GTD®: Más de uno es multitud

En uno de los últimos cursos que he tenido oportunidad de facilitar en la Administración Pública (sí, la Administración Pública también se mueve en esto de la mejora de la efectividad) uno de los participantes preguntaba si tenía sentido usar GTD® como metodología de equipo y tener listas compartidas entre varias personas.

La pregunta me parece muy interesante para reflexionar sobre ella, por diferentes motivos.

GTD® es una metodología diseñada para mejorar la efectividad personal más que para mejorar la efectividad de un grupo o una organización, aunque también lo hace (y mucho) de manera indirecta.

GTD® propone una serie de hábitos y comportamientos a nivel personal para ganar sensación de control, trabajar con enfoque, organizarse mejor y eliminar el estrés.

Cualquier persona que utiliza GTD® consigue esos beneficios y muchos más (puedes leer ejemplos reales aquí).

La ciencia demuestra, y así lo confirman las personas que lo aplican, que GTD® ayuda a mejorar la efectividad y aumenta la felicidad de las personas.

¿Porque GTD® ayuda a la mejora de la efectividad de una organización?

Resulta evidente que un colectivo con personas efectivas será más efectivo que un colectivo sin personas efectivas.

En este sentido, GTD® sí que contribuye a la mejora de la efectividad de un grupo o una organización: a mayor número de personas usando GTD®, más opciones de mejorar su efectividad tiene el grupo u organización.

Esto ocurre porque son las personas las que forman las organizaciones y mejorar su efectividad es el primer paso, aunque no el único, para mejorar la efectividad organizativa.

Son muchos los factores que hacen que el uso individual de GTD® contribuya positivamente en la efectividad de la organización. Veamos algunos de ellos.

El primero es que se inicia un cambio cultural en la organización orientado hacia la efectividad, ya que cuando las personas cambian, la organización también cambia.

Otro efecto es que, en la organización, se comienza a hablar un lenguaje distinto, común, concreto, definido y sin riesgo de interpretaciones erróneas, donde los que se dice se comprende fácilmente. Cuando la comunicación es más fluida, directa y concreta, las cosas funcionan mejor.

También, se generan importantes sinergias y eficiencias en las relaciones entre las personas. Por ejemplo, el uso de la lista «A la espera» o las «Agendas» ayudar a mejorar la coordinación con otras personas y la gestión de equipos. Dos de las diez competencias consideradas indispensables para los profesionales en 2020 según el Foro de Davos.

Como puedes comprobar, son muchos los beneficios que la organización obtiene cuando sus personas son efectivas.

Entonces… ¿Se puede usar GTD como metodología de grupo?

Aunque los beneficios de GTD® sean evidentes tanto en el plano personal como en el organizativo, lo cierto es que GTD® es un metodología personal.

Es la persona quien tiene que desarrollar los hábitos para crear, utilizar y mantener su propia mente extendida. En mi opinión, esta es la clave: no se me ocurre una «mente extendida compartida» porque no existe una «mente personal compartida».

Por ejemplo, la lista «A la espera» de una persona puede tener poco que ver con la lista de otra persona. Lo mismo ocurre para la lista de «Siguientes acciones», las «Agendas», la «Lista de proyectos»,… Un sistema GTD® contiene información personal con un significado personal, y surge de un proceso de pensar y decidir de manera personal sobre tu propia realidad, por muy relacionada que esté con la del resto de la organización.

Conclusiones

GTD® es una metodología para mejorar la efectividad personal que trabaja y desarrolla hábitos y comportamientos individuales.

El sistema GTD® de cada persona es individual y contiene información relevante para esa persona pero no necesariamente para otra.

Los beneficios y ventajas de GTD® son evidentes para la persona que lo usa y, también, para la organización de la que forma parte.

El uso de GTD® contribuye a generar entornos más efectivos en las organizaciones de diversas maneras, como por ejemplo reduciendo el impacto negativo de las interrupciones, facilitando que las personas puedan trabajar con enfoque, mejorando la coordinación entre las personas y la gestión de equipos.

Si usas GTD® y quieres que tu entorno se beneficie también de sus ventajas, anímale a conocerlo y, sobre todo, a probarlo, porque el resto llegará solo y todos saldréis ganando.

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