Calendario de papel

Calendario de vacunación: cómo gestionarlo con GTD®

Hasta ahora no me había ocupado directamente del calendario de vacunación de mis hijos. Evitaré entrar en detalles de la situación, pero desde ayer esto ha cambiado. 😉

Así que en cuanto el asunto entró en mi «radar» lo capturé.

Puedes pensar que gestionar el calendario de vacunación usando GTD® es una tontería. Incluso que es algo de frikis.

Pero es todo lo contrario. La salud de los niños es lo más importante y quiero tener la tranquilidad de tener este asunto controlado.

Puedes estar pensando, ¿a qué clase de  madre o padre se le puede olvidar vacunar a sus hijos? 🙂

La verdad es podría pasarnos a cualquiera. Más aún si no utilizas un sistema fiable para gestionar todos sus compromisos.

Memoria privilegiada

Puede que seas de esas personas que creen tener una mente privilegiada y que se acuerdan de todo.

Bueno, está demostrado que el número de cosas que puede recordar la memoria es finito y mucho más pequeño de lo que crees. Puedes comprobarlo aquí, aquí o aquí.

También puedes pensar que tampoco es necesario que te acuerdes completamente de todo lo que tienes que hacer y que es suficiente acordarte de lo importante.

El problema va más allá del número de cosas que tienes que recordar o de la relevancia que tenga para ti, porque tu mente tampoco te recuerda con fiabilidad las cosas cuando debería hacerlo.

Tu cerebro es una chapuza. Así que evita fiarte de él para recordar lo que tienes que hacer aunque creas que tienes una memoria privilegiada.

Incluyendo el calendario de vacunación en tu sistema GTD®

El calendario de vacunación infantil es una serie de fechas donde se recomienda la vacunación de los niños frente a diferentes enfermedades. Esas fechas y periodos están referidas a su fecha de nacimiento.

Por ejemplo, a los 7 días de nacer se recomienda la vacunación contra determinada enfermedad, a los 4 meses contra otra,… Y así con diferentes tiempos y plazos hasta la adolescencia.

Gestionar el calendario de vacunación de los niños en GTD® es muy sencillo. Simplemente he incluido en mi calendario, en la fecha que corresponde, la siguiente información:

  • «Inicio vacunación  6 años para Alex. Pedir 2 huecos».
  • «Inicio vacunación  9 años para Sara. Pedir 2 huecos».
  • «Inicio vacunación  9 años para Alex. Pedir 2 huecos».
  • «Inicio vacunación 12 años para M.A. Pedir 3 huecos».
  • Etc,…

Organizar esta información en el calendario me va a permitir verla cuando tenga sentido. Ya no tengo que estar pendiente de que mi memoria me recuerde: «¡Ey, hay que vacunar a Sara!».

Además, aporta un plus de proactividad porque veré la información con suficiente antelación cuando haga mi Revisión Semanal. Así podremos comenzar las gestiones necesarias sin prisas.

Por ejemplo, podremos llamar con días de antelación al centro de salud para coger la cita que mejor se adapte a nuestras necesidades.

A pesar de que aún quedan algunos años para que que haga uso de esa información, ya la he incluido en el sistema. Hacerlo me garantiza tenerlo controlado, fuera de mi cabeza y me aporta tranquilidad, mucha tranquilidad.

Otro ejemplos similares que tengo en mi calendario son la fecha de caducidad del DNI, la del carnet de conducir, revisiones de ITV,…

Conclusión

Ya sabes que tu mente no ha evolucionado para recordarte todo lo que tienes que hacer. Menos aún en una sociedad VUCA como la actual.

Para evitar olvidos, estrés y situaciones poco deseables, aprende a utilizar un sistema que te permita gestionar tus recordatorios de forma fiable, tanto los personales como los profesionales, de modo que tengas controlado fuera de tu cabeza lo que tienes que hacer.

Ganarás tranquilidad, sensación de control y mejorarás muchos aspectos de tu vida.

Yo, desde ayer, ya he incluido el calendario de vacunación de los niños en mi sistema GTD®. Una preocupación menos.

Busto del filósofo Séneca para la entrada Frases estoicas para mejorar tu efectividad

Frases estoicas para mejorar tu efectividad

El estoicismo es una escuela filosófica fundada por Zenón de Citio, en el 301 a. C.

