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GTD®: ¿Qué hago para subirme a la tabla? (II)

En el post de la semana pasada te contaba como me preparaba cuando necesitaba volver a subirme a la tabla.

Hoy continuaré compartiendo contigo qué es lo que hago para volver a poner mi sistema GTD® a punto y recuperar el control las veces que lo he perdido.

Comenzar «barriendo»

Una vez he terminado de analizar y preparar mi entorno, continúo con un barrido físico y un barrido mental… Ambos exhaustivos.

Para el barrido físico busco cualquier papel, objeto, situación…, que me llame la atención y lo capturo. ¿Hay algo que está en un lugar inadecuado? ¿Hay algo que no funciona como tendría que funcionar? ¿Algo está diferente de como debería estar?

Terminado el barrido físico dedico tiempo al barrido mental.

Para hacerlo utilizo las «Listas de Desencadenantes de Incompletos de GTD®», incluidas en el libro «Organízate con eficacia» de David Allen.

Reconozco que hacer el barrido mental cuando te has caído de la tabla puede producir cierta sensación de ansiedad. Puede que pienses: “con toda la que tengo liada, con la sensación de descontrol y lo pendiente por hacer, ¿encima me voy a poner a capturar más cosas?. ¡Si yo lo quiero es subirme a la tabla cuanto antes!”

Recuerda que capturar no te compromete a nada y te ayuda a liberar tu mente. Simplemente tendrás que aclarar esas capturas más adelante con la tranquilidad de, por el momento, ya las tienes controladas.

Vaciar el sistema

Una vez que he terminado con la fase de capturar, lo que hago es «limpiar» mi sistema de listas.

Para ello, imprimo en papel mis listas de proyectos y todas las listas que contienen siguientes acciones, las dejo en una bandeja física y elimino el contenido de esas listas en mi sistema, de forma que únicamente dejo su estructura.

La primera vez que hice esto me dio un poco de vértigo, pero a la larga he comprobado que es lo mejor para evitar caer en la tentación de dejar en las listas contenido que debería estar en otro lugar.

Recuperar el control

Llegado este punto, suelo hacer un breve descanso antes de seguir con el proceso. Dar un ligero paseo, unos minutos de ejercicio en casa o prepararme un café son algunas de las opciones que suelo barajar.

Finalizado el descanso, es el momento de recuperar el control.

Para ello, lo que hago es aclarar y organizar las capturas físicas, el resultado del barrido mental y las listas que imprimí en el paso anterior.

Para hacer este paso correctamente es fundamental disponer de tiempo y un buen nivel de energía mental, evitando las interrupciones.

Una vez que he terminado de aclarar y organizar, la sensación de control sobre mis asuntos vuelve a ser completa. He vuelto a subir a la tabla 😉

Es una sensación similar a cuando haces una Revisión Semanal, si bien al venir de una situación previa de descontrol y pérdida de confianza, es mucho más gratificante.

A partir de ahora, la clave será revisar y mantener mi sistema con regularidad con la ayuda de la Revisión Semanal. Haber tomando conciencia y detectado puntos de mejora ayudará a que pase más tiempo encima de la tabla.

Espero que estos posts sobre el sencillo proceso que sigo para subirme a la tabla de nuevo y recuperar el control te hayan sido de utilidad.

Si tienes algún proceso especial, diferente o parecido a cómo lo hago yo, me encantaría conocerlo.

¡Hasta la próxima caída!

 

 

 

GTD®: Aprendiendo a caer

Sientes que has perdido el control. Esa sensación de control total sobre todos tus asuntos ha desaparecido.

El estrés ha vuelto. Ese estrés provocado por la sensación de que sabes que hay asuntos que se te escapan. Desconoces lo que son, cuáles son, para cuándo son,…

Sientes que vas de fuego en fuego, respondiendo y apagando lo que puedes y como puedes.

Haces cosas, puede que muchas, pero no sabes bien para qué las haces.

¿Es esto lo que debería estar haciendo ahora?. ¿Se me escapa algo? Dudas. Y ante la duda, consideras que es mejor terminar eso y ya vendrá lo siguiente.

Estás en modo reactivo.

Has perdido la confianza en tu sistema de organización GTD® porque apenas lo revisas ni actualizas.

Vuelves a apuntar lo que tienes que hacer en cualquier sitio. Según surge. Junto a tu sistema GTD® creas un sistema «alternativo» a base de post-it, papeles, notas,…

Has vuelto al estado previo a GTD®. El estrés y el descontrol han vuelto.

Enhorabuena: te has «caído de la tabla».

Te haces preguntas. ¿GTD® no me funciona? ¿«Mi realidad» es tan especial que ni siquiera esta metodología puede ayudarme? ¿Estaré haciendo algo mal?

