#GTD: Aprende a usar las agendas con efectividad

Persona con el pulgar levantado indicando trabajo bien hecho

La implantación de los «open spaces» en las organizaciones ha traído interesantes ventajas para las organizaciones y sus profesionales, aunque también hay ciertos aspectos que afectan de manera negativa a la efectividad de las personas.

Las interrupciones constantes que se dan en estos espacios de trabajo son uno de esos aspectos negativos y, en mi experiencia, un problema recurrente que afecta a la efectividad.

En realidad, los «open spaces» no son la causa del problema. Es habitual que las organizaciones se apunten a las modas del momento, sin tener en cuenta posibles consecuencias ni, peor aún, posibles soluciones. Nuevas situaciones, entornos y exigencias en tu trabajo requieren de nuevas, y efectivas, formas de trabajar.

Muchas veces necesitamos tratar temas con otras personas para poder avanzar en nuestro trabajo. Esto es algo normal y gestionarlo de forma adecuada puede significar la gran diferencia entre fomentar constantemente las interrupciones o trabajar de una manera coordinada, respetuosa y efectiva con los demás.

Afortunadamente, la metodología GTD® ofrece una herramienta muy interesante, sencilla y potente para poder hacerlo: las agendas.

El problema de las interrupciones

Las interrupciones suele ser una de las principales causas reconocidas que interfieren de forma negativa en la efectividad personal y organizativa.

Las interrupciones tienen dos consecuencias fundamentales. La primera es que cuando interrumpes a alguien, también te estás interrumpiendo a ti y sales de esa zona de concentración y enfoque en la que estabas o deberías estar trabajando. Para gestionar de forma efectiva esta situación, puedes leer este post.

La segunda es que, cuando interrumpes a alguien, seguramente estés interfiriendo en la concentración y la efectividad de esa persona.

La realidad es que, de forma habitual, las personas interrumpen o son interrumpidas con demasiada frecuencia con temas que podrían esperar, rompiendo el estado de concentración que necesitamos los profesionales del conocimiento para hacer nuestro trabajo.

¿Qué son las agendas de GTD?

Las agendas son una de las categorías organizativas que propone GTD® para organizar los recordatorios y la información.

Las agendas contienen los recordatorios de las siguientes acciones que tenemos que hacer cuando estemos interaccionando en tiempo real con una o varias personas.

Tu sistema GTD® puede tener varias agendas: una por cada persona o grupo de personas con quienes interacciones con frecuencia. Algunos ejemplos de agendas pueden ser:

  • @nombre_jefa ó @nombre_jefe: contendrá los recordatorios de lo que tienes que hacer con tu jefa o jefe la próxima vez que podáis hablar
  • @nombre_cliente: contendrá los recordatorios de lo que tienes que hablar o tratar con uno de tus principales clientes
  • @nombre_proveedor: también puede ser que trates con frecuencia con algún proveedor. En este caso, es interesante tener una lista con los temas a tratar la próxima vez que habléis
  • @nombre_pareja: aquí puedes tener organizadas las siguientes acciones que tienes que comentar con tu pareja, desde hablar sobre las opciones de las próximas vacaciones, decidir las próximas reformas para la casa o elegir el pediatra al que vais a llevar a vuestra hija
  • @reunión_departamento: contendrá las acciones y temas que tengas que tratar o comentar en la reunión de tu departamento

Como puedes comprobar, cada agenda es una serie de siguientes acciones a tratar en una reunión con una persona (jefa/jefe, cliente, proveedor, colaborador,pareja) o grupo de personas (departamento, comité,…).

¿Por qué usar las agendas ayuda a la efectividad?

Las agendas de GTD® son muy útiles para evitar las ineficiencias producidas por las constantes interrupciones.

En lugar de interrumpir a alguien cada vez que se te ocurre una cosa, tener organizados todos los temas que tienes que tratar con esa persona cuando tengas ocasión de verla te va a permitir interrumpirla una sola vez.

Además, el hecho de tener organizados y controlados todos esos temas te permite poder gestionar proactivamente con la otra persona cuando es el mejor momento para poder tratarlos.

