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GTD®: Olvídate de la herramienta perfecta

De app en app sin avanzar

¿Qué aplicación informática o herramienta debería utilizar para montar mi sistema GTD®?

Esta es una pregunta que se hacen la mayoría de personas que se acercan por primera vez a esta metodología.

Es una pregunta con mucho peligro porque se puede entender erróneamente que aprender y usar GTD® depende de la aplicación informática o herramienta que uses para montar tu sistema de recordatorios.

Poner el foco en encontrar una aplicación informática o herramienta teóricamente perfecta, en lugar de ponerlo en lo que tú tienes que hacer es un grave error.

Creo que la causa de esa obsesión por encontrar la herramienta perfecta se debe a que, gracias a GTD®, muchas personas ven realmente la posibilidad de organizarse y trabajar de manera efectiva de una vez por todas… Y quieren ponerse a ello inmediatamente.

Después de estar dando tumbos y probando soluciones poco o nada útiles, encuentran una forma de hacer las cosas que tiene sentido y funciona a todas las personas que se comprometen a ponerlo en marcha.

Sin embargo, el comportamiento humano muchas veces es incongruente y, en ocasiones, aunque las personas saben lo que tienen que hacer para conseguir algo, eligen hacer justo lo contrario.

Eso es algo que también ocurre a la hora de mejorar la efectividad con GTD®.

Competencia, compromiso y paciencia

En cualquier disciplina o trabajo, se consiguen resultados sostenibles y consolidados cuando se hace lo que se tiene que hacer el tiempo necesario.

Ocurre con cualquier desarrollo competencial: deporte, música, idiomas,… Te recomiendo algunos post estupendos que tiene Francisco Alcaide sobre el concepto de compromiso en su blog.

Con la efectividad personal ocurre lo mismo. Desde hace años se sabe que la efectividad personal es una competencia que se puede aprender desarrollando una serie de hábitos y comportamientos que están al alcance de cualquier persona.

Mejorar tu efectividad con GTD® es un camino sencillo donde está muy claro qué hay que hacer y qué no hay que hacer, aunque recorrerlo lleva tiempo.

Todo aprendizaje requiere de paciencia para que consolide. Sin embargo, la paciencia es algo de lo que mucha gente no está sobrada. Ya lo sabes.

La mayoría de las personas buscan lo fácil, lo inmediato, lo que no suponga esfuerzo,…

Lejos de ser una crítica, es una realidad y hay que entenderlo como algo natural. Nuestro sistema de pensamiento más primitivo, el Sistema 1, nos hace actuar así con la intención de ayudarnos a sobrevivir ahorrando energía y/o riesgos.

Ninguna herramienta va a hacer tu trabajo por ti

Buena parte de tu trabajo, como profesional del conocimiento, consiste en pensar, tomar decisiones, evaluar riesgos, diseñar soluciones, resolver problemas,…

A día de hoy, no existe aplicación informática o herramienta que te evite tener que hacer ese trabajo. De la misma manera, ninguna va a aplicar ni aprender GTD® por ti.

Lo más inteligente, si quieres mejorar tu efectividad con GTD®, es que dejes de buscarla y dediques tu atención a desarrollar los hábitos que te ayudarán de verdad.

Cuando comienzas con GTD®, la mejor herramienta con la que puedes empezar es una que te resulte sencilla y que ya conozcas.

Evita complicarte la vida buscando aplicaciones sofisticadas que te van a requerir tiempo y recursos para aprender utilizarla.

Hacer coincidir el esfuerzo de desarrollar los hábitos de GTD® con el esfuerzo de aprender a utilizar bien una nueva herramienta es un error que hemos cometido muchos.

Si tú también lo cometes, corres el riesgo de no interiorizar bien las ideas, conceptos y hábitos de la metodología y, por tanto, tampoco sabrás si esa herramienta es la óptima.

Lo que conseguirás es interpretar GTD® en base a lo que te permita la herramienta. Y ese es el primer paso para no entender GTD®, sentir la frustración de no avanzar y llegar a la errónea conclusión de que GTD® no es para ti.

Un error típico y recurrente en aquellas personas que buscan lo fácil en lugar de lo útil.

Conclusión

Si de verdad quieres mejorar tu organización y tu efectividad personal, tienes que centrarte en desarrollar los hábitos y comportamientos que te permitirán conseguirlo.

Ninguna aplicación informática ni herramienta es mejor que otra para construir tu sistema GTD®, por tanto, al empezar utiliza una que ya conozcas y que te resulte sencilla de manejar.

Por suerte, todo lo que necesitas para mejorar tu efectividad depende de ti.
No existe nada que sustituya lo que tú tienes que hacer para organizarte y mejorar tu efectividad.

Cómo capturar en GTD

Cómo capturar en GTD

En el post de la semana pasada vimos que capturar era el primero de los cinco pasos que propone GTD para conseguir sensación de control. Hoy avanzaremos en ese paso y veremos cómo capturar en GTD.

Capturar es el primer paso para liberarte del estrés y poder construir un sistema que permita liberar a tu mente de la pesada e ineficiente tarea de tener que recordar todo lo que tienes que hacer y todo sobre lo que tienes que decidir.

Existen dos modos fundamentales de cómo capturar en GTD: la captura «automática» y la captura «manual».