«Caerse de la tabla» es humano.  Le ha pasado a todas las personas que conozco que se organizan con GTD®. Es normal cuando comenzamos a aprender y desarrollar los hábitos.

En mi experiencia, y en la de mucha gente, GTD® es infalible como metodología para mejorar la organización y eliminar el estrés en el trabajo del conocimiento.

Si tienes la sensación de que GTD® te ha dejado de ser útil es que, como me ha ocurrido a mí en ocasiones, estás dejando de aplicar algo de la metodología o, simplemente, lo estás haciéndo mal.

GTD® está pensado y diseñado sabiendo que, tarde o temprano, te caerás de la tabla. Como en cualquier aprendizaje, hay altibajos. Hay caídas.

Lo mejor de todo es que, cuando estás a punto de caerte de la tabla o incluso ya te has caído, puedes volver a subirte rápidamente.

Porque GTD® te facilita los pasos para volver a hacerlo de forma sencilla. Si te has caído de la tabla, si la sensación de descontrol ha vuelto, solo tienes aprender a caer… y volver a subir.

Recuerda que mejorar tu efectividad es un proceso.

Formación GTD® oficial: la sencillez como feedback

Los pasados 7 y 8 de octubre tuve la oportunidad de facilitar la séptima edición de la formación GTD® oficial de Nivel 1.

Las plazas se agotaron rápidamente, lo que nos ha llevado a convocar una nueva edición para seguir atendiendo las peticiones que seguimos recibiendo día tras día. Esta nueva sesión será en Madrid los días 18 y 19 de noviembre.

Al facilitar una formación en abierto me gusta reflexionar sobre la experiencia porque siempre hay algo que destacar. En esta ocasión fue el feedback recibido sobre la sencillez de la metodología.

Esta sencillez es algo que ya vivimos quienes llevamos usando GTD® desde hace años. También sabemos que por diversos motivos, en ocasiones, hay gente que percibe lo contrario.

Sin embargo, es innecesario entrar a debatir que GTD® es un método sencillo que ayuda a mejorar la vida de las personas. Si en algún momento GTD® te da sensación de complejidad es porque lo estás usando mal.

En esta formación, la mayoría de los participantes ya había tenido contacto, de un modo u otro, con GTD®. También asistieron personas «por recomendación», sin conocer nada sobre la metodología.

Formamos un grupo muy participativo y ameno, donde resultó especialmente enriquecedora la oportunidad para exponer casos particulares, dudas y aclarar conceptos.

Tanto las personas que ya conocían el método como las que no, pudieron confirmar, en algún caso incluso con sorpresa, la sencillez con la que GTD® da respuesta a cualquier tipo de situación.

Para mi es muy gratificante poder seguir ayudando a las personas a mejorar de la mano de GTD®.

Sobre esta formación en particular, también me gustaría destacar la suerte que tuvimos de contar con Gabi López como participante en el curso. Gabi, usando técnicas de Graphic Recording, nos regaló un sorprendente gráfico con las principales ideas y conceptos transmitidos durante el curso.

Muchas gracias Gabi, por recoger de forma tan visual la sencillez de GTD® .

A la vista de los resultados y el feedback que obtenemos de forma recurrente en nuestras formaciones, me reafirmo en que GTD® es un método sencillo que ayuda a gestionar tu vida. Algo imprescindible a día de hoy.

¿Te animas a comprobarlo? 😉

5 barreras al empezar con GTD®

Persona de negocios superando barreras atletismo
Dice David Allen que todas las personas que utilizan GTD® han tenido que superar barreras en el aprendizaje de la metodología. Estoy completamente de acuerdo.

Cada persona está acostumbrada a pensar y a hacer las cosas de una determinada manera. Los hábitos que tenemos, buenos o malos, forman parte de nosotros y cambiarlos lleva su tiempo.

GTD® plantea una manera diferente, sencilla y potente de relacionarte con tu entorno y tu realidad. Y eso supone un reto de aprendizaje y de cambio.

Ante este tipo de retos, es normal que las personas se sientan incómodas. Pueden tener la sensación de que les costará esfuerzo, que los resultados no serán inmediatos e incluso que el cambio será demasiado.

Lo cierto es que, si se hace lo adecuado, los cambios siempre son más sencillos de lo que parece, aunque haya que superar barreras. Con GTD® también.

