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#erroresGTD: Confundiendo la utilidad de las «agendas» en GTD®

Dos personas reunidas utilizando las agendas de GTD

Cuando comencé con GTD®, una de las cosas que más me aportó desde el principio fue el uso de las «agendas».

Por aquel entonces tenía relación con muchos clientes, proveedores y personas de la organización, con varios asuntos que tratar con cada uno de ellos, y las «agendas» fue una de las primeras aportaciones de GTD® que me «salvaron la vida».

Como ya vimos en un post anterior, las «agendas» en GTD® es la categoría organizativa donde  organizar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con una persona o un grupo de personas.

Sin embargo hay personas que, en sus primeros pasos con GTD®, comenten el error de incluir en la categoría «agendas» recordatorios de siguientes acciones relacionadas con una persona, grupo de personas o un tema en concreto.

Tener que hacer algo para lo que necesitas interacción con alguien es muy diferente a tener que hacer algo que guarda relación con alguien.

Este error de interpretación, que suele ser habitual, anula la utilidad real de la categoría organizativa «agendas».

Veamos un uso correcto, por ejemplo, de una lista «@Carlos». Podría contener recordatorios como:

  • «@Carlos»:
    • comentar las dudas del punto 2.2 del informe trimestral de ingresos
    • preguntar por el estado de las inversiones en el proyecto XXX y definir próximos pasos
    • actualizar la hoja excel de revisión salarial en función de su evaluación dentro del equipo

Estos tres ejemplos serían siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con Carlos.

Estás acciones están relacionadas con Carlos, pero lo verdaderamente importante es que necesitas a Carlos para hacerlas

Veamos ahora tres ejemplos de siguientes acciones que sería incorrrecto incluir en esa misma lista:

  • «@Carlos»:
    • enviar un email a Carlos con el borrador del informe trimestral de ventas
    • llamar a Contabilidad la fecha de las últimas inversiones del proyecto XXX que gestiona Carlos
    • decidir y anotar los tres criterios de evaluación que me gustaría proponer a Carlos

Estos tres ejemplos son siguientes acciones que tienes que hacer tú sin necesitar a Carlos para nada.

Las acciones están relacionadas con Carlos, pero Carlos es innecesario para hacerlas. Necesitas otras cosas para poder hacerlas:

  • Para enviarle un email a Carlos necesitas el ordenador
  • Para llamar a Contabilidad necesitas un teléfono
  • Para decidir y anotar los criterios de evaluación de Carlos necesitas, por ejemplo, un momento de tranquilidad, tal vez en tu oficina.

En el primer bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos tiene todo el sentido que revises la lista «@Carlos» para ver los recordatorios de lo que tienes que hacer con él. Son asuntos para los que necesitas a Carlos si quieres avanzar con ellos.

Sin embargo, en el segundo bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos, ¿qué utilidad tiene que veas esos recordatorios?. La respuesta es ninguna, porque no vas a poder hacer nada con ellos en ese momento.

Recuerda: usa las «agendas» para agrupar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con alguien (tu jefa, tu pareja, un cliente,…).

Si las utilizas correctamente, las «agendas» son una sencilla y potente herramienta que te aportará interesantes beneficios desde el primer momento para mejorar tu efectividad.

Y tú, ¿utilizas correctamente tus «agendas»?

#GTD: Aprende a usar las agendas con efectividad

Persona con el pulgar levantado indicando trabajo bien hecho

La implantación de los «open spaces» en las organizaciones ha traído interesantes ventajas para las organizaciones y sus profesionales, aunque también hay ciertos aspectos que afectan de manera negativa a la efectividad de las personas.

Las interrupciones constantes que se dan en estos espacios de trabajo son uno de esos aspectos negativos y, en mi experiencia, un problema recurrente que afecta a la efectividad.

En realidad, los «open spaces» no son la causa del problema. Es habitual que las organizaciones se apunten a las modas del momento, sin tener en cuenta posibles consecuencias ni, peor aún, posibles soluciones. Nuevas situaciones, entornos y exigencias en tu trabajo requieren de nuevas, y efectivas, formas de trabajar.

