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Letrero anunciando que es momento de adaptarse

¿Cómo llevo la situación con el COVID-19 estos días?

Hace unos días, mi colega Jordi escribía en su blog un post con el título «Y tú, ¿cómo lo llevas?» en relación a la situación con el COVID-19 que estamos viviendo.

En este post de hoy me gustaría compartir con todos vosotros y, por supuesto, con Jordi ;-), qué hacemos y cómo llevamos estos días en casa.

A pesar de la enorme tragedia por las que muchas familias están pasando debido a la situación con el COVID-19, por suerte nosotros de momento lo llevamos «bien».

Trabajando en casa

Tanto Silvia como yo continuamos con nuestro trabajo desde casa de forma normal.

Los dos tenemos amplia experiencia teletrabajando desde diferentes lugares desde hace más de 8 años y para nosotros no ha supuesto ningún cambio. Además, los últimos 3 años llevamos compartiendo espacio de trabajo en casa, por lo que tenemos los servicios y la infraestructura necesaria.

Es cierto que debido a la situación con el COVID-19 los tres niños están en casa todo el día, pero también nos ha ocurrido lo mismo durante los periodos de vacaciones escolares.

Además, los niños se portan muy bien y, con sus cosas de niños, nos ayudan a sacar el trabajo adelante.

Para ellos es normal vernos trabajar en casa, lo han vivido desde que nacieron y suelen respetar muy bien los momentos en los trabajamos. Esto no quita para que, en ocasiones, alguno de los pequeños aparezca furtivamente por alguna de las sesiones de Zoom que tenemos en OPTIMA LAB.

Las costumbres

El ser humano es animal de costumbres, de hábitos, como decía Jordi y como comentaba Laura en uno de nuestros canales de Slack.

En casa, por el momento, hemos evitado obsesionarnos con crear nuevas rutinas. Preferimos que se vayan creando solas, a su tiempo y sin forzar momentos concretos para actividades concretas.

Es cierto que mantenemos los horarios de trabajo de antes aunque con más flexibilidad.

Por ejemplo, entre semana Silvia y yo nos levantamos sobre las 7:00h para empezar a trabajar aprovechando que los niños duermen.

En mi caso, reconozco que algún día me quedo en la cama con los niños disfrutando del momento y esperando a que despierten.

Luego intentamos desayunar todos juntos evitando ver las noticias. En su lugar, le pedimos a Alexa los «temazos» musicales del momento para que aporte un poco de energía extra 😉

Después nos ponemos a trabajar y cada uno a lo nuestro. Silvia en su trabajo, yo con lo mío, y los niños con las actividades que les mandan desde el cole.

El tema sobre los deberes que mandan a los niños darían para un post aparte. Hay cierto debate sobre si son muchos o pocos, si hay que hacerlos como rutina y obligarles a que los hagan.

Soy de la opinión de que vivimos una situación excepcional y tenemos que ir viendo qué es lo que mejor nos funciona como familia.

Ahora mismo, nada de exigencias. Simplemente probamos cosas y vemos cómo funcionan. Es una de las muchas cosas que he aprendido en OPTIMA LAB. Eso sí, ha aparecido una nueva área de responsabilidad en mi sistema GTD®: «Actividades colegio de los niños».

Pero volviendo al tema de las costumbres. Durante la mañana si hace bueno, intento hacer deporte o aprovechar para hacer algún «descanso activo», organizar algo en casa o echar una partida de ping-pong.

Luego, dedico otro momento para trabajar antes de comer y el resto del día es cuestión de fluir, manteniendo espacios para lo profesional y lo personal.

Profesionalmente

En OPTIMA LAB continuamos con toda normalidad en nuestra actividad relacionada con todo lo que no es entrega de formación presencial. Los módulos y programas individuales virtuales de formación GTD® oficial continúan desarrollándose normalmente.

Seguimos avanzando con los proyectos que teníamos en curso y dedicando los recursos que ahora mismo no podemos dedicar a la formación presencial a sesiones de innovación y mejora interna.

En mi experiencia tenemos unos procesos de teletrabajo sólidos y muy solventes. Nos apoyamos en diferentes herramientas tecnológicas (Dropbox, Telegram, Google Drive, Slack, Zoom,…) que ayudan mucho, pero la clave está en nuestros procesos.

También es cierto que tenemos identificadas mejoras que aprovecharemos para avanzar ahora que tenemos más opciones de «experimentar».

Y hablando de un poco de mí…

Pues en mi caso estoy tratando de hacer varias cosas, como comentaba antes, dejando que ocupen su espacio de forma más o menos natural.

Por ejemplo, estoy actualizando todos mis checklist, tanto profesionales como personales.

