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5 barreras al empezar con GTD®

Persona de negocios superando barreras atletismo
Dice David Allen que todas las personas que utilizan GTD® han tenido que superar barreras en el aprendizaje de la metodología. Estoy completamente de acuerdo.

Cada persona está acostumbrada a pensar y a hacer las cosas de una determinada manera. Los hábitos que tenemos, buenos o malos, forman parte de nosotros y cambiarlos lleva su tiempo.

GTD® plantea una manera diferente, sencilla y potente de relacionarte con tu entorno y tu realidad. Y eso supone un reto de aprendizaje y de cambio.

Ante este tipo de retos, es normal que las personas se sientan incómodas. Pueden tener la sensación de que les costará esfuerzo, que los resultados no serán inmediatos e incluso que el cambio será demasiado.

Lo cierto es que, si se hace lo adecuado, los cambios siempre son más sencillos de lo que parece, aunque haya que superar barreras. Con GTD® también.

Si estás empezando con GTD®, estas son algunas de las barreras o dificultades que te puedes encontrar… Y superar:

  • Hacer una limpieza física completa de tu lugar de trabajo, casa, despacho,… Es cierto que puede ser muy útil hacerlo al principio, pero es prescindible. Si te bloquea al empezar, siempre podrás hacerlo más adelante.
  • Sentirte incapaz de usar todo lo que propone GTD®. Al comenzar, puede parecer que GTD® supone muchos cambios respecto a tu forma actual de trabajar. Ten paciencia, ve dando pequeños pasos y verás como todo va encajando poco a poco.
  • Ignorar por dónde empezar. Una de las ventajas de GTD® es su flexibilidad. Puedes empezar usando todos los hábitos que propone o por los que más valor te aporten e incorporar el resto más adelante. Lo importante es empezar.
  • Buscar la herramienta perfecta. Sin duda, uno de los riesgos más habituales en el aprendizaje de GTD®. Para usar GTD®, únicamente necesitas un calendario, algo para hacer listas y un sistema de archivo. La mejor herramienta para empezar con GTD® es una que ya sepas utilizar y cumpla con lo anterior. Cuanto más sencilla, mejor.
  • «Saltarte» la Revisión Semanal. Este hábito es fundamental y sin él, GTD® dejará de serte útil. A muchas personas les da pereza desarrollar este hábito porque lo entienden y enfocan mal. Si quieres saber como hacer una Revisión Semanal, te recomiendo esta serie de Jordi Fortuny.

La barreras y dificultades a las que te puedes enfrentar cuando empiezas con GTD® son consecuencia de tus creencias e interpretaciones. Todas las personas pasan por eso.

La buena noticia es que tienes a tu disposición toda la información y experiencia necesaria para superarlas.

Así que cuando te encuentres con alguno de estos obstáculos, sigue adelante. Superarlo te llevará un paso más adelante en el camino para dominar GTD®.

#erroresGTD: Confundiendo la utilidad de las «agendas» en GTD®

Dos personas reunidas utilizando las agendas de GTD

Cuando comencé con GTD®, una de las cosas que más me aportó desde el principio fue el uso de las «agendas».

Por aquel entonces tenía relación con muchos clientes, proveedores y personas de la organización, con varios asuntos que tratar con cada uno de ellos, y las «agendas» fue una de las primeras aportaciones de GTD® que me «salvaron la vida».

Como ya vimos en un post anterior, las «agendas» en GTD® es la categoría organizativa donde  organizar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con una persona o un grupo de personas.

Sin embargo hay personas que, en sus primeros pasos con GTD®, comenten el error de incluir en la categoría «agendas» recordatorios de siguientes acciones relacionadas con una persona, grupo de personas o un tema en concreto.

Tener que hacer algo para lo que necesitas interacción con alguien es muy diferente a tener que hacer algo que guarda relación con alguien.

Este error de interpretación, que suele ser habitual, anula la utilidad real de la categoría organizativa «agendas».

Veamos un uso correcto, por ejemplo, de una lista «@Carlos». Podría contener recordatorios como:

  • «@Carlos»:
    • comentar las dudas del punto 2.2 del informe trimestral de ingresos
    • preguntar por el estado de las inversiones en el proyecto XXX y definir próximos pasos
    • actualizar la hoja excel de revisión salarial en función de su evaluación dentro del equipo

Estos tres ejemplos serían siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con Carlos.

