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#ProfesionalesDelConocimiento: el trabajo de definir tu trabajo

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los profesionales del conocimiento en la actualidad es el de saber, en lugar de suponer, qué es lo que tienen que hacer.

Peter Drucker dejaba claro hace años que los profesionales del conocimiento, antes de hacer algo, debían responderse la siguiente pregunta: ¿Cuál es la tarea que hay que hacer?.

Al finalizar los talleres y cursos sobre mejora de la efectividad que facilito, muchas personas reconocen que apenas piensan y deciden sobre cuáles son las tareas concretas que deben hacer, y que sus respuestas y actos suelen ser instintivos, gobernados por el Sistema 1 y basados en pensamiento supositorio.

Y es que, la mayoría de las veces, suponemos que es lo que hay que hacer en lugar de saber qué es lo que hay que hacer.

¿Qué es definir el trabajo?

Como veíamos en el post anterior, definir el trabajo es uno de los tres tipos de trabajo que todo profesional del conocimiento tiene que como responsabilidad.

Frente a lo que ocurre en los trabajos de naturaleza manual, donde la tarea que hay que hacer está ya definida y es concreta, en el trabajo del conocimiento no ocurre lo mismo. Definir el trabajo es algo imprescindible para los profesionales del conocimiento y es un trabajo en sí mismo.

Para poder hacerlo, deberás pensar sobre tu trabajo y decidir si tienes que hacer algo con ello o no, y en el caso de hayas decidido que hay que hacer algo debes concretar qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que esté hecho.

Se debe aprender a definir el trabajo

Cualquier profesional en la actualidad que quiera conseguir resultados debe aprender a definir el trabajo. Si desconoces o sólo supones qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que esté hecho, será muy difícil saber si has llegado donde querías llegar.

La efectividad personal es una competencia universal que se puede aprender y, para ello, uno de los hábitos imprescindibles que hay que desarrollar es el de aprender a definir el trabajo.

Cuando te preguntas y piensas qué es lo que tienes que hacer, lo concretas y lo organizas, estás realizando una inversión inteligente que tendrá un gran impacto positivo por partida doble cuando ejecutes esa tarea.

Por un lado, te facilitará enormemente elegir correctamente qué hacer de entre todas tus posibilidades cuando tengas la oportunidad de ejecutar tu trabajo. Esto se debe a lo sencillo que le resultará a tu cerebro elegir qué hacer de entre unas opciones claras, concretas y muy definidas. Se lo estás poniendo muy fácil.

Por otro lado, cuando hayas elegido qué hacer y te pongas a ejecutar la tarea, tu eficiencia se disparará. Porque cuando sabes y tienes definido qué es lo que tienes que hacer, no tienes que volver a pensar sobre ello de nuevo y tu atención se puede centrar en la ejecución eficiente de tu trabajo.

En un próximo de esta serie profundizaremos en qué es necesario hacer para poder afrontar con éxito este tipo de trabajo fundamental que tenemos todos los profesionales del conocimiento: el trabajo de definir tu trabajo.

#ProfesionalesDelConocimiento: Conoce tus tres tipos de trabajo (I)

Tres sombreros de obra colgados en perchas que simbolizan los tres tipos de trabajo para los profesionales del conocimiento

Una de las partes que más disfruto de los cursos y talleres que facilito en grandes organizaciones es cuando practicamos sobre la existencia de los tres tipos de trabajo que tenemos los profesionales del conocimiento.

En ocasiones, siento como algunas personas me miran extrañadas como pensando: «¿Tres?. Si con uno tengo más que de sobra…».

Hace tiempo que escribía sobre las características de los profesionales del conocimiento y su diferencias respecto al trabajo tradicional o manual que ha desarrollado de forma masiva el ser humano a lo largo de, prácticamente, toda su existencia.

Una de estas diferencias sobre la que escribiré en la serie que comienzo hoy (#ProfesionalesDelConocimiento) es que en el trabajo manual existe un único tipo de trabajo, mientras que en el trabajo del conocimiento existen tres tipos.

Trabajo manual: cuando todo viene definido

Como ya escribía Peter Drucker, en el trabajo manual previo al siglo XX la tarea era evidente por partida doble. Cualquier profesional de este tipo de trabajo sabe qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que ese trabajo esté terminado.

En este tipo de trabajo, el propio profesional sabía qué había que hacer para el desarrollo de su actividad. Independientemente de la profesión (cazador/recolector, orfebre, herrero, panadero, soldado…), había poco lugar para la duda o la interpretación de cuál era su actividad.