De hecho estoy tratando de pasar cualquier conocimiento tácito a conocimiento explícito con algún tipo de checklist para que cualquier persona pueda hacer lo que yo hago, tanto en casa como en OPTIMA LAB. Cuando más prescindible sea, mejor 😀

Estoy dedicando más atención a mis finanzas personales, analizando y mejorando las herramientas que uso para —como dice mi amigo Juan Marín—, estar preparado para tomar decisiones correctas.

También estoy aprovechando para leer más. Me ha enganchado la lectura y el estudio de la filosofía estoica como estilo de vida. Algo escribí sobre ello aquí.

Me resuenan muchas cosas útiles, muy válidas a día de hoy —tanto para afrontar estos días como relacionadas con la efectividad— de esta filosofía considerada por muchos expertos como la semilla de las terapias cognitivas conductuales modernas.

También estoy leyendo libros y textos para aprender más sobre el funcionamiento de nuestras emociones, sobre los procesos cognitivos y la forma en la que aprendemos.

Y por supuesto, trato de pasar el mayor tiempo posible con los niños. Hemos fabricado una mesa de ping-pong casera y desmontable con unas tablas, dedicamos tiempo a colorear mandalas o dibujos, jugar al móvil,… Todo en su justa medida.

Voy terminando que me enrollo

Así que Jordi, compañero, este es un pequeño resumen de nuestro día a día. Aunque hablamos casi a diario, viene muy bien reflexionar y poner algunos pensamientos por escrito.

También, en ocasiones, aparece el «perro negro» por mi cabeza pero le acaricio y le dejo pasar hasta la próxima 😉

Antes de terminar —como diría Marta— el post «moñas» que me estoy marcando hoy, quería enlazar el post que publicó Paz el jueves pasado. Una reflexión breve pero cargada de sentido. Te animo a que lo leas.

Y, ahora sí, quiero terminar trasladando mi admiración y agradecimiento a todos los colectivos que están contribuyendo a que toda esta situación con el COVID-19 pase lo más rápido y lo mejor posible. Muchas gracias a tod@s por vuestro sacrificio.

Persona supervisando funcionamiento de una cadena de embotellado

Mejorar la productividad personal en el siglo XXI

Muchas personas viven con la necesidad de mejorar la productividad personal con la intención de hacer más cosas y poder llegar a todo.

En términos generales, se asocia el término productividad con la capacidad de hacer más cosas: a ver si hago esto, si hago aquello, si me da tiempo a tal cosa y luego la otra,… Se tiene la creencia de que si haces mucho eres muy productivo, y si haces poco…

Este enfoque de mejorar la productividad tiene riesgos importantes para las personas, además de ser completamente inútil a día de hoy.

Hay riesgos relacionados con la salud. Si tu no lo has vivido, puede que conozcas a alguien que sí. Problemas como insomnio, estrés, tensión arterial elevada, mal humor, …, suelen aparecer cuando queremos llegar a todo y no podemos.

Otro riesgo es que esa obsesión por hacer más cosas de las que puedes tampoco te ayuda a pensar, algo imprescindible a día de hoy. Tu cabeza está completamente desbordada de asuntos, tareas, preocupaciones,… No te queda espacio mental para pensar con claridad.

También es posible que pueda aparecer un sentimiento de culpa y que pongas en duda tu capacidad por no poder llegar a todo. Es otras palabras, altos niveles de frustración.

Para evitar todo lo anterior, tendrás el impulso de buscar trucos rápidos en Internet, aplicaciones de móvil que resuelvan tu vida de forma «maravillosa», calendarios, técnicas de gestión del tiempo,… Lo querrás todo con la esperanza de gracias a ese arsenal la situación cambie.

¿Mejorar la productividad?. Estás en el siglo XXI

La sociedad en general, y muchas personas en particular, siguen aplicando erróneamente el término productividad. Quiero pensar que lo hacen por ignorancia y no por maldad (ya estoy aplicando principios estoicos) 😉

La productividad es un concepto asociado a la Revolución Industrial, donde el rendimiento del trabajo se medía en función del número de elementos producidos en un tiempo determinado.

En este escenario, era muy sencillo medir la productividad de las personas e identificar si se tenía que mejorar o no. Mayor número de elementos implicaba una persona más productiva. Menor número, menos productiva.

Las cosas cambiaron… hace tiempo

Hace varias décadas, en torno a mediados del siglo pasado, parte del trabajo que realizaba la mayoría de la gente comenzó a volverse menos evidente.

En lugar de trabajar en líneas de producción, las personas tuvieron que comenzar cambiar su actividad, bien porque parte de su actividad anterior pasó a hacerla una máquina o bien por la evolución del propio trabajo.

Tuvieron que empezar a escribir, analizar, definir estrategias, pensar soluciones, resolver problemas, diseñar creativamente,… Pasaron de lo tangible a lo intangible.

Lo que antes era responsabilidad de unas pocas personas en la organización (dueños, directivos y mandos), comenzó a extenderse hacia buena parte del resto de los trabajadores.

