Archivo de la etiqueta: agendas

#GTD: Aprende a usar las agendas con efectividad

Persona con el pulgar levantado indicando trabajo bien hecho

La implantación de los «open spaces» en las organizaciones ha traído interesantes ventajas para las organizaciones y sus profesionales, aunque también hay ciertos aspectos que afectan de manera negativa a la efectividad de las personas.

Las interrupciones constantes que se dan en estos espacios de trabajo son uno de esos aspectos negativos y, en mi experiencia, un problema recurrente que afecta a la efectividad.

En realidad, los «open spaces» no son la causa del problema. Es habitual que las organizaciones se apunten a las modas del momento, sin tener en cuenta posibles consecuencias ni, peor aún, posibles soluciones. Nuevas situaciones, entornos y exigencias en tu trabajo requieren de nuevas, y efectivas, formas de trabajar.

Muchas veces necesitamos tratar temas con otras personas para poder avanzar en nuestro trabajo. Esto es algo normal y gestionarlo de forma adecuada puede significar la gran diferencia entre fomentar constantemente las interrupciones o trabajar de una manera coordinada, respetuosa y efectiva con los demás.

Afortunadamente, la metodología GTD® ofrece una herramienta muy interesante, sencilla y potente para poder hacerlo: las agendas.

El problema de las interrupciones

Las interrupciones suele ser una de las principales causas reconocidas que interfieren de forma negativa en la efectividad personal y organizativa.

Las interrupciones tienen dos consecuencias fundamentales. La primera es que cuando interrumpes a alguien, también te estás interrumpiendo a ti y sales de esa zona de concentración y enfoque en la que estabas o deberías estar trabajando. Para gestionar de forma efectiva esta situación, puedes leer este post.

La segunda es que, cuando interrumpes a alguien, seguramente estés interfiriendo en la concentración y la efectividad de esa persona.

La realidad es que, de forma habitual, las personas interrumpen o son interrumpidas con demasiada frecuencia con temas que podrían esperar, rompiendo el estado de concentración que necesitamos los profesionales del conocimiento para hacer nuestro trabajo.

¿Qué son las agendas de GTD?

Las agendas son una de las categorías organizativas que propone GTD® para organizar los recordatorios y la información.

Las agendas contienen los recordatorios de las siguientes acciones que tenemos que hacer cuando estemos interaccionando en tiempo real con una o varias personas.

Tu sistema GTD® puede tener varias agendas: una por cada persona o grupo de personas con quienes interacciones con frecuencia. Algunos ejemplos de agendas pueden ser:

  • @nombre_jefa ó @nombre_jefe: contendrá los recordatorios de lo que tienes que hacer con tu jefa o jefe la próxima vez que podáis hablar
  • @nombre_cliente: contendrá los recordatorios de lo que tienes que hablar o tratar con uno de tus principales clientes
  • @nombre_proveedor: también puede ser que trates con frecuencia con algún proveedor. En este caso, es interesante tener una lista con los temas a tratar la próxima vez que habléis
  • @nombre_pareja: aquí puedes tener organizadas las siguientes acciones que tienes que comentar con tu pareja, desde hablar sobre las opciones de las próximas vacaciones, decidir las próximas reformas para la casa o elegir el pediatra al que vais a llevar a vuestra hija
  • @reunión_departamento: contendrá las acciones y temas que tengas que tratar o comentar en la reunión de tu departamento

Como puedes comprobar, cada agenda es una serie de siguientes acciones a tratar en una reunión con una persona (jefa/jefe, cliente, proveedor, colaborador,pareja) o grupo de personas (departamento, comité,…).

¿Por qué usar las agendas ayuda a la efectividad?

Las agendas de GTD® son muy útiles para evitar las ineficiencias producidas por las constantes interrupciones.

En lugar de interrumpir a alguien cada vez que se te ocurre una cosa, tener organizados todos los temas que tienes que tratar con esa persona cuando tengas ocasión de verla te va a permitir interrumpirla una sola vez.

Además, el hecho de tener organizados y controlados todos esos temas te permite poder gestionar proactivamente con la otra persona cuando es el mejor momento para poder tratarlos.

Por último, el uso de las agendas contribuye a mejorar tu eficiencia y la de la otra persona. Tener organizados todos los temas para tratar con esa persona te ofrece una perspectiva clara de qué tienes que tratar antes y cuáles después. Incluso pueden generarse sinergias entre los diferentes asuntos que tratéis y que, de hacerlo de forma independiente, seguramente no se producirían.

Conclusión

Las interrupciones son uno de los principales problemas que identifican las personas a la hora de trabajar con efectividad. Afortunadamente, hay soluciones sencillas que ayudan a gestionarlas de forma efectiva.

Usar las agendas de GTD® ayuda a mejorar la coordinación con las personas de tu entorno con las que tienes que tienes que tratar asuntos en persona y reduce significativamente el número de interrupciones.

Si quieres mejorar tu efectividad, contribuir a la efectividad de tu entorno y de tu organización, tienes una solución sencilla a tu alcance: usa las agendas de GTD® con efectividad.