#GTD: ¿Cuándo vaciar una bandeja de entrada?

¿Cuándo vaciar una bandeja de entrada?

Vaciar regularmente tus bandejas de entrada es uno de los hábitos de GTD® que, en mi experiencia, más contribuye a mejorar tu sensación de control.

Cuando vacías una bandeja de entrada, aclarando todas y cada una de las cosas acumuladas en ella, dejas de tener cosas cuyo significado desconoces y pasas a tener elementos que ya sabes lo que son y lo que significan para ti.

Eso es el inicio del camino para eliminar el estrés de tu vida. Para aspirar a tener sensación de control tienes que empezar por saber a qué te enfrentas. Y para ello, tienes que vaciar tus bandejas de entrada.

Pero, ¿cuando vaciar una bandeja de entrada?

Esta es una pregunta habitual para las personas que empiezan con GTD®.

Lo cierto es que no hay un número definido de veces en las que tengas que vaciar una bandeja de entrada, porque cada bandeja es, en sí misma, diferente y requiere una atención diferente.

Por ejemplo, tu bandeja de email es diferente al cuaderno que usas en las reuniones. También son diferentes la lista de llamadas perdidas y la pizarra que tienes en la nevera para anotar cosas.

Además, un tipo concreto de bandeja de entrada puede tener un significado distinto para diferentes personas, porque la naturaleza de las cosas de esa bandeja también puede ser muy diferente.

Por ejemplo, puede que para algunas personas, vaciar el buzón postal de casa sea algo que haya que hacer cada día, pero para otras, puede que con hacerlo un par de veces a la semana sea suficiente.

Otro ejemplo es que mucha gente cree que hay que vaciar la bandeja de email a todas horas. Sin embargo, las personas efectivas vacían su bandeja de email un número limitado de veces al día.

El mejor criterio para vaciar una bandeja de entrada es hacerlo cada vez que sientas sensación de descontrol, intranquilidad o estrés sobre lo que se está acumulando en esa bandeja.

Para vaciar tu bandeja tienes que aclarar su contenido, desde el primer elemento y hasta el último. Sólo así podrás empezar a experimentar la sensación de control que consigues cuando dejas de acumular cosas cuyo significado desconoces y las transformas en algo conocido y con significado para ti.

Así que ya sabes, cuando tengas dudas sobre cuántas veces debes vaciar tus bandejas de entrada, recuerda que la buena práctica es hacerlo el menor número posible de veces y todas las veces que sea necesario.

GTD®: Más de uno es multitud

En uno de los últimos cursos que he tenido oportunidad de facilitar en la Administración Pública (sí, la Administración Pública también se mueve en esto de la mejora de la efectividad) uno de los participantes preguntaba si tenía sentido usar GTD® como metodología de equipo y tener listas compartidas entre varias personas.

La pregunta me parece muy interesante para reflexionar sobre ella, por diferentes motivos.

GTD® es una metodología diseñada para mejorar la efectividad personal más que para mejorar la efectividad de un grupo o una organización, aunque también lo hace (y mucho) de manera indirecta.

GTD® propone una serie de hábitos y comportamientos a nivel personal para ganar sensación de control, trabajar con enfoque, organizarse mejor y eliminar el estrés.

Cualquier persona que utiliza GTD® consigue esos beneficios y muchos más (puedes leer ejemplos reales aquí).

La ciencia demuestra, y así lo confirman las personas que lo aplican, que GTD® ayuda a mejorar la efectividad y aumenta la felicidad de las personas.

¿Porque GTD® ayuda a la mejora de la efectividad de una organización?

Resulta evidente que un colectivo con personas efectivas será más efectivo que un colectivo sin personas efectivas.

En este sentido, GTD® sí que contribuye a la mejora de la efectividad de un grupo o una organización: a mayor número de personas usando GTD®, más opciones de mejorar su efectividad tiene el grupo u organización.

Esto ocurre porque son las personas las que forman las organizaciones y mejorar su efectividad es el primer paso, aunque no el único, para mejorar la efectividad organizativa.

Son muchos los factores que hacen que el uso individual de GTD® contribuya positivamente en la efectividad de la organización. Veamos algunos de ellos.

El primero es que se inicia un cambio cultural en la organización orientado hacia la efectividad, ya que cuando las personas cambian, la organización también cambia.

Otro efecto es que, en la organización, se comienza a hablar un lenguaje distinto, común, concreto, definido y sin riesgo de interpretaciones erróneas, donde los que se dice se comprende fácilmente. Cuando la comunicación es más fluida, directa y concreta, las cosas funcionan mejor.

También, se generan importantes sinergias y eficiencias en las relaciones entre las personas. Por ejemplo, el uso de la lista «A la espera» o las «Agendas» ayudar a mejorar la coordinación con otras personas y la gestión de equipos. Dos de las diez competencias consideradas indispensables para los profesionales en 2020 según el Foro de Davos.