Estás acciones están relacionadas con Carlos, pero lo verdaderamente importante es que necesitas a Carlos para hacerlas

Veamos ahora tres ejemplos de siguientes acciones que sería incorrrecto incluir en esa misma lista:

  • «@Carlos»:
    • enviar un email a Carlos con el borrador del informe trimestral de ventas
    • llamar a Contabilidad la fecha de las últimas inversiones del proyecto XXX que gestiona Carlos
    • decidir y anotar los tres criterios de evaluación que me gustaría proponer a Carlos

Estos tres ejemplos son siguientes acciones que tienes que hacer tú sin necesitar a Carlos para nada.

Las acciones están relacionadas con Carlos, pero Carlos es innecesario para hacerlas. Necesitas otras cosas para poder hacerlas:

  • Para enviarle un email a Carlos necesitas el ordenador
  • Para llamar a Contabilidad necesitas un teléfono
  • Para decidir y anotar los criterios de evaluación de Carlos necesitas, por ejemplo, un momento de tranquilidad, tal vez en tu oficina.

En el primer bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos tiene todo el sentido que revises la lista «@Carlos» para ver los recordatorios de lo que tienes que hacer con él. Son asuntos para los que necesitas a Carlos si quieres avanzar con ellos.

Sin embargo, en el segundo bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos, ¿qué utilidad tiene que veas esos recordatorios?. La respuesta es ninguna, porque no vas a poder hacer nada con ellos en ese momento.

Recuerda: usa las «agendas» para agrupar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con alguien (tu jefa, tu pareja, un cliente,…).

Si las utilizas correctamente, las «agendas» son una sencilla y potente herramienta que te aportará interesantes beneficios desde el primer momento para mejorar tu efectividad.

Y tú, ¿utilizas correctamente tus «agendas»?

¿Cuál es la alternativa?

¿Cual es la alternativa?

Cada vez son más las personas que sienten que el día a día les supera.

Tanto en lo personal como en lo profesional, hay asuntos que se les van de las manos. Descontrol, dudas, demasiadas cosas para hacer…

Pasan las semanas y sobreviven al día a día. No paran ni un momento, pero avanzan muy poco. En casa, en el trabajo o en el trayecto entre ambos.

Tienen la sensación de que deberían estar ocupándose de determinados asuntos, pero no tienen claro cuáles. Intuyen que lo que están haciendo no es lo que deberían hacer, aunque tampoco lo tienen claro.

Así, día tras día. Resulta agotador, y no me extraña. Lo entiendo.

Les gustaría solucionar la situación y tener más control, saber en qué se deben centrar y dejar de reaccionar apagando fuegos constantemente.

Buscan alguna manera de dejar de tener descontrolados esos temas para dedicar más atención a nuevos proyectos, a la familia, a los amigos…

Hay dos buenas noticias.

La primera es que, afortunadamente, hay formas de abordar y mejorar estas situaciones y que, además, funcionan.

La otra buena noticia es que, para conseguirlo, sólo hay que trabajarlo. Es decir, cualquier persona puede conseguirlo.

¿Quieres dejar de ser víctima de esas constantes interrupciones de tu entorno que afectan a tu concentración? Bien, aprende a gestionarlas proactivamente.

¿Quieres avanzar en esas tareas para las que necesitas claridad mental y concentración? Haz coincidir tu mejor nivel de energía con aquellas tareas que te demanden ese nivel.

¿Quieres priorizar mejor? Mantén un inventario actualizado de todo lo que tienes que hacer, revísalo y elige lo que tenga más sentido en cada momento.

¿Quieres evitar procastinar? Ten claro lo que quieres conseguir y divide tus tareas en siguientes acciones, todo lo pequeñas que necesites, para acercarte a ello.

Si ante estas y otras situaciones no haces nada, ¿cuál es la alternativa?

¿Echar la culpa al entorno? Vale, pero nadie lo va a cambiar por tí, así que va a seguir como está.

¿Seguir igual? Sí, es una opción, aunque ya sabes lo que eso significa.

¿Buscar la solución fácil y rápida? Suerte. Si la encuentras, avísame por favor.

En mi experiencia, la única alternativa coherente pasa por aprender y desarrollar la efectividad personal, que te ayudará con una serie de comportamientos, estrategias y técnicas que van a contribuir a tu bienestar, tanto profesional como personal.

