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#erroresGTD: Cuando todo requiere acción

 

Hay una situación recurrente que me encuentro en las formaciones que facilito para ayudar a mejorar la efectividad personal con GTD®: la resistencia de las personas a decidir que hay cosas que no requieren acción.

Pienso que esa resistencia es fruto de la falsa creencia de tener que llegar a todo.

Porque parece que, con cualquier cosa que aparece en nuestro radar, hay que hacer siempre algo. Especialmente en el ámbito profesional.

Sin embargo, ¿alguna vez has dejado sin hacer algo que en su momento creíste que sí requería acción?. Seguro que sí.

En mi experiencia, uno de los principales errores al comenzar con GTD® es responder siempre de forma afirmativa a la pregunta «¿Requiere acción?» en el paso de «Aclarar».

Además es un error que afectará a la usabilidad de tu sistema GTD®.

Si decides que todas tus capturas requieren acción, sólo conseguirás unas listas de recordatorios con un número de siguientes acciones tan elevado que te resultarán inmanejables… e inútiles.

Por eso, cuando te preguntes si algo «¿Requiere acción?», evita el impulso natural de responder que sí y piensa tranquilamente si realmente hay que hacer algo con ello o no.

La buena noticia es que si decides que algo no requiere acción, y quieres «seguirle la pista», puedes incubarlo para tener la oportunidad de volver a decidir sobre ello más adelante.

De ese modo, evitarás sobrecargar tus listas de siguientes acciones y tendrás un recordatorio en tu lista «Algún día/Tal vez» para tener ese asunto bajo control.

Recuerda: cuando aclares tus capturas, decidir que algo «no requiere acción» también es una opción. Y es una opción tan productiva como necesaria.

 

Tres tipos de trabajo para el profesional del conocimiento

Tipos de trabajo profesionales del conocimiento

«A menudo resulta más fácil dejarte atrapar por las demandas urgentes del momento que ocuparte de tu bandeja de entrada y demás asuntos que tienes abiertos». David Allen

Los profesionales del conocimiento podemos clasificar nuestra actividad en tres tipos de trabajo.

Esta triple clasificación es la que se recoge David Allen en «Organízate con eficacia» como el «Modelo tridimensional para evaluar el trabajo diario».

Este modelo, lo que viene a decir es que, en algún momento, podemos estar:

  • Ejecutando trabajo según surge
  • Ejecutando trabajo que ya está definido
  • Definiendo el trabajo que tendremos que ejecutar

Todos los profesionales del conocimiento realizamos estos tres tipos de trabajo y el tiempo que dedicamos a cada uno dependerá, en gran medida, de cuál es nuestra responsabilidad.

Veamos en qué consiste cada uno de los tres tipos de trabajo.

El trabajo según surge

El trabajo según surge corresponde con ese trabajo inesperado que hay que atender inmediatamente y que, de no hacerlo, podría tener consecuencias negativas.

Ejemplos de este tipo de trabajo pueden ser atender una llamada de un cliente con una incidencia en un servicio que ha dejado de funcionar, asistir a la reunión que acaba de convocar la responsable de área o ir al colegio a recoger a tu hijo enfermo.

En este tipo de trabajo, incluiríamos las urgencias de verdad. Ya sabes que muchas supuestas urgencias realmente son otra cosa.

Muchas personas viven en el paradigma de ir de urgencia en urgencia sin poder hacer otra cosa. Esta situación es más una creencia que una realidad.

Sin embargo, lo cierto es que siempre habrá trabajo según surge porque estamos en un entorno donde las cosas cambian a menudo. Pero que exista es muy diferente a que todo el trabajo sea de este tipo, ¿verdad?.

El trabajo ya definido

Este tipo de actividad consiste en ejecutar el trabajo que ya has definido. Es decir, el trabajo que ya sabes que tienes que hacer porque has pensado y decidido sobre ello.

En concreto, se trata de trabajar sobre tus listas de siguientes acciones, eligiendo qué hacer en función del contexto en el que estás, tu nivel de energía y el tiempo del que dispones.

Ejemplos de este tipo de trabajo pueden ser enviar un email al departamento de TI para que instalen un software, llamar a un cliente para concertar una reunión o cambiar la bombilla del pasillo de la entrada de casa.

Como ves, son acciones ya definidas que estarán en tus categorías organizativas y que, simplemente, debes ejecutar.

Este es el tipo de trabajo en el que serás más eficiente siempre que hayas realizado correctamente el siguiente tipo de trabajo: definir tu trabajo.

El trabajo de definir el trabajo

Definir el trabajo consiste en aclarar los inputs de tus bandejas de entrada y organizar los recordatorios de lo que hay que hacer en las categorías organizativas adecuadas.

Es clave dedicar tiempo y atención a hacer bien este trabajo. De ello va a depender poder ejecutar con eficiencia el tipo trabajo «ya definido» y, también, poder reducir la aparición de trabajo «según surge».