Tuvo su auge el sociedad grecorromana entre el siglo III a. C. hasta finales del siglo II d. C., y llegó a ser la forma de pensar y de vivir de grandes personajes de esa época.

En las últimas semanas he leído algunos artículos sobre el estoicismo  y me ha llamado la atención por su sentido común. Es posible que escriba sobre ello más adelante.

En estas lecturas he descubierto frases que son de perfecta aplicación a día de hoy, a pesar de que fueron escritas hace más de 2.000 años, para quienes buscamos mejorar nuestra efectividad, nuestra vida y, como es mi caso, también la de los demás.

Os dejo con estas frases estoicas sobre efectividad y te animo a que, cuando las leas, reflexiones qué significado tienen para ti.

  • «Te conviertes en lo que le das a tu atención” Epicteto.
  • «Las obras se tienen medio terminadas cuando se han comenzado bien.» Séneca.
  • «Es esencial que recuerdes que la atención que le des a cualquier acción debe ser proporcional a su valor.» Marco Aurelio.
  • «No nos atrevemos a muchas cosas porque son difíciles, pero son difíciles porque no nos atrevemos a hacerlas». Séneca.
  • «No te sabotees a ti mismo adoptando involuntariamente actitudes negativas e improductivas a través de tus relaciones con otros.» Epicteto.
  • «Si logras algo bueno con trabajo duro, el trabajo pasa rápido, pero el bien perdura. Si haces algo vergonzoso en busca del placer, el placer pasa rápidamente, pero la vergüenza perdura.» Musonio Rufo.
  • «No hay viento favorable para el que no sabe donde va.» Séneca.
  • «¿No sabes que un buen hombre no hace nada por las apariencias, sino por hacer lo correcto?» Epicteto.
  • «La mayoría de lo que hacemos y decimos no es esencial. Pregúntate en cada momento, ¿es esto necesario?» Marco Aurelio.
  • «No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho.» Séneca.
  • «Toma este momento. Sumérgete en sus detalles. Responde a esta persona, este desafío, esta acción. Deja las evasiones.» Epicteto.
  • «En cada momento mantén la atención en la tarea que tienes entre manos. Realiza cada tarea como si fuera la última, evitando la distracción, el drama, la vanidad y la queja por tu situación.» Marco Aurelio.
  • «Lo innecesario, aunque cueste solo un poco, es caro». Séneca.
  • «Que no te arrastren los accidentes exteriores; procúrate tiempo libre para aprender algo bueno y cesa ya de girar como un trompo.» Marco Aurelio.
  • «Largo es el camino de la enseñanza por medio de teorías; breve y eficaz por medio de la práctica». Séneca.

Y como «bonus track» de estas frases estoicas os dejo la que, hasta la fecha, es mi favorita:

“Algunas cosas están bajo nuestro control y otras no. Las cosas bajo nuestro control son opinión, persecución, deseo, aversión y, en una palabra, lo que sea que sean nuestras propias acciones. Las cosas que no están bajo nuestro control son el cuerpo, la propiedad, la reputación, el mando y, en una palabra, lo que no son nuestras acciones”. Epicteto.

Como habrás podido observar, todas estas frases estoicas tienen relación con aspectos relacionados con la efectividad.

Unas tienen relación con la gestión de la atención, otras sobre las distracciones, las interrupciones, los hábitos,  hacer lo correcto, la pérdida de tiempo o la claridad.

Espero que está breve recopilación te sea útil y, para terminar, te propongo un reto: ¿te atreves a compartir en los comentarios con cuál o cuales aspectos relacionados con la efectividad relacionas cada cita?.

Te espero más abajo 😉

¿GTD® me va a dar más trabajo?

Está pregunta es un «clásico» que muchas personas se hacen cuando toman contacto por primera vez con GTD® .

La creencia de que GTD® te va a dar más trabajo del que ya tienes es consecuencia de una lógica falta de conocimiento sobre la metodología y, también, por la querencia que tenemos de conseguir resultados rápidos, sin esfuerzo y cortoplacistas.