Desarrollar tu efectividad personal supone una inversión de aprendizaje y no significa que vayas a resolver todos los problemas en tu vida ni que dejes de tener mucho trabajo y responsabilidades.

La vida es como es y tienes que crear las circunstancias que te ayuden a cambiar aquello que quieras que sea diferente. Porque nadie lo va a hacer por ti.

Afortunadamente, tienes la opción de relacionarte de una manera más efectiva con tu entorno, ganando sensación de control, enfoque en lo que haces y reduciendo el estrés.

Deja las excusas a un lado y elige: seguir como estás o hacer algo diferente. Sabes que, ésta última, es la alternativa que tiene sentido.

¿Cómo elegir qué hacer con efectividad?

Cómo elegir qué hacer con efectividad

Una duda habitual que se plantean las personas que dan sus primeros pasos con GTD® es cómo elegir qué hacer cuando ya tienen su sistema montado.

Si ya tienes un sistema GTD® y has creado esa mente extendida fiable que te va a permitir gestionar todos los recordatorios de lo que tienes que hacer sin tener que acordarte de ellos, ha llegado el momento de obtener todo su potencial.

Muchas personas invierten en montar su sistema GTD® pero a la hora de hacer el trabajo vuelven a sus viejos hábitos e ignoran el sistema.

Algunos de los hábitos que debes evitar si quieres elegir qué hacer con efectividad son:

  1. Reaccionar ante lo primero que se te ocurra y pase por tu cabeza. Puede que en ese mismo momento creas que es lo que hay que hacer pero, ¿es así? ¿Puede haber otras cosas que tenga más sentido hacer y que eso que acaba de aparecer pueda esperar?.
  2. Hacer lo que más te apetece o lo que te gustaría. Normalmente son cosas que te resultan sencillas y que te puedes quitar rápidamente. Tu objetivo es quitártelas de encima cuanto antes. Sin embargo, ¿es lo que tiene sentido?. Ya sabes la respuesta.
  3. Empezar siempre con lo que más tiempo te va a llevar o lo que te resulta más difícil. Hay mucho escrito sobre esta ineficiente manera de elegir. ¿Tienes los recursos (claridad mental, energía, tiempo,…) que necesitas para hacerlo bien? Muchas veces el mejor momento para hacer eso sea otro y es mejor adaptarse.

En su lugar, GTD® propone una serie de comportamientos efectivos que te ayudarán, objetivamente, a elegir qué es lo que tiene más sentido hacer en cada momento:

  1. Ten siempre a mano tu sistema de organización (calendario y listas de siguientes acciones). Recuerda que tu sistema es el «mapa de opciones» de lo que tienes que hacer. Tenerlo accesible en todo momento y lugar te permitirá consultarlo con regularidad siempre que lo necesites.
  2. Consulta tu calendario para saber cómo tienes el día. ¿Qué huecos tienes próximamente?. ¿Cuándo es tu próxima reunión?. Con esta información tendrás más claridad tanto a la hora de asumir nuevos compromisos como de los momentos libres para hacer avanzar tus asuntos.
  3. Consulta en esos momentos tus listas de siguientes acciones y elige qué hacer en función de qué te limita objetivamente a la hora hacer algo (en lugar de elegir en función de lo que te gustaría hacer). GTD® propone elegir en función del contexto en el que estás (herramienta, persona o lugar que necesitas para hacer algo), el tiempo disponible que tienes y la energía que necesitas.  
  4. Reflexiona sobre cuál es la opción que va a aporta más valor. Ya sabes que es imposible llegar a todo, así que mejor deja sin hacer lo que vaya a aportar menos valor y ponte con lo que aporte más.

Disponer de un sistema de organización fiable, completo y actualizado es imprescindible para trabajar con efectividad, pero es insuficiente.

Si lo usas de forma inadecuada, estarás desperdiciando el esfuerzo invertido en construirlo y desaprovechando todas las posibilidades que te ofrece.

El paso de Ejecutar en GTD® consiste en elegir qué vas a hacer con la confianza de eso que eliges es lo que tiene más sentido hacer en cada momento y, como has comprobado, es un proceso ágil y sencillo.