Mucha gente comete un grave error al omitir trabajar en este tipo de trabajo. En mi experiencia, de los tres tipos de trabajo, es el más que más esfuerzo requiere porque nos cuesta pensar y decidir sobre nuestros asuntos concretando con claridad qué es lo que hay que hacer.

Conclusión

Cualquier profesional del conocimiento tiene que, en algún momento, dedicar su atención a los tres tipos de trabajo.

La atención que dediques a cada tipo de trabajo dependerá, sobretodo, de tu tipo de actividad.

En cualquier caso, encontrar el balance óptimo entre los tres tipos de trabajo te ayudará a hacer avanzar tus asuntos con efectividad. Y tú, ¿a cuál de los tres tipos de trabajo dedicas más atención?

#GTD: ¿Cuándo vaciar una bandeja de entrada?

¿Cuándo vaciar una bandeja de entrada?

Vaciar regularmente tus bandejas de entrada es uno de los hábitos de GTD® que, en mi experiencia, más contribuye a mejorar tu sensación de control.

Cuando vacías una bandeja de entrada, aclarando todas y cada una de las cosas acumuladas en ella, dejas de tener cosas cuyo significado desconoces y pasas a tener elementos que ya sabes lo que son y lo que significan para ti.

Eso es el inicio del camino para eliminar el estrés de tu vida. Para aspirar a tener sensación de control tienes que empezar por saber a qué te enfrentas. Y para ello, tienes que vaciar tus bandejas de entrada.

Pero, ¿cuando vaciar una bandeja de entrada?

Esta es una pregunta habitual para las personas que empiezan con GTD®.

Lo cierto es que no hay un número definido de veces en las que tengas que vaciar una bandeja de entrada, porque cada bandeja es, en sí misma, diferente y requiere una atención diferente.

Por ejemplo, tu bandeja de email es diferente al cuaderno que usas en las reuniones. También son diferentes la lista de llamadas perdidas y la pizarra que tienes en la nevera para anotar cosas.

Además, un tipo concreto de bandeja de entrada puede tener un significado distinto para diferentes personas, porque la naturaleza de las cosas de esa bandeja también puede ser muy diferente.

Por ejemplo, puede que para algunas personas, vaciar el buzón postal de casa sea algo que haya que hacer cada día, pero para otras, puede que con hacerlo un par de veces a la semana sea suficiente.

Otro ejemplo es que mucha gente cree que hay que vaciar la bandeja de email a todas horas. Sin embargo, las personas efectivas vacían su bandeja de email un número limitado de veces al día.

El mejor criterio para vaciar una bandeja de entrada es hacerlo cada vez que sientas sensación de descontrol, intranquilidad o estrés sobre lo que se está acumulando en esa bandeja.

Para vaciar tu bandeja tienes que aclarar su contenido, desde el primer elemento y hasta el último. Sólo así podrás empezar a experimentar la sensación de control que consigues cuando dejas de acumular cosas cuyo significado desconoces y las transformas en algo conocido y con significado para ti.

Así que ya sabes, cuando tengas dudas sobre cuántas veces debes vaciar tus bandejas de entrada, recuerda que la buena práctica es hacerlo el menor número posible de veces y todas las veces que sea necesario.

Aclarar en #GTD: pensar y tomar decisiones

Persona mirando hacia su cerebro que se ve, simbolizando que hay que utilizarlo

Pensar y tomar decisiones son características principales que definen a los profesionales del conocimiento. Funciones imprescindibles para determinar la verdadera aportación de valor de tu trabajo y que influyen directamente sobre tu efectividad personal.

Como profesional del conocimiento, debes definir la tarea que vas a hacer. Algo que Peter Drucker ya decía cuando hablaba de las diferencias entre el trabajo manual y el trabajo del conocimiento: “en el «trabajo manual» la tarea es evidente mientras que en el «trabajo del conocimiento» hay que definirla”.

Como ya sabes, GTD® es el nuevo estándar en productividad personal. Una metodología que ayuda a mejorar la efectividad de los profesionales del conocimiento. Profesionales como tú.

GTD® propone nuevos hábitos y una manera diferente de trabajar adaptada a las necesidades actuales. Uno de esos hábitos principales es el de «aclarar» todas las cosas que previamente has capturado porque han llamado tu atención.

Definir tu tarea

Para Peter Drucker, la productividad del trabajador del conocimiento exige que hagamos la pregunta «¿Cuál es la tarea?». El objetivo de esta pregunta es definir cuál es el trabajo que debes hacer y, para definirlo, es imprescindible pensar y decidir.

En «Organízate con eficacia», David Allen dice que antes de organizar algo que está incompleto debes capturarlo y aclararlo. Una vez hecho esto, ya puedes organizar las acciones que habrás de hacer basándote en las decisiones has tomado.