También puede darse el caso de que exista un grupo reducido de expertos que defina qué es lo que el resto de profesionales tienen que hacer. Por ejemplo, este tipo de situaciones se daba, e incluso se sigue dando, en trabajos propios de cadenas de producción donde un grupo experto define los procesos que otras personas deben aplicar.

En cualquier caso, tener un trabajo donde todo viene definido es propio y posible cuando el trabajo es manual, metódico y rutinario.

Profesionales del conocimiento: tres tipos de trabajo

Sin embargo, con la aparición del trabajo del conocimiento, además del trabajo definido, los profesionales del conocimiento deben afrontar dos tipos de trabajos adicionales. Puede que estos tipos no sean nuevos, pero sí que ganan una relevancia considerable frente a la proporción que tenían en el trabajo manual.

Los tres tipos de trabajo que existen para los profesionales del conocimiento son:

  • Trabajo definido: al igual que en el trabajo manual, este tipo de trabajo corresponde con el trabajo en el que ya se sabe qué es lo que hay que hacer y que tiene que pasar para darlo por terminado. Es, por tanto, el tipo de trabajo más eficiente.
  • Definir el trabajo: consiste en, precisamente, trabajar para poder tener trabajo definido. Es algo imprescindible para los profesionales del conocimiento. Este es el tipo de trabajo en el cual, como profesional usarás tus recursos intelectuales, tu experiencia y tus aprendizajes para poder definir cual es tu tarea.
  • Trabajo según surge: este tipo de trabajo está formado por los imprevistos que aparecen y deben atenderse de forma inmediata. Muchos profesionales del conocimiento tienen la creencia de que la mayoría de su trabajo corresponde a este tipo, cuando en realidad no es así. Salvo que trabajes en emergencias sanitarias, bomberos, seguridad nacional o algo similar, este tipo de trabajo debería representar un porcentaje muy bajo de tu trabajo diario.

En los próximos post profundizaré en cada uno de estos tres tipos de trabajo, sus implicaciones y cómo los profesionales del conocimiento pueden trabajar de forma eficiente en cada uno de ellos.

Es importante que conozcas cuando trabajar en cada uno de estos tipos de trabajo, porque de esa elección dependerá en gran medida tu efectividad personal.

 

Factores de productividad en el profesional del conocimiento

Brain WorkNadie duda que el trabajo ha día de hoy es diferente a cómo era hace 50 años. Pero también, la naturaleza del trabajo actual es diferente a cómo era hace 10 ó 15 años, ya que en los últimos tiempos se han producido cambios e innovaciones muy relevantes en la sociedad, en la economía y en la tecnología. Es un hecho incuestionable que el trabajo no sólo está cambiando, sino que ya ha cambiado. 

Estos cambios en la naturaleza del trabajo han dado lugar a un nuevo tipo de trabajador: el profesional del conocimiento. En este post reflexionaba sobre las características del trabajo al que debía enfrentarse este nuevo tipo de profesional: falta de evidencia en lo que tiene que hacer, ausencia de una actividad predecible en el tiempo y la necesidad inexorable de tener que dejar cosas sin hacer al tener más trabajo que tiempo para hacerlo.

Pero esas características no sólo afectan al tipo de trabajo al que se tienen que enfrentar los profesionales del conocimiento sino que, además, condicionan su productividad.  Como decía Peter Drucker, los factores que determinaban la productividad del trabajo del conocimiento son completamente diferentes a los factores que determinan la productividad del trabajo tradicional. En concreto, Drucker consideraba los siguientes cinco factores claves en la productividad del profesional del conocimiento:

  1. La definición de la tarea: la productividad del trabajador del conocimiento lleva asociada la necesidad de definir qué es lo que hay que hacer, siendo el propio profesional del conocimiento quien debe hacerlo. Esto es algo que no ocurría en el trabajo tradicional, donde el trabajo a realizar se definía (pensaba) en los niveles superiores y se implantaba en los niveles inferiores de las organizaciones, donde simplemente se ejecutaba.
  2. Necesidad de autogestión: el hecho de que el propio profesional del conocimiento tiene que definir qué trabajo debe hacer, cuál es la tarea concreta y cómo saber que puede darse por finalizada, implica un nivel de autogestión de si mismo que no era necesario en el trabajo tradicional. Por tanto, la productividad del profesional del conocimiento se verá condicionada por la efectividad en la autogestión personal.
  3. Innovación aplicada a la actividad: tanto en su capacidad para ejecutar como en su habilidad para definir adecuadamente su trabajo, los profesionales del conocimiento deben aplicar constantemente planteamientos de análisis, reflexión y mejora. Hay que responder a las necesidades existentes y adelantarse a las futuras. Aunque las cosas hayan cambiado ya, todo va a seguir cambiando y el tren de la innovación personal es un tren al que hay que subirse.
  4. Aprendizaje continuo: un nuevo tipo de trabajo implica necesariamente una nueva forma de trabajar. La capacidad de aprender y compartir conocimiento de los profesionales del conocimiento afectará directamente a su productividad debido a que tendrán que integrar nuevas formas de pensar, decidir y hacer.
  5. Calidad frente a cantidad: en el trabajo del conocimiento es posible hacer menos y obtener más. La calidad del trabajo, que vendrá determinada por la habilidad en la aplicación del conocimiento del profesional a la tarea, es la esencia de la productividad en el trabajo del conocimiento frente a la productividad medida por el volumen y la cantidad en el trabajo tradicional.