GTD® es un conjunto de hábitos y buenas prácticas que están al alcance de cualquier persona. ¡También a tu alcance! 🙂

Generar hábitos requiere práctica y hay que dedicar recursos a ello. Ya sabes que si quieres conseguir resultados diferentes, tienes que hacer cosas nuevas.

También es posible que cuando empiezas a hacer algo que es nuevo para ti te sientas más torpe que haciendo lo que hacías antes. Ocurre en cualquier proceso de aprendizaje.

Si eres de las personas que creen que GTD® te va a dar más trabajo del que ya tienes, me gustaría comentarte un par de cosas.

La primera es que aprender GTD® es una inversión que te resultará rentable en todos los aspectos, tanto en lo personal como en lo profesional.

Sin duda, tendrás que dedicar tiempo y esfuerzo; y puede que tengas la sensación de que avanzas de forma más lenta que con tu anterior forma de organizarte.

Sin embargo, desde el principio intuirás los beneficios que te puede aportar GTD® y comprenderás su potencial. Es un feedback habitual que nos encontramos en los cursos de formación GTD® oficial que facilitamos.

La segunda reflexión que quería compartir contigo es que GTD® es un sistema «honesto».

Si te pasa como a la mayoría de las personas, seguro que tienes más compromisos —tanto con otras personas como contigo— de los que eres consciente 😉

Esa honestidad de GTD® te ayudará tomar conciencia de «todos» esos compromisos en lugar de engañarte y creer que tienes menos de los tienes realmente.

Gracias a ello podrás tomar mejores decisiones, renegociar compromisos y enfocarte en lo relevante.

Lo cierto es que GTD®, lejos de darte más trabajo, te va ayudar a ser más eficiente optimizando el uso que harás de tu atención y energía mental.

Así que deja de creer que GTD® te va a dar más trabajo del que ya tienes. Porque esa creencia sin fundamento está evitando que mejores tu efectividad.

Niño escribiendo en una pizarra trasparente complejas fórmulas

GTD® – Cómo redactar los recordatorios en la lista «Algún día/Tal vez»

Muchas personas que empiezan a usar GTD® tienen dudas sobre cómo redactar los recordatorios en la lista «Algún día/Tal vez».

Recuerda que la lista «Algún día/ Tal vez» es la categoría organizativa de GTD® donde colocas los recordatorios de lo que decides incubar cuando aclaras tu bandeja de entrada.

Decides incubar ese elemento que estás aclarando cuando:

  1. Te has respondido a la pregunta «¿Qué es?» y sabes lo qué significa para ti.
  2. Decides que «No requiere acción», no lo eliminas ni lo archivas pero te comprometes a reevaluarlo proactivamente más adelante.

Llegados a este punto, ¿cómo hay que redactar los recordatorios en la lista «Algún día/Tal vez»?. ¿Tienes que transcribir literalmente lo que capturaste? ¿Tienes que escribir cuál es la siguiente acción que supones que habría que hacer? 

En mi experiencia, a la hora de redactar el recordatorio en tu lista «Algún día/Tal vez» es suficiente con redactarlo de forma que te ayude a determinar qué es exactamente eso que llamó tu atención cuando lo capturaste.

El número de palabras que utilices debería ser cuantas menos mejor, pero utiliza todas las que necesites, para cumplir con ese propósito.

Algunos ejemplos podrían ser:

  • Nuevo césped instalado
  • Estructura de la web más ágil
  • Título reconocido de planificación financiera

Lo importante es que a la hora de incubar no tienes que invertir recursos para definir cuál es la siguiente acción ni entrar en si estás ante un proyecto porque, por el momento, has decidido que lo que estás aclarando «no requiere acción».

Por tanto, redacta los recordatorios de la lista «Algún día/Tal vez» lo suficiente como para que puedas acordarte más adelante de qué estás incubando. Ni más ni menos.

XIV Jornadas OPTIMA LAB: Creando el futuro

XIV Jornadas de Innovación OPTIMA LAB

“La mejor manera de predecir el futuro es crearlo”. Peter Drucker

A mediados de diciembre celebramos las XIV Jornadas de Innovación OPTIMA LAB. Todo un clásico a estas alturas y que, de alguna manera, marca un sello de distinción de las muchas cosas que representa esta red.