Como puedes comprobar, son muchos los beneficios que la organización obtiene cuando sus personas son efectivas.

Entonces… ¿Se puede usar GTD como metodología de grupo?

Aunque los beneficios de GTD® sean evidentes tanto en el plano personal como en el organizativo, lo cierto es que GTD® es un metodología personal.

Es la persona quien tiene que desarrollar los hábitos para crear, utilizar y mantener su propia mente extendida. En mi opinión, esta es la clave: no se me ocurre una «mente extendida compartida» porque no existe una «mente personal compartida».

Por ejemplo, la lista «A la espera» de una persona puede tener poco que ver con la lista de otra persona. Lo mismo ocurre para la lista de «Siguientes acciones», las «Agendas», la «Lista de proyectos»,… Un sistema GTD® contiene información personal con un significado personal, y surge de un proceso de pensar y decidir de manera personal sobre tu propia realidad, por muy relacionada que esté con la del resto de la organización.

Conclusiones

GTD® es una metodología para mejorar la efectividad personal que trabaja y desarrolla hábitos y comportamientos individuales.

El sistema GTD® de cada persona es individual y contiene información relevante para esa persona pero no necesariamente para otra.

Los beneficios y ventajas de GTD® son evidentes para la persona que lo usa y, también, para la organización de la que forma parte.

El uso de GTD® contribuye a generar entornos más efectivos en las organizaciones de diversas maneras, como por ejemplo reduciendo el impacto negativo de las interrupciones, facilitando que las personas puedan trabajar con enfoque, mejorando la coordinación entre las personas y la gestión de equipos.

Si usas GTD® y quieres que tu entorno se beneficie también de sus ventajas, anímale a conocerlo y, sobre todo, a probarlo, porque el resto llegará solo y todos saldréis ganando.

LACTAMOMENT: Innovación para trabajar con efectividad

Saber gestionar la atención de manera óptima es clave para la efectividad de los profesionales del conocimiento.

Significa la diferencia entre realizar un trabajo reactivo y poco efectivo, o conseguir resultados trabajando con enfoque y confianza.

Uno de los peores enemigos que existente en las organizaciones a día de hoy es el elevado número de interrupciones que sufren, y provocan, las personas que trabajan en ellas.

Estas interrupciones constantes impactan negativamente sobre la calidad del trabajo. Cuanto mayor es el número de interrupciones, mayor es la probabilidad de que las personas trabajen sin enfoque y peores sean los resultados.

Por ello, todas las personas necesitan aprender a gestionar proactivamente las interrupciones y trabajar con enfoque en las cosas más significativas si quieren mejorar su efectividad. Por suerte, como ya sabemos, se puede aprender a ser personas efectivas.

Las organizaciones también pueden hacer mucho dentro de su zona de influencia para proporcionar un entorno de trabajo efectivo, teniendo siempre presente que la efectividad de una organización es resultado de la efectividad personal de sus profesionales.

Hace unas semanas, desde OPTIMA LAB, tuvimos la oportunidad de colaborar en el desarrollo y lanzamiento de un programa puntero en el ámbito de la efectividad organizativa: LACTAMOMENT.

LACTAMOMENT es una iniciativa promovida por el Departamento de Recursos Humanos de LACTALIS PULEVA, dirigido por Sonia Rodríguez Muriel.

Se trata de un programa orientado a facilitar a sus profesionales los recursos necesarios para gestionar proactivamente las interrupciones externas y poder así trabajar con enfoque.

Conscientes de la necesidad de que las personas necesitan gestionar mejor su atención, LACTALIS PULEVA quería y buscaba soluciones reales para ayudar a sus profesionales, motivo por el que se pusieron en contacto con OPTIMA LAB para que les asesorásemos con el proyecto.

Nuestra colaboración se centró en tres aspectos:

  • Diseño de la política y los contenidos 
  • Elaboración del plan de comunicación
  • Implantación del programa

En el  diseño de la política y los contenidos del programa ayudamos a definir las pautas y comportamientos para trabajar con enfoque. Por ejemplo, cómo comunicar y preparar el entorno, cómo gestionar proactivamente las interrupciones o consejos sobre la frecuencia de uso.

En el plan de comunicación colaboramos con María Reyes Roldán, del Departamento de Recursos Humanos de LACTALIS PULEVA, creadores de la idea y el diseño de LACTAMOMENT, y con la diseñadora gráfica  Lucía Jiménez Barca, autora del díptico. En esta fase, ayudamos en la preparación de los materiales de apoyo al lanzamiento y la guía de uso del programa definiendo la mejor manera de redactar los mensajes, eliminando posibles ambigüedades y validando el contenido.

En cuanto a la implantación,  hemos llevado a cabo varias sesiones del curso GTD® Fundamentals & Implementation Lab en las que han participado más de 60 personas durante dos meses. En estas sesiones, aprovechamos para explicar la iniciativa a los participantes y cómo GTD® podría ayudarles a obtener el máximo beneficio del programa.

Actualmente seguimos trabajando en más proyectos de consultoría para la mejora de efectividad organizativa. Ha sido una gran experiencia colaborar con LACTALIS PULEVA en este programa y comprobar el apoyo creciente de organizaciones a este tipo de iniciativas pioneras para la mejora de la efectividad.

 

Mis reflexiones sobre el primer curso abierto de GTD® oficial en España

“Ganarse la vida no basta, el trabajo también tiene que hacer una vida.” Peter Drucker

Los pasados 9 y 10 de abril tenía lugar el primer curso abierto de formación oficial GTD® en España. Un nuevo hito para la efectividad personal en nuestro país y un momento muy especial para OPTIMA LAB.

Reconozco que si hace 8 años me hubiesen comentado que tendría la oportunidad de facilitar este primer curso de formación oficial GTD®, sinceramente, no me lo habría creído.

Como ya sabéis, descubrir y aprender GTD® ha sido una de las mejores cosas que me han pasado. Literalmente, me salvó la vida a la hora de reducir mis niveles de estrés, me ayudó a organizarme mejor, a trabajar con enfoque y, entre otras muchas cosas, a integrar y conciliar mi vida personal y profesional.

Estas mismas sensaciones las comparten muchas personas que ya conocen y usan GTD® en todo el mundo.

Cuestión de responsabilidad

Por esa razón, en OPTIMA LAB siempre hemos tenido presente, como parte de nuestra RSA, el compromiso de hacer llegar al mayor número de personas posible las ventajas de la efectividad personal y, en este caso concreto, de GTD®.

Hasta el momento, nuestros principales esfuerzos han estado dirigidos en llegar a las personas a través de las organizaciones. El éxito y los resultados obtenidos demuestran que vamos por buen camino.

Sin embargo, ese compromiso firme que comentaba unido al número de peticiones particulares para asistir a una formación oficial en GTD®, aceleraron que el primer curso abierto fuese tomando forma y se convirtiese en realidad.

Cuando José Miguel me comentó si me apetecería facilitar este primer curso abierto, no lo dude ni un segundo. Sí, reconozco que en este caso no “capturé”, pero era algo sobre lo que ya había pensado y decidido, y tenía muy clara la respuesta si se daba la oportunidad 😉

La organización y la importancia de los detalles

Una vez decidimos las fechas del curso nos pusimos de inmediato en marcha.

Lo primero que hicimos fue organizar los aspectos relacionados con la logística. Gracias al estupendo trabajo de Paz Garde, todo lo necesario para el curso estuvo preparado con detalle.

Tras evaluar varias opciones, Paz, con gran criterio, seleccionó el Centro de Reuniones Torre Ombú por la calidad y luminosidad de sus salas, y por su estupenda ubicación pensando, sobre todo, en las personas que vendrían desde fuera de Madrid.

También fue un acierto trabajar con la Fundación Juan XXIII para la organización y preparación del catering que disfrutamos durante el curso. En todo momento estuvieron atentos a que no faltase de nada.

Aforo completo… en tiempo record

Con la logística organizada, el siguiente paso era lanzar la convocatoria.

Debido al elevado número de personas interesadas que se habían puesto en contacto con nosotros durante los meses anteriores, sabíamos que las plazas se iban a agotar.

Sin embargo, al menos yo, no esperaba que lo hiciesen en poco más de dos semanas desde que enviamos la convocatoria.

Aprovecho para dar las gracias a las personas que confían en OPTIMA LAB para mejorar su efectividad.

Compartiendo un día y medio de efectividad con GTD®

Siendo fieles nuestros niveles de calidad y exigencia, queríamos que las personas que iban a asistir tuvieran la misma experiencia que los cursos que facilitamos in-company.

Tenemos la responsabilidad de hacer llegar a las personas lo que es y lo que significa GTD®, y este caso no iba a ser menos.  

En el primer día, unos minutos antes de comenzar el curso, organizamos un café de bienvenida para favorecer el networking e ir calentando motores. He de agradecer a todas las personas que asistieron su compromiso y su puntualidad para facilitar, en todo momento, el desarrollo de la formación.

El ambiente fue extraordinario y contar un grupo de personas con experiencias y perfiles diversos enriqueció enormemente la experiencia de aprendizaje.

Como publicaba en mi perfil de Instagram, fue un placer poder compartir esos días con tantas personas dispuestas y motivadas a mejorar su efectividad.

Resultado y personas satisfechas

Estoy convencido de que todo lo anterior contribuyó al excelente resultado (NPS=93) y la valoración final del curso .

El feedback recibido ha sido muy positivo, tanto por la organización como por el desarrollo de la formación, lo que nos alegra enormemente y nos anima a seguir trabajando con ilusión en la misma línea que hasta ahora.

Tener la oportunidad de trabajar con propósito en algo que disfrutas, que conoces y que es útil a otras personas es un auténtico lujo.

Y en lo personal…

Como comentaba al principio, para mi ha sido una experiencia muy especial. Profesionalmente ha supuesto todo un reto y el resultado conseguido ha sido muy satisfactorio.

Desde que a principios de este año comenzase mi camino artesano más allá del muro, las luces y las sombras han estado ahí. Tengo claro que forman parte del juego, pero también tengo claro que esta experiencia será una de esas luces que siempre estará ahí.

Es momento de disfrutar de la experiencia y de seguir trabajando para acercar la formación oficial GTD® en España al mayor número de personas posible.

Y como el movimiento se demuestra andando, ya hemos publicado la convocatoria del segundo curso abierto, que tendrá lugar también en Madrid.

Me encantará verte por allí y que, juntos, disfrutemos de la experiencia de aprender a mejorar la efectividad personal con GTD®.

#GTD: ¿qué hay que capturar?

Ya hemos visto en anteriores posts que capturar es un hábito muy liberador que te aporta muchas ventajas.

Como sabes, él hábito de capturar en GTD consiste en poner en contenedores de confianza, que vaciaremos con regularidad, aquello que capta nuestra atención sin pensar ni tomar decisiones sobre ello.

Capturar es el primer paso para construir un sistema de organización personal completamente fiable que te permitirá dejar de usar tu memoria para acordarte de lo que tienes que hacer. ¿Te imaginas viviendo así?

Además, al capturar enfrías el pensamiento dejando de decidir en caliente (ya sabes como suelen ser las decisiones que tomas en caliente) y, también, te permite hacer una gestión proactiva de las interrupciones.

En los cursos y talleres que facilito como trainer certificado en metodología GTD, aparece con frecuencia la duda sobre qué es lo que hay que capturar. Es algo normal debido a la diferencia que existe entre el significado de capturar en el lenguaje coloquial y en GTD.

¿Qué hay que capturar?

En GTD capturamos “incompletos”, es decir, algo sobre lo que tendremos que completar el ciclo de pensamiento más adelante.

Un incompleto es algo que en un momento dado ha captado nuestra atención y, en ese mismo momento, lo capturamos con una herramienta de captura o lo ponemos en una bandeja de entrada.

Cualquier cosa que aparezca por tu mente y que pueda tener un valor potencial para ti, debes capturarlo para sacarlo de tu cabeza y dejarlo en un sitio donde luego decidirás qué hacer o qué no hacer con ello.

Captar tu atención

Veamos un ejemplo de qué quiero decir con la expresión “captar tu atención”.

Imagina que vas por la calle caminando con un amigo y veis un cartel de publicidad sobre el estreno de una película que capta vuestra atención.

En tu caso, el cartel te ha llamado la atención porque hace tiempo que no vas al cine y te apetecería ir de nuevo.

A tu amigo el cartel le ha llamado la atención simplemente porque es un anuncio muy llamativo, sin que tuviese ningún valor potencial para él.

Para ti, eso del “anuncio de la película” tiene un valor potencial (volver a ir al cine). Para tu amigo, el anuncio no tiene ningún valor potencial (es, simplemente, un suceso llamativo sin más).

En tu caso, capturarías con alguna herramienta de captura algo del estilo “ir al cine” o, mejor aún, “cine”. Sin embargo, tu amigo, no capturaría nada en esta ocasión.

¿Dónde está el límite?

Algunas personas tienen dudas sobre donde está el límite entre tener un valor potencial y no tenerlo. Y, en mi experiencia, no hay un criterio objetivo para determinar ese límite.

Como hemos visto en el ejemplo, un mismo suceso puede tener un valor potencial para una persona y no tenerlo para otra.

En caso de que tengas dudas sobre si capturar algo o no, siempre aconsejo lo mismo:  captura.

Capturar algo no te compromete a nada. Al capturar, simplemente, estás sacando eso de tu cabeza para darte la oportunidad más adelante de pensar y decidir cuál es su significado para ti y qué hay que hacer o no con ella.

Conclusión

Capturar es un hábito que te ayudará a vaciar tu cabeza y comenzar a construir un sistema de organización completamente fiable.

Cualquier cosa que aparezca por tu cabeza (una idea, algo de lo que te acuerdes, una ocurrencia,…) que capte tu atención y tenga un potencial valor para ti, debes capturarlo.

Cuando tengas dudas sobre si capturar algo o no, es mejor que lo captures y lo saques de tu cabeza. Recuerda que capturar mucho es un hábito muy productivo y muy liberador que te ayudará a despejar tu mente.