GTD®: Utiliza tu mente extendida para ganar la batalla al estrés

Persona mirando a un cerebro gigante que simula ser su mente extendida

Uno de los hábitos que te propone GTD® para eliminar el estrés de tu vida es evitar utilizar tu mente para gestionar los recordatorios de lo que tienes que hacer.

La alternativa que propone es que utilices, en su lugar, un sistema que sí sea útil y fiable para esa función.

GTD® llama a ese sistema «mente extendida» y es el lugar donde anotar los recordatorios de lo que tienes que hacer y la información que necesitas para ello.

Muy pocas veces, por no decir ninguna, nuestra mente nos recuerda lo que tenemos que hacer en el momento preciso en el que necesitamos que lo haga.

Esto genera frustración e incertidumbre, al no poderte fiar de que te vaya a recordar las cosas en el momento adecuado. Tú sabes que es así.

Afortunadamente, si utilizas una mente extendida fiable, como la que propone GTD®, puedes empezar a liberarte de esa agotadora carga y sus indeseables consecuencias.

Sin embargo, tener un sistema de recordatorios es necesario pero insuficiente porque, además de tenerlo, tienes que utilizarlo.

Consultar tus listas de siguientes acciones es fundamental para que te funcione GTD®. Si apuntas todo lo que tienes que hacer en tu sistema, pero luego no lo consultas sistemáticamente para elegir con confianza lo que tienes hacer, tu mente extendida será inútil.

Crear tus listas de recordatorios y dar forma a tu mente extendida es una inversión que te aportará muchos beneficios a la hora de trabajar, pero para obtener estos beneficios tienes que hacer uso de ella.

Solo así podrás trabajar con efectividad y ganar la batalla al estrés.

GTD – ¿Cuántas bandejas de entrada?

Bandejas conectadas en una red de carpetas

Ya sabes que tus bandejas de entrada son cualquier lugar, físico o digital, donde se acumulan cosas sobre las que tendrás que pensar y decidir qué hacer o qué no hacer con ellas.

Tu bandeja de email, un cuaderno de notas o el teléfono donde se quedan registradas las llamadas perdidas pueden ser algunas de tus bandejas de entrada.

Pero tienes más.

¿Usas redes sociales?. Cada una de ellas podría ser una bandeja de entrada.

¿Tienes varias cuentas de email?. Cada cuenta profesional y personal es una bandeja de entrada.

¿Dónde te dejan las cartas o papeles en tu trabajo?. ¿Y en casa?. Cada lugar es una bandeja de entrada.

¿Dónde dejas los tickets que te dan en un restaurante, en la lavandería o en el supermercado?. Tu bolso, tu cartera,…, también pueden ser bandejas de entrada.

¿Utilizas tu móvil para capturar fotos, grabar mensajes de voz o tomar notas?. Si luego tienes que decidir qué hacer con ello, la aplicación de tu móvil dónde quedan las fotos, los mensajes de voz o las notas es una bandeja de entrada.

¿Te has anotado alguna vez algo en tu mano para que no se te pierda?. ¡Tu mano puede ser una bandeja de entrada!.

Ser consciente de todas las bandejas de entrada que tienes te puede generar, al inicio, cierto rechazo, por toda la cantidad de cosas que debes aclarar.

Pero tu realidad es como es y saber a lo que te enfrentas es, por lo general, mejor opción que ignorarlo.

No hay un número perfecto de bandejas de entrada. Se trata de tener el número adecuado de ellas.

Para averiguar cual es el tuyo, simplemente sé consciente de que debes tener todas las bandejas de entrada necesarias, y las menos posibles, para capturar lo que llame tu atención en todo momento y todo lugar.

Asume cuanto antes que tienes las bandejas de entrada que tienes, no las que quieres, y podrás comenzar a construir una mente extendida para vivir sin estrés.

Efectividad personal: Divide y avanzarás

Pizza cortada en trozos

Es posible que algunas de las tareas que te has comprometido a hacer lleven en tus listas mucho tiempo. Más del que te gustaría.

Tareas que procrastinas una y otra vez, semana tras semana. ¿Te suena?. A mí sí porque, a veces, yo también lo hago…

En ocasiones, esas tareas suelen poco motivadoras, complicadas, de mucha duración… Todas tienen algo en común: tu cerebro las identifica como tareas que no podrá terminar y tachar, así que las deja para otro momento, eligiendo otras acciones que sí puede empezar y terminar.

Un ejemplo de este tipo de tareas puede ser “escribir el informe con toda la actividad comercial del año”. Seguro que si echas un vistazo a tus listas, tienes algún ejemplo más. ¿Te animas a compartirlo? 😉

Cuando te encuentres con una de estas tareas, la buena práctica es dividirla en acciones más pequeñas del tamaño adecuado para poder empezarlas y terminarlas de una vez.