Los factores anteriores determinan la productividad del profesional del conocimiento e implican la necesidad de una nueva forma de trabajar. Esa productividad dependerá de la capacidad de los profesionales para aprender y desarrollar las competencias que demanda el trabajo del conocimiento. Una productividad que dependerá más de la propia persona que del entorno, donde la calidad será el elemento diferenciador y en la que residirá el verdadero valor de su trabajo.

Si las organizaciones quieren mejorar su competitividad y su productividad deben orientarse hacia nuevos enfoques acordes a las necesidades reales que se les plantean, abandonar cualquier estado de parálisis hibernación en el que se encuentren y comenzar a entender cuales son los verdaderos factores que determinan la productividad de los profesionales del conocimiento. Sólo así estarán en disposición de cambiar y recuperar el tiempo que ya han perdido.

¿Sabes que eres profesional del conocimiento?

Muchas personas no son conscientes de que la actividad profesional que desarrollan no es evidente. Todos tenemos una profesión, categoría laboral o estudios con los cuales nos identifican, pero en muy raras ocasiones ese título ejemplifica qué es lo que tenemos que hacer. Por ejemplo, si eres comercial parece evidente que lo que tienes que hacer es vender. Pero, ¿qué es vender?. ¿Cuando sabes que has “vendido”?. ¿Qué tienes que hacer para vender?. No siempre es evidente. Hay profesiones en las que el trabajo es evidente en términos del qué y el cómo. Pero otras no. Si estás leyendo esto es muy posible que estés en el segundo caso.

Las profesiones en las cuales el trabajo es evidente suelen estar ligadas a actividades tradicionales muy cercanas a la producción industrial. En España la descapitalización industrial desde los años 80 ha sido progresiva por lo que este tipo de trabajos tiene cada vez menor masa crítica, con las consecuencias que ello tiene en términos de exportación. Como contrapeso, la propia evolución social y tecnológica ha llevado a una transición hacia el sector servicios o sector terciario, donde buena parte de la actividad ya no es tan evidente como en lo industrial.

Si tu trabajo reúne algunas de las siguientes características, puedes y debes considerarte profesional del conocimiento:

  • Tu trabajo no es evidente. Esto quiere decir que tienes que pensar para saber qué tienes que hacer y cómo conseguir tus resultados y objetivos.
  • Tu trabajo no es predecible. ¿Sabes que es lo que vas a estar haciendo, si o si, mañana a las 12.46 AM en tu jornada laboral?. Si la respuesta no es un SI rotundo y además lo puedes describir en términos de acción física, entonces tu trabajo no es predecible.
  • Tienes más trabajo que tiempo. ¿Sabes exactamente el tiempo que vas a dedicar al trabajo que tienes que hacer hoy?. ¿Te vas a casa sabiendo que has hecho todo tu trabajo?. ¿Te quedan cosas por hacer?.
  • ¿En ocasiones, o siempre, te llevas trabajo a casa, o cosas de casa al trabajo, y afecta a tu rendimiento?. Generalmente en forma de problemas, preocupaciones, ….

Si te identificas con alguna de las situaciones anteriores, da igual la actividad en el que trabajes, los jefes que tengas o los clientes que gestiones: eres un profesional del conocimiento.

“Si quieres algo nuevo, tienes que dejar de hacer algo viejo”. Peter Drucker

Como profesional del conocimiento, tendrás unas necesidades muy diferentes a las de un trabajador tradicional:

  • Necesitas definir tu trabajo: saber qué tienes que hacer, para qué tienes que hacerlo y cómo tienes que hacerlo. Nadie lo va a hacer por ti, y si crees que eso depende de tu empresa o tu jefe tienes un problema. Definir tu trabajo es parte de tu trabajo.
  • Dependes de tu autonomía para dar lo mejor de ti, en lo profesional y en lo personal. Es muy posible que seas completamente autónomo en las decisiones que debas tomar, pero se lo más eficiente posible en el porcentaje en el que lo seas.
  • Necesitas saber todo lo que tienes que hacer para poder elegir que es lo que vas a dejar sin hacer. Se trata de hacer mejor y no necesariamente más.
  • Para poder elegir de manera eficiente tienes que tener muy claro cuales son tus responsabilidades y los objetivos que has de alcanzar. Se trata de sustituir la urgencia por la perspectiva.
  • Tienes que gestionar conjuntamente tus aspectos profesionales y personales, ya que lo uno afecta a lo otro y viceversa.

