a tu sistema GTD® creas un sistema «alternativo» a base de post-it, papeles, notas,…

Has vuelto al estado previo a GTD®. El estrés y el descontrol han vuelto.

Enhorabuena: te has «caído de la tabla».

Te haces preguntas. ¿GTD® no me funciona? ¿«Mi realidad» es tan especial que ni siquiera esta metodología puede ayudarme? ¿Estaré haciendo algo mal?

«Caerse de la tabla» es humano.  Le ha pasado a todas las personas que conozco que se organizan con GTD®. Es normal cuando comenzamos a aprender y desarrollar los hábitos.

En mi experiencia, y en la de mucha gente, GTD® es infalible como metodología para mejorar la organización y eliminar el estrés en el trabajo del conocimiento.

Si tienes la sensación de que GTD® te ha dejado de ser útil es que, como me ha ocurrido a mí en ocasiones, estás dejando de aplicar algo de la metodología o, simplemente, lo estás haciéndo mal.

GTD® está pensado y diseñado sabiendo que, tarde o temprano, te caerás de la tabla. Como en cualquier aprendizaje, hay altibajos. Hay caídas.

Lo mejor de todo es que, cuando estás a punto de caerte de la tabla o incluso ya te has caído, puedes volver a subirte rápidamente.

Porque GTD® te facilita los pasos para volver a hacerlo de forma sencilla. Si te has caído de la tabla, si la sensación de descontrol ha vuelto, solo tienes aprender a caer… y volver a subir.

Recuerda que mejorar tu efectividad es un proceso.

#erroresGTD: Cuando todo requiere acción

 

Hay una situación recurrente que me encuentro en las formaciones que facilito para ayudar a mejorar la efectividad personal con GTD®: la resistencia de las personas a decidir que hay cosas que no requieren acción.

Pienso que esa resistencia es fruto de la falsa creencia de tener que llegar a todo.

Porque parece que, con cualquier cosa que aparece en nuestro radar, hay que hacer siempre algo. Especialmente en el ámbito profesional.

Sin embargo, ¿alguna vez has dejado sin hacer algo que en su momento creíste que sí requería acción?. Seguro que sí.

En mi experiencia, uno de los principales errores al comenzar con GTD® es responder siempre de forma afirmativa a la pregunta «¿Requiere acción?» en el paso de «Aclarar».

Además es un error que afectará a la usabilidad de tu sistema GTD®.

Si decides que todas tus capturas requieren acción, sólo conseguirás unas listas de recordatorios con un número de siguientes acciones tan elevado que te resultarán inmanejables… e inútiles.

Por eso, cuando te preguntes si algo «¿Requiere acción?», evita el impulso natural de responder que sí y piensa tranquilamente si realmente hay que hacer algo con ello o no.

La buena noticia es que si decides que algo no requiere acción, y quieres «seguirle la pista», puedes incubarlo para tener la oportunidad de volver a decidir sobre ello más adelante.

De ese modo, evitarás sobrecargar tus listas de siguientes acciones y tendrás un recordatorio en tu lista «Algún día/Tal vez» para tener ese asunto bajo control.

Recuerda: cuando aclares tus capturas, decidir que algo «no requiere acción» también es una opción. Y es una opción tan productiva como necesaria.

 

5 barreras al empezar con GTD®

Persona de negocios superando barreras atletismo
Dice David Allen que todas las personas que utilizan GTD® han tenido que superar barreras en el aprendizaje de la metodología. Estoy completamente de acuerdo.

Cada persona está acostumbrada a pensar y a hacer las cosas de una determinada manera. Los hábitos que tenemos, buenos o malos, forman parte de nosotros y cambiarlos lleva su tiempo.

GTD® plantea una manera diferente, sencilla y potente de relacionarte con tu entorno y tu realidad. Y eso supone un reto de aprendizaje y de cambio.

Ante este tipo de retos, es normal que las personas se sientan incómodas. Pueden tener la sensación de que les costará esfuerzo, que los resultados no serán inmediatos e incluso que el cambio será demasiado.

Lo cierto es que, si se hace lo adecuado, los cambios siempre son más sencillos de lo que parece, aunque haya que superar barreras. Con GTD® también.

Si estás empezando con GTD®, estas son algunas de las barreras o dificultades que te puedes encontrar… Y superar:

  • Hacer una limpieza física completa de tu lugar de trabajo, casa, despacho,… Es cierto que puede ser muy útil hacerlo al principio, pero es prescindible. Si te bloquea al empezar, siempre podrás hacerlo más adelante.
  • Sentirte incapaz de usar todo lo que propone GTD®. Al comenzar, puede parecer que GTD® supone muchos cambios respecto a tu forma actual de trabajar. Ten paciencia, ve dando pequeños pasos y verás como todo va encajando poco a poco.
  • Ignorar por dónde empezar. Una de las ventajas de GTD® es su flexibilidad. Puedes empezar usando todos los hábitos que propone o por los que más valor te aporten e incorporar el resto más adelante. Lo importante es empezar.
  • Buscar la herramienta perfecta. Sin duda, uno de los riesgos más habituales en el aprendizaje de GTD®. Para usar GTD®, únicamente necesitas un calendario, algo para hacer listas y un sistema de archivo. La mejor herramienta para empezar con GTD® es una que ya sepas utilizar y cumpla con lo anterior. Cuanto más sencilla, mejor.
  • «Saltarte» la Revisión Semanal. Este hábito es fundamental y sin él, GTD® dejará de serte útil. A muchas personas les da pereza desarrollar este hábito porque lo entienden y enfocan mal. Si quieres saber como hacer una Revisión Semanal, te recomiendo esta serie de Jordi Fortuny.

La barreras y dificultades a las que te puedes enfrentar cuando empiezas con GTD® son consecuencia de tus creencias e interpretaciones. Todas las personas pasan por eso.

La buena noticia es que tienes a tu disposición toda la información y experiencia necesaria para superarlas.

Así que cuando te encuentres con alguno de estos obstáculos, sigue adelante. Superarlo te llevará un paso más adelante en el camino para dominar GTD®.