Archivo de la categoría: GTD

Cinco reflexiones tras mi último curso abierto de formación GTD® oficial

III Curso abierto formación GTD Oficial

Los pasados 26 y 27 de noviembre tuve la oportunidad de facilitar el tercer curso abierto de formación GTD® oficial en Madrid, de la cual ya se han celebrado tres ediciones en 2018, y hay prevista una nueva convocatoria a finales de enero.

Las solicitudes de inscripción continúan llegando, señal de que cada vez son más las personas que buscan soluciones sostenibles y que funcionen para mejorar su efectividad, organizarse mejor y reducir el estrés.

Para mí, estos cursos abiertos son especialmente enriquecedores y suponen un doble reto.

El primero es el de contar con participantes de perfiles diversos: personas que provienen de la gran empresa y de la PYME, autónomos, empresarios, directivos,… Combinar en aula sus experiencias y particularidades es un desafío muy motivador.

Otro reto significativo es contar con participantes que no han tomado contacto aún con GTD® junto a personas que ya lo conocen. Una diversidad que enriquece aún más la experiencia en el aula.

Aprovechando esta experiencia, me gustaría compartir contigo algunas reflexiones que me encuentro repetidamente en las formaciones que facilito para la mejora de la efectividad personal con GTD®. Ahí van.

1. La mente y el trabajo del conocimiento

Como trabajadores del conocimiento, las personas deben aprender cómo funciona la principal herramienta con la que trabajan en su día a día: su propia mente.

Muchas personas dedican recursos en aprender cómo utilizar herramientas tecnológicas pero dedican muy poco a conocer cómo relacionarse con su entorno de manera efectiva: por qué nos comportamos como nos comportamos y qué podemos hacer si queremos cambiar algo.

Entender cómo funciona nuestra mente es, en mi experiencia, fundamental para abordar con éxito la mejora de la efectividad personal.

2. La paciencia es clave

Los cambios que merece la pena conseguir llevan su tiempo.

Muchas personas pretenden encontrar, lógicamente sin éxito, la pastilla mágica que les permita organizarse mejor y dejar atrás el estrés, sin hacer el menor esfuerzo.

Es absurdo que pretendas dejar atrás, en pocos días, hábitos nada efectivos que llevas haciendo durante años.

Sin embargo, sí puedes interesarte por aprender qué puedes hacer y comenzar, poco a poco, a introducir pequeñas acciones para cambiar tus hábitos.

Tienes que empezar a ocuparte de lo que puedes hacer para mejorar. Afortunadamente, ya sabemos qué hay que hacer y cómo hacerlo.

3. Primero los hábitos, la tecnología después

Ninguna herramienta va a hacer por ti el trabajo que debes hacer tú para mejorar tu efectividad.

En mi experiencia, poner el foco en encontrar alguna herramienta tecnológica antes de entender y desarrollar los hábitos necesarios es garantía de fracaso.

La efectividad en el trabajo del conocimiento es cuestión de hábitos: pensar y decidir, organizarte mejor, trabajar con enfoque, gestionar las interrupciones de manera proactiva,… Todos estos hábitos los tienes que desarrollar tú, ninguna herramienta lo hará por ti.

4. Revisar, revisar y revisar

Si quieres un sistema de organización fiable, debes revisarlo regularmente.

En un mundo volátil, incierto, complejo y ambiguo, pretender que tu sistema se mantenga completo, actualizado y útil sin dedicarle atención regularmente es inviable.

Por eso, te guste o no, tendrás que invertir tiempo de calidad en reflexionar sobre tus compromisos y revisar tu sistema. Hacerlo de manera regular es la manera de que todo encaje.

5. ¿Qué está en tu zona de influencia?

Ningún sistema de organización personal va a cambiar tu entorno.

Vas a seguir teniendo interrupciones, tendrás que atender situaciones urgentes (aunque realmente no lo sean), el trabajo seguirá llegando en cantidades superiores a las que puedes darle respuesta, las prioridades cambiarán a menudo,….

Todos esos factores externos, y que tanto interfieren en tu día a día, seguirán estando ahí. En parte porque forman parte de la naturaleza del trabajo de conocimiento.