Si estás empezando con GTD®, estas son algunas de las barreras o dificultades que te puedes encontrar… Y superar:

  • Hacer una limpieza física completa de tu lugar de trabajo, casa, despacho,… Es cierto que puede ser muy útil hacerlo al principio, pero es prescindible. Si te bloquea al empezar, siempre podrás hacerlo más adelante.
  • Sentirte incapaz de usar todo lo que propone GTD®. Al comenzar, puede parecer que GTD® supone muchos cambios respecto a tu forma actual de trabajar. Ten paciencia, ve dando pequeños pasos y verás como todo va encajando poco a poco.
  • Ignorar por dónde empezar. Una de las ventajas de GTD® es su flexibilidad. Puedes empezar usando todos los hábitos que propone o por los que más valor te aporten e incorporar el resto más adelante. Lo importante es empezar.
  • Buscar la herramienta perfecta. Sin duda, uno de los riesgos más habituales en el aprendizaje de GTD®. Para usar GTD®, únicamente necesitas un calendario, algo para hacer listas y un sistema de archivo. La mejor herramienta para empezar con GTD® es una que ya sepas utilizar y cumpla con lo anterior. Cuanto más sencilla, mejor.
  • «Saltarte» la Revisión Semanal. Este hábito es fundamental y sin él, GTD® dejará de serte útil. A muchas personas les da pereza desarrollar este hábito porque lo entienden y enfocan mal. Si quieres saber como hacer una Revisión Semanal, te recomiendo esta serie de Jordi Fortuny.

La barreras y dificultades a las que te puedes enfrentar cuando empiezas con GTD® son consecuencia de tus creencias e interpretaciones. Todas las personas pasan por eso.

La buena noticia es que tienes a tu disposición toda la información y experiencia necesaria para superarlas.

Así que cuando te encuentres con alguno de estos obstáculos, sigue adelante. Superarlo te llevará un paso más adelante en el camino para dominar GTD®.

#erroresGTD: Confundiendo la utilidad de las «agendas» en GTD®

Dos personas reunidas utilizando las agendas de GTD

Cuando comencé con GTD®, una de las cosas que más me aportó desde el principio fue el uso de las «agendas».

Por aquel entonces tenía relación con muchos clientes, proveedores y personas de la organización, con varios asuntos que tratar con cada uno de ellos, y las «agendas» fue una de las primeras aportaciones de GTD® que me «salvaron la vida».

Como ya vimos en un post anterior, las «agendas» en GTD® es la categoría organizativa donde  organizar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con una persona o un grupo de personas.

Sin embargo hay personas que, en sus primeros pasos con GTD®, comenten el error de incluir en la categoría «agendas» recordatorios de siguientes acciones relacionadas con una persona, grupo de personas o un tema en concreto.

Tener que hacer algo para lo que necesitas interacción con alguien es muy diferente a tener que hacer algo que guarda relación con alguien.

Este error de interpretación, que suele ser habitual, anula la utilidad real de la categoría organizativa «agendas».

Veamos un uso correcto, por ejemplo, de una lista «@Carlos». Podría contener recordatorios como:

  • «@Carlos»:
    • comentar las dudas del punto 2.2 del informe trimestral de ingresos
    • preguntar por el estado de las inversiones en el proyecto XXX y definir próximos pasos
    • actualizar la hoja excel de revisión salarial en función de su evaluación dentro del equipo

Estos tres ejemplos serían siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con Carlos.

Estás acciones están relacionadas con Carlos, pero lo verdaderamente importante es que necesitas a Carlos para hacerlas

Veamos ahora tres ejemplos de siguientes acciones que sería incorrrecto incluir en esa misma lista:

  • «@Carlos»:
    • enviar un email a Carlos con el borrador del informe trimestral de ventas
    • llamar a Contabilidad la fecha de las últimas inversiones del proyecto XXX que gestiona Carlos
    • decidir y anotar los tres criterios de evaluación que me gustaría proponer a Carlos

Estos tres ejemplos son siguientes acciones que tienes que hacer tú sin necesitar a Carlos para nada.

Las acciones están relacionadas con Carlos, pero Carlos es innecesario para hacerlas. Necesitas otras cosas para poder hacerlas:

  • Para enviarle un email a Carlos necesitas el ordenador
  • Para llamar a Contabilidad necesitas un teléfono
  • Para decidir y anotar los criterios de evaluación de Carlos necesitas, por ejemplo, un momento de tranquilidad, tal vez en tu oficina.

En el primer bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos tiene todo el sentido que revises la lista «@Carlos» para ver los recordatorios de lo que tienes que hacer con él. Son asuntos para los que necesitas a Carlos si quieres avanzar con ellos.

Sin embargo, en el segundo bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos, ¿qué utilidad tiene que veas esos recordatorios?. La respuesta es ninguna, porque no vas a poder hacer nada con ellos en ese momento.

Recuerda: usa las «agendas» para agrupar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con alguien (tu jefa, tu pareja, un cliente,…).

Si las utilizas correctamente, las «agendas» son una sencilla y potente herramienta que te aportará interesantes beneficios desde el primer momento para mejorar tu efectividad.

Y tú, ¿utilizas correctamente tus «agendas»?