Desgraciadamente, existen pocas iniciativas a nivel educacional o laboral que pongan de manifiesto la existencia de esta nueva realidad. No me cabe duda de que el tiempo y las evidencias cambiarán eso. Al igual que nos han enseñado a pensar y hacer para una forma de trabajar qué cada vez será más minoritaria en términos de competitividad, creo que se impondrá un nuevo modelo educativo y competencial hacia las ya necesidades de nuestra realidad. Pero mientras que eso llega, tú ya puedes hacer cosas para prepararte porque, aunque aún no lo sepas, ya eres profesional del conocimiento.

 

 

Generando debate: eficacia, eficiencia, productividad y trabajo del conocimiento

Imagenes de personas debatiendo

Hace aproximadamente una semana, en la comunidad de Google Plus sobre Innovación en Productividad,  abrimos un interesante debate sobre la idoneidad y el significado de los términos eficacia, eficiencia y productividad en nuestra sociedad actual, la Sociedad del Conocimiento. La idea de abrir dicho debate fue motivada por mi inquietud sobre si dichos términos, tal y como se encuentran definidos actualmente, son aplicables al trabajo del conocimiento o si, por el contrario, se deberían usar nuevos términos o nuevos significados para ellos. He de decir que el debate resultó muy enriquecedor gracias a la participación de José Miguel Bolívar (@jmbolivar), David Crespi (@dcrespimi) y Jerónimo Sánchez (@jeronimosanchez).

José Miguel coincidía con mi sensanción de que “el concepto tradicional de productividad es insuficiente para abarcar la complejidad del trabajo del conocimiento”, pues como él mismo comentaba “en el trabajo del conocimiento, la productividad es independiente de la cantidad: se puede hacer muchas cosas y ser improductivo y, del mismo modo, se puede hacer pocas cosas y ser muy productivo”. Como alternativa, José Miguel indicaba que cabría plantearse  que el término productividad podría ser sustituido por otro más adecuado. Más concretamente indicaba que: “productividad en el trabajo del conocimiento debería sustituirse por lo que Peter Drucker llamó “effectiveness”, que en español podríamos traducir por “efectividad“. Una persona es “efectiva” cuando es, simultáneamente, eficaz y eficiente, es decir, cuando hace “lo que tiene que hacer” (“does the right things”) y lo hace de forma óptima en cuanto a utilización de recursos (“does the things right”)”

Posteriormente David Crespi planteaba la duda de qué es la productividad en una empresa del trabajo del conocimiento. En este punto, José Miguel aportaba que productividad personal y productividad empresarial son dos caras de la misma moneda al indicar que “la productividad colectiva consiste en lo mismo: en ser eficaces (hacer lo que hay que hacer) y eficientes (hacer bien lo que se hace)”, para terminar afirmando que la manera de mejorar la productividad colectiva es de abajo a arriba, es decir, al revés de como suele plantearse, y exige abordar cuatro planos distintos, cada uno con sus propias características: la forma en que interaccionan las personas, los procesos que se utilizan, las tecnologías que soportan los procesos y las estructuras organizativas”.

Otro aspecto que debatimos por estar directamente relacionado con los temas que estabamos tratando fue el concepto de trabajo del conocimiento, cuestionándonos su significado y lo que abarca dicho término. Con respecto a esto, se pudo concretar que, en palabras de Jerónimo Sánchez, “el trabajador del conocimiento es aquel que tiene que definir su propio trabajo antes de hacerlo, y decidir los criterios para determinar cuándo se ha terminado. Nos cuestionamos también si dicha definición sería trasladable a una empresa, dado que es evidente que cualquier empresa tiene que definir su trabajo antes de hacerlo y decidir los criterios para determinar cuándo se ha terminado y, por tanto, cualquier empresa podría considerarse empresa del conocimiento. Sin embargo, esto no es cierto y Jose Miguel matizaba que “una empresa del conocimiento, es aquella cuya producción depende esencialmente del conocimiento”, una definición mucho más acorde a la realidad.

Me gustaría agradecer a José Miguel, Jerónimo y David sus aportaciones a este debate, en el cual aún puedes hacer aportaciones bien en Google Plus o en los comentarios de este post. ¿Qué opinas sobre los términos, definiciones y propuestas de los que hemos hablado?.