La buena noticia es que hay muchas cosas que sí puedes aprender a hacer de manera diferente y que, además, están dentro de tu zona de influencia.

Como comentaba una persona al finalizar el último curso: “Hay esperanza y depende de mi” 😉

En resumen…

Mejorar tu efectividad es un camino sencillo aunque no inmediato. Saber qué hacer, por qué, para qué y cómo hacerlo es clave para avanzar con paso firme.

Conocer cómo funciona y reacciona tu mente frente a las situaciones de tu día a día te ayudará a comprender por qué haces lo que haces. Algo fundamental para comenzar a cambiar y mejorar.

Espero que las reflexiones de este post te hayan sido útiles y te animo a que, si te apetece, reflexiones también sobre ellas y lo compartas en los comentarios. ¡Te espero!

¿Te animas a hacer un Barrido Mental?

Chica escribiendo y haciendo un barrido mental de GTD

La semana pasada escribía acerca del significado de hacer un Barrido Mental de GTD®, una práctica muy útil para sacar de tu cabeza todas esas cosas que te generan ruido mental y poder comenzar a tenerlas controladas.

El Barrido Mental es un ejercicio necesario para montar tu sistema GTD®.

Además de aclarar y organizar todas las cosas que tendrás capturadas en tus bandejas de entrada, para montar tu sistema GTD® también debes aclarar y organizar todo lo que tienes en tu cabeza. Y, para hacerlo, antes tienes que sacarlo de ahí.

En mi experiencia, el Barrido Mental también es muy útil cuando comienzas a tener sensación de descontrol.

Si llegas a esa situación, sacar de tu cabeza esas preocupaciones, ideas, o recordatorios que te están distrayendo, te puede ayudar a recuperar el control.

¿Qué necesitas para hacer un Barrido Mental?

Hacer un Barrido Mental es muy sencillo y únicamente necesitas:

  • Estar en un lugar tranquilo y sin interrupciones.
  • Tiempo de calidad, con buena energía mental. Para hacer bien un primer Barrido Mental completo reservarte en tu calendario tiempo suficiente (mi primer Barrido Mental me llevó más de una hora)
  • Un bolígrafo y papel para apuntar. Coge varias hojas porque te sorprenderás de la cantidad de cosas que puedes llegar a apuntar.

Ten en cuenta que es un ejercicio que puede ir por “fases”. Puede pasar algún minuto sin que nada llame tu atención y no apuntes nada y, de pronto, comenzar a apuntar muchas cosas porque no paran de aparecer por tu cabeza.

En el primer caso, si no pasa nada por tu cabeza, ten paciencia. Siempre salen cosas relacionadas con algún tema.

En el segundo caso, si apuntas mucho, evita agobiarte porque sacar las cosas de tu cabeza no te comprometerte a hacer algo con ellas.

Las listas de Desencadenantes de Incompletos

En tus primeras prácticas de Barrido Mental puede resultar útil apoyarte en las «Listas de Desencadenantes de Incompletos» que propone David Allen en su libro «Organízate con eficacia».

Las «Listas de Desencadenantes de Incompletos» son dos listas, una para el ámbito profesional y otra para el personal, con diferentes elementos sobre áreas, lugares y responsabilidades de tu vida.

Estas listas te ayudan a detectar cosas que llaman tu atención.

Para usarlas, puedes ir leyendo con tranquilidad sus distintos elementos, dedicando un poco de tiempo a cada uno de ellos y, si algo llama tu atención, anotarlo en el soporte que estés usando para hacer este ejercicio.

Por ejemplo, si utilizas la «Lista de Desencadenantes de Incompletos Profesional», puedes encontrarte un elemento llamado “Reuniones”.

En ese momento, la idea es que observes qué pasa por tu cabeza que pueda estar relacionado con reuniones que puedas tener, quieras tener, hayas tenido,… Si aparece algo, anótalo.

Puedes hacer un buen Barrido Mental sin usar estas listas, aunque al inicio es cierto que son de mucha utilidad para “descubrirte” lugares donde tu mente te oculta cosas.