La principal diferencia entre ambos tipos está en si eres tú quien desencadena la acción de capturar (captura manual) o, si por el contrario, tu no intervienes de forma directa en el proceso (captura automática).

Cómo capturar en GTD: la captura automática

Constantemente, de forma automática, se están capturando cosas en nuestro entorno. Y lo hacen sin que tú hagas nada.

Esas cosas, por sí solas, van a parar a tus contenedores y bandejas de entrada.

Algunos ejemplos podrían ser correos electrónicos, mensajes que te envían y publican en redes sociales, cartas en tu buzón de correo, notas y documentos que te dejan en la mesa de la oficina, propaganda, mensajes en tu buzón de voz, llamadas perdidas,… Una buena diversidad de elementos de los que, en ocasiones, no somos conscientes.

Sobre todas estas cosas, más adelante, tendrás que pensar y decidir qué harás con ellas.

Cómo capturar en GTD: la captura manual

Por otra parte, hay muchas cosas que tendrás que capturar tú.

Será todo aquello que capte tu atención en algún momento o, por ejemplo, cosas que te lleven dando vueltas en la cabeza desde hace tiempo: ideas, ocurrencias, preocupaciones, olvidos, información,…

En este caso, es cuando tienes que poner en práctica la captura manual usando los medios que tengas a tu alcance. Tendrás que sacar eso de tu cabeza y ponerlo en algún sitio para decidir qué hacer con ello más adelante.

En GTD®, Capturar consiste en recopilar todo aquello que llama tu atención en contenedores externos de confianza que vacías regularmente.

Como con cualquier hábito, al inicio tendrás que hacerlo de forma consciente y, antes de lo que piensas, habrás conseguido empezar a capturar sin esfuerzo.

Herramientas de captura

Existen diversos tipos de herramientas que te ayudarán a la hora de capturar. Recuerda que tienes que poder capturar cualquier cosa en el momento en el que necesites hacerlo.

Ya sea en tu oficina, en una reunión con un cliente o un proveedor, en casa viendo la televisión, leyendo un libro, en el parque con tus hijos, dando un paseo con tu pareja, haciendo deporte o de charla con amigos,….

Siempre que necesites capturar algo, tendrás que tener a mano una herramienta para hacerlo. Es importante que lo tengas en cuenta para cuando te plantees cómo capturar en GTD.

Utilizar unas herramientas u otras dependerá de varios factores como tus gustos personales, situaciones en las que estés o la naturaleza física de lo que capturas (papeles, ideas, imágenes,…). En realidad, lo único importante es que tus herramientas te ayunden a capturar con el menor esfuerzo siempre que sea necesario.

Veamos algunos ejemplos de herramientas que te pueden ayudar a desarrollar el hábito de capturar:

  • Aplicación de notas de tu teléfono
  • Libreta o cuaderno
  • Tener una pizarra (en tu despacho, pegada en la nevera,… )
  • Aplicaciones de correo para enviarte emails, tanto personales como profesionales
  • Asistentes de voz del teléfono móvil, como Ok Google o Siri
  • Aplicaciones de mensajería (Whatsapp, Telegram,…) para enviarte mensajes
  • Bandeja para documentos en tu mesa de trabajo
  • Bandejas en diferentes puntos de tu casa
  • Billetera o cartera, donde guardas tickets, notas,…
  • Bolso o bandolera
  • Bolsillos de una mochila, maletín,…
  • Post-its, tanto en el trabajo como en diferentes lugares de tu casa
  • Grabadora de voz del móvil
  • Aplicaciones informáticas en el ordenador para notas como Evernote, Onenote, Word,…

Estos son algunos ejemplos, pero puede haber muchos más.

Recuerda que, uses las que uses, tendrás posteriormente que vaciar todos los contenedores donde acaben esas cosas que captures. Así evitarás los cuellos de botella y podrás aclarar qué significan para ti y qué acciones o resultados quieres conseguir.

¿Cuántas herramientas necesitas para capturar?

El número de herramientas que necesitarás para capturar depende varios factores.

Puedes preferir herramientas digitales (móvil, aplicaciones informáticas,…) o puedes preferir usar herramientas de papel (cuaderno, libretas, post-it).

En cualquier caso, tus preferencias son secundarias ya que lo importante es que uses lo que tengas que usar para capturar cuando lo necesites.

También tienes que tener en cuenta que tendrás que vaciar, regularmente y más adelante, todos los contenedores donde se capturen cosas de forma automática o donde tú captures de forma manual.

Para poder capturar de forma efectiva, tendrás que usar el menor número de herramientas de captura posible pero tendrás que usar todas las necesarias para capturar siempre que tengas que hacerlo.

Tener más herramientas de las necesarias podría complicar el desarrollo de tus hábitos para capturar y, posteriormente, vaciar tus contenedores. Usar menos herramientas podría tener como consecuencia que dejases de capturar cosas que, posiblemente, tendrías que capturar.

Resumen

Hay cosas que se capturan solas, de manera automática, y cosas que tienes que capturar tú de forma manual.

Todo aquello que capte tu atención en algún momento o que tengas en la cabeza tendrás que capturarlo utilizando diversas herramientas de captura.

Hay que usar el menor número de herramientas de captura posible pero todas las necesarias para que puedas capturar cuando debas hacerlo, independientemente de tus gustos o preferencias.

Disponer de las herramientas adecuadas, sin duda, te ayudará a desarrollar el hábito de capturar en GTD.