Lo abstracto de estas actividades obligaba, entre otras cosas, a tener que definir la tarea qué había que hacer para pasar de lo no evidente a lo concreto. El trabajo del conocimiento empezaba a tomar relevancia.

Entonces, las organizaciones se vieron en la necesidad de continuar midiendo la productividad de sus trabajadores pero se encontraron con el problema de no saber cómo hacerlo.

O quizás simplemente creyeron que no había nada que cambiar, así que decidieron seguir haciéndolo como lo hacían hasta ahora y de la única forma en la que sabían: en función de los elementos fabricados y del tiempo empleado.

Y este enfoque ha llegado hasta nuestros días. En la sociedad y en el trabajo del conocimiento se sigue pensando en términos de productividad personal.

Pero, ¿cómo medir el número de «cosas» intangibles y abstractas?

¿Es útil la información que proporciona medir la «cantidad de cosas» que se hacen (emails, llamadas, reuniones, informes, tiempo en la oficina, …) para saber el valor que aporta una persona?

Medir la «cantidad de cosas» que se hacen es completamente inútil en el trabajo del conocimiento. Lo verdaderamente diferencial es buscar la aportación de valor. Es necesario hablar de efectividad personal.

La solución

En mi experiencia, si tienes la creencia de que para ser mejor tienes que hacer más, más, y más, es momento de que parar y reflexionar. ¿Dónde está el límite? ¿Hasta donde podrás aguantar?

Tampoco es cuestión de encontrar herramientas, aplicaciones, programas informáticos o soluciones «mágicas». Pueden ayudar, pero no son la solución por sí mismas.

Lo que realmente puedes hacer, y además solo depende de ti, es cambiar tus comportamientos y tus creencias respecto a la realidad de tu trabajo profesional y personal.

Ya te adelanto que lleva tiempo y te va a suponer momentos «retadores». Pero es el único camino. que conozco.

Puedes invertir tiempo en descubrir por tu cuenta qué te funciona. Es un proceso de autoaprendizaje y descubrimiento muy revelador, aunque te puede llevar más tiempo del que te gustaría.

También puedes empezar por algo que funciona, que puede aprender cualquier persona y que está avalado por la ciencia cognitiva.

En mi búsqueda por mejorar la productividad personal estuve perdido durante años buscando sistemas, aplicaciones, trucos… Hasta que me encontré con GTD®.

Desde entonces, con mis caídas y subidas, es lo único que me ha ayudado a mejorar mi efectividad personal de forma sostenible. A mi, y a millones de personas en todo el mundo.

Porque GTD® te facilita los hábitos y comportamientos para mejorar tu efectividad personal en el trabajo del conocimiento, para que dejes de trabajar como una máquina y puedas trabajar como una persona. Bienvenidos al siglo XXI.

Y tú, ¿trabajas como una máquina o como una persona?

Piedras sobre cesped haciendo un camino

El obstáculo es el camino… también en GTD®

«Mientras es cierto que alguien puede impedir tus acciones, es también cierto que no pueden impedir tus intenciones o actitudes». Marco Aurelio

«El obstáculo es el camino» es una expresión atribuida a Marco Aurelio, uno de los máximos exponentes de la filosofía estoica.

Cualquier proceso de aprendizaje y de desarrollo competencial presenta dificultades.

Por ejemplo, en mi caso aprender a conducir fue un camino lleno de obstáculos: no me gustaba ni lo necesitaba, me generaba estrés, tensión,…

Fue difícil —más que difícil, fue lento— pero los beneficios de tener carnet de conducir han merecido la pena (no te rías, Marta).

Me ocurre algo parecido con el deporte. Reconozco que también me cuesta: pereza, falta de claridad, otras prioridades, achaques de la edad,… Tengo obstáculos para elegir, pero cuando ese día «cumplo» con el entrenamiento me siento mucho mejor. Ha valido la pena.

¿Dónde quiero llegar?

Con estos dos ejemplos de andar por casa, lo que quiero comentarte es que cualquier resultado que quieras conseguir y que merezca la pena te va a suponer esfuerzo.

Desde aprender un idioma, tocar un instrumento, desarrollar una competencia o mejorar cualquier aspecto de tu vida.

Uno de significados que tiene para mi la frase «el obstáculo es el camino» está relacionado con lo anterior.

Si estás haciendo algo en lo que sientes incomodidad, dificultad o que, simplemente, te supone esfuerzo, es muy probable que sea porque estás haciendo algo que no haces habitualmente.

Y si es algo que no haces habitualmente, de alguna manera estás en un proceso de aprendizaje.

El obstáculo es el camino… también en GTD®

Es posible que cuando te acerques por primera vez a GTD® tengas la sensación de que es difícil ponerlo en marcha.