Por último, el uso de las agendas contribuye a mejorar tu eficiencia y la de la otra persona. Tener organizados todos los temas para tratar con esa persona te ofrece una perspectiva clara de qué tienes que tratar antes y cuáles después. Incluso pueden generarse sinergias entre los diferentes asuntos que tratéis y que, de hacerlo de forma independiente, seguramente no se producirían.

Conclusión

Las interrupciones son uno de los principales problemas que identifican las personas a la hora de trabajar con efectividad. Afortunadamente, hay soluciones sencillas que ayudan a gestionarlas de forma efectiva.

Usar las agendas de GTD® ayuda a mejorar la coordinación con las personas de tu entorno con las que tienes que tienes que tratar asuntos en persona y reduce significativamente el número de interrupciones.

Si quieres mejorar tu efectividad, contribuir a la efectividad de tu entorno y de tu organización, tienes una solución sencilla a tu alcance: usa las agendas de GTD® con efectividad.

 

8 pensamientos en “#GTD: Aprende a usar las agendas con efectividad

  1. Eva

    Hola David. Gracias por tu post. Cuando hablas de agendas de temas para hablar con cada persona, ¿te refieres a la lista en espera? (¿La agenda no debe tener sólo fechas objetivas?).

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    1. David Sánchez Autor

      Hola Eva.

      las agendas en GTD son listas de siguientes acciones que tenemos que hacer con una persona o grupo de personas, cuando estemos física o virtualmente con ellas. Por ejemplo, puedes tener una lista de “Agenda_Jefa” que contendría los temas que tienes que tratar cuando te reúnas con tu jefa.

      La lista de “A la espera”, contiene los recordatorios de todo lo que hemos delegado a otras personas. Es decir, contiene recordatorios de acciones que estamos a la espera de que hagan otras personas. Por ejemplo, dentro de tu lista “A la espera” puedes tener recordatorios de cosas que hayas delegado (que estés a la espera) a tu jefa.

      Como puedes comprobar ambas listas son complementarias.

      Por otro lado, el término “agenda” se suele confundir con el calendario, que es donde organizamos los recordatorios que tienen una fecha concreta (y objetiva).

      Cualquier otra duda que tengas, ya sabes 😉

      Un saludo!

      Responder
      1. Eva

        Efectivamente, había confundido agenda con calendario. Incorporaré esta lista a próximas acciones. Muy buena idea. Mil gracias por tu respuesta.

        Responder
  2. CESAR

    A mí también me ha llamado la atención el término “agenda” referido a lo que parecen ser listas de acciones agrupadas por contexto. Es la primera vez que me topo con este uso instruyéndome acerca de GTD. Lo suponía intercambiable con “calendario”.

    Responder
    1. David Sánchez Autor

      Hola César.

      efectivamente, las agendas son listas de acciones agrupadas por un criterio: la persona que necesitamos para llevar a cabo esas acciones.

      Es habitual llegar a confundir estos términos, así como otros de GTD que en la metodología significan una cosa y pero fuera de ella, se puede estar acostumbrado a entenderlos de otra manera.

      Espero que te haya ayudado a ver la diferencia 😉

      Un saludo

      Responder
      1. CESAR

        Sin lugar a dudas. Muchas gracias por tu aclaración. Y enhorabuena por la labor divulgativa que hacéis para mejorar la efectividad personal. Algún día todos los profesionales trabajaremos así.

        Responder
  3. Angel

    David, seria un sinonimo de contexto? Jamas habia pensado en este concepto, y mi forma de usarlo en mi dia a dia es como un contexto #jefe, etc es correcto el uso?

    Responder
    1. David Sánchez Autor

      Hola Ángel.

      Efectivamente, en la práctica, una agenda se puede considerar como un contexto. Es decir, la agenda con tu #jefe tendrá lo que puedes hacer cuando estés con tu jefe. Si no estás con tu jefe, física o virtualmente, no podrás avanzar en las acciones que estén en esa lista.

      Un saludo.
      David

      Responder

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