Muchas veces necesitamos tratar temas con otras personas para poder avanzar en nuestro trabajo. Esto es algo normal y gestionarlo de forma adecuada puede significar la gran diferencia entre fomentar constantemente las interrupciones o trabajar de una manera coordinada, respetuosa y efectiva con los demás.

Afortunadamente, la metodología GTD® ofrece una herramienta muy interesante, sencilla y potente para poder hacerlo: las agendas.

El problema de las interrupciones

Las interrupciones suele ser una de las principales causas reconocidas que interfieren de forma negativa en la efectividad personal y organizativa.

Las interrupciones tienen dos consecuencias fundamentales. La primera es que cuando interrumpes a alguien, también te estás interrumpiendo a ti y sales de esa zona de concentración y enfoque en la que estabas o deberías estar trabajando. Para gestionar de forma efectiva esta situación, puedes leer este post.

La segunda es que, cuando interrumpes a alguien, seguramente estés interfiriendo en la concentración y la efectividad de esa persona.

La realidad es que, de forma habitual, las personas interrumpen o son interrumpidas con demasiada frecuencia con temas que podrían esperar, rompiendo el estado de concentración que necesitamos los profesionales del conocimiento para hacer nuestro trabajo.

¿Qué son las agendas de GTD?

Las agendas son una de las categorías organizativas que propone GTD® para organizar los recordatorios y la información.

Las agendas contienen los recordatorios de las siguientes acciones que tenemos que hacer cuando estemos interaccionando en tiempo real con una o varias personas.

Tu sistema GTD® puede tener varias agendas: una por cada persona o grupo de personas con quienes interacciones con frecuencia. Algunos ejemplos de agendas pueden ser:

  • @nombre_jefa ó @nombre_jefe: contendrá los recordatorios de lo que tienes que hacer con tu jefa o jefe la próxima vez que podáis hablar
  • @nombre_cliente: contendrá los recordatorios de lo que tienes que hablar o tratar con uno de tus principales clientes
  • @nombre_proveedor: también puede ser que trates con frecuencia con algún proveedor. En este caso, es interesante tener una lista con los temas a tratar la próxima vez que habléis
  • @nombre_pareja: aquí puedes tener organizadas las siguientes acciones que tienes que comentar con tu pareja, desde hablar sobre las opciones de las próximas vacaciones, decidir las próximas reformas para la casa o elegir el pediatra al que vais a llevar a vuestra hija
  • @reunión_departamento: contendrá las acciones y temas que tengas que tratar o comentar en la reunión de tu departamento

Como puedes comprobar, cada agenda es una serie de siguientes acciones a tratar en una reunión con una persona (jefa/jefe, cliente, proveedor, colaborador,pareja) o grupo de personas (departamento, comité,…).

¿Por qué usar las agendas ayuda a la efectividad?

Las agendas de GTD® son muy útiles para evitar las ineficiencias producidas por las constantes interrupciones.

En lugar de interrumpir a alguien cada vez que se te ocurre una cosa, tener organizados todos los temas que tienes que tratar con esa persona cuando tengas ocasión de verla te va a permitir interrumpirla una sola vez.

Además, el hecho de tener organizados y controlados todos esos temas te permite poder gestionar proactivamente con la otra persona cuando es el mejor momento para poder tratarlos.

Por último, el uso de las agendas contribuye a mejorar tu eficiencia y la de la otra persona. Tener organizados todos los temas para tratar con esa persona te ofrece una perspectiva clara de qué tienes que tratar antes y cuáles después. Incluso pueden generarse sinergias entre los diferentes asuntos que tratéis y que, de hacerlo de forma independiente, seguramente no se producirían.

Conclusión

Las interrupciones son uno de los principales problemas que identifican las personas a la hora de trabajar con efectividad. Afortunadamente, hay soluciones sencillas que ayudan a gestionarlas de forma efectiva.

Usar las agendas de GTD® ayuda a mejorar la coordinación con las personas de tu entorno con las que tienes que tienes que tratar asuntos en persona y reduce significativamente el número de interrupciones.

Si quieres mejorar tu efectividad, contribuir a la efectividad de tu entorno y de tu organización, tienes una solución sencilla a tu alcance: usa las agendas de GTD® con efectividad.