Por tanto, antes de poder organizar tus asuntos tienes que aclararlos. El hábito de «aclarar» en GTD® consiste en:

  • Preguntarte qué es cada uno de los elementos capturados, para transformarlos en algo que tiene significado para ti
  • Decidir qué vas a hacer con cada uno de esos elementos. Algunos requerirán acción y otros no.
  • Para aquellos elementos sobre los que hayas decidido qué vas a hacer algo, pensar cuál es la siguiente acción que te va a permitir avanzar y, si tiene sentido, cuál es el resultado deseado que deseas alcanzar en ese asunto
  • Continuar este proceso con todos los elementos de la bandeja de entrada, hasta vaciarla

Resumen

Cuando hayas completado el paso de aclarar, habrás vaciado tus bandejas de entrada, pensando sobre las cosas que había en ellas, dotándolas de significado y tomando decisiones al respecto.

Tendrás un conocimiento absoluto sobre qué tienes que hacer y qué no tienes que hacer, lo que te ayudará en el proceso de conseguir sensación de control y poder trabajar con enfoque.

 

Efectividad personal: ¿Cuestión de superpoderes?

La gente que se preocupa sobre su productividad y efectividad personal parecen, a ojos de otros, diferentes. Destacan en sus entornos. Generan intrigas. Provocan suspicacias. Incluso, en ocasiones, despiertan ciertas envidias.

Parece que estas personas tienen superpoderes. Capacidades paranormales que les hacen comportarse como se comportan. ¿Tendrán la suerte de haber nacido con ellas?. Así cualquiera, claro…

Se acuerdan de todas las cosas. Tienen la costumbre de apuntarlo todo. Deben tener mala memoria. O, a lo mejor, es que no quieren usarla. El caso es que no se les pasa ni una, salvo que ellos decidan dejarla pasar.

Dedican tiempo a pensar. Sí, a pensar. Dedican el tiempo que haga falta. Parece importante. Les debe ir bien porque tienen muy claras las cosas que tienen que hacer… y también lo que no van a hacer.

Luego, escriben todas esas cosas en listas. Ni muchas ni pocas, simplemente las necesarias. Lo hacen así para tener todo bien organizado y saber dónde buscar lo que necesitan. Está bien pensado, la verdad…

Trabajan sobre lo que tienen anotado en esas listas buena parte de su tiempo y, cuando tachan algo de sus listas, su cara refleja una satisfacción digna de retratar.

Sí, también les surgen imprevistos. Pero, sinceramente, se les ve poco ahí. Será que sus jefes, sus clientes, sus colaboradores, su negocio,…, son una balsa de aceite. Debe ser eso. Seguro.

Por cierto, definen y escriben lo que tienen que hacer con un detalle que cualquiera que supiese leer sabría lo que hay que hacer. Es como si les gustase evitar pensar en lo mismo más de una vez. En el fondo, hay cierta vaguería en su forma de actuar.

Revisan al menos una vez a la semana todas sus listas, todo lo que tienen anotado,…, todo su sistema. Tiene sentido porque ningún sistema es fiable si no se revisa lo suficiente. Parece que saben lo que hacen.

Utilizan palabras como capturar, aclarar, organizar, revisar y hacer. Se refieren a ellas como hábitos sencillos de desarrollar al alcance de cualquiera. Habría que empezar a considerarlo, si cualquiera puede hacerlo…

Eligen qué hacer en función de con quién están, dónde están y qué tienen a mano. Eso les ayuda a elegir mejor qué hacer en cada momento. Claro, teniendo todo en esas listas eso parece fácil. Para colmo, tienen en cuenta sus niveles de energía y el tiempo disponible para afinar aún más la elección.

Su sensación de control sobre todo lo que tienen que hacer es completa. Trabajan con enfoque en las cosas y se han olvidado del estrés que provoca el no saber qué asunto va a explotar. Suena tan bien…

Al tener su mente más liberada de preocupaciones, recordatorios y cosas para hacer, afirman que tienen más y mejores ideas. Es posible que sea porque el cerebro está diseñado para eso y no para recordarnos qué tenemos que hacer. Entender cómo funciona nuestra mente parece que ayuda a relacionarnos mejor con nuestro entorno.

Hablan de que han recuperado su vida e, incluso, alguno tiene la osadía de iniciar nuevos proyectos que tenías pendientes. ¿Podrán hacer más cosas… y mejor?

Si lo piensas bien, todo lo anterior está muy lejos de ser algo parecido a superpoderes. Realmente son hábitos y competencias que se pueden aprender y desarrollar si se tiene interés, y necesidad, en cambiar y mejorar.

Porque lo cierto es que la gente que se preocupa por su productividad y efectividad personal no parecen diferentes. Son diferentes. Al menos de cómo fueron antes que empezase todo. Visto lo visto, merece la pena probarlo.