Conclusión

Recuerda que al hacer un Barrido Mental debes anotar cualquier cosa (pensamiento, idea, recordatorio, …) que pase por tu cabeza, sin filtrar.

Aunque te parezca algo sin importancia, algo insignificante o si ya lo tienes anotado, si aparece por tu mente, sácalo de ahí.

Cuando estás «barriendo tu mente», lo importante es la cantidad de elementos que apuntes. Sin límite, ya que más adelante podrás descartar lo que consideres. Ahora estás en modo «captura».

Gracias al Barrido Mental comenzarás a vaciar tu mente y a ganar sensación de control. ¿Te animas a probarlo y compartir cuáles han sido tus sensaciones?

Barrido Mental: se consciente de todo lo que no haces

Libreta para anotar el Barrido Mental

Hace unas semanas escribía sobre la importancia de tener una mente vacía en estos tiempos que nos ha tocado vivir.

Una actividad muy interesante que te ayudará a conseguir vaciar tu mente es el Barrido Mental, un ejercicio que propone David Allen en GTD® y que es complementario al hábito de Capturar.

¿En qué consiste un Barrido Mental?

Hacer un Barrido Mental consiste en que dediques tiempo de calidad para apuntar en papel todo lo que, durante el tiempo que dure el ejercicio, pase por tu cabeza.

Se trata simplemente de identificar cosas que llamen tu atención, sin pensar ni decidir sobre ellas.

Por ejemplo, mientras haces el ejercicio, se te puede pasar por la cabeza que te gustaría aprender chino.

Aunque en ese momento puedas intuir que no te vas a poner con ello próximamente, lo anotarías igualmente (por ejemplo, escribiendo “idioma chino”). Recuerda que lo que persigues es sacarlo de tu cabeza, sin comprometerte a nada.

Siguiendo con el ejemplo, inmediatamente después puede aparecer por tu mente esa reunión de la semana que viene que aún no tienes preparada. Entonces, apuntarías, “reunión semana próxima”.

Así seguirías con todo lo que captase tu atención durante el ejercicio, hasta que tengas la sensación de que no queda nada más por sacar.

Cuanto más apuntes, mejor

Al hacer un Barrido Mental, es más importante la cantidad de cosas que apuntes que la calidad.

Anota todo lo que pase por tu cabeza, aunque en ese momento creas que nunca harás lo que estás anotando, te parezca absurdo o, incluso, si ya lo tienes apuntado en otro sitio.

El principal error que comente la gente que hace por primera vez un Barrido Mental es el de filtrar y solo apuntar cosas que piensa que tiene que hacer.

El ejercicio del Barrido Mental va más allá y ahí es donde aporta, en mi experiencia, un valor diferencial: anota todo lo que pase por tu mente en ese momento. Todo.

Tiene que ser algo automático: según aparezca algo, lo apuntas inmediatamente. Así de sencillo y útil.

Mejor fuera que dentro de tu mente

El objetivo de hacer un Barrido Mental es de sacar de tu cabeza y liberar a tu mente de todo ese ruido mental que tienes.

Al anotar todas esas cosas, pasas a tenerlas controladas en un medio físico que, como ya sabes, es mucho mejor que tu cabeza para empezar a experimentar sensación de control sobre tus asuntos.

En otro momento, más adelante, podrás pensar y decidir con claridad qué hacer o no hacer con todo eso e incorporarlo, o no, a tu sistema de organización.

Los beneficios de un Barrido Mental puedes sentirlos desde el primer momento:

  • Experimentar la sensación de liberar tu mente.
  • Tener más sensación de control sobre tus asuntos. Has dado un primer paso para avanzar en cada uno de ellos.
  • Repasar diferentes áreas de enfoque de tu vida personal y profesional.

Las primeras veces que haces un Barrido Mental también puede tener “efectos secundarios”.

Al ver escritas todas esas cosas en papel puedes experimentar cierta sensación de agobio. Es normal. Si haces bien el ejercicio, apuntarás muchas cosas… Muchas más de las que crees.

Sin embargo, esa sensación de agobio se compensará con la tranquilidad de tenerlo todo controlado y fuera de tu cabeza.