Si estableces este hábito verás cómo comienzas a experimentar la sensación de hacer, cada vez, lo que tiene más sentido.

Sabrás en todo momento qué haces y qué dejas sin hacer. Y esa diferencia marcará un claro avance en tu efectividad y en tu bienestar.

Y tú, ¿cómo eliges que hacer en cada momento?

IV Curso Abierto de Formación GTD® oficial: Tomando el control

Los pasados 28 y 29 de enero celebramos el IV curso abierto de formación GTD® oficial en Madrid.

Una iniciativa que comenzamos el año pasado y va camino, como muchas de las cosas que hacemos en OPTIMA LAB, de convertirse en tendencia.

Fue un día y medio en el que tuve la oportunidad de compartir experiencias, buenas prácticas, errores y soluciones aplicables en el día a día sobre la metodología GTD®.

Como en anteriores ediciones, asistieron personas de diferentes perfiles dando lugar a un grupo muy diverso.

Personas del ámbito de la gran empresa, de la pyme, profesionales independientes y empresarios, representando a un buen número de sectores: tecnológico, alimentario, cultural, legal, sanitario, bancario,…

Una diversidad que viene a confirmar que la efectividad personal es competencia transversal necesaria para cualquier profesional, independientemente de su perfil o sector.

Invertir y apostar por el desarrollo y el aprendizaje es una actitud clave para cualquier persona que pretenda mejorar su nivel de empleabilidad en este complicado y cambiante entorno profesional en el que estamos.

No obstante hay personas que, erróneamente, consideran la opción de esperar a que las cosas cambien por sí solas.

Esperan que mejore el sector en el que trabajan, que cambie su empresa, su jefa o sus clientes,… Esa opción es respetable, pero ridícula, si lo que buscan es mejorar de verdad y conseguir resultados sostenibles.

Si piensas que tus opciones de mejora pasan por esperar a que cambie lo que no te gusta de tu entorno, lo siento, pero vas mal. Te deseo suerte, porque la vas a necesitar.

Sin embargo, si comienzas por tomar conciencia de qué puedes hacer tú para mejorar tu situación, estarás en el camino correcto.

Y esto es válido para cualquier aspecto que quieras mejorar: tu manera de organizarte, tu situación personal o profesional, tu forma de trabajar, tu efectividad…

Obviamente tendrás que moverte y tomar decisiones. Algunas serán más fáciles y otras más difíciles. Pero tendrás que actuar.

Conseguir resultados requiere de esfuerzo. Eso ya lo sabes. La cuestión es saber si tienes el compromiso de hacerlo.

¿Te identificas con alguna de estas situaciones?:

  • ¿Desconoces todos los temas pendientes que tienes entre manos?
  • ¿Te desborda tu situación actual?
  • ¿Eres consciente de lo que has dejado sin hacer que deberías haber hecho?
  • ¿Tienes más cosas para hacer que tiempo para hacerlas?
  • ¿Estás constantemente apagando fuegos?
  • ¿Tienes la sensación de que no avanzas en el día a día?
  • ¿Has descuidado tu vida personal? ¿Tu ocio? ¿Prestas menos atención a tu familia de lo que te gustaría?…

Podría continuar, pero seguro que te identificas con más de una. Las personas con las que hemos trabajado en nuestros cursos y talleres se han sentido así en algún momento. ¡Yo también!

Son situaciones poco agradables y que todos queremos evitar. Afortunadamente, la solución existe y queda muy lejos de quejarse y resignarse a continuar así.

En el fondo, sabes que el entorno en el que vives es como es, e incluso puede ir a peor. Así que sólo puedes hacer una cosa: tomar el control y centrarte en lo que puedes hacer.

Toma las riendas, plántate y di: «¡Hasta aquí hemos llegado!».

Si apuestas por ti y por mejorar tu efectividad personal, obtendrás resultados. Puede que en ocasiones no sean tan rápidos como te gustaría, pero es cuestión de avanzar poco a poco.

Tendrás que aprender una manera diferente de hacer las cosas, tener paciencia y mantener tu motivación.

Muchas personas ya hemos pasado por esa situación y tienes ayuda para conseguir esa mejora que tanto necesitas. Como decía uno de los participantes en este último curso: «Ya no tengo excusas, depende de mí».

Por eso, cuando te animes, ya sabes donde nos tienes. Te esperamos 😉