Al igual que en las jornadas de septiembre, elegimos el pueblo de Navacerrada, en Madrid, para este «retiro» de tres días. Y lo hicimos de nuevo en el Euroforum Arcipreste de Hita.

Una de las cosas que más me gusta de estas jornadas es la oportunidad de romper con el día a día. Salir de tu entorno habitual siempre aporta una frescura que sienta muy bien.

Si, además, compartes el tiempo de trabajo y de ocio con buena gente como Laura, Marta, José Miguel, Paz, Sergio y Jordi, la experiencia es aún más enriquecedora.

Es increíble cómo la madurez de la red se va consolidando. Sí, aún hay (y habrá) cosas que se puedan mejorar, sin embargo los resultados hablan por sí mismos (José Miguel escribirá en su post sobre ello).

Estos resultados -que están superando las mejores expectativas que podíamos tener- llegan gracias al enorme trabajo, sacrificio y cariño que ponemos en todo lo que hacemos.

Una mejora continua y un espíritu crítico que nos ayudan a crecer como red y, al menos en mi caso, también personalmente con unos estándares de calidad que no había tenido oportunidad de aprender y desarrollar.

Son estos estándares los que hacen posible estar donde estamos. Son exigentes y ambiciosos para poder ofrecer lo mejor de nosotros a las organizaciones las personas con las que trabajamos ayudando a mejorar su efectividad y su vida.

OPTIMA LAB, más allá de ser una red productiva, es un conjunto de experiencias apasionantes de aprendizaje, de superación, de diversión, de relación… Y las jornadas consolidan todo ello en tres días.

OPTIMA LAB

Si tuviera que destacar sólo tres cosas de las muchas que me llevé al finalizar estas jornadas, serían las siguientes.

La primera, conocer en persona a Laura Sastre. Laura se incorpora a OPTIMA LAB para afrontar un reto apasionante del que muy pronto tendréis noticias. Me gustó de Laura su espontaneidad, alegría y energía que transmite. A pesar de ser sus primeras jornadas, daba la sensación de que llevaba con nosotros desde siempre.

La segunda, y que me encanta, es confirmar que la incorporación de Marta en septiembre fue todo un acierto. Además de su asentamiento en la dinámica de la red, no deja de sorprenderme su aportación durante las jornadas en todos los sentidos.

La tercera cosa que me gustaría destacar es la capacidad y calidad humana de toda la red para afrontar los errores como verdaderas oportunidades de aprendizaje y mejora. Esto es algo que se dice mucho por ahí fuera y que, en mi experiencia, pocas veces se lleva realmente a cabo.

En esa línea, durante el segundo día, dedicamos buena parte de la tarde a analizar mejoras en algunos procesos internos para hacerlos más efectivos. La experiencia fue muy enriquecedora para todos gracias a un análisis «post-mortem» que me resultó especialmente útil y que creo que puede ser interesante incorporar regularmente.

El ritmo de las jornadas fue muy intenso y cada vez es más «natural». Ahora tengo la sensación de las cosas fluyen, apoyándonos en los tableros de «Trello» que preparamos los días previos, sin echar el freno de mano (ya oigo las risas de algunas…).

Me lo pasé muy bien. Tanto durante las horas de trabajo como durante los desayunos, breaks y cenas (igual habría que rebautizar el nombre de las jornadas a algo así como «Jornadas Gastronómicas OPTIMA LAB»). Me reí mucho y se rieron mucho de mí conmigo y algunas de mis «experiencias de vida». Cuando hay confianza… 😉

También quería dar las gracias a Iris, responsable del reportaje fotográfico que acompaña este post, y que nos acompañó durante todo un día aguantando a estos frikis hablando sin parar sobre #efectividad.

Para terminar, os dejo un enlace a un vídeo que resume perfectamente lo que vivimos durante esos días.

El vídeo habla por sí mismo, pero aún así no os perdáis las crónicas que han publicado Laura y Marta, y las que publicarán Sergio, Jordi, Paz y José Miguel en los próximos días.

¡Muchas gracias a todos por compartir estos días y por la experiencia de seguir avanzando juntos!

PD: Marta, mantengo en la incubadora ese proyecto de autoescuela que solo tú y yo entendemos…