¿Cómo elegir qué hacer con efectividad?

Cómo elegir qué hacer con efectividad

Una duda habitual que se plantean las personas que dan sus primeros pasos con GTD® es cómo elegir qué hacer cuando ya tienen su sistema montado.

Si ya tienes un sistema GTD® y has creado esa mente extendida fiable que te va a permitir gestionar todos los recordatorios de lo que tienes que hacer sin tener que acordarte de ellos, ha llegado el momento de obtener todo su potencial.

Muchas personas invierten en montar su sistema GTD® pero a la hora de hacer el trabajo vuelven a sus viejos hábitos e ignoran el sistema.

Algunos de los hábitos que debes evitar si quieres elegir qué hacer con efectividad son:

  1. Reaccionar ante lo primero que se te ocurra y pase por tu cabeza. Puede que en ese mismo momento creas que es lo que hay que hacer pero, ¿es así? ¿Puede haber otras cosas que tenga más sentido hacer y que eso que acaba de aparecer pueda esperar?.
  2. Hacer lo que más te apetece o lo que te gustaría. Normalmente son cosas que te resultan sencillas y que te puedes quitar rápidamente. Tu objetivo es quitártelas de encima cuanto antes. Sin embargo, ¿es lo que tiene sentido?. Ya sabes la respuesta.
  3. Empezar siempre con lo que más tiempo te va a llevar o lo que te resulta más difícil. Hay mucho escrito sobre esta ineficiente manera de elegir. ¿Tienes los recursos (claridad mental, energía, tiempo,…) que necesitas para hacerlo bien? Muchas veces el mejor momento para hacer eso sea otro y es mejor adaptarse.

En su lugar, GTD® propone una serie de comportamientos efectivos que te ayudarán, objetivamente, a elegir qué es lo que tiene más sentido hacer en cada momento:

  1. Ten siempre a mano tu sistema de organización (calendario y listas de siguientes acciones). Recuerda que tu sistema es el «mapa de opciones» de lo que tienes que hacer. Tenerlo accesible en todo momento y lugar te permitirá consultarlo con regularidad siempre que lo necesites.
  2. Consulta tu calendario para saber cómo tienes el día. ¿Qué huecos tienes próximamente?. ¿Cuándo es tu próxima reunión?. Con esta información tendrás más claridad tanto a la hora de asumir nuevos compromisos como de los momentos libres para hacer avanzar tus asuntos.
  3. Consulta en esos momentos tus listas de siguientes acciones y elige qué hacer en función de qué te limita objetivamente a la hora hacer algo (en lugar de elegir en función de lo que te gustaría hacer). GTD® propone elegir en función del contexto en el que estás (herramienta, persona o lugar que necesitas para hacer algo), el tiempo disponible que tienes y la energía que necesitas.  
  4. Reflexiona sobre cuál es la opción que va a aporta más valor. Ya sabes que es imposible llegar a todo, así que mejor deja sin hacer lo que vaya a aportar menos valor y ponte con lo que aporte más.

Disponer de un sistema de organización fiable, completo y actualizado es imprescindible para trabajar con efectividad, pero es insuficiente.

Si lo usas de forma inadecuada, estarás desperdiciando el esfuerzo invertido en construirlo y desaprovechando todas las posibilidades que te ofrece.

El paso de Ejecutar en GTD® consiste en elegir qué vas a hacer con la confianza de eso que eliges es lo que tiene más sentido hacer en cada momento y, como has comprobado, es un proceso ágil y sencillo.

Si estableces este hábito verás cómo comienzas a experimentar la sensación de hacer, cada vez, lo que tiene más sentido.

Sabrás en todo momento qué haces y qué dejas sin hacer. Y esa diferencia marcará un claro avance en tu efectividad y en tu bienestar.

Y tú, ¿cómo eliges que hacer en cada momento?

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