En mi caso no fue así. Quizás por mi acercamiento tranquilo, sin prisas y porque sabía que tenía que estar abierto a evaluar nuevas formas de hacer las cosas.

Pero sí es cierto,  por el feedback que suelo recibir en los cursos de formación oficial de GTD® que facilito, que hay personas que identifican cierta proporcionalidad entre la potencia de GTD® y las dudas de cómo ponerlo en marcha.

Y en el 100% de los casos, esa duda se percibe no sobre la metodología en sí, que es sencilla, sino en cómo cambiar e integrar los nuevos comportamientos en la vida.

Esto es completamente normal porque somos animales de costumbres. ¿A quién no le supondría esfuerzo comenzar a trabajar y gestionar su vida de una manera más efectiva y diferente a cómo lo hacía hasta ahora?

Para mejorar tu organización, tu enfoque, la gestión de las interrupciones, el control de tus proyectos, dejar espacio para tu vida personal…, en definitiva, para mejorar tu efectividad vas a tener que hacer cosas diferentes.

Y esas cosas, unas veces te supondrán esfuerzo y superación. Forma parte de juego.

El camino para aprender a mejorar tu organización personal y reducir el estrés, está plagado de obstáculos. Pero eso ya lo sabes.

Si eres consciente de ello, tendrás una buena ventaja para recorrer con éxito el camino de GTD®. ¿Alguna vez te has encontrado ante estos «obstáculos»?

  • ¿Te cuesta aclarar?
  • ¿Te sientes torpe usando tu nuevo sistema GTD®?
  • ¿Piensas que es no merece la pena invertir tiempo en aclarar?
  • ¿Crees que tienes que estar pendiente del email todo el tiempo?
  • ¿Te cuesta decir «no»?
  • ¿Quieres resultado inmediatos?
  • ¿Buscas la perfección?

Bueno, podría poner muchos ejemplos pero estos y muchos más han pasado por tu cabeza si has empezado con GTD®.

Conclusión

Te encontraras con obstáculos en el camino para aprender y dominar GTD®. Cuando avances y pases por encima de uno, aparecerá otro, y otro… Sigue adelante.

El aprendizaje consiste en eso. Superar obstáculos, aprender de los errores y afrontar el siguiente obstáculo con más experiencia y energía.

Encontrar obstáculos en tu aprendizaje es una gran señal. Te indica que estás avanzando, que no estás estático. Te da la oportunidad de mejorar y superarte.

Si estás usando GTD® y en el camino no encuentras obstáculos, es muy probable que no estés aplicando GTD®. Porque el obstáculo es el camino.

¿Cual ha sido o es tu principal obstáculo en el camino para aprender GTD®?

La inmensidad de lo pendiente

Mujer con demasiadas cosas pendientes

Muchas personas viven agobiadas por todo lo que no les da tiempo a hacer, por la cantidad de  cosas pendientes a las que les es imposible llegar.

Buscan sistemas o formas que les resuelvan la vida ofreciendo una manera fácil de gestionar el tiempo de modo que puedan llegar a hacer todo.

Un intento inútil de alcanzar una expectativa que nunca se cumplirá.

Porque cada día acaba con más cosas pendientes de las que empezó y la bola se hace más y más grande.

Y resulta frustrante, agotador y descorazonador. Lo sé.

¿Qué se puede hacer para evitar tener más cosas que hacer que tiempo para hacerlas?

La respuesta es sencilla: nada.

Siempre te van a quedar cosas pendientes porque el tiempo que tienes es menor que el volumen de todo eso que tienes y/o te gustaría hacer.

Si las cosas que se quedasen sin hacer fuesen de poca importancia, igual la situación era menos estresante y más «llevadera».

Pero, ya lo sabes, buena parte de eso que se queda sin hacer son cosas relevantes, cosas que habría que hacer lo antes posible,…

Personalmente, me cuesta y me fastidia reconocer que no voy a llegar a todo, pero lo voy llevando mejor. Es la realidad que nos ha tocado vivir y la buena noticia es que podemos aprender y hacer muchas cosas para mejorar.

El primer paso es asumir la situación. De nada sirve mirar para otro lado y creer que el problema está en el entorno. Siempre se van a quedar cosas sin hacer.

Una vez hayas asumido esta realidad (tu realidad), tendrás que cambiar tu mentalidad y pasar del paradigma de querer hacer muchas cosas hacia el paradigma de hacer lo tiene más sentido hacer.

Porque la clave para sentirte bien consiste en elegir bien qué es lo vas a hacer y descartar qué es lo que vas a dejar sin hacer, sabiendo que lo que eliges es lo que tiene más sentido hacer en cada momento.

GTD® te ofrece la oportunidad de acompañarte en este cambio de mentalidad y ayudarte a vivir y organizarte con efectividad y sin estrés… dentro de la inmensidad de todo lo pendiente.