GTD®: ¿Qué hago para subirme a la tabla? (I)

En el post de la semana pasada escribía sobre qué el significado de la expresión «caerse de la tabla» en GTD®.

Además de sinceridad, tenía la intención de transmitir normalidad en eso de «caerse»: si usas GTD® es lógico que, en algún momento, puedas sentir que el sistema te deja de ser útil y pierdas la sensación de control.

También escribía acerca de la razón de que eso ocurra: en el proceso de aprendizaje de GTD®, todos cometemos errores o hacemos interpretaciones que se alejan de lo que propone la metodología.

Me gustaría compartir contigo los pasos que he seguido para volver a subirme a la tabla cuando me he caído:

  • Preparar el entorno
  • Analizar las causas
  • Recuperar el control

Escribiré en este post sobre los dos primeros y dejaré el último para un próximo post.

Espero que te sea útil si estás en esa situación o estás a punto de… caerte 😉 ¡Allá vamos!

Preparar el entorno

Preparar tu entorno adecuadamente es fundamental para subirte de nuevo a la tabla. Tienes que encontrar el momento y el lugar que te faciliten el proceso.

Dónde y cuándo

Yo busco un ambiente completamente tranquilo y sin interrupciones durante un día o dos, dependiendo de lo que necesite.

Normalmente lo he hecho en casa, en mi despacho. También, en ocasiones, me he ido fuera cuando las circunstancias no acompañaban.

En mi experiencia, es desaconsejable hacerlo en tu lugar habitual de trabajo si tienes la más mínima posibilidad de que te interrumpan.

Algunos lugares alternativos a tu lugar habitual de trabajo, si lo necesitas, pueden ser una biblioteca, un espacio de coworking,… Hay suficientes opciones como para que este punto deje de ser un problema.

Respecto a cuándo hacerlo, casi siempre lo he hecho entre semana. Si te es complicado dedicar tiempo entre semana, tendrás que hacerlo en fin de semana. La inversión merece la pena. 

También existe la opción «intermedia»: dedicar un viernes y un sábado, o un domingo y un lunes. Lo importante es que, si necesitas más de un día, sean consecutivos.

Fuera interrupciones

Para subirte de nuevo a la tabla hay que estar 100% enfocado en ello… si quieres hacerlo de forma efectiva.

Desactiva todos los focos de interrupción que puedas tener: notificaciones en el móvil, en el reloj, cierra el email,… Somos nuestro peor enemigo a la hora de distraernos.

Una buena práctica que a mi me ha funcionado muy bien es avisar proactivamente a tu entorno de que dejarás de estar disponible el tiempo que estés trabajando para recuperar el control.

Para ello, reservo tiempo en mi calendario y aviso a las personas con las que más me relaciono para que, únicamente en caso de emergencia (ojo, no digo «urgencia») me interrumpan. Si es necesario, les tranquilizo diciéndoles que en alguna pausa atenderé lo que sea conveniente. 😉

Póntelo fácil

Recuperar el control de tu sistema GTD® requiere invertir tiempo y esfuerzo. Y es posible que lo vayas procastinando, a pesar de saber que lo necesitas hacer cuanto antes.

En mi caso, para animarme a empezar me preparo alguna bebida que me apetezca y algo para picar. Sí, una cerveza está permitida. 😀

Y, por supuesto, selecciono alguna de mis listas favoritas de Spotify. Hay que ponerlo «fácil» para arrancar.

Analizar las causas

Antes de comenzar a recuperar el control, me gusta hacer una breve reflexión sobre lo qué me ha llevado a perderlo.

¿Qué sensaciones he tenido o tengo? ¿Qué he hecho o hago (mal)? ¿Qué podría cambiar? Son algunas preguntas que me hago y me ayudan en el proceso de mejora.

También recupero feedback que haya podido obtener de situaciones con clientes, colegas o de mi entorno cercano.

El objetivo de esta reflexión es tomar conciencia de qué he hecho, o dejado de hacer, para caerme. Siempre con un enfoque de locus de control interno.

Algunas conclusiones a las que se puede llegar en esta reflexión podrían ser:

  • He dejado de aclarar con regularidad.
  • Ya no reviso las listas regularmente.
  • No hago la Revisión Semanal.
  • Poca perspectiva sobre lo que hay que hacer y lo que se tiene que dejar sin hacer
  • Falta de adaptación ante nuevas situaciones
  • Etc…

Puede que en esta fase pienses que es normal haber perdido el control por culpa de tanto trabajo, del entorno tan complejo en el que estás (jefes, clientes, proveedores, familia,…) y que no existe metodología que te pueda ayudar.

Está en la naturaleza del ser humano buscar excusas o contarnos historias para evitar la responsabilidad sobre nuestros actos.

Lo mejor que puedes hacer en este momento es ocuparte de lo que está en tu mano y volver a subirte a la tabla es algo que únicamente depende de ti. GTD® te ayuda a hacerlo.

Y hasta aquí la fases de preparación y análisis, las primeras que he seguido para «subirme a la tabla» cuando me he caído.

En un próximo post te contaré qué hago para recuperar el control y estar, de nuevo, encima de la tabla.

Y tú, ¿qué haces para volver a «subirte a la tabla»?

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