Porque como dice David Allen, es mejor que seas consciente de todo lo que no estás haciendo. Y el Barrido Mental es el primer paso conseguirlo.

Photo by rawpixel on Unsplash

Una mente vacía es una mente libre de estrés

“Si tu mente está vacía, siempre estará preparada y abierta a cualquier cosa”. Maestro Zen Shunryu Suzuki

Ya sabes que GTD® contribuye a mejorar la calidad de vida de las personas mediante el desarrollo una serie de hábitos con los que mejorar su efectividad personal.

Liberarte del estrés, organizarte mejor y conseguir avanzar en los resultados que son importantes en tu vida pasa, entre otras cosas, por conseguir sensación de control sobre tus asuntos, seas consciente o no de ellos.

Para avanzar en esa sensación de control, una de las primeras cosas que debes hacer es dejar de utilizar tu mente para intentar recordar todo lo que tienes que hacer. Algo que tú ya sabes que es inútil y sólo contribuye a aumentar tu nivel de estrés.

Imagina liberarte de ese estado que llevas sufriendo durante tanto tiempo y pasar a disfrutar de la tranquilidad que supone tener sensación de control sobre todo eso que ahora tienes descontrolado, probablemente sin ser consciente de ello.

La forma efectiva de conseguirlo es utilizar un sistema de organización personal que esté fuera de tu mente. Un sistema que sea completamente fiable donde puedas tener los recordatorios y la información sobre todos tus asuntos. Suena bien, ¿verdad?

Precisamente, ese es el sistema que conseguirás con GTD® y con el que podrás liberar a tu mente del estrés y disfrutar de una mente vacía.

Porque una mente vacía es una mente libre de estrés, una mente que no te recuerda las cosas cuando no puedes hacer nada con ellas y que te permite centrarte en lo que haces en cada momento porque no te distrae constantemente.

La ciencia cognitiva ya ha demostrado que las personas son más efectivas, tanto en su vida personal como profesional, cuando alcanzan ese estado de mente vacía. Algo que, por otra parte, es sabido desde hace miles de años en algunas culturas.

Cuando consigues que tu mente esté vacía, disfrutas de ese necesario espacio mental libre para afrontar adecuadamente y sin estrés las situaciones de tu entorno.

¿A qué estás esperando para alcanzar ese estado?

#erroresGTD: Ante todo, deportividad

grupo de niños jugando con deportividad

Hace unos meses escribía sobre la intención de comenzar una serie de post con los principales errores que he cometido a lo largo mi camino de aprendizaje de GTD®.

La intención de este post es compartir el enfoque que tendrán los post de la serie para que sean lo más útiles posible, tanto para las personas que están empezando como para aquellas que llevan un tiempo usando la metodología.

En los próximos post, iré pasando por cada uno de los cinco pasos de la metodología (Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexionar y Ejecutar) comentado los principales #erroresGTD que cometía… tanto en mis inicios con el método como cuando tenía más experiencia 😉

Para cada error haré un análisis de ciertos aspectos, como por ejemplo:

  • Por qué era un error
  • Qué consecuencias tenía
  • Cuál es la mejor práctica recomendada en cada caso
  • Por qué funciona y qué ventajas aporta

Espero que esta serie te sea de utilidad para identificar posibles errores que estés cometiendo.

También espero que te ayude a evitar que cometas algunos de los errores que yo cometí y que puedas avanzar firmemente en tu camino para organizarte con eficacia y reducir el estrés dominando GTD®.

Porque si estás aprendiendo GTD®, también si lo usas desde hace tiempo, cometerás errores. Pueden ser de interpretación, de falta de práctica, de implementación en una herramienta o, y estos son los más peligrosos, errores de ego.

Pero cometer errores es normal en cualquier proceso de aprendizaje. Lo importante es identificar cuándo cometes un error, tener humildad para reconocerlo y ganas de aprender para evitar cometerlo de nuevo.

Me encantaría que compartieras los errores que has cometido o que sigues cometiendo… Aprovecha que estamos solos y nadie nos lee. Porque todo esto va, sobretodo, de tomarlo con deportividad 😉

Photo by HT Chong on Unsplash