Dividir tareas extensas, complejas o poco motivadoras en acciones más pequeñas ayudará a ponerle las cosas más fácil a tu cerebro para elegirlas y poder avanzar. A tu cerebro le gustan las cosas sencillas.

En lugar de “escribir el informe con toda la actividad comercial del año”, prueba con “hacer un esquema del informe de toda la actividad comercial del año”. Cuanto termines esta acción, podrás ponerte con la siguiente: “escribir X páginas del informe de cierre de año”. Cuando termines esas X páginas, te podrás poner con las siguientes… Y así, poco a poco, lograrás tener escrito el informe.

Si tienes tareas que semana tras semana siguen en tus listas, es posible que la causa sea que tu cerebro las identifica como tareas que no podrá terminar. Si es así, prueba a dividirlas en acciones de un tamaño adecuado y más concretas. Así, seguro que avanzarás.

 

Mejorar tu efectividad depende de ti

mejorar tu efectividad

Todo lo que necesitas para mejorar tu efectividad está a tu alcance.

Sabes que es cuestión de aprender nuevos hábitos e ir haciendo cambios poco a poco. Con paciencia, porque aquí las prisas son el camino equivocado.

Como cualquier cambio que requiere esfuerzo, te puede dar pereza. Reconozco que a mi, a veces, aún me ocurre. Es normal.

También puede que sientas que esto no es para ti. Es más cómodo dejar que tus excusas te sigan dando una palmadita en la espalda: falta tiempo, fuerzas, mucho trabajo, la familia,…

Porque aunque sabes que tienes que cambiar, siempre vas a encontrar motivos para no hacerlo.

Sin embargo, si realmente quieres mejorar tu efectividad ya tienes a tu alcance todo lo que necesitas.

Sabes cuales son las metodologías y técnicas que funcionan, los principios en los que se basan y cómo la neurociencia las avala.

También tienes a tu alcance personas dispuestas a echarte una mano. Personas que hanhemos estado hace tiempo dónde tú estás ahora y que hanhemos cometido casi todos los errores que se pueden cometer.

La receta funciona, el resto son excusas. Mejorar tu efectividad depende de ti, ¿a qué estás esperando?

#GTD: ¿Cuándo vaciar una bandeja de entrada?

¿Cuándo vaciar una bandeja de entrada?

Vaciar regularmente tus bandejas de entrada es uno de los hábitos de GTD® que, en mi experiencia, más contribuye a mejorar tu sensación de control.

Cuando vacías una bandeja de entrada, aclarando todas y cada una de las cosas acumuladas en ella, dejas de tener cosas cuyo significado desconoces y pasas a tener elementos que ya sabes lo que son y lo que significan para ti.

Eso es el inicio del camino para eliminar el estrés de tu vida. Para aspirar a tener sensación de control tienes que empezar por saber a qué te enfrentas. Y para ello, tienes que vaciar tus bandejas de entrada.

Pero, ¿cuando vaciar una bandeja de entrada?

Esta es una pregunta habitual para las personas que empiezan con GTD®.

Lo cierto es que no hay un número definido de veces en las que tengas que vaciar una bandeja de entrada, porque cada bandeja es, en sí misma, diferente y requiere una atención diferente.

Por ejemplo, tu bandeja de email es diferente al cuaderno que usas en las reuniones. También son diferentes la lista de llamadas perdidas y la pizarra que tienes en la nevera para anotar cosas.

Además, un tipo concreto de bandeja de entrada puede tener un significado distinto para diferentes personas, porque la naturaleza de las cosas de esa bandeja también puede ser muy diferente.

Por ejemplo, puede que para algunas personas, vaciar el buzón postal de casa sea algo que haya que hacer cada día, pero para otras, puede que con hacerlo un par de veces a la semana sea suficiente.

Otro ejemplo es que mucha gente cree que hay que vaciar la bandeja de email a todas horas. Sin embargo, las personas efectivas vacían su bandeja de email un número limitado de veces al día.

El mejor criterio para vaciar una bandeja de entrada es hacerlo cada vez que sientas sensación de descontrol, intranquilidad o estrés sobre lo que se está acumulando en esa bandeja.

Para vaciar tu bandeja tienes que aclarar su contenido, desde el primer elemento y hasta el último. Sólo así podrás empezar a experimentar la sensación de control que consigues cuando dejas de acumular cosas cuyo significado desconoces y las transformas en algo conocido y con significado para ti.

Así que ya sabes, cuando tengas dudas sobre cuántas veces debes vaciar tus bandejas de entrada, recuerda que la buena práctica es hacerlo el menor número posible de veces y todas